Administratörsmanual Companyexpense

Transkript

1 Administratörsmanual Companyexpense (Bokföring) Companyexpense Svenska AB companyexpense.se

2 Innehållsförteckning 1. Kom igång 2 2. Inställningar Rapporter Betalsätt Attestering Utläggskategorier Kontoplan Kostnadsställen och Projekt Inmatningsfält 5 3. Min organisation Översikt Information Avdelningsstruktur Attestering Design Fakturauppgifter 7 4. Användare 8 5. Tilläggstjänster Bankkopplingar Elektronisk körjournal 10 Companyexpense Svenska AB companyexpense.se info@companyexpense.se 1

3 1. Kom igång Efter att du har skapat upp din organisation på Companyexpense.se får du ett välkomstmail, vilket också är en bekräftelse på att din organisation är skapad. Följ de enkla stegen nedan eller i mailet du fått för att komma igång. Eftersom du är administratör över organisationen, kan du i vänstermenyn växla mellan din organisation och ditt privata läge. Privat läge använder du när du vill registrera dina utlägg och skicka in dina rapporter till organisationen. För att administrera organisationen (bjuda in användare, hantera inskickade rapporter, ändra i inställningar etc.) växlar du lätt till organisationen genom att klicka på pilen bredvid privatläge. Companyexpense Svenska AB companyexpense.se info@companyexpense.se 2

4 2. Inställningar Den första sidan du kommer till när du skapat ditt bolag är Inställningssidan. Det är här du anpassar inställningarna som ska vara unika för din organisation. Den finns 7 olika kort (Rapporter, Betalsätt, Attestering, Utläggskategorier, Kontoplan, Kostnadsställen & Projekt och Inmatningsfält) med inställningar att gå igenom. Det finns en förklaringstext till varje inställning i tjänsten, men nedan förklaras utvalda inställningar lite extra. 2.1 Rapporter Välj den rapportmottagare som rapporterna ska skickas till, exempelvis Fortnox, Visma, BL, Sie-fil eller en e-postmottagare. Om du väljer att aktivera redigeringsläget innebär det att du som administratör eller redovisningskonsult har möjlighet att granska rapporterna innan de skickas till rapportmottagaren. Du kan då göra vissa ändringar i rapporten ifall du anser att det behövs. I stället för att rapporten går direkt från användaren till den uppsatta rapportottagren kommer rapporterna ligga under Rapporter och fliken redo att skickas Välj en inställning för Bokföringsdatum för rapporter. Går rapporten direkt från användaren till rapportmottagaren kan du välja om rapporten ska bokföras på samma datum som senaste kvittot eller på inskickningsdatum. Har du aktiverat redigeringsläget får du också möjligheten att välja bokföringsdatum när du som administratör skickar rapporten till rapportmottagaren. Tillåt administratörer att ändra rapporter innebär att du som administratör får göra ändringar som påverkar bruttobeloppet och betalsättet i rapporter som ligger under redo att skickas. 2.2 Betalsätt De betalsätt du lägger upp här är de som användarna ser och kommer kunna välja mellan när de registrerar sina utlägg. Det går också bra att välja personliga betalsätt. Då styr du vilka användare som ska se vilka betalsätt. Companyexpense Svenska AB companyexpense.se info@companyexpense.se 3

5 2.3 Attestering Om attesteringen är aktiverad innebär det att rapporterna kommer gå från användaren till den personen som är uppsatt att attestera. När attesteraren sedan har godkänt rapporten går den vidare till rapportmottagaren eller till fliken redo att skickas om aktiveringsläget är aktiverat. Hur du sätter upp attesterings-strukturen kan du läsa om här: 2.4 Utläggskategorier Här lägger du upp de kategorier som är aktuella för organisationen. Du styr vad som ska synas för användarna och inte. Det du lägger upp under Vanliga utlägg är de kategorier som kommer vara valbara för användarna när de klickar på Nytt utlägg. Du bestämmer också om traktamente och milersättning är aktuellt för organisationen. Klicka på pennan bredvid de olika alternativen för att redigera hur kategorin ska konteras, lägga upp nya/ta bort kategorier etc. 2.5 Kontoplan Om du har valt Fortnox eller Visma som rapportmottagare synkroniseras grunddatat som finns där till Companyexpense. Varje natt hämtas kontoplan, projekt, kostnadsställen och verifikationsserier. Behöver du lägga till ett konto i kontoplanen t.ex. är det alltså i dessa externa system du hanterar det. Vill du inte vänta till morgondagen för att de nya kontona ska dyka upp klickar du på Hämta senaste data, i mitten på inställningssidan. Har du valt en annan rapportmottagare underhåller du kontona manuellt. Behöver du lägga upp ett nytt konto klickar du på pennan till höger om konton. Du kan ladda ner kontomallen, fylla i nummer på kontot och en beskrivning. Välj att importera filen så kommer de konton som du har lagt till i filen föras över till kontoplanen. Spara din ändring. 2.6 Kostnadsställen och Projekt Om du har valt Fortnox eller Visma som rapportmottagare synkroniseras grunddatat som finns där till Companyexpense. Varje natt hämtas kontoplan, projekt, kostnadsställen och verifikationsserier. Behöver du Companyexpense Svenska AB companyexpense.se info@companyexpense.se 4

6 lägga upp fler Kostnadsställen eller Projekt är det i de externa systemen du hanterar det. Har du valt en annan rapportmottagare underhåller du fälten manuellt. Välj om Kostnadsställe och Projekt ska registreras på rapportnivå eller utläggsnivå. Rapportnivå innebär att ett Kostnadsställe/Projekt sätts på hela rapporten, oavsett hur många utlägg rapporten innehåller. Väljer du på utläggsnivå ska Kostnadsställe/Projekt väljas specifikt på varje utlägg. Importera ett eller flera kostnadsställen och projekt genom att ladda ner mall. Fyll i kolumnerna i filen och importera. De nya kostnadsställena och projekten läggs nu till. Spara din ändring. 2.7 Inmatningsfält Genom att klicka på Hantera fler inmatningsfält väljer du vilka fält som ska vara synliga och vilka fält som ska vara obligatoriska att fylla i för användarna. 3. Min organisation 3.1 Översikt Under fliken Översikt hittar du en sammanställning över rapporter, utlägg och användare per månad för organisationen. Du kan också ta ut en avstämningsrapport. I avstämningsrapporten kan du bl.a. få information om totalt belopp per användare, en kontosummering, information om upplupna resekostnader etc. 3.2 Information Under fliken Information hittar du information om din organisation, och det är även här du kan säga upp tjänsten om så önskas. Det gör du genom att klicka på Ta bort organisationen 3.3 Avdelningsstruktur Finns det olika avdelningar på organisationen kan du sätta upp de olika avdelningarna här. 3.4 Attestering Läs mer här hur du sätter upp attestflödet. Companyexpense Svenska AB companyexpense.se info@companyexpense.se 5

7 Companyexpense Svenska AB companyexpense.se

8 3.5 Design Under fliken Design kan du designa hur tjänsten ska se ut för användarna. Du kan sätta organisationens egen logotyp och en bakgrundsbild. 3.6 Fakturauppgifter Här ställer du in om fakturan ska skickas som pappersfaktura eller på e- post. Companyexpense Svenska AB companyexpense.se

9 4. Användare Har du ställt in alla inställningar på organisationen är du redo att bjuda in användarna som ska använda tjänsten för sina reseräkningar. Klicka på Användare i vänstermenyn. Här visas organisationens samtliga användare, eventuella redovisningskonsulter samt pågående inbjudningar. För att bjuda in nya användare klickar du på Bjud in användare Skriv in e-postadressen på personen som ska bjudas in. Ett inbjudningsmail samt instruktioner hur användaren kommer igång går nu iväg till den tillagda e-postadressen. Klickar du i Ange fler fält kan du redan från början fylla i fler uppgifter om användaren, t.ex. om de ska vara administratör över organisationen, lägga till anställningsnummer, avdelning, kostnadsställe etc. Companyexpense Svenska AB companyexpense.se info@companyexpense.se 8

10 5. Rapporter Under fliken Rapporter i vänstermenyn får du kontroll på alla rapporter som är inskickade från de anställda. Är attesteringen påslagen, syns de rapporter som väntar på godkännande under fliken Att attestera Är redigeringsläget påslaget syns de rapporter som användarna har skickat in till företaget under fliken Redo att skickas, de är alltså ännu inte inskickade till rapportmottagaren. Under denna flik kan du som administratör eller redovisningskonsult granska rapporterna och göra de ändringar som behövs, innan de skickas in till rapportmottagaren. När du vill skicka in dessa rapporter markerar du dem och klickar på Skicka rapporter Under fliken Inskickade ligger alla rapporter som har skickats in till rapportmottagaren. Companyexpense Svenska AB companyexpense.se info@companyexpense.se 9

11 6. Tilläggstjänster För att förenkla utläggshanteringen ytterligare är det möjligt att koppla tjänsten med organisationens företagskort och/eller en elektronisk körjournal. Gå in under Tilläggstjänster i menyn till vänster. 5.1 Bankkopplingar Läs mer här hur du kopplar till tjänsten: 5.2 Elektronisk körjournal Tjänsteresor i egen bil eller tjänstebil resulterar i rapportering av milersättning. Det är möjligt att ansluta en elektronisk körjournal i tjänsten under fliken Elektronisk körjournal. Läs mer här hur du kopplar till tjänsten: Companyexpense Svenska AB companyexpense.se info@companyexpense.se 10