Hantering av presentkort, sålda respektive gåva : Åbergs DataSystem AB

Transkript

1 Hantering av presentkort, sålda respektive gåva : Åbergs DataSystem AB För att bokföringsmässigt kunna skilja på sålda presentkort och gåvopresentkort, både vid utställande, betalning och vid inlösen, finns det lite att tänka på. Konton och betalsätt måste läggas upp. Observera att angivna konton bara är förslag. Se till att två konton för presentkort finns i kontoplanen, sålda respektive gåva. Lägg upp två artiklar i artikelregistret. Den första finns oftast redan upplagd. PRESENT, Presentkort, ingen moms, konto PRESENT2, Presentkort GÅVA, ingen moms, konto

2 Gå in i Kundfaktura-modulen, menyvalet Grunduppgifter och rutinen Generella kundfakturadata. Lägg in de två olika presentkortsartiklarna så att de är valbara när man ställer ut ett presentkort. När man går in i presentkortsrutinen och börjar skapa ett presentkort och kommer ner till fältet ArtikelID kan man välja mellan dessa två presentkortsartiklar. Välj sedan att fakturera eller direktbetala presentkortet. Bokföringsmässigt hamnar presentkortet på 2410 (gåva) eller 2415 (sålda) beroende på vilken presentkortsartikel som valdes. 2

3 För att kunna betala både presentkort och beställningar så att beloppen hamnar på rätt konton i bokföringen måste kontoplanen vara korrekt uppsatt. Se följande bild i kontoplanen på vilka betalsätt som ska vara tillgängliga. Presentkort, sålda och Presentkort, gåva måste båda ha fältet Presentkort markerat. Detta för att Rebus, vid inbetalningen, ska visa rutan där man får välja vilket presentkort man ska betala med. Konto 6993 som ska användas för betalning av gåvopresentkort bokförs internt på resebyrån som en övrig kostnad. Därför bör inte några av fälten vara markerade. 3

4 Sålda presentkort Sålda presentkort väljer man nog oftast att fakturera eller betala direkt i presentkortsrutinen. Vid betalning används t.ex. betalsätten Bankgiro (konto 1930) eller Kontant kassa (konto 1910) beroende på hur kunden vill betala. Se nedanstående bokföringsunderlag då man ställt ut ett presentkort och kunden har betalt 5000 kronor kontant. På Kontant kassa (konto 1910) ligger nu det inbetalda beloppet 5,000 kronor. På Presentkort, sålda (konto 2415) finns kundskulden -5,000 kronor som finns där tills presentkortet används och löses in. 4

5 När kunden löser in presentkortet används det som betalning på en order. Det totala bokföringsförloppet för ett sålt presentkort, betalning av det och en inlösen av det vid betalning av en order, ser man i följande bokföringsunderlag: Av bokföringsunderlaget kan man läsa ut följande: 5,000 kronor har betalts in kontant (konto 1910) och motkontering -5,000 kronor har hamnat på intäktskontot till den produkt man till slut köpte för presentkortet (konto 3011). När ordern fakturerades/betalades användes även kontot för Kundfordran (konto 1510), men det konterades bort så fort betalningen gjordes så det syns inte. 5

6 Gåvopresentkort Gåvopresentkort väljer man nog att markera som betalda direkt i presentkortsrutinen. Använd ett betalsätt som heter Betala gåvopresentkort (konto 6993) för att bokföra betalningen som en övrig kostnad. Bokföringsunderlaget för betalning av ett gåvopresentkort ser ut så här: Om det är många gåvopresentkort kan man även samlingsfakturera dem till sig själv och sedan betala samlingsfakturan med betalsättet Betala gåvopresentkort (konto 6993). Se exempel längre fram i dokumentet. 6

7 När kunden kommer in och vill betala en beställning med ett gåvopresentkort, måste säljarna välja rätt betalsätt. I detta fall betalsättet Presentkort, gåva, konto Därefter ska de välja presentkortsnummer som ska lösas in. När betalningen har gått igenom kan följande bokföringsunderlag skrivas ut: Av bokföringsunderlaget kan man läsa ut följande: 2,000 kronor har betalts in via betalsättet Betala gåvopresentkort (konto 6993) och motkonteringen -2,000 kronor har hamnat på intäktskontot till den produkt man till slut köpte för presentkortet (konto 3011). 7

8 10 gåvopresentkort Om man ställer ut t.ex. 10 presentkort som gåva är det enklaste att samlingsfakturera dem och sedan betala samlingsfakturan med betalsättet Betala gåvopresentkort (konto 6993). Gör först ett presentkort med artikel-id Presentkort gåva. Spara uppgifterna så att man får ett presentkortsnummer. Klicka sedan på den röda pilen bredvid fältet Presentkort. Då öppnas en ruta där man kan välja hur många kopior man ska ha av det presentkortet. Jag väljer 9 kopior, vilket tillsammans med det första presentkortet blir 10 stycken. Skriv ut presentkorten. Därefter kan de samlingsfaktureras och betalas. Samlingsfakturera presentkort kan göras i Kundfaktura-modulen eller i Res-Back. 8

9 Därefter ska samlingsfakturan betalas. Ange betalkontot Betala gåvopresentkort konto (6993). Nu är presentkorten utskrivna och kan ges bort. De är fakturerade och betalda av resebyrån på konto Se nedanstående bokföringsunderlag: 9

10 Vid inbetalning av 1 presentkort, d.v.s. en kund har kommit in och köpt en resa och betalat med ett av dessa gåvopresentkort, kan bokföringsunderlaget se ut så här. Av bokföringsunderlaget kan man läsa ut följande: 10,000 kronor har betalts in via betalsättet Betala gåvopresentkort (konto 6993) eftersom alla 10 gåvopresentkort har betalats på detta sätt (belastas resebyrån). Kvar på gåvopresentkorten (konto 2410) finns -9,000 kronor. Ett presentkort har använts och för det köpte kunden en flygresa för 1,000 som belastas intäktskontot (konto 3011) för den artikeln. Sammanställning av konton: Konto 2410: Här ligger skulden för utställda och ej inlösta gåvopresentkort. Konto 2415: Här ligger skulden för utställda och ej inlösta sålda presentkort. Konto 6993: Här ligger inbetalning för gåvopresentkorten. Detta har alltså ingen kund betalat utan ska belasta resebyrån som en övrig kostnad. Glöm inte heller att använda presentkortslistan där man ser värdet på alla utestående presentkort. 10