Skicka SMS/e-post påminnelser från Microsoft Excel

Transkript

1 SMS REMINDER Skicka SMS/e-post påminnelser från Microsoft Excel Idag har det blivit alltmer populärt att tillhandahålla tjänsten att påminna kunder och medlemmar om kommande möten eller besök via SMS eller mejl. Med detta program kan ni enkelt och billigt skicka påminnelser om besök till tandläkare, bilverkstad, frisör samt kallelser till föreningsmöten, båtvakt etc. SmsReminder är ett verktyg för att skicka påminnelser direkt från Microsoft Excel kalkylblad med SMS/e-post. Företag, organisationer och föreningar som lagrar uppgift om kunder/medlemmar i Excel kan använda detta program för att skicka kallelser/påminnelser om kommande möten och händelser. SmsReminder kan övervaka ett eller flera Excel-ark och skicka påminnelser via din mobiltelefon eller via e-post över internet. Allt du behöver är ditt Excel-blad med rader och kolumner som innehåller din kunds telefonnummer, e-postadress och kalkylerade påminnelsedag. MagicIT AB

2 Tekniska krav Applikationen kräver att du kör Windows och att du har Microsoft. NET Framework 3,5 installerad. Installationsprogrammet kommer att försöka ladda ner det från internet om det inte redan är installerat. Om du vill skicka påminnelser via e-post behöver du en nätverksanslutning till Internet. När du skickar påminnelser via SMS (Short Message Service) måste du ha en mobiltelefon/gsm-modem som fungerar som ett seriellt modem över kabel/ir eller Bluetooth. Om meddelanden skickas via Bluetooth måste du först ställa in anslutningen mellan dator och mobiltelefonen genom att para dina Bluetooth enheter, se enhetens manual. SMS-meddelanden skickas i PDU (Protocol Description Unit) format och teckenuppsättning är GSM-7 standard. Installation Starta applikationen 1. Kör installationsprogrammet. 2. Starta applikationen från Windows menyn: Start => Program => MagicIT => SmsReminder 1

3 Flik Påminnelser 1. Här kan dagens påminnelser visas och skickas genom att trycka på <Visa dagens påminnelser nu> knappen. 2. Loggning sker i en separat loggfil som är som finns kvar mellan program sessioner. Tryck på knappen <Läs logg> för att öppna loggfilen. Loggfilen är skriven i CSV (Comma Separated Values) format. 3. Om du vill att applikationen ska schemalägga när du vill skicka påminnelser, mata in ett klockslag i 24 timmars format. Vid klockslaget kommer alla Excelfiler i listan att genomsökas efter påminnelser att skicka. När en matchning har hittats i Excels kolumn för påminnelsedatum kommer ett SMS skickas till det telefonnummer som angetts i Excels kolumn för mobilnummer. Om en e-post adress angivits kommer också ett mejl att skickas när en adress anges i Excels e-post kolumn. 4. Applikationen kan startas i minimerat läge vilket visar då en ikon i systemfältet. Detta kan vara användbart om programmet autostartas med Windows. SMS inställningar 1. Markera om du vill skicka påminnelser via SMS. 2. Ange datorport där en mobiltelefon/gsm-modem är ansluten till datorn att skicka SMS. Detta kan upptäckas under Windows Start => "Kontrollpanelen" => "Telefoner och modem" eller i din Bluetooth-inställningar. 1. Ange om ett långt meddelande (över 140 tecken) bör kortas av i ett SMSmeddelande eller skickas över flera SMS-meddelanden. 2. Ange antal omförsök om sändande av ett SMS misslyckas. 2

4 E-post inställningar 1. Markera om du vill skicka påminnelser via e-post. 2. Ange adressen till den SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) server som ska skicka ditt brev. Detta är vanligtvis uppgivet av din lokala Internet leverantör. Ange SMTP port nummer om annat än standard. 3. Om du behöver inloggning till din SMTP-server för att skicka e-post så ange ditt användarnamn och lösenord. Excel-fil Applikationen arbetar med en lista av Excelblad. Dessa blads innehåll övervakas för att skicka påminnelser. 1. Lägg till ett nytt Excel-ark genom att trycka på <Ny> knappen i listan. För att redigera en rad i listan tryck <Enter> knappen på vald rad. Ta bort en rad i listan genom att trycka på <Del> knappen på vald rad. Excelblad 1. Ange Excel-fil för att övervaka. Använd < > för att bläddra efter filen. 3

5 2. Ange namnet på det kalkylblad som skall använda i Excel-filen. Alla kolumnnamn på första raden i bladet laddas som kolumnrubriker i rullmenyer. 3. Välj vilken kolumn i Excel som innehåller datum för påminnelser. 4. Välj vilken kolumn i Excel som innehåller Mobilnummer. Om kolumnen är tom skickas inga påminnelser via SMS. 5. Välj vilken kolumn i Excel som innehåller e-postadress. Om kolumnen är blank så skickas inga påminnelser via e-post. 6. Välj vilken kolumn i Excel som innehåller ett beskrivande namn som loggas. 7. Ange antal dagar för datum som påminnelse ska skickas. 8. Skriv ett meddelande i påminnelsen. Kolumnvärden från Excel kan införas i texten genom att välja en kolumn i rullgardinslistan till höger. 9. Om du skickar påminnelser via e-post så glöm ej att lägga till ditt e-postnamn och meddelandeämne. 10. För att testa att skicka ett SMS-meddelande till ett mobilnummer så kan du trycka på <Skicka SMS> knappen för att skicka ett SMS. 11. Tryck på OK för att spara inställningarna. Hjälp Klicka på Hjälpknappen i botten av fönster för att läsa denna hjälpfil. Utvärdering av applikationen Utan inmatad licensnyckel kan applikationen användas för utvärdering under en testperiod. Registrera din licensnyckel för obegränsad tid genom att klicka på länken i botten av applikationens fönster. Språk Programmet har språkstöd för både engelska och svenska och använder det språk som angett i regionala inställningar. Programuppdateringar Klicka på länken i botten av fönstret för att gå ut på nätet och leta efter nya uppdateringar till applikationen Kör i dolt läge Om man vill skicka alla dagens påminnelser och sen automatiskt avsluta applikationen så kan man klicka på länken SmsReminder Batch på skrivbordet. För att styra skickande av påminnelser från Windows inbyggda schemaläggare istället så kan man där starta applikationen med argumentet /BATCH. EXAMPLE: SmsReminder.exe /BATCH. 4