Beräkning av retroaktiv lön

Transkript

1 Beräkning av retroaktiv lön Funktionen Retroaktiv lön används när anställda fått en förändrad månadslön eller timlön tillbaka i tiden och du vill ha hjälp att räkna ut mellanskillnaden som den anställde ska ha för den lön och eventuella ersättningar/avdrag han/hon fått sedan dess. Börja alltid med att ta ut Endast lista och kontrollera på någon person att beräkningen blir som du har tänkt dig innan du går tillbaka och markerar Lista samt rader i löneberedningen. Urval av anställda Du har möjlighet att göra urval enbart på Anställningsnummer eller Urvalskategori samt en kombination av de båda. Klickar du på knappen Fler urval utökas möjligheterna. Även här har du möjlighet att göra urval på antingen enbart ett begrepp eller en kombination av de du vill. Listan till höger över de anställda uppdateras efter dina val. 1

2 Urvalskategori 2 är ytterligare en kategori som du kan göra urval på. Denna extra urvalsnivå kan endast användas i samband med beräkning av retroaktiva löner. Typ av löneförändring Den vanligaste är att man lägger in alla anställdas löner i anställdaregistret och använder dessa förändringar vid beräkning av retroaktiva löner d v s Ändrade personliga lönefält P1-P9, P11-P23 som utgångspunkt för beräkningen. Har du Hogia Personal, gör du troligen lönerevision i personalprogrammet och för över de nya lönerna till löneprogrammet. Alternativet Lönehöjning i procent och Lönehöjning i kr används bäst till att göra en kostnadsberäkning, motsvarande lönerevision, för företaget för olika höjningar. Du kan alltså skriva in t ex 3 % höjning och ta ut Endast lista för att se hur en sådan höjning skulle slå. Använder du procentuell eller beloppshöjning måste du ändå gå in i anställdaregistret och skriva in de nya lönerna på aktuell person. Detta sköts inte via denna rutin. Historiska förändringar Markering i Använd ändringar av personliga löneuppgifter vid beräkning av retroaktiva löner för P- fälten P1 P9, P11-P23 medför att programmet ska ta hänsyn till när den nya lönen ska börja gälla och det gör programmet med hjälp av personalhistoriken. OBS! För att programmet ska beräkna rätt krävs att löneberedningsraderna är registrerade med transaktionsdatum. Det gäller även grundlönen. Ändringarna måste ligga i kronologisk ordning för att programmet ska kunna beräkna retroaktiviteten. Markering i fältet Följande P-fält som avser ersättningar som är nedräknade med syssgrad (P1 ), medför att programmet tar hänsyn till förändringar av sysselsättningsgrad vid beräkning av retroaktiv lön. Du anger vilka personliga lönefält som förändras vid ändring av sysselsättningsgraden. Vanligtvis används fältet P1 för den faktiska lönen. Period Till ditt förfogande finns åtta olika rader för att på bästa sätt kunna specificera vilka lönearter som ska beräknas på basis av vilka utbetalningsdatum. Vanligtvis används de två första raderna. På den första raden lägger du in de utbetalningar som alltid sker innevarande månad t ex månadslön. På den andra raden under anger du resten av alla lönearter som ska beräknas och som du registrerar släpande en månad t ex lönearter för sjukdom, semester, tjänstledighet, övertid etc. Använd samma lönearter för samtliga perioder Vill du att beräkningen på valda lönearter ska göras för samma period, markerar du detta alternativ och anger sedan på raden vilken/vilka lönearter som ska beräknas retroaktivt. När du har fyllt i bilden klickar du på knappen OK. 2

3 Ovanstående informationsruta visas för att göra dig uppmärksam på vilka formler programmet inte klarar av att genomföra beräkning på. Programmet kan beräkna lönearter med SB och SS i formeln men då med utgångspunkt att sysselsättningsgraden för de anställdas semesterdagar är 100 % enligt schablon. Om du godkänner informationen i rutan och klickar Ja, sker beräkningen med utgångspunkt att sysselsättningsgraden är 100 % och du får upp en rapport på bildskärmen. Klicka på knappen Skriv ut om du vill ha rapporten utskriven. Godkänner du inte schablonberäkning sker ingen retroaktivberäkning av lönearter med SS och SB, programmet fortsätter istället att beräkna de övriga lönearterna i urvalet. Du får upp en lista på hur mycket retroaktiv lön som programmet har räknat fram. Den anställde i exemplet nedan har fått två lönehöjningar, d v s den 1 januari och den 1 mars. 3

4 För att kontrollera hur programmet har räknat fram beloppen kan du stänga ner bilden på skärmen och sedan klicka på Visa logg. I loggen specificeras utbetalad lön jämfört med vad den anställde borde ha fått. Anställd 101 har fått en månadslön på kr men eftersom den nya lönen med kr gäller fr o m , blir den retroaktiva lönen 3 x 500 kr = Det fasta tillägg den anställde har på 1200 kr per månad har inte förändrats. Tillägget betalas månaden efter. Övertidstillägget, löneart 205 med formel (P2-P6)/173*0.5, har räknats om med den nya månadslönen och den anställde får 46,08 kr retroaktivt. 4

5 Likaså har programmet räknat om både sjuklönen, löneart 485 och sjukavdraget, löneart 615. Den anställde borde fått 53,13 kr mer i sjuklön och 89,59 kr större sjukavdrag. Detta resulterar att den anställde får, förutom 1500 kr på förändringen av månadslönen, även 9,62 kr (46,08+53,13-89,59). När du kontrollerat att allt stämmer kör du funktionen igen och väljer denna gång Lista samt rader i löneberedningen. Du kan även välja att de anställa ska sättas som klara för avräkning. Rader har nu skapats i löneberedningen på de löneartsnummer du valt för utbetalning av den retroaktiva lönen. Vanliga fel vid beräkning av retroaktiv lön En anställd får orimligt hög retroaktiv lön, vad kan det bero på? Anledningen till detta kan vara att det finns korrigeringar gjorda på den anställde. Exempelvis, om du har vänt en transaktion månadslön med negativa tal, beräkningen av retroaktiv lön kan då räkna lönehöjningen två gånger. Kontrollera transaktionshistoriken för den anställde under Analys/Historik. Varför får de anställda ingen retroaktiv lön uträknad trots att de har fått ny lön i anställdaregistret? Kontrollera att Historiska förändringar är markerat som nedan. I och med denna markering kommer programmet att gå in personalhistoriken och kontrollera vilka uppgifter som finns sparade där för att genomföra sin beräkning. Om den anställde inte får någon retroaktiv lön och programmet är inställt på att använda ändringar av personliga löneuppgifter bör personalhistoriken kontrolleras för den anställde. Kontrollera de P-fält beräkningen ska använda sig av och var noga med att kontrollera datumen på dessa fält. 5

6 Jag har en anställd som har fått två lönehöjningar under året, klarar programmet att räkna ut den retroaktiva lönen då? Ja. Om den anställde har fått en lönehöjning t ex den 1 januari och 1 mars, måste du ange lönearten för månadslön på två rader med olika datum enligt nedan bild. Gör du inte på detta sätt klarar programmet att enbart beräkna retroaktiv lön med den senaste lönen som grund. För övrigt är de vanligaste felkällorna vid den retroaktiva löneberäkningen - Felaktigt inregistrerat fr o m - datum för när den nya lönen gäller - Att man vid korrigering av lön glömt att vända transaktionen med samma löneart som när den registrerades - Att man glömt registrera frånvaro avseende hel månad när en person är långtidsfrånvarande - Att antal på timlön/månadslön inte stämmer i löneberedningen 6