Analys - Rapportprofiler

Transkript

1 Analys - Rapportprofiler Rapportering går ofta i cykler och det är vanligt att samma rapporter efterfrågas varje månad. För att underlätta detta kan du i löneprogrammet markera de rapporter du önskar och spara denna inställning i en egenbenämnd rapportprofil, exempelvis Månadsrapporter. Du kan koppla alla rapporter som är aktiva när du står i rapporturvalet i den rapportprofil du lagt upp. På de rapporter, som du har i ditt rapporturval, vars utbetalningsdatum eller period inte flyttas fram per automatik månad för månad efter varje lönekörning, måste du gå in på och ändra datumintervall till rätt avräkningsmånad. Rapportprofiler hittar du under menyn Analys. Du börjar med att skapa/lägga till rapportprofiler. Du markerar de rapporter som du vill ska ingå i rapportprofilen och gör de urval som ska gälla för varje enskild rapport i profilen. När du sedan gjort din lönekörning och vill skicka iväg alla rapporter exporterar du dina rapportprofiler. Rapportprofiler har utvecklats för att du som användare på ett enklare och tydligare sätt ska kunna skapa och förändra rapportprofiler. Man kan se alla skapade rapportprofiler, ingående rapporter, rapportmallar och inställningar i ett och samma fönster. Lägg till ny Rapportprofil För att skapa en ny Rapportprofil klicka på knappen Ny. En ny rad öppnas upp där du fyller i namnet på rapportprofilen, vem som ska vara Rapportmottagare, Externa rapportmottagare (läs mer om externa rapportmottagare längre ner i detta dokument), Urval av anställda, Standardsökväg samt Standardformat. 1

2 När första raden är i fylld klickar du på Redigera rapporter. Lägg till Rapporter till Rapportprofilen Nu är det dags att lägga till rapporter till profilen. Klicka på knappen Redigera rapporter. Rapportfönstret öppnas och här väljer du vilka rapporter som ska ingå i rapportprofilen. Det går bra att komplettera rapportprofilen med en ny rapport när du vill eller att ta bort en rapport som du inte längre vill ha med i profilen. Välj de rapporter som ska ingå och gör inställningen per rapport. Klicka på knappen Spara när du lagt till dina rapporter. Lägg till rapportmallar till rapportprofilen Till rapportprofilen kan du även koppla en rapportmall. Klicka på knappen Redigera rapportmallar. 2

3 Här kan du välja bland de rapportmallar som finns skapade under Egna rapporter. Informationstext på rapporterna När du vill göra förändringar i en rapportprofil markerar du den rapportprofil du vill justera och klickar på knappen Redigera rapporter. Fönstret Rapporter öppnas och du kan läsa hur många rapporter som är valda på samtliga flikar samt vilken rapportprofil du arbetar med. 3

4 Kopiera Rapportprofil Du kan ställa markören på en befintlig rapportprofil och klicka på knappen Kopiera. Alla inställningar samt rapporter och mallar kopieras till den nya rapportprofilen. Ta bort Rapportprofil Markera den rapportprofil du vill ta bort och tryck på Delete på tangentbordet. Nytt fönster öppnas där du får en kontrollfråga om du vill radera rapportprofilen och underliggande rapporter och mallar. Ytterligare ett fönster kommer upp som bekräftar att rapportprofilen är borttagen. 4

5 Byta sökväg på rapportprofilen Vill du byta sökväg på rapportprofilen får du frågan om samtliga rapporter i rapportprofilens sökväg ska uppdateras. Svarar du Ja byts alla sökvägar på rapporterna ut till den nya. Svarar du Nej ligger sökvägarna kvar som du lagt upp tidigare och du kan gå in på respektive rapport och uppdatera med ny sökväg. Utskrift av Rapportprofiler Utskrift av rapportprofil kan göras både på bildskärm eller skrivare. Klicka på Utskrift profil. Rapportfönstret öppnas och du väljer mellan Skrivare och Bildskärm. Lägg upp externa Rapportmottagare i Rapportprofilen Externa rapportmottagare hittar du under menyn Register. Här kan du lägga upp externa personer som finns i ett annat bolag. Observera att det är viktigt att anställningsnummer och organisationsnummer är riktiga. Är dessa felaktiga stoppar överföringen. Därför är det viktigt att dessa två fält är korrekta. Rapportmottagaren kan inte se rapporterna i portalen. 5

6 Exportera Rapportprofil När du skapat alla de rapportprofiler du behöver och gjort de inställningar som behövs räcker det att du efter varje lönekörning klickar på knappen Export profil, väljer den rapportprofil du vill exportera och klickar Exportera. Alla rapporter skickas nu enligt det urval och enligt de sökvägar som du angivit under Inställningar. 6

7 Du får ett meddelande som talar om var rapportfilerna sparats och med vilka namn. Notera att filnamnet innehåller både datum och klockslag. Samtidigt med varje rapport skapas en kvittofil. Den heter rapportnamn_datum_klockslag.kvitto och är av filtyp KVITTO. Filen innehåller uppgifter om företagets namn, organisationsnummer, datum, klockslag, grupp av rapporter, rapportnamn, vilken användare som skickat rapporten och mottagaren. Exempel på en kvittofil: Övningsföretaget Periodens & månadens Utbetalningslista Admin 101 7