Ticket Rikskortets webbverktyg lathund fo r administrato rer

Transkript

1 Ticket Rikskortets webbverktyg lathund fo r administrato rer Innehåll Uppstart och dina inloggningsuppgifter 1 Inställningar 1 Anställda 3 Kortbeställning 6 Laddningar 7 Ordlista 12 Sida Uppstart och dina inloggningsuppgifter Förmånen Ticket Rikskortet kan administreras via Edenred behöver ett avtal med era företagsuppgifter, ert tidigare kundnummer för Rikskuponger (om ni haft det) och din e- postadress för att kunna lägga upp er som kunder hos oss. Era inloggningsuppgifter skickas sedan via e-post. Inställningar Under menyval Inställningar ser du era företagsuppgifter, inställningar för kortorder och er hanteringstid för laddningsorder samt era förmånsregler. Se och ändra förmånsregler Så här gör du för att se eller ändra era förmånsregler: 1. Välj Inställningar högst upp i menyn. 2. Under fliken Företagsuppgifter kan du se och ändra er kontaktinformation. 3. Under fliken Ticket Rikskortet kan du välja att kortorder skapas automatiskt den 16:e varje månad genom att kryssa Ja vid Skicka kortorder automatiskt. 4. I fältet Antal dagar för betalningshantering visas hur lång tid innan önskat laddningsdatum en laddningsorder skapas. Tid för betalningshantering innebär tid för hantering av betalning både hos kund och hos Edenred. Om ni behöver ändra antal betalningshanteringsdagar kontakta Edenreds kundservice via e-post: arbetsgivare@ticketrikskortet.se. 5. Under fliken Förmånsregler i fältet Förvalt laddningsbelopp visas det eller de laddningsbelopp som de anställda automatiskt får om inget annat anges när nya anställda läggs till. 6. Om du vill att de anställda ska tacka ja eller nej till att få ett kort (Ticket Rikskortet) kryssar du i rutan vid Kortbeställningar under fliken Förmånsregler. 7. Om du vill att de anställda själva ska få välja vilka månader de ska få sin laddning väljer du Låt anställda välja laddningsmånader. Sida 1

2 8. Om du vill bestämma vilka månader den anställda ska få sin laddning så väljer du Bestäm själv vilka månader den anställda skall få laddningen. Alla månader ska vara förkryssade. Om du inte vill ha laddning en månad, ta bort ordern ur ditt laddningsschema eller skapa ingen order den månaden. 9. Spara. Byta lösenord 1. Välj Inställningar högst upp i menyn. 2. Välj Byt lösenord i menyn till vänster. 3. Ange nuvarande lösenord. 4. Ange Nytt lösenord. 5. Bekräfta nytt lösenord. 6. Klicka på Byt lösenord. Sida 2

3 Anställda Under fliken Anställda administrerar du era anställda och lägger till anställda. Här kan du också ändra laddningsbelopp. Nya anställda kan läggas till en och en eller genom filimport. Om du behöver skicka lösenord till alla eller några anställda kan du markera aktuella anställda i listan och sedan klicka på Skicka nytt lösenord. Lägga till anställda en och en direkt i verktyget Så här gör du för att lägga till anställda en och en: 1. Fyll i alla uppgifter under fliken Lägg till anställd, Personuppgifter. Om du vill lägga till en person som saknar svenskt personnummer kan du kontakta Edenreds kundservice via mejl: arbetsgivare@ticketrikskortet.se. 2. Under fliken Förmånsregler, väljer du laddningsbelopp och laddningsorder. Beloppet fylls i utan decimaler. 3. Klicka Spara. 4. Skapa kortorder så att den anställde får ett kort och ett konto. Sida 3

4 Tips om hur du fyller i personuppgifter! Om den anställde har ett efternamn, fyller du endast i det högra fältet. Om den anställde har dubbelt efternamn så fyller du i båda fälten. Max antal tecken som kan tryckas på kortet är 21 inklusive eventuella mellanslag. I första hand förkortas mellannamn och i andra hand förnamn. Det räcker med att du fyller i antingen mobilnummer eller e-postadress, vi rekommenderar att ni väljer e-postadress. Sida 4

5 Lägga till anställda genom filimport Så här gör du för att lägga till anställda genom filimport. 1. Klicka på fliken Anställda. 2. Välj Importera anställda. 3. Ladda ner en mall för Excel-import genom att klicka på länken Ladda ner mall för Excelimport. 4. Spara ner mallen på din dator. 5. Fyll i uppgifter om era anställda i Excel-filen och spara. 6. Klicka på Bläddra och välj er Excelfil. 7. Klicka på Importera Excelfil. 8. Ladda upp en ny Excelfil om några ändringar ska ske inför nästkommande laddning. Alla anställda som ska kunna få Rikskortet och laddning ska vara med i filen. Vill du lägga till anställda via filimport klicka på Export till Excel och lägg till era nya anställda i listan. Anställda som saknas i listan du importerar läggs med laddningsuppehåll. Regler för Excelfilen med era anställda: Anställda som FINNS i filen men SAKNAS i systemet betraktas som NYA och ska hamna i kortbeställningen. Anställda som FINNS i systemet men SAKNAS i filen läggs med laddningsuppehåll och kommer inte med i nästa laddning. Anställda som FINNS i filen och redan FINNS i systemet uppdateras (adress etc.). Sida 5

6 Ändra laddningsbelopp Så här gör du för att ändra laddningsbelopp för befintliga anställda: 1. Klicka på Anställda i menyn högst upp på sidan. 2. Markera de anställda (eller alla) som du vill ändra belopp för genom att kryssa i rutan längst till höger. 3. Fyll i nytt laddningsbelopp i rutan vid Uppdatera belopp. 4. Klicka på Uppdatera belopp. 5. Klicka på Inställningar i menyn högst upp på sidan. 6. Välj fliken Förmånsregler. 7. Fyll i nytt laddningsbelopp i rutan vid Förvalt laddningsbelopp till nytillagda anställda. 8. Klicka på Spara längst ner på sidan. När en anställd slutar När en anställd slutar kan du ta bort de genom att klicka på Ta bort i listan med anställda. Den anställde kan fortfarande använda resterande pengar på sitt kort och har fortsatt tillgång till sitt webbkonto. Kortbeställning Under menyvalet Kortbeställningar beställer du kort till de anställda. För att anställda ska kunna använda sin förmån måste de ha ett kort. Till varje anställd måste arbetsgivaren beställa ett kort. Beställa kort Så här gör du en kortbeställning. Varje gång du lägger till en anställd kommer du automatiskt till Kortbeställning: 1. Klicka på menyvalet Kortbeställningar. 2. Klicka på Skicka kortorder för att skapa en kortorder för de anställda som finns i listan Accepterat. 3. Om du vill kan du välja automatisk kortorder, det innebär att en kortorder skickas automatiskt varje månad till de anställda som finns i listan Accepterat. Under menyval Inställningar, fliken Ticket Rikskortet, klickar du i Ja vid Skicka kortorder automatiskt. Sida 6

7 Laddningar Under menyval Laddningar skapar du löpande och enstaka laddningar, ser kommande laddningar och orderhistorik. Skapa enstaka laddning Så här skapar du en enstaka laddning: 1. Välj Laddningar i menyn högst upp. 2. Klicka på Ny laddning. 3. Ange Namn på laddning. 4. Ange önskat Antal dagar för ordervalidering. Valideringsdatum är ert sista datum då de anställda kan göra sitt val. 5. Välj Enstaka laddning. 6. Ange Laddningsdatum. 7. Klicka på Skapa. Laddningen går per automatik vid orderdatum. Sida 7

8 Skapa en återkommande laddning Så här skapar du en återkommande laddning: 1. Välj Laddningar i menyn högst upp. 2. Klicka på Ny laddning. 3. Ange Namn på laddning. 4. Ange önskat Antal dagar för ordervalidering. Valideringsdatum är ert sista datum då de anställda kan göra sitt val. 5. Välj Återkommande laddning per månad. 6. Ange Startdatum och Slutdatum. 7. Klicka på Skapa din laddning. Laddningen/-arna går per automatik vid orderdatum. Skapa extra laddning Så här skapar du en extra laddning: 1. Välj Laddningar i menyn högst upp. 2. Klicka på Skapa extra order. 3. Ange Namn på laddning. 4. Ange önskat Antal dagar för ordervalidering. Valideringsdatum är ert sista datum då de anställda kan göra sitt val. 5. Välj Extra laddning. 6. Ange Laddningsdatum. 7. Klicka på Skapa. Sida 8

9 8. En lista med valbara anställda visas. Markera de som ska vara med i ordern. 9. Klicka på Spara. Vilka anställda är med i nästa laddningsorder? Så här gör du för att se vilka anställda som är med i nästa laddningsorder: 1. Välj Laddningar i menyn högst upp. 2. Klicka på Visa eller Ändra för att se vilka anställda som är med i nästa laddningsorder. Nya anställda i laddningsordern Nya anställda kommer med i laddningsordern när deras kort har beställts. Konto skapas automatiskt i samband med att kortorder görs. När kortordern skickats skapas kontot normalt efter 3 dagar. Kortorder skapas under fliken Kortbeställningar. Laddningsuppehåll Så här gör du för att en anställd ska få laddningsuppehåll under en viss period: 1. Välj Anställda i menyn högst upp. 2. Sök fram aktuell anställd och klicka på Ändra. 3. Under fliken Förmånsregler, klicka i Utan laddningsuppehåll med undantag av och fyll i startmånad och slutmånad för laddningsuppehållet. Exempelvis om du lägger in startmånad och slutmånad så kommer ingen laddning att göras för den anställde under oktober, november och december 2014 oavsett datum. 4. Spara. Sida 9

10 Så här gör du för att en anställd ska få laddningsuppehåll tills vidare: 1. Välj Anställda i menyn högst upp. 2. Sök fram aktuell anställd och klicka på Ändra. 3. Under fliken Förmånsregler, klicka Med laddningsuppehåll från och med och fyll i startmånad för laddningsuppehållet. 4. Spara. Orderhistorik Så här gör du för att se tidigare order: 1. Välj Laddningar i menyn högst upp. 2. Klicka på Orderhistorik i menyn till vänster. 3. Klicka på Detaljer för att se en enskild order. Sida 10

11 Återrapportering Så här gör du för att få en återrapporteringsfil: 1. Klicka på Återrapportering i menyvalen till vänster. 2. Välj en order i listan eller sök fram en order via Från orderdatum eller Till orderdatum och klicka på Hämta ordrar. 3. Markera vald order och klicka på Hämta återrapporteringsfil. Om ni via Edenred fått ett anpassat filformat för er order klickar ni istället på Hämta anpassad återrapporteringsfil. 4. Återrapporteringsfilen visas nu i Excelformat. Sida 11

12 Ordlista Antal dagar för betalningshantering Dagar för betalningshantering innebär de dagar som ni behöver för att internt hantera betalningen för laddningen. Till det tillkommer ytterligare 5 dagar handläggningstid hos Edenred. De anställdas kort och konto laddas inte med pengar förrän fakturan är betald. För att vi ska kunna garantera att laddningen sker i tid behöver betalningen bokföras hos oss senast 5 dagar innan önskat laddningsdatum. Antal dagar för ordervalidering Valideringsdatum är ert sista datum då de anställda kan göra sitt val. Ange värde 0 (noll) om du inte önskar någon valideringsperiod. Om ni använder er av valideringsdagar och vill göra ändringar under valideringsperioden, som till exempel att ta bort en anställd som slutat, behöver denna ändring göras både i ordern och under fliken Anställda. Belopp per laddning/laddningsbelopp Belopp per laddning är det belopp som laddas på den anställdes konto och kort per laddningstillfälle. Enstaka laddning En laddning som sker en gång. Extra order Gör en extra laddning utöver din vanliga laddning till exempel till nyanställda. En Extra laddning påverkar inte återkommande laddningar eller de personuppgifter som är uppladdade sen tidigare. Vid extra laddning kan du själv välja vilken person eller vilka personer som ska få laddningen. Kortbeställning Alla anställda som ska ha Ticket Rikskortet måste få ett kort och ett konto. För att ett konto ska skapas måste en kortorder skapas. Laddning För att förmånspengar ska finnas på kortet och kontot måste de laddas. Det kan göras genom en enstaka laddning eller via ett laddningsschema. Laddningsdatum Det datum som laddningsbeloppet ska vara på den anställdes konto. Laddningsmånad Laddningsmånad är den månad som kortet och kontot laddas. Laddningsschema För att inte behöva en skapa en laddning varje månad kan ett laddningsschema skapas. Ett laddningsschema skapas genom att klicka på Återkommande laddning per månad under fliken Ny laddning. Ange Startdatum och Slutdatum och klicka på Skapa. Sida 12

13 Laddningsuppehåll Laddningsuppehåll innebär att en anställds kort och konto inte laddas. Laddningsuppehåll fylls i under fliken Anställda, Förmånsregler. Masterkund Masterkund är ett övergripande inloggningskonto som ger tillgång till samtliga kundnummer inom ett företag/koncern. Namn på laddning Ett fritextfält där du själv namnger din laddning. Ett exempel kan vara Januari 2014 eller Hösten Namn på laddning visas i kolumnen Namn under menyvalen Laddningar, Kommande laddningar och Orderhistorik. Orderdatum Det datum då ordern skickas iväg. Sista dagen du kan göra ändringar i din laddningsorder. Ordervalidering Tidsperiod för att kontrollera order. Som administratör och arbetsgivare kan du välja att låsa ordern för anställda en period innan den skickas till Edenred. Om du väljer att inte låsa ordern så fyller du i 0 (noll) i fältet Antal dagar för ordervalidering. Valideringsdatum är ert sista datum då de anställda kan göra sitt val. Valideringsdatum Valideringsdatum är ert sista datum då de anställda kan göra sitt val. Återkommande laddning En månadsladdning som skapar ett laddningsschema. Laddningsschemat får ett start och ett slutdatum som du själv anger. Sida 13