e t t p r o g r a m f ö r e f f e k t i va r e k y r k o g å r d sadmi nistr ation

Transkript

1 e t t p r o g r a m f ö r e f f e k t i va r e k y r k o g å r d s a d m i n i s t r at i o n Aveny Grav

2 Aveny Grav Med Aveny Grav erbjuds ett heltäckande hjälpmedel för Kyrkogårdsadministration. Fullständig gravbok inklusive uppgifter från tidigare upplåtelseomgångar. Skötselåtgärder per gravplats. Debitering av gravskötsel i form av årlig faktura eller olika typer av avtal. Flexibla sök och urvalsmöjligheter innebär möjlighet att hitta en gravplats även om den tillgängliga informationen är knapphändig. Kraftfulla funktioner för uttag av statistik på gravplatser, gravsättningar, skötslar och fakturering. AVENY Grav arbetar integrerat med Aveny Kremationsjournal och Aveny Bokning, vilket innebär att registrerade uppgifter automatiskt överförs från bokade begravningar och gravsättningar till kremationsjournal och gravplatsregister. AVENY Grav är också integrerat med Aveny Order/Fakturering och Aveny Kundreskontra. Förutom automatisk fakturering och bokföring av skötslar m.m medför detta också en löpande uppföljning av betalda/obetalda gravskötslar och åtgärder. 2

3 Gravplatser Gravplatsregistret är den centrala rutinen. Här registreras gravplatsuppgifter såsom gravsatta inklusive placering (visas grafiskt), skötslar, kontaktpersoner (gravrättsinnehavare, betalare osv) samt uppgifter om eventuella skötselåtaganden. Eftersom det även går att spara i egendefinierade fält, spara valfria dokument och lagra bilder, så är det möjligt att samla allt som rör gravplatsen på ett och samma ställe. Genom att klicka på knappen visas en kartbild över kyrkogården med den aktuella gravplatsen inzoomad. För att få tillgång till denna funktion krävs Aveny Karta Viewer. Gravar av 5 olika typer kan förekomma: Gravplats. Nuvarande Upplåtelseomgång (ej återtagen eller återlämnad). Återlämnad gravplats. Ej nuvarande upplåtelseomgång. Återtagen gravplats. Ej nuvarande upplåtelseomgång. Minneslund. Kan ej återlämnas eller återtas, endast nuvarande upplåtelseomgång. Annan ort. Används för gravsättningar på annan ort. Kan ej återlämnas eller återtas, endast nuvarande upplåtelseomgång Gravplatser i nuvarande upplåtelseomgång har alltid ett av följande upplåtelsestatus: Upplåten Ej upplåten Kan ej upplåtas Finns ej mer 3

4 Gravsatta Bilden visar grafiskt de gravsattas placering i graven. I exemplet finns två placeringsdjup, ett för urnor på 0.7 m och ett kistdjup på 2.5 m. Djupet på 0.7 m är knutet till en urnmall (U53) medan 2.5-djupet är knutet till en kistmall(k12). På urnmallen för den högra(12) gravplatsen finns en urnkammare som är markerad med en rund ring, på samma sätt markeras även nisch. Vänstra bildhalvan visar en trädstruktur med samtliga djup och på varje djup samtliga gravsatta inklusive gravsättningsdatum. Högra bildhalvan visar en grafisk bild uppdelad per djup med samtliga kistplatser markerade. På röd och blåmarkerade urn- och kistplatser finns gravsatta registrerade. > 4

5 Kontakter Om antal gravsatta på gravplatsen är färre än 40 stycken så visas samtliga gravsatta. För t.ex minneslundar, som ofta har fler än 40 gravsatta visas endast en uppgift om hur många gravsatta som finns. Man får då söka upp de gravsatta man är intresserad av genom att begränsa på personnummer eller namn. För att söka skriver man in ett eller flera av sökfälten personnummer (födelsedatum), efternamn, förnamn och trycker på Enter Enter> På en gravplats kan det förekomma följande typer av kontakter: Betalningsansvarig Fakturakund. Knyts till en kund av typen Fakturakund. Används för debitering av skötselavgifter. Avräkningsavtal. Knyts till en kund av typen Avräkningsavtal. Registrerade gravskötslar som omfattas av avtalet skall knytas till kontakten, se fliken Skötsel. Fasttidsavtal. Knyts till en kund av typen fasttidsavtal. Registrerade gravskötslar som omfattas av avtalet skall knytas till kontakten, se fliken Skötsel. Gravrättsinnehavare. Knyts till en person i Avenys Adressbok. Övrig kontakt. Knyts till en person i Avenys Adressbok Avenys Adressbok innehåller funktionalitet för att hämta adressuppgifter från kyrknätet för alla kyrkotillhöriga i Sverige. Tjänsten som kyrknätet tillhandahåller för detta ändamål kallas för KNavet. > 5

6 Skötsel En gravrättsinnehavare kan inte tas bort, i stället flyttar man denne till fliken Historik. En felaktigt registrerad gravrättsinnehavare måste först flyttas till historikfliken och därefter tas bort från historikfliken. Via högerklick är det möjligt att se borttagna kontaktpersoner. Byte av Gravrättsinnehavare, Betalningsansvarig eller Övrig kontakt görs enklast med hjälp av följande guider som erhålles via knappen. Till en grav går det att registrera ett obegränsat antal skötselrader. Varje skötsel är knuten till en artikel i artikelregistret. Det är också möjligt att registrera hela paket av skötslar. Paketskötseln visas då med fetstil medan skötsel som ingår i ett paket skrivs med kursiv stil. I exemplet ovan finns en skötselrad som är markerad med gul text. Den kommer att utföras först fr o m nästkommande år. Genom att markera med en bock i rutan Visa historik kan du se tidigare års skötslar som nu avslutats. Till varje skötselrad går det att knyta en notering. Vill du se om skötseln debiterats och/eller om den den är utskriven på arbetsunderlag så trycker du på knappen. > 6

7 Två olika årsskötselbilder kan väljas: Fakturor som visar bild på order och fakturor som genererats av skötslarna För varje skötsel visas ordernummer, fakturanummer, om fakturan är betald, fakturerat antal och fakturans faktureringsgrupp. Det är också möjligt att kreditera en faktura samtidigt som fakturans skötslar tas bort eller öppnas för ny fakturering, beskrivning nedan. Nya order skapas i rutinen Fakturera gravskötsel. Arbetsunderlag som visar arbetsunderlagen där skötslarna skrivits ut på. För varje skötsel visas arbetsunderlag inklusive skapandedatum. Nya arbetsunderlag produceras i rutinen Skapa arbetsunderlag. > För att enkelt kreditera en faktura positionerar man sig på en skötselrad som fakturerats, markerar fakturan och trycker på. > 7

8 Fakturanummer är förvalt (du kan välja om det finns flera skötselfakturor på gravplatsen) och man skall fylla i bokföringsdatum för bokföringsverifikationen samt eventuell anteckning på kundreskontrahändelsen. När man godkänner krediteringen får man också ta ställning till om fakturans samtliga skötslar skall avslutas efter ett angivet års utgång (normalt föregående år) eller om skötselraderna skall öppnas för ny fakturering för samma år, som erbjudandet/fakturan avsåg. 8

9 Fakturera gravskötsel Från gravplatsernas skötselrader kan tre typer av ordrar skapas: Order, faktureras först efter klarrapportering i särskild rutin. Direktorder, är omedelbart klar för fakturering. Erbjudande, är omedelbart klar för fakturering. Erbjudanden intäktsbokförs först när de betalas i kundreskontrans inbetalningsrutin. 9

10 Vid fakturering har du möjlighet att välja bland flera fakturalayouter. Fakturalayouten styr utseende och innehåll på fakturablanketten. Väljer man en fakturalayout som är anpassad för NT Mediaprint så kan man välja att skicka till fil. Fakturadatum föreslås vara samma som bokföringsdatum men kan ändras vid detta tillfälle. Det går även att komplettera med en generell fakturatext. Fakturatexten skrivs ut på alla fakturor (vid detta tillfälle) som en fakturarad (ovanför övriga fakturarader). Som fakturablankett använder man lämpligen en standardblankett med ett förtryckt inbetalningskort (Plusgiro eller Bankgiro). 10

11 Skapa beställningsorder Genom att använda sig av ordertypen Beställningsorder kan man registrera olika typer av tilläggsbeställningar på arbeten som skall utföras på en gravplats. Det gäller då engångsarbeten som t ex rätning och rengöring av gravvård, beläggningsarbete på gravplatsen etc. För registering används den ordinarie rutinen Gravplatser under fliken Skötsel. Utskrift av arbetsordern görs sedan i rutinen Order. När arbetet har utförts kan man sedan komplettera med exempelvis antal timmar. Ordern faktureras slutligen i den ordinare i rutinen för Fakturering. 11

12 Arbetsunderlag Arbetsunderlag används till hjälp för planering och utförande av gravskötsel på kyrkogården. All gravskötsel registreras och underhålls i rutinen Gravplatser under fliken Skötsel. Arbetsunderlag består av ett urval gravskötslar som sammanställs för senare utskrift i rutinen Arbetsunderlag. Varje gravskötsel kan finnas på högst ett arbetsunderlag per år. På arbetsunderlag kommer normalt följande typer av skötslar att tas med: Skötslar med debiteringssätt Fakturakund som är fakturerade för året på någon av de valda faktureringsgrupperna och betalda Skötslar med debiteringssätt Bankkonto eller Autogiro som är fakturerade för året på någon av de valda faktureringsgrupperna Skötslar med debiteringssätt Fasttidsavtal eller Avräkningsavtal, där minst en insättning gjorts på avtalet och en faktureringsgrupp på vilken avtalet kan avräknas har valts Skötslar med debiteringssätt Ej skuldförda avtal (om Ej skuldförda avtal markerats i urvalsbilden ovan) Skötslar med debiteringssätt Ej debiterbar (om Ej debiterbar skötsel markerats i urvalsbilden ovan) > 12

13 Följande utskriftsalternativ finns att välja bland: Kompakt urskrift. Innebär att en rad per gravskötsel skrivs, utan mellanrader eller rubriker mellan gravplatserna. Normalt skrivs en rubrikrad ut för varje gravplats. Kolumnen Utfört. Rapporten kompletteras med en extra kolumn där man kan kvittera när skötseln är utförd. Fullständig benämning. Innebär att artikelns samtliga benämningsrader skrivs på listan, annars skrivs enbart första raden. Linje mellan varje grav. För att få lättläst rapport kan programmet skriva en linje mellan varje gravplats. Noteringar. Eventuella noteringar, som registrerats på gravskötslarna, skrivs ut. 13

14 Avräkna fasttidsavtal Aveny Grav hanterar två typer av gravskötselavtal nämligen fasttidsavtal och avräkningsavtal. Fasttidsavtalen gäller ett fastställt antal år och avräknas normalt en gång per år men kan också avräknas halvårsvis, kvartalsvis eller månadsvis. Alla fasttidsavtal avräknas från senaste avräkning till begärt datum. Avräkning av ett fasttidsavtal går till enligt följande exempel: Ett 3-årsavtal med insatt belopp på 1200:- skall avräknas med 400:-/år. I avtalet ingår 1st plantering (artikel Pla01) samt 1 st grundskötsel (artikel GrSk01). Aktuellt pris för Pla01 är 115:-/år och för GrSk01 330:-/år När avtalet avräknas tillverkas först fasttidsavtalsordrar som därefter avräknas från fasttidsavtalet enligt: Totalt orderbelopp blir i detta exempel 400:-. För att får rätt statistik och bokföring (om man bokför på olika intäktskonton beroende på skötsel) fördelas 400:- på artiklarna Pla01 och GrSk01 i förhållande till aktuell prislista.. Ordern kommer då att innehålla 1 st plantering för 103:37 och 1 st grundskötsel för 296:63 vilket totalt blir 400:-. I samband med avräkningen skapas automatiskt en bokföringsjournal innehållande en verifikation för varje avtal. I likhet med fakturorna är dessa konterade enligt regler som användaren själv bestämmer (t ex kund, kundkategori, artikel, artikelgrupp etc.) Med en enkel knapptryckning sker sedan bokföring i huvudboken. 14

15 Avräkna avräkningsavtal Avräkning av avräkningsavtal utförs normalt en gång per år och innebär att avtalen avräknas enligt gravskötslarnas gällande priser. Vid avräkning skapas först avräkningsordrar, en per gravplats och avräkningsavtal. Därefter faktureras ordrarna samtidigt som de betalas av avräkningsavtalet. Normalt skall avräkningsordrar inte skrivas ut på skrivare men om man markerat Skriv ut avräkningsfaktura i rutin Kunder medför det att en avräkningsfaktura skrivs när ordern faktureras/avräknas. Det går då att Välj en särskild fakturalayout, samt om Gravplatsnummer, Kännetecken och/eller Gravrättsinnehavare skall skrivas i fakturarubriken. Progammet tillverkar först en order per gravplats och kund. Korrekta ordrar avräknas och eventuella avräkningsfakturor skrivs på vald skrivare. Ordrar som är felaktiga och därför inte kan avräknas ligger kvar på innehållsfliken tillsammans med felorsak, enligt nedanstående exempel: 15

16 Analys av Aveny Grav Med rutinen Analys av Aveny Grav kan man ta fram statistik och utföra en rad kontroller av informationen i gravboken och av de skötselåtaganden som registrerats. Det kan t ex vara information om vilka avtal som saknar skötsel. I kolumnen lägst till höger i exemplet ovan kan vi utläsa att gravsättningsdatum saknas för 13 gravsatta i minneslund. Genom att klicka på länken (13) i bilden erhåller vi information om vilka gravar det gäller. I bilden nedan ser vi statistik på antalet gravsättningar fördelat på år och typ. 16

17 Garantiåtagande Rutinen går igenom avräkningsavtal med garantitid och beräknar kostnaden för hela garantiperioden. Ingen hänsyn tas till eventuell kostnad för tillgodoränta. Avräkningsavtalens garantiperiod skall vara registrerad i rutinen Kund. Vid rutinstart anger man önskat kalkylår, d v s det år per vilket garantiåtagandet värderas. Samtliga avräkningsavtal med en garantitid längre än 3 år visas. I ovanstående exempel visas att beräknat på dagens pris kommer det finnas kr kvar på avtal K1001 när garantitiden går ut medan det kommer att saknas 734,63 på avtal K1002. Avtal som saknar insättning och avtal som ej knutits till någon gravskötsel visas med röd text och felorsak. Genom att trycka på flyttar du alla rader till Excel, där du kan sortera, begränsa och redigera på valfritt sätt. För att få fram en korrekt garantiskuld stryker man de belopp i kolumnen Garantiskuld som är negativa (d v s där ingen skuld uppstår). Därefter summerar man kolumnen. 17

18 Kreditera erbjudanden Denna tidsbesparande rutin krediterar samtliga obetalda gravskötselerbjudanden till och med angivet förfallodatum samtidigt som tillhörande gravskötslar markeras som avslutade på gravplatsen eller öppnas för ny fakturering. Faktureringsgruppen styr om skötslarna skall öppnas för ny fakturering eller inte. Observera att kreditering av erbjudanden inte bokförs i huvudboken eftersom ett erbjudande bokförs i huvudboken först vid inbetalning. Ange bokföringsdatum och t.o.m förfallodatum, tryck därefter på. När programmet har fullföljt krediteringen går det att visa en logg. Denna kan också skrivas ut. 18

19 Orderomgångar Varje omgång ordrar som skapats i Fakturera gravskötsel, Fakturerar beställningsorder, Avräkna fasttidsavtal eller Avräkna avräkningsavtal sparas som en orderomgång. När rutinen startas visas alla ej fakturerade orderomgångar (mot gul bakgrund), om man vill se fakturerade och backade orderomgångar kan man göra ett nytt urval av orderomgångar. En skapad orderomgång som inte är fakturerad i Fakturering kan backas genom högerklick på raden som visar orderomgången. På samma sätt kan en enskild order backas via högerklick på raden som visar ordern under fliken Skötslar. När en ej fakturerad order backas tas ordern bort samtidigt som orderns ingående skötslar på nytt tas med när nya ordrar skapas i rutinen Fakturering. 19

20 Ett gränslöst program Telefon Telefax Krokslättstorg Mölndal