Ny användare i Hogia Personal

Transkript

1 Ny användare i Hogia Personal Uppläggning av ny användare i Hogia Personal är uppdelat i två delar. Först bestämmer du vilka anställda användaren ska få arbeta med och sedan ställer du in vilka moduler i programmet som användaren ska ha tillgång till. För att kunna administrera användare krävs att du är registrerad som administratör. Rutinen Användare som finns under menyn Verktyg används för att lägga upp och ändra användare för att ange vilka företag, områden och så vidare som användaren skall ha tillgång till. Den andra dimensionen, vilka komponenter som behörigheten gäller, läggs upp i rutinen Komponentbehörighet under menyn Verktyg. Lägga upp ny användare Gå in under menyn Verktyg - Användare och klicka på Ny. Följande fält registreras vid upplägg av ny användare: Från och med Datum då användarinloggningen ska vara giltig från och med. Till och med Datum, används bara när användaren ska ha behörighet en begränsad period. Användarid Kortform av namn eller liknande. Det är detta användarid som användaren kommer att logga in med. Namn Namnet i klartext. 1

2 Adress, telefon Ej nödvändigt att fylla i. Administratör Markering här innebär att användaren har administratörsrättigheter, d v s rätt att göra inställningar, ändra systemnamn och så vidare. Attesträtt En markering här innebär att användaren har attesträtt vilket används i rutinen Lönerevision under menyn Register. Klicka på Ange lösenord och skriv in ett lösenord om du vill att lösenord ska vara annat än användarnamn. Gör du inget aktivt val, kommer lösenordet bli samma som användarnamnet. Lösenordet kan användaren själv ändra under menyn Verktyg - Lösenord när han/hon loggar in i Hogia Personal. Klicka på Spara. 2

3 Lägga upp behörigheter på en ny användare Gå in under fliken Koncern och klicka på Ny. I fältet koncern registrerar du den koncern användaren ska ha behörighet till. Anger du *, har användaren tillgång alla koncerner. I normalfallet har man bara en koncern. Klicka på Spara. Gå vidare till dess att du har gått igenom samtliga flikar. Observera att du måste välja något på varje flik. Om du inte vill begränsa användarens behörigheter, anger du *. Flikarna behöver inte heta på samma sätt hos dig som i Övningsföretaget. I Övningsföretaget finns under fliken Arbetsgivare de företag som finns i koncernen. Under fliken Område finns olika avdelningar i företaget. Under fliken Urvalskategori hittar du de olika urvalskategorier som finns upplagda. 3

4 Under fliken Yrkeskategori finns samtliga upplagda befattningar. Under fliken Grupper finns bland annat anställningsformer. Under Fliken Rapporter finns de olika förekommande flikarna i rapportmodulen. Under fliken Personuppgifter finns de olika flikarna i Personregistret. Du väljer de flikarna som användaren ska ha behörighet till. 4

5 Komponentbehörigheter I programmet finns ett stort antal rutiner eller komponenter och för varje användare kan administratören ange vilka komponenter som användaren ska ha tillgång till. När du har skapat användaren och talat om vilka personer de ska se i systemet måste du också tala om vilka funktioner användaren ska ha tillgång till i programmet. Detta gör du under menyn Verktyg - Komponentbehörighet. Markera fältet AnvID och välj det AnvändarID som ska få komponentbehörigheter registrerade. Utan markering visas alla användares behörigheter. För att registrera en komponentbehörighet klickar du på Ny. Om inte AnvID är markerad väljs först användare och sedan komponent från listan med alla komponenter. Är AnvID markerad gäller registreringen endast valt användarid. Datum anger du endast om användaren ska ha en tidsbegränsad behörighet. Om du ska ta bort en behörighet, markeras raden i fråga och du klickar på Borttag. I Hogia Personal kan du skapa olika användarprofiler. Läs mer om det här» Observera att du också ska ange om användaren ska ha skrivrättighet till särskilda komponenter genom att sätta en bock i fältet Skriv. Om du skall ta bort någon behörighet, markerar du den aktuella raden och du klickar på Borttag (du får två kontrollfrågor). Om en komponent från nedanstående lista tas med innebär det att motsvarande rutin blir tillgänglig, men användaren ser bara de anställda som användaren har behörighet till (det som du registrerat under menyn Verktyg - Användare). Om komponenten inte tas med finns rutinen i fråga inte ens med i huvudmenyn. Följande komponenter ingår i Personal; Användare Verktyg - Användare, redigera användare i Personal. Arbetsår Register - Arbetsår, redigera arbetsår. Avisera F.kassa Analys - Avisera F.kassa, rapport över föräldraledighet och sjukdom mer än 14 dagar, som skall aviseras till Försäkringskassan. Frånvaro Register - Frånvaro, frånvarorapportering för statistikändamål och för överföring till löneprogram. 5

6 Frånvaroorsaker administration Företag Försäkringskassor Gruppregistrering Kompetens Uppdatera Inställningar Inställningar imp/exp Kodregister Kompetens Kompetens analys Kompetenser administration Komponent-behörighet Kontering administration Konvertera Las Lönerevision administration Löneöversyn PA_Arkivet Personer Pensioner Rapporter Rapporter Pensioner Registervård Rekrytering administration Rekrytering ansökningar Rekrytering Semestersaldon Tjänstgöringsperioder Visa Bild Register - Frånvaroorsaker administration, redigering och beskrivning av de frånvaroorsaker som förekommer i företaget. Register - Företag, redigering av koncern, arbetsgivare och områden. Register - Försäkringskassor, redigering av namn och adress för landets försäkringskassor. Verktyg - Gruppregistrering Kompetens, gruppregistrering av kompetens, utbildning och aktiviteter. Arkiv - Uppdatera, export av data till Hogia Lön/HogiaLön Plus. Verktyg - Inställningar, loggning och import/export. Verktyg - Inställningar imp/exp, redigering av mallar samt redigering av kopplade fält för import/export. Register - Kodregister, redigering av koder för urval, yrkeskategorier, anställningsformer, befattningskoder och grupper. Register - Personlig kompetens, nyuppläggning och redigering av kompetenser, utbildning, erfarenheter och aktiviteter för anställda. Analys - Kompetens, redigering av profiler för kompetens, utbildning och erfarenhet, utskrift av rapporter. Register - Kompetenser administration, nyuppläggning och redigering av kompetenser, utbildning, aktiviteter och kompetensnivå, underlag för kompetensrapporter. Verktyg - Komponentbehörighet. Tilldelning av programkomponenter, det vill säga vilka rutiner/komponenter användaren skall ha tillgång till. Register - Kontering administration, redigering av konteringsbegrepp. Verktyg - Konvertera, import av data från KPAI alt ENIAC. Analys - LAS, sammanställning och utskrift av LAS-rapporter. Register - Lönerevision administration. Gör urval för lönerevision (= första steget) och skapar förmånstransar för export till Hogia Lön/HogiaLön Plus. Register - Löneöversyn, beräknar och bearbetar nya löner. Används ej för närvarande. Register - Personer, redigering av persondata inklusive anställnings-, förmåns- och LAS-information. Register - Pensioner, beräkning av pensionsgrundande inkomst för personer. Analys - Rapporter, utskrift av fasta rapporter. Analys - Pensioner, utskrift av pensionsrapport. Verktyg - Registervård, registervård för accessdatabaser. Verktyg - Rekrytering, registrering av lediga tjänster och övrig rekryteringsadministration. Verktyg - Rekrytering, registrering av sökande. Analys - Rapport rekrytering, utskick av brev till sökande. Register - Semestersaldon, beräkning och rapportering av semesteruppgifter för ferielön och uppehållslön. Register - Tjänstgöringsperioder, redigering av tjänstgöringsperioder för olika anställningsformer. Register - Visa bild. 6