LEX INSTRUKTION - LEXTALK

Transkript

1 LEX INSTRUKTION - LEXTALK

2 Innehållsförteckning LEX INSTRUKTION - LEXTALK INLEDNING INSTALLATION PROGRAMBESKRIVNING STARTBILD ARKIV-MENYN LEXTALK-ANVÄNDAREN I LEX ORGANISATION LEXTALK XML-FORMAT NYTT/NYA DOKUMENT KOPPLAT TILL NYTT ÄRENDE NYTT DOKUMENT KOPPLAT TILL BEFINTLIGT ÄRENDE FORMAT FÖR PARAMETRAR...12

3 1 Inledning LexTalk är ett program med vars hjälp man kan importera xml-filer till Lex. När en xml-fil med LexTalk-format importeras till Lex kan uppgifter om dokument, ärenden och personer skapas med automatik i Lex databas. De tillämpningar som hittills gjorts med LexTalk är att skapa xml-filer från olika e-blanketter och från ett skannerprogram. Exempel på e-blanketter är synpunktshantering, felanmälan, bygglovsansökan och serveringstillstånd. I inställningarna i LexTalk anges vilka sökvägar som ska bevakas av programmet och hur ofta kontrollen ska ske. I inställningarna anges även en Lex-användare med lösenord. Det är viktigt att den användaren är kopplad i organisationen till det eller de diarier som uppdateras med hjälp av LexTalk. Användaren måste vara kopplad till en befattning som har motsvarande behörighet som t ex en registrator. 2 Installation Det bästa är att installera LexTalk på en server eftersom programmet alltid måste vara igång. Installationen görs genom att installera Lex Windows-klient på avsedd server. Programmet lextalk.exe ingår i programmappen för Lex Windowsklient. 3 Programbeskrivning Programmet startas genom att köra programmet lextalk.exe från programmappen för Lex Windowsklient. Programmet måste alltid vara igång på servern. 3.1 Startbild Startbilden i LexTalk ser ut så här: I den övre delen av bilden visas inlästa filer under filnamn och tidpunkten för inläsningen visas under Importerad. I den nedre ytan visas loggfilens text från den senaste inläsningen Sida 1

4 3.2 Arkiv-menyn På Arkiv-menyn finns tre val: Kör nu!, Inställningar och Avsluta. Kör nu! Alternativet Kör nu! innebär att LexTalk kommer att köras igång direkt med de aktuella inställningarna. Inställningar På fliken Inställningar anges värden som krävs för att LexTalk ska kunna köras. Under Inställningar finns det tre flikar: Övrigt, Bevakade mappar och XMLScript. Fliken Övrigt: På denna flik finns information om databas, användare och sökvägar som krävs för att LexTalk ska kunna användas Sida 2

5 Beskrivning av fält på fliken Övrigt Fält Beskrivning SQL server Datornamn på eller ip-adress till den server som Lex databas ligger på. Databasen är Microsofts SQL-Server. Databas Namnet på den aktuella Lex-databasen i SQL-server. Standardnamnet på databasen är AES, men den kan ha ett annat namn. Ofta finns en testmiljö och/eller eller en utbildningsmiljö, dessa databaser kan då heta t ex AES_test och AES_utb. Single-Sign On Rutan ska vara markerad om single-sign-on ska användas. Användarnamn Här står användarnamnet i Lex för den användare som senast loggat in i Lex Windowsprogram från den aktuella datorn. Första gången man öppnar registreringsbilden visas användarnamnet på den inloggade nätverksanvändaren. Lösenord Observera att lösenordet för användaren som ska köra LexTalk måste vara blankt, men det måste ändå sparas i registret (registry) på den aktuella servern. Ange alltså ett blankt lösenord i detta fält. Spara lösenord Lösenordet i föregående fält måste sparas i registret (registry) på den aktuella servern, därför måste denna ruta vara markerad. Sökintervall Här anges tidsintervallet för sökningar i de sökvägar som finns angivna under mappen Bevakade mappar. Välj värde med hjälp av pilarna eller skriv in värdet i fältet. Enheten är minuter. Loggmapp: Sökväg för den loggfil som skapas när LexTalk körs.. Arkiv korrekta filer: När LexTalk har bearbetat en xml-fil utan felaktigheter så flyttas xml-filen till denna sökväg. Arkiv felaktiga filer: När LexTalk har bearbetat en xml-fil och av någon anledning stött på ett problem så flyttas xml-filen till denna sökväg. Kontrollera loggfilen för att få information om felet som uppstått. Arkiv temporära filer Sökväg för temporära filer som skapas vid bearbetning av LexTalk. Beskrivning av knappar på fliken Övrigt Knapp Beskrivning OK Sparar ändringar i bilden, bilden stängs. Avbryt Inga ändringar sparas, bilden stängs. Verkställ Sparar ändringar i bilden, bilden är fortfarande öppen Sida 3

6 Fliken Bevakade mappar På fliken bevakade mappar hanterar man de sökvägar som LexTalk ska bevaka. När det har kommit in en fil i någon av de angivna mapparna kommer LexTalk att bearbeta filen med det tidsintervall som är angivet på fliken Övrigt. Beskrivning av fält på fliken Bevakade mappar Fält Beskrivning Bevakad mapp I listan visas de sökvägar som för närvande bevakas av LexTalk med det tidsintervall som finns angivet under fliken Övrigt. Beskrivning av knappar på fliken Bevakade mappar Knapp Beskrivning Lägg till Klicka på knappen för att lägga in en ny sökväg som ska bevakas av LexTalk. En bläddra-dialog visas i vilken man navigerar till den aktuella sökvägen. Ta bort Klicka på knappen för att ta bort en bevakad mapp. OK Sparar ändringar i bilden, bilden stängs. Avbryt Inga ändringar sparas, bilden stängs. Verkställ Sparar ändringar i bilden, bilden är fortfarande öppen Sida 4

7 Fliken XMLScript Denna funktion är ännu inte implementerad. Tanken med denna flik är att man ska kunna lägga in program, som ska köras antingen före eller efter LexTalk-bearbetningen. Detta skulle t ex kunna vara en översättning av ett annat xml-format till LexTalk-format Sida 5

8 4 LexTalk-användaren i Lex organisation Användaren som kör LexTalk måste vara upplagd i Lex organisationsmodul och vara kopplad till en enhet som är kopplad till det eller de diarier som ska uppdateras av LexTalk. Detta kan göras på olika sätt. Ett exempel visas nedan. I exemplet har vi skapat en: befattning, som heter Lextalk användare, som heter Lextalk enhet, som heter Lextalk Befattningen Lextalk har full behörighet. Detta är ett krav för att inläsningen till Lex ska fungera. Användaren Lextalk behöver inte ha någon speciell behörighet, denna ges av befattningen. Observera att lösenordet för användaren måste vara blankt Sida 6

9 Enheten Lextalk i organisationen, är kopplad till de diarier som är aktuella. I exemplet är det Byggnadsnämnden, Kommunstyrelsen och Kulturnämnden. Användaren Lextalk är kopplad till Befattningen Lextalk, som är kopplad till enheten Lextalk Sida 7

10 5 LexTalk xml-format För att fungera på avsett sätt kräver LexTalk ett speciellt format på de xml-filer som hanteras. I de fall en generell blankettjänst används måste en översättning ske till något av nedanstående format innan inläsning till Lex kan ske. Det finns två huvudformat: Nytt/nya dokument kopplat till nytt ärende Nytt dokument kopplat till befintligt ärende 5.1 Nytt/nya dokument kopplat till nytt ärende Detta format kan användas för e-blanketter med eller utan bifogade filer. Information om e-signatur ingår i formatet. Grundformat Nedanstående format resulterar i ett ärende med ett dokumentkort och en avsändare. Fulltextfilen får i detta fall formatet xml och innehålelt är xml-filens. Element med fet text är obligatoriska alternativt måste ha ett värde som finns i Lex. Element Beskrivning Anmärkning <LEXsystem> <LEXsystem_AErende> <LEXsystem_Diarium> Diariets kortkod i Lex SYN <LEXsystem_AErendeklasskod> Ärendetypens kortkod i Lex 008 <LEXsystem_AErendemening> Ärendemening i klartext Synpunkt från e-blankett <LEXsystem_Dokument> <LEXsystem_DokumentTyp> Dokumenttyp i Lex Ansökan <LEXsystem_Dokumentbeskrivning> Dokumentbeskrivning i klartext Synpunkt från e-blankett Sida 8

11 <LEXsystem_DokumentRegistrerat> Ankomstdatum <LEXsystem_DokumentDatum> Avsändarens datum <LEXsystem_DokumentKategori> Kategori i Lex Inkommen <LEXsystem_Adressat> <LEXsystem_AdressatRoll> Deltagarroll i Lex Synpunktslämnare <LEXsystem_AdressatPerson> Persontyp i Lex Fysisk person <LEXsystem_AdressatTyp> Adressattyp i Lex Avsändare <LEXsystem_AdressatPersonnummer> Avsändarens personnummer SSÅÅMMDDNNNN <LEXsystem_AdressatFoernamn> Avsändarens förnamn Lars <LEXsystem_AdressatEfternamn> Avsändarens efternamn Andersson <LEXsystem_AdressatTelefon> Avsändarens telefon <LEXsystem_AdressatTelArb> Avsändarens arbetstelefon <LEXsystem_AdressatFax> Avsändarens fax <LEXsystem_AdressatAdress> Avsändarens gatuadress Storgatan 1 <LEXsystem_AdressatPostadress> Avsändarens ort <LEXsystem_AdressatPostnummer> Avsändarens postnummer Stockholm <LEXsystem_AdressatEpost> Avsändarens e-postadress lars.andersson@home.se </LEXsystem_Adressat> <LEXsystem_AdressatSignalTransport> Anger om mail ska skickas från process 0 = Nej 1 = Ja </LEXsystem_Dokument> <Signaturinformation> E-signatur e-signatur </LEXsystem_AErende> </LEXsystem> Sida 9

12 Format för bifogade filer För att koppla en eller flera bifogade filer till ett ärende används taggen <LEXsystem_DokumentHandlingPlats> i vilken sökvägen samt filnamnet med filformat för respektive fil ska anges. I exemplet blir resultatet att det skapas ett ärende med en bifogad fil med formatet pdf. Element med fet text är obligatoriska alternativt måste ha ett värde som finns i Lex. Element Beskrivning Anmärkning <LEXsystem> <LEXsystem_AErende> <LEXsystem_Diarium> Diariets kortkod i Lex SYN <LEXsystem_AErendeklasskod> Ärendetypens kortkod i Lex 008 <LEXsystem_AErendemening> Ärendemening i klartext Synpunkt från e-blankett <LEXsystem_Dokument> <LEXsystem_DokumentTyp> Dokumenttyp i Lex Ansökan <LEXsystem_Dokumentbeskrivning> Dokumentbeskrivning i klartext Synpunkt från e-blankett <LEXsystem_DokumentRegistrerat> Ankomstdatum <LEXsystem_DokumentDatum> Avsändarens datum <LEXsystem_DokumentKategori> Kategori i Lex Inkommen <LEXsystem_DokumentHandlingPlats> Sökväg till bifogad fil, inklusive filnamn och filändelse. G:\Lex\Inkommet\Bilaga1.pdf <LEXsystem_Adressat> <LEXsystem_AdressatRoll> Deltagarroll i Lex Synpunktslämnare <LEXsystem_AdressatPerson> Persontyp i Lex Fysisk person <LEXsystem_AdressatTyp> Adressattyp i Lex Avsändare <LEXsystem_AdressatPersonnummer> Avsändarens personnummer SSÅÅMMDDNNNN <LEXsystem_AdressatFoernamn> Avsändarens förnamn Lars <LEXsystem_AdressatEfternamn> Avsändarens efternamn Andersson <LEXsystem_AdressatTelefon> Avsändarens telefon Sida 10

13 <LEXsystem_AdressatTelArb> Avsändarens arbetstelefon <LEXsystem_AdressatFax> Avsändarens fax <LEXsystem_AdressatAdress> Avsändarens gatuadress Storgatan 1 <LEXsystem_AdressatPostadress> Avsändarens ort <LEXsystem_AdressatPostnummer> Avsändarens postnummer Stockholm <LEXsystem_AdressatEpost> Avsändarens e-postadress lars.andersson@home.se </LEXsystem_Adressat> <LEXsystem_AdressatSignal Transport> Anger om mail ska skickas från process 0 = Nej 1 = Ja </LEXsystem_Dokument> <Signaturinformation> E-signatur e-signatur </LEXsystem_AErende> </LEXsystem> 5.2 Nytt dokument kopplat till befintligt ärende Detta xml-format kan t ex användas vid integration med skannerprogramvara. Elementet <Lexsystem_DokumentTillhoer> är fältet som kopplar dokumentet till aktuellt ärende. Element med fet text är obligatoriska alternativt måste ha ett värde som finns i Lex. Element Beskrivning Värde <LEXsystem> <LEXsystem_Dokument> <LEXsystem_DokumentTyp> Dokumenttyp i Lex Ansökan <LEXsystem_Dokumentbeskrivning> Dokumentbeskrivning i klartext Konsekvensanalys för kollektivtrafiken <LEXsystem_DokumentRegistrerat> Ankomstdatum <LEXsystem_DokumentDatum> Avsändarens datum <LEXsystem_DokumentKategori> Kategori i Lex Inkommen <LEXsystem_DokumentHandlingPlats> Sökväg till den inskannade G:\Lex\Inkommet\Bilaga1.pdf filen, inklusive filnamn med filändelse. <LEXsystem_DokumentTillhoer> Ärendebeteckning i Lex för KS/2007:8 det ärende som dokumentet ska kopplas till. <LEXsystem_Adressat> <LEXsystem_AdressatRoll> Deltagarroll i Lex Synpunktslämnare <LEXsystem_AdressatPerson> Fysisk eller Juridisk person Fysisk person <LEXsystem_AdressatTyp> Adressattyp i Lex Avsändare <LEXsystem_AdressatPersonnummer> Avsändarens personnummer SSÅÅMMDDNNNN <LEXsystem_AdressatFoernamn> Avsändarens förnamn Lars <LEXsystem_AdressatEfternamn> Avsändarens efternamn Andersson <LEXsystem_AdressatTelefon> Avsändarens telefon <LEXsystem_AdressatTelArb> Avsändarens arbetstelefon <LEXsystem_AdressatFax> Avsändarens fax <LEXsystem_AdressatAdress> Avsändarens gatuadress Storgatan 1 <LEXsystem_AdressatPostadress> Avsändarens ort <LEXsystem_AdressatPostnummer> Avsändarens postnummer Stockholm <LEXsystem_AdressatEpost> Avsändarens e-postadress lars.andersson@home.se </LEXsystem_Adressat> </LEXsystem_Dokument> </LEXsystem> Sida 11

14 5.3 Format för parametrar I grundformaten som beskrivs ovan hanteras fasta fält, som finns i Lex. Det är även vanligt att man vill hantera andra fält än de fasta. Detta löser man i Lex med hjälp av parametrar. Om ett fält i en blankett inte motsvaras av ett fast fält i Lex kan man skapa en parameter för den uppgiften. Parametrar skapas i Lex i modulen Skapa systemdata. Elementnamnet på parameterfält inleds alltid med LEXsystem_Parameter_, därefter skrivs beteckningen på den aktuella parametern, i exemplet SYN_Aterkoppling. Observera att beteckningen på en parameter inte kan innehålla mellanslag eller å. ä och ö. Tänk också på att parameterbeteckningar inte kan vara längre än 26 positioner om man vill använda dem som bokmärken i dokumentmallar. Elementen för parametrar kan placeras efter adressatuppgifterna. Exemplet nedan beskriver tre fält från en synpunktsblankett. Xml-fil med parametrar Element Beskrivning Anmärkning <LEXsystem> <LEXsystem_AErende> <LEXsystem_Diarium> Diariets kortkod i Lex SYN <LEXsystem_AErendeklasskod> Ärendetypens kortkod i Lex 008 <LEXsystem_AErendemening> Ärendemening i klartext Synpunkt från e-blankett <LEXsystem_Dokument> <LEXsystem_DokumentTyp> Dokumenttyp i Lex Ansökan <LEXsystem_Dokumentbeskrivning> Dokumentbeskrivning i klartext Synpunkt från e-blankett <LEXsystem_DokumentRegistrerat> Ankomstdatum <LEXsystem_DokumentDatum> Avsändarens datum Sida 12

15 <LEXsystem_DokumentKategori> Kategori i Lex Inkommen <LEXsystem_DokumentHandlingPlats> Sökväg till bifogad fil, G:\Lex\Inkommet\Bilaga1.pdf inklusive filnamn och filändelse. <LEXsystem_Adressat> <LEXsystem_AdressatRoll> Deltagarroll i Lex Synpunktslämnare <LEXsystem_AdressatPerson> Persontyp i Lex Fysisk person <LEXsystem_AdressatTyp> Adressattyp i Lex Avsändare <LEXsystem_AdressatPersonnummer> Avsändarens personnummer SSÅÅMMDDNNNN <LEXsystem_AdressatFoernamn> Avsändarens förnamn Lars <LEXsystem_AdressatEfternamn> Avsändarens efternamn Andersson <LEXsystem_AdressatTelefon> Avsändarens telefon <LEXsystem_AdressatTelArb> Avsändarens arbetstelefon <LEXsystem_AdressatFax> Avsändarens fax <LEXsystem_AdressatAdress> Avsändarens gatuadress Storgatan 1 <LEXsystem_AdressatPostadress> Avsändarens ort <LEXsystem_AdressatPostnummer> Avsändarens postnummer Stockholm <LEXsystem_AdressatEpost> Avsändarens e- postadress lars.andersson@home.se </LEXsystem_Adressat> <LEXsystem_Parameter_SYN_Verksamhet> Verksamhet Gator och vägar <LEXsystem_Parameter_SYN_Aterkoppling> Återkoppling E-post <LEXsystem_Parameter_SYN_Synpmott> Synpunktsmottagare Bengt Bengtsson <LEXsystem_AdressatSignalTransport> Anger om mail ska skickas från process 0 = Nej 1 = Ja </LEXsystem_Dokument> <Signaturinformation> E-signatur e-signatur </LEXsystem_AErende> </LEXsystem> Sida 13