Förutsättningen för detta är att orderna löpande utlevereras men inte faktureras. Först skapas ordern (under Lager Order och kontakter Förs.

Transkript

1 Massfakturering av reservdelsorder Försäljningsorder med reservdelar kan löpande levereras och faktureras. Detta görs genom att, på den enskilda försäljningsordern, klicka på knappen Bokföring och där välja Bokför (eller Bokför och skriv ut) och då välja Leverera och fakturera. Då levereras/bokförs endast den försäljningsorder som är aktuell just då. I systemet går det också att massbokföra de försäljningsorder, som är utlevererade men ännu inte fakturerade, i en massbokföringsfunktion. Antingen som en samlingsfaktura eller som enskilda fakturor. Förutsättningen för detta är att orderna löpande utlevereras men inte faktureras. De angivna menyhänvisningarna refererar till Navigationsrutan i Navision. Först skapas ordern (under Lager Order och kontakter Förs.order): Lägg märke till att Utlevererat antal och Fakturerat antal är tomma och statusen är Öppen. Härefter klickar du på knappen Bokföring Bokför (eller tryck F11), och markerar fältet Leverera:

2 Tryck OK. Då ser ordern ut såhär: Observera att Utlevererat antal nu är ifyllt och statusen är ändrad till Släppt. Ordern kan nu också ses under menypunkten (Lager Historik Bokförda förs.utleveranser. På detta sätt skapas och levereras reservdelsorder löpande tills de faktureras ut samlat, t.ex. veckovis eller månadsvis. Massfakturering med samlingsfakturor Inställning på kunden Om du vill göra en samlingsfaktura, måste du först markera det på kundkortet (Ekonomi Kundreskontra Kunder fliken Leverans)

3 Välj den önskade kunden och sätt därefter i en bock på Samlingsfakturering: Observera att detta fält måste vara markerat på kunden INNAN du skapar reservdelsordern, eftersom koden för samlingsfakturering överförs till försäljningsordern när du skapar den. Fakturering När det ska göras en massfakturering av reservdelsorder med samlingsfakturor görs följande: Under Ekonomi Kundreskontra Samlingsfaktura väljs Saml leveranser till faktura. Där finns tre flikar som ska fyllas i. På första fliken kan det eventuellt anges ett intervall av kundnummer till fakturering, men i regel fylls fälten angående kundnummer inte i, eftersom alla kunder ska faktureras. Statusen ska vara Släppt

4 Observera att om du använder Ansvarsenhet så ska det fältet fyllas i med den ansvarsenhet du önskar att fakturera för/till, eftersom utleveranser från flera olika ansvarsenheter annars kommer bli samlade på samma faktura. Om fältet inte syns under fliken kan det hämtas genom att trycka F6 i kolumnen Fält. På nästa flik anges den period då du vill fakturera utleveranserna. Ans t.ex kommer alla utleveranser till och med den 31 juli bli fakturerade. På den sista fliken anges önskat bokföringsdatum och dokumentdatum. Lägg märke till att här är det dokumentdatumet som styr förfallodatumet. Om det ska beräknas fakturarabatt, sätts det en bock i fältet Beräkna fakturarabatt. I fältet Bokför fakturor kan det väljas om de fakturor, som görs vid körningen, ska bokföras direkt eller om du vill kunna gå igenom fakturorna innan den slutgiltiga bokföringen. Om du inte sätter en bok i fältet Bokför fakturor kan alla fakturorna ses under Försäljning och marknadsföring Orderbearbetning Samlingsfaktura Fakturor och ska då bokföras härifrån. Sätts det en bock i fältet bokförs fakturorna direkt. Om det används obligatoriska fält på ansvarsenheten och försäljningskoden är det nu möjligt att ange standardvärden. Detta görs varje gång du kör körningen, genom att trycka på knappen Std. Värden. (Annars kan man låta bli att bokföra försäljningsfakturan.)

5 När körningen är färdig kommer der fram en kvittering. I exemplet är det gjort 1 faktura Utleveranser med fel Om det finns fel på några utleveranser, kommer det komma fram ett meddelande om detta. Om det är satt en bock i fältet Bokför fakturor kommer de utleveranser som inte har några fel bli samlingsfakturerade som vanligt. De utleveranser, som hade något fel, kommer nu ligga under Försäljning och marknadsföring Orderbearbetning Samlingsfaktura Fakturor. Gå dit och försök bokföra fakturorna en för en då kommer ett mer detaljerat felmeddelande upp där du kan se vilka problemen är så att du kan rätta till dem. Utleveranser utan fel Utleveranser utan fel kommer nu ligga under Försäljning och marknadsföring Orderbearbetning Samlingsfaktura Bokförda fakturor, klar för att skrivas ut. Försäljningsordern kan fortfarande läsas under Försäljning och marknadsföring Orderbearbetning Samlingsfaktura Order:

6 Observera att kolumnen Fakturerat antal nu är ifyllt. Skriv ut fakturor Nu ska fakturorna skivas ut. Det görs genom att gå in under Försäljning och marknadsföring Orderbearbetning Samlingsfaktura Bokförda fakturor. Klicka på knappen Skriv ut så öppnas det här fönstret:

7 I fönstret på den första fliken föreslås det fakturanummer som är aktuellt. Det fältet ska tömmas, eftersom vi vill skriva ut samtliga fakturor vi just har gjort. VIKTIGT: Fältet Utskriven ska fyllas i med 0, annars kommer alla fakturor i hela systemet bli utskrivna, också fakturor från tidigare fakturering. Nästa flik ska det endast matas in uppgifter på, om du vill få utskrivet några extra kopior. Klicka på knappen Skriv ut för att skriva ut fakturorna

8 Utrensning Som tidigare nämnt så ligger försäljningsorderna kvar under Försäljning och marknadsföring Orderbearbetning Samlingsfaktura Order. Men de kan tas bort genom att starta en körsel under Försäljning och marknadsföring Orderbearbetning Samlingsfaktura Ta bort fakturerade försäljningsorder. Startbilden ser ut såhär: Observera att om du använder en ansvarsenhet, så ska det fältet fyllas i med den ansvarsenhet du vill städa ut för, då körseln annars kommer att omfatta samtliga amsvarsenheter. Om fältet inte syns under fliken kan det hämtas genom att trycka F6 i kolumnen Fält. Övriga fält fylls vanligen inte i, så att utrensningen kommer gälla alla fakturerade försäljningsorder. När de fakturerade försäljningsorderna är borttagna, finns det en rapport, ( Försäljningsorder per säljare) som ger en snabb överblick över återstående order som finns i systemet. Det är en A4-lista med fälten: ordernr, kundnummer, namn, status, bokföringsdatum och säljarkod. Massfakturering utan samlingsfakturor

9 Fakturering När det ska göras en massfakturering av reservdelsorder utan samlingsfakturor ska du göra följande: Under Försäljning och marknadsföring Orderbearbetning Samlingsfaktura Order klickar du på knappen Bokför. Välj Bokför batchjobb. Det finns två flikar som ska fyllas i. På första fliken kan det eventuellt anges ett intervall av kundnummer till fakturering, men vanligtvis fylls det fältet inte i då alla kunder ska faktureras. Den period då man önskar fakturera utleveranser ska matas in i fältet Datumfilter. Anges t.ex , kommer utleveranser till och med den 31 november bli fakturerade. Statusen ska vara Släppt. Observera att om du använder Ansvarsenhet så ska det fältet fyllas i med den ansvarsenhet du önskar att fakturera för/till, eftersom utleveranser från flera olika ansvarsenheter annars kommer bli samlade på samma faktura. Om fältet inte syns under fliken kan det hämtas genom att trycka F6 i kolumnen Fält. Om du vill massbokföra enskilda fakturor till de kunder som inte har Samlingsfakturering markerat, ska fältet Samlingsfakturering vara ifyllt med Nej. Om fältet inte syns under fliken kan det hämtas genom att trycka F6 i kolumnen Fält

10 Under nästa flik sätts en bock i fältet Faktura. Fältet Leverera ska vara omarkerat, eftersom vi vill fakturera tidigare utleveranser. Önskat bokföringsdatum ska matas in i fältet Bokföringsdatum. Sätt en bock i fältet Ersätt bokföringsdatum då kommer det fram en varning som vidrör order i valuta. Tryck OK till meddelandet. Sätt dessutom en bock i fältet Ersätt dokumentdatum. Lägg märke till att här är det dokumentdatumet som styr förfallodatumet. Om det ska beräknas fakturarabatt sätt det en bock i fältet Beräkna fakturarabatt. Fältet Meddela kund om utleverans ska vara omarkerat. Detta fält hänger samman med fältet Leverera (det kan automatiskt skickas ett mejl till kunden om utleverans). Tryck OK för att starta körseln. När faktureringen är klar kommer det fram en kvittering. I exemplet är det bokfört 12 ordrer

11 Skriv ut fakturor Nu ska fakturorna skivas ut. Det görs genom att gå in under Försäljning och marknadsföring Orderbearbetning Samlingsfaktura Bokförda fakturor. Klicka på knappen Skriv ut så öppnas det här fönstret: I fönstret på den första fliken föreslås det fakturanummer som är aktuellt. Det fältet ska tömmas, eftersom vi vill skriva ut samtliga fakturor vi just har gjort. VIKTIGT: Fältet Utskriven ska fyllas i med 0, annars kommer alla fakturor i hela systemet bli utskrivna, också fakturor från tidigare faktureringar

12 Nästa flik ska det endast matas in uppgifter på, om du vill få utskrivet några extra kopior. Klicka på knappen Skriv ut för att skriva ut fakturorna. Det ska inte göras någon utrensning som vid samlingsfakturering, orderna är automatiskt borttagna från Försäljning och marknadsföring Orderbearbetning Samlingsfaktura Order