Snabbguide Infobank beho righet administrato r/redakto r

Transkript

1 Snabbguide Infobank beho righet administrato r/redakto r Innehåll Inloggning/val av profil Behörighet Administratör Administrationsmodulen Skapa lokal struktur Registrera/redigera användare Skapa användargrupper Behörighet Redaktör Skapa/infoga lokala dokument i Infobank Inläsning av Word dokument Exempel dokumentstruktur Word dokument 1

2 Introduktion Med Infobanks redaktionella verktyg går det att skapa och spara lokala dokument direkt i Infobank och knyta samman dem med gällande lagstiftning och de guider som finns i systemet. Med Infobank redaktionella verktyg har ni också möjlighet att skriva in lokal information i de guider och manualer som redan finns i Infobank samt lägga in länkar från ex. kommunens webbplats eller Intranät direkt i dokument i Infobank. Endast användare som är upplagda med en speciell redaktörsprofil kan lägga in dokument, skapa länkar eller ändra i den lokala information som finns i de olika dokumenten och guiderna. I denna guide går vi igenom hur man läser in och underhåller dokument i Infobank. Du hittar också information om uppläggning av Infolink som är den typ av länk som du ska lägga upp om du vill göra texter i Infobank tillgängliga på webbsidor eller Intranät. Avslutningsvis kan du läsa mer om hur du lägger till och underhåller lokal information i de guider och manualer som redan finns i Infobank t.ex. Arbetsgivarhandbok, Lag & Avtalsdatabas. Mycket nöje! Med vänlig hälsning SKL Kommentus 2

3 Inloggning/val av profil Vid inloggning väljer du profil. Behörighet Administratör för att skapa lokal struktur, registrera/redigera användare, skapa grupper. Behörighet Redaktör för att skapa/infoga/placera/redigera/dela ut lokala dokument. Val av profil Vid val av behörighet Administratör/Redaktör loggas du in i det redaktionella gränssnittet. Du kan enkelt skifta mellan behörighet Administratör redaktör i det redaktionella gränssnittet genom att välja Funktioner. Behörighet Administratör Administrationsmodulen I det redaktionella gränssnittet väljer administratören funktioner, administrationsmodul. 3

4 Skapa lokal struktur Från startsidan i administrationsmodulen väljer administratören fliken egna dokument. Under fliken egna dokument kan administratören genom att högerklicka på huvudstrukturen skapa struktur/understruktur (mappar) samt redigera/rubricera strukturen. Registrera/redigera användare Infobank erbjuder två alternativ till inloggning. 1. Personlig inloggning med användarnamn och lösenord 2. Inloggning via organisationens AD (Active directory) 4

5 Registrering/redigering av användare Administratören väljer fliken användare i administrationsmodulen. Under fliken användare är sidan uppdelad i sökfält för sökning i avseende registrerade användare, i den nedre delen av sidan är fälten avsedda för nyregistrering/redigering. Ett slumpmässigt lösenord skapas, lösenordet kan ändras av användaren till ett personligt vid första inloggningen. Skapa användargrupper Infobank erbjuder möjligheten att dela ut den lokala informationen så den endast blir tillgänglig för valda grupper. 5

6 Skapa användargrupper Administratören väljer fliken Grupper i administrationsmodulen. 1.För att skapa grupp, välj ny namnge gruppen i fältet gruppnamn. 2. Välj sedan fliken användare i gruppen, välj användare som ska knytas till gruppen, avsluta med spara. 1 2 Behörighet redaktör Skapa/infoga lokala dokument i Infobank Välj infoga/placera dokument under Redaktörsfunktioner i huvudmenyn. 6

7 Skapa dokument/mallar för lokala dokument, välj skapa ett nytt dokument i Infobank, namnge Mall/dokument, avsluta med OK. Placera mall/dokument i vald mapp i trädstrukturen, bocka i boxen för att välja dokument samt destination, avsluta med att välja flytta. Skapa struktur i dokument/mall. Välj visa med dokument, markera pilen vid mappen för det valda dokumentet/mallen, markera dokument för att välja det dokument/mall du vill redigera. Välj redigera lokalt dokument i dokumentpanelen till höger, välj i nästa steg redigeringsverktyget Redigeringsverktyget. Med hjälp av rekryteringsverktyget kan du nu skapa struktur/innehåll för dokumentet/mallen för att sedan arbeta med, avsluta alltid med spara och sedan stäng ner fliken i webbläsaren. 7

8 Nu väljer du publicera under redaktörsfunktioner i dokumentpanelen. Mall publiceras direkt i mappen mallar utan att fönstret nedan visas. Gäller det ett dokument du arbetar med, Välj dela ut för att dela ut dokumentet till alla eller vald grupp, fyll i fälten I kraft, Nästa revision, Upphävd efter behov. Som default är dokumentet förvalt att publiceras på nyhetslistan för lokala nyheter, vill du inte publicera dokumentet på nyhetslistan bokar du ur boxen sätt upp på nyhetslistan avsluta med Publicera Efter publicering är dokumentet sökbart och tillgängligt för alla alternativt den grupp du valt att dela ut dokumentet till. (I exemplet nedan visas hur dokumentet är tillgängligt i användargränssnittet efter publicering) 8

9 Inläsning av Word dokument Infoga Word dokument, välj infoga placera lokalt dokument i huvudmenyn under redaktörsfunktioner. Infoga lokala dokument, välj skapa ett nytt dokument i Infobank, välj hämta dokument välj sedan OK. Du väljer nu bläddra, markera det dokument du vill hämta och infoga. När dokumentet är valt och hämtat väljer du OK. Du hittar nu dokumentet under placera dokumentet. Bocka i boxen vid dokumentet samt destinationsmappen, välj sedan flytta. 9

10 Nu väljer du visa med dokument och markerar pilen till vänster om mappen dokumentet är placerat i, markera valt dokument. Välj redigering lokalt dokument i dokumentpanelen till höger. Välj Publicera/Redigerat dokument Välj dela ut för att dela ut dokumentet till alla eller vald grupp, fyll i fälten I kraft, Nästa revision, Upphävd efter behov. Som default är dokumentet förvalt att publiceras på nyhetslistan för lokala nyheter, vill du inte publicera dokumentet på nyhetslistan bokar du ur boxen sätt upp på nyhetslistan avsluta med Publicera. 10

11 Efter publicering är dokumentet sökbart och tillgängligt för alla alternativt den grupp du valt att dela ut dokumentet till. (I exemplet nedan visas hur dokumentet är tillgängligt i användargränssnittet efter publicering) Exempel dokumentstruktur Word dokument Vid val av alternativ inläsning dokument i Wordformat blir all text i dokumentet sökbart, krav på dokument struktur, dokumentet får endast innehålla text, sidfot/sidhuvud bilder och grafik är ej tillåtet. 11