Användarhandbok SoftOne Lägg upp ny anställd

Transkript

1 Användarhandbok SoftOne Lägg upp ny anställd

2 Innehållsförteckning Allmän funktionalitet... 3 Modul Personal... 4 Anställda... 4 Registrera anställd... 5 Kontaktuppgifter... 6 X Anställningsuppgifter... 8 Kontering...10 Kategorier...10 Användaruppgifter

3 Allmän funktionalitet Nedan visas exempel på ikoner som används genomgående i affärssystemet. Respektive ikon representerar funktioner enligt nedan. Lägg till ny information. Ta bort post eller Stäng alla öppna flikar. Öppna en post för att kunna redigera den. Visa mer information. Export till Excel kan göras. Knappar för Uppdatera eller Ta Bort m fl. Urval kan göras, visas ovanför en tabell. Fritextsökning. Visar när posten ursprungligen är skapad samt vem som senast ändrat posten. 3

4 Modul Personal Anställda I programmet behöver du lägga upp personer oavsett om de ska vara användare i programmet eller inte. Det är för att du ska kunna tidrapportera och föra över till lön. En anställd kan också vara användare i programmet. Då har man tillgång till en egen sida där man tex kan se sitt eget schema eller kunna registrera sin egen tid. Det är alltid huvudadministratör på företaget som sätter upp vilka rättigheter den anställde/användaren ska ha. För att lägga upp en ny person går du till: Anställd anställda När du klickar dig in på anställda så möts du alltid av namnen på de redan upplagda personerna i personalregistret. 4

5 Registrera anställd För att lägga upp en ny person så klickar du på fliken + Förnamn: Här skriver du in förnamnet på personen. Var noga med att inte få med några otillåtna tecken. Så som du skriver in namnet här kommer det också att synas återkommande i programmet om du inte väljer någon annan sorteringsordning. Efternamn: Här skriver du in efternamnet på personen. Var noga med att inte få med några otillåtna tecken. Så som du skriver in namnet här kommer det också att synas återkommande i programmet om du inte väljer någon annan sorteringsordning. Personnummer: Skriv in personens 10-siffriga personnummer ååååmmddxxxx De som använder sig av samordningsnr kan fylla i det här istället. Anställningsnr Anställningsnr är det nummer som personen har tilldelats från lönesystemet och det fyller du i här. Anställningsdatum och Anställd t.o.m ska du låta vara tomt då vi fyller i datumen även på ett annat ställe och det kommer med automatik flyttas upp till dessa rutor. 5

6 Kontaktuppgifter Under valet kontaktuppgifter kan du lägga tilläggsinformation om din personal. Klicka på valet lägg till adress så kan du ange flera alternativa adresser. Under valet Lägg till Telekom kan du lägga tilläggsinformation såsom: E-postadress är personens privata e-postadress. Tänk på att om personen har flera e-postadresser så kommer programmet att använda den först upplagda om man väljer att vidarebefordra X till extern E-postadress. Telefonnr kan läggas in till hemtelefon, arbete eller mobil Faxnummer om personen har en fax kan nr läggas in (används mest av användare som har fakturahantering i programmet) Webbsida om personen har en webbsida (används mest av användare som har kundregister i programmet) Närmast anhörig kan läggas in med namn, telefonnummer samt vilken relation de har till den anhörige. Tex Bengt Bengtsson 070-xxxxxx make All information som du fyller i under ovanstående kan du göra hemlig genom att sätta en bock i rutan för den eller de saker du inte vill att alla ska ha tillgång till på utskrifter etc. 6

7 X Om den anställde även kommer att vara upplagd som användare av systemet (dvs ha tillgång till sin sida med schema) så kommer det där också att finnas en mailfunktion. Om personen vill ha tillgång till den mailen även i sin privata mail så sätt en bock i rutan att vidarebefordra X till extern e-postadress Om personen inte ska ha mail vid ändring av arbetspass så sätter du en bock i rutan bredvid valet: Detta val finns även att tillgå i schemaplaneringen om det är endast i enstaka fall man inte vill skicka ändringar om detta. 7

8 Anställningsuppgifter Under fliken anställningsuppgifter har du flera underflikar. Du möts alltid av fliken Anställning. Observera att beroende på vilka delar du använder av softone så är kanske inte alla flikar aktiverade hos dig. Nedan visar vi en guide genom alla flikar. Anställningsuppgifter måste du ha på en person som ska skickas med lönefil till ett lönesystem, samt kunna hanteras korrekt i programmet. Du har också möjlighet att direkt kunna skriva ut ett anställningsavtal när du fyllt i anställningsuppgifter. Här lägger vi in: Start och eventuellt slutdatum. Det kan du göra antingen genom att stansa in datumen manuellt eller klicka på almanackan till höger om raden och ange datum. Vilken typ av anställningsform den anställde har: Dessa anställningsformer måste huvudadministratör koppla på i programmet innan de kan användas. Det görs under Inställningar företagsinställningar fliken för lön. Välj de val som ska kunna användas på ditt företag och sedan spara. Så fort du sparat finns dessa alltid att tillgå under anställningsform. Både på befintliga anställda samt nyupplägg. 8

9 Arbetsplats, särskilda villkor Här fyller du i på vilken enhet/företag som personen är anställd på. Under särskilda villkor kan du skriva om det föreligger några särskilda villkor vid anställningens ingång. Avtalsgrupp Här väljer du upp vilken avtalsgrupp som personen ska tillhöra. Det är huvudadministratör i programmet som skapar avtalsgrupperna under Anställd Avtalsgrupper. Så fort avtalsgruppen är skapad finns den att tillgå i programmet. Veckoarbetstid Ange i timmar och minuter vilken den kontrakterade veckoarbetstiden ska vara på aktuell anställning. Sysselsättningsgrad Så fort du anger en veckoarbetstid så räknas sysselsättningsgraden ut med automatik beroende på vad avtalsgruppen har för veckoarbetstid inlagd. Se till att det inte står 0 i denna ruta om personen har en fast veckoarbetstid. Isåfall måste huvudadministratör i programmet se över avtalsgruppen. Detta är direkt kopplat till årsarbetstid om man ska arbeta med sådan. 9

10 Kontering Denna kontering används om det inte finns någon kontering på schemat eller på stämplingarna om personen stämplar. Kategorier En anställd måste tillhöra en kategori. För att välja kategori så klicka på pilen, markera den kategorin personen ska tillhöra och klicka sedan på + lägg till vald kategori. En person kan tillhöra flera kategorier och det är dessa som styr vem/vilka personer som ska kunna hantera den anställde i programmet. Vill du lägga till ytterligare kategori på personen så klicka på pilen, markera och lägg till vald kategori. 10

11 Användaruppgifter Om en person ska ha tillgång till sin sida och sitt schema i SoftOne samt appen i mobilen så är personen även en användare i programmet. Under detta val så lägger du in de användaruppgifter som är unika för denna anställd. När du har valt en helt ny anställd så är valet att registrera ny användare förvald. Så fort denna ruta är markerad så kan du lägga upp den anställde. Nu ligger alla fälten tomma och det är bara att lägga upp den nyanställde. Användarnamn är det namnet som personen ska ha som användarnamn i programmet. Du får alltid förslag på det anställningsnr personen har registrerats med i denna bild. Det är alltid valbart att ändra det. Språk det språk som personen ska ha i programmet Förvalt företag Då en organisation kan ha flera underliggande enheter så anger du den enhet/det företag som den anställde tillhör. Förvald roll är den roll som just denna anställde ska tillhöra. Ett lösenord är tvingande i programmet och därför viktigt att du lägger upp: Sätter du markören i byt lösenord vid nästa inloggning så kommer den anställde/användaren få ange ett lösenord så fort denna loggar in i programmet första gången. 11

12 Externa system Ange lösenord till om inloggning finns till mina sidor på SoftOnes websida. Ange med markering i rutan om personen ska vara mobilanvändare Tid Har man anställda som inte stämplar utan rapporterar sin egen tid så kan man använda sig av standardorsak. Standardorsaken bestämmer vilken orsak som ska användas på den anställda i samband med tidrapportering för lön. Standardorsak kan t ex vara Standard och Flex. Standardorsaken kan också sättas på avtalsgrupp eller företagsnivå. Är man hantverkare och använder programmet så kan man under rutan projekt ange vilken tidkod som ska användas samt vilken kalkylkostnad som det ska vara. Inom handel anger du standard tidkod genom att klicka på pilen och välja upp den tidkod som gäller för den anställde. Kalkylkostnad är inte att förknippas med lön för den anställde. Ange om personen ska vara aktiv i programmet och spara. Lycka till! 12