Avtalsfakturering. Avtalsfakturering är en funktion som stödjer periodisk fakturering. Exempel på lämpliga användningsområden är:

Transkript

1 Avtalsfakturering Syfte och funktion Avtalsfakturering är en funktion som stödjer periodisk fakturering. Exempel på lämpliga användningsområden är: Hyresfakturor Medlemskap Branschavgifter Prenumerationer Såväl resurser som artiklar går att lägga upp med avtalsfakturering. Man kan lägga upp den periodiska faktureringen så att den automatiskt skapar fakturor månadsvis, funktionen periodiserar även intäkten och stödjer för fakturering av exempelvis 3 månaders hyra i förskott. Hantera avtalsinställningar Avdelningar/Försäljning och marknadsföring/administration/inställningar/avtalsinställningar Inställningar ska ske för vilka nummerserier som ska gälla för avtal och för avtalsrader. Här bestäms också om adressuppgifterna ska hämtas från kundregistret eller från Avtalet. Registrering av avtalsartikel Försäljning och marknadsföring/orderbearbetning/administration/inställningar/avt alsartiklar

2 Visa Avtalsartikellista via menyn ovan. Klicka på ny och registrera artikeln, alternativt markera en befintliga artikel, klicka på redigera för att ändra. Skriv in en kod för avtalsartikelnumret (alternativt låt en nr-serie ge dig ett löpnummer). Avtalsartikeln kan vara en resurs eller en artikel ur resurs-/artikelregistret, välj det genom Typ och Nr. Det går även att spärra en avtalsartikel. Registrera ett pris för artikeln eller resursen genom att klicka på knapparna Artikelpriser, Resurspriser eller Artikelradrabatter. Samma prisfunktioner som för vanliga artiklar och resurser. Registrering av avtal Försäljning och marknadsföring/orderbearbetning/listor/avtal Klicka på Ny och registrera ett avtal.

3 Fält Nr: Skapa dokument Avtalsdatum: Start-/Slutdatum Enhetskod: Nästa bokföringsdatum Faktureringsintervall Antal fakturor per bokföring Status Funktion Kopplas till en nummerserie Välj vilken typ av dokument som avses, ex order eller faktura. Tidpunkt för ingånget/registrerat avtal Avtalets giltighetstid Kod för vilken enhet man fakturera, ex styck, månad. Vid nyupplägg registreras samma datum som avtalsstarten, därefter räknas datumet automatiskt vartefter man skapar dokument från avtalet. Intäkten bokförs på bokföringsdatumet. Faktureringsintervallet är kopplat till enhetskoden, och avgör hur ofta fakturering ska ske. Hur många fakturor som ska skapas. Öppen för redigering resp Släppt för att skapa dokument emot. Avtalsrader Leta upp artikel eller resurs och lägg in som en avtalsrad. Den periodiska mallkoden styr hur många månader som ska faktureras per tillfälle. Välj start och Släpp avtalet. I exemplet ovan avser avtalet en tidningsprenumeration som ska bokföras som intäkt per månad, dock ska 3 månaders fakturering skickas ut per gång,

4 Skapa dokument från avtal Avdelningar/Ekonomihantering/Periodiska aktiviteter/kundreskontra/skapa dokument från avtal När det är dags att skapa dokument från avtalen, t ex fakturering, använder man funktionen Skapa dokument från avtal. Här kan man filtrera per datum, samt vilka avtal, vilka kunder och eller för vilka faktureringsintervall. I vårt exempel kunde vi alltså skapat försäljningsfakturor för samtliga kunders prenumerationer för de kommande tre månaderna. Redigera försäljningsfaktura /Avdelningar/Försäljning och marknadsföring/orderbearbetning/försäljningsfakturor Välj att visa avtalsfakturorna, kontrollera dem och därefter klicka på Bokför.

5 Analysera periodiserad intäkt Avdelningar/Försäljning och marknadsföring/historik/bokförda försäljningsfakturor För att se hur intäkten periodiserades kan man titta på den bokförda försäljningsfakturan och därefter välja Analyser. Klicka på Antal poster för Redovisningstransaktion.

6 På redovisningstransaktionen ser vi hur intäkten har periodiserats.