HOGIA LÖN EFFEKTIV LÖNEHANTERING VERKTYGET FÖR EN

Transkript

1 VERKTYGET FÖR EN EFFEKTIV LÖNEHANTERING I Hogia Lön har du alltid tillgång till aktuell information. Via en kalender i löneprogrammet får du tips om viktiga datum och påminnelser. Kalendern uppdateras löpande med information från Hogia via Internet. HOGIA LÖN Löneberedning i fokus I löneberedningen registrerar du månadens avvikelser som t ex sjukdom eller övertid. Återkommande lönearter som månadslön och bilförmån, ligger kvar som förslag i löne beredningen efter att första lönekörningen är gjord. När du registrerar en lönerad kan du förutom själva löneartens namn, t ex timlön, antal arbetade timmar och själva timlönen, lägga in datum (från och till), bokföringskonto, resultatenhet och projekt samt en textrad för anmärkning. I programmets inställningar styr du själv, efter företagets behov, vilka av ovanstående fält som ska visas. Snabb och smidig registrering är viktigt i en kärnfunktion som löne beredning, testa själv får du se! Ty c k e r d u at t r e g l e r n a f ö r t r a k ta m e n t e ä r k r å n g l i g a? I löneberedningen har du tillgång till en enkel funktion för att beräkna traktamente vid inrikes tjänsteresa. Du anger när resan påbörjades och avslutades samt markerar om den anställde ätit på arbetsgivarens bekostnad. Markera om det är fråga om representation, likaså om den anställde haft egen logi. Programmet beräknar det skattefria traktamentet och eventuell kostförmån efter dina inställningar och efter Skatteverkets gällande regler. Ha r d u f å t t m e d a l lt? I programmet finns en praktisk sökfunktion på inneliggande lönerader som snabbt visar vem som fått vad. Du kan t ex stämma av totalsumman för friskvårdsersättning och vilka anställda som utnyttjat förmånen. Semesterlöner, ett kapitel för sig För de flesta som hanterar löner är beräkningen av semesterlöner en omfattande och komplex uppgift. Hogia Lön gör den enklare. Vid semesteruttag sker kontroll av vilken sysselsättningsgrad den anställde hade när semestern tjänades in en förutsättning för att betala ut rätt semesterlön! För deltidsanställda som arbetar vissa dagar i veckan (intermittent tjänstgöring) räknas semesterdagarna ner med semesterfaktor. Vid års- och månadsbokslut finns en semesterskuldslista att tillgå som visar företagets skuld för semesterlöner. Hogia lön pratar med andra Hogia Lön innehåller öppna XML-baserade import och export funktioner för anställdauppgifter och tidstransaktioner. De flesta förekommande tidssystemen på marknaden har export möjligheter till Hogia Lön. Skattedeklarationen kan tas ut på fil och skickas över Internet till Skatteverket (eskd) och löneuppgifterna för de anställdas kollektivavtalade försäkringar kan skickas via e-post, direkt från programmet, till Fora. När det gäller utbetalning av löner kan du skapa en lönefil som är anpassad för överföring till BGC, Handelsbanken, Danske Bank, Swedbank samt Nordea. Alltid tillgång till aktuell information I Hogia Lön kan du välja att visa en kalender i programmets bakgrundsbild. Kalendern visar viktiga datum och påminnelser, t ex sista dagen för inlämnade kontrolluppgifter och CSR-förfrågan till Skatteverket. Kalendern uppdateras löpande med information från Hogia via Internet. Genom vår lönekompetens och omvärldsbevakning följer programmet samhällets snabba förändringar angående lagar och regler, allt för att underlätta ditt företags löne administration. I programmets semesterberäkning finns funktioner för jämförelse av lägsta avtalad semesterlön.

2 HOGIA LÖN Konkurrenskraftiga rapporter Samtliga rapporter i Hogia Lön kan presenteras på bildskärm, skrivas ut eller skickas som e-post direkt ifrån programmet. Samtliga rapporter kan också exporteras till Excel och Word samt sparas ner i PDF-format. Du kan skapa egna rapporter som baserar sig på lönehistorik, antingen årets eller för flera år bakåt i tiden. Det finns även färdiga rapportmallar, t ex uppföljning av sjuklönekostnader och sjukfrånvaro, förmåner och semesterlöneunderlag. Projektredovisar du lönekostnader kan du följa nedlagda timmar och utbetalda ersättningar på projektnivå. Du väljer själv hur informationen i dina egna rapporter ska presenteras, efter anställningsnummer, namn, i personnummerordning, i projektordning eller efter löneart. Periodens rapporter Lönespecifikation Lönejournal Löneartsfördelning Bankkoppling Utbetalningslista Utbetalningskort Bokföringsorder Skattedeklaration Register rapporter Adresslista Adressetiketter Telefonlista Semesterlista Förmånsbil per anställd Egna rapporter personuppgifter Löneartslista Förkortad löneartslista Ackumulatorlista Lönearter per ackumulator Anhöriglista Diverse rapporter Underlag löneuppgifter till FORA SN/SCB-statistik Konjunkturstatistik till Statistiska Centralbyrån Granskningslista (kan användas för uppföljning av projekt) PVF Semesterkassan (redovisning av semesterlön till Plåtslageribranschens semesterkassa) KAP-lönerapportering till KP Pension (Kooperationens avtalspension) Egna rapporter Bevakning datum Övriga rapporter Löneartsredovisning Semesterskuldslista Obligatorisk redovisning av sjukfrånvaro (bilaga till årsredovisningen för företag med mer än 10 anställda) Effektiva tilläggsmoduler Hogia frånvarostöd Sjuklönelagen upplevs av många som krånglig. Här får du ett verktyg för hantering av detta direkt i löneberedningen. Vid beräkningen ligger de anställdas arbetsschema som grund du behöver bara ange datum för exempelvis sjukdomstillfället sedan räknar programmet fram karensdag, sjukavdrag och sjuklön med automatik. Frånvarostöd hanterar även frånvaro som tjänstledighet, föräldraledighet och tillfällig vård av barn. Hogia pa-stöd Automatiserar beräkningen av retroaktiv lön, medeltimförtjänst, övertidsjournal och helglön. Du får även möjlighet till en mer detaljerad historik för förändringar i de personliga fälten i registret för anställda. Hogia pa-blanketter Tilläggsmodulen ger dig tillgång till en verktygslåda av blanketter som rör en anställning, från början till slut. Uppgifter om berörd anställd läggs automatiskt in i de olika rapporterna. PA-blanketter innehåller bl a anställningsavtal, tjänstledighetsansökan, arbetsgivarintyg och underlag för jämställdhetsplan. Rä t t l ö n o n l i n e Tack vare vårt samarbete med Bonnier Utbildning kan vi nu erbjuda dig att söka svaren direkt ifrån ditt löneprogram. Det enda som krävs är en Internetuppkoppling. Rätt Lön online är en uppslagsbok på Internet som bygger på den tryckta upplagan med samma namn men som uppdateras kontinuerligt! Rätt Lön online innehåller cirka 500 sökord och samtliga baseras på information i inkomstskattelagen, skatte betalnings lagen och aktuell arbetsrätt. Beskattnings konsekvenser belyses ur såväl företagets som den anställdes perspektiv och förutom fakta ges konkreta råd, rekommendationer och anvisningar om hur löne administration kan hanteras i såväl små som stora företag. Mi n a r a p p o r t e r en n y flik i r a p p o r t e r Rapportdelen i programmet är utökad med en ny flik, Mina rapporter. Här kan du skapa egna rapporter och hämta uppgifter från både anställdaregistret och transaktions registret. Du väljer själv vilket urval som ska gälla för rapporten. Förutom anställda, lönearter och projekt kan du även göra urval på konto och resultatenhet. Du har även möjlighet att göra beräkningar i rapporten och du kan själv styra över grupperingar och summeringar.

3 INTEGRATION MED HOGIA LÖN Hogia Frånvarostöd är helt integrerad med ditt löneprogram och hjälper dig vid beräkning av frånvaro för sjukdom, vård av barn samt föräldraledighet, pappadagar och tjänstledighet. FRÅNVAROSTÖD Integrerad i löneberedningen Funktionen ligger i direkt anslutning till löneberedningen så att du enkelt kommer åt den. Du behöver bara markera vilken typ av frånvaro det gäller och under vilken tidsperiod personen varit frånvarande. Funktionen ligger i direkt anslutning till löneberedningen. Arbetsschema Frånvarostödet gör att du slipper fundera över lönearter för t ex karensdag, sjukavdrag, sjuklön. Ett arbetschema gör att du slipper tänka på hur många timmar per dag personen skulle ha arbetat för att få antalet timmar/dagar rätt på respektive löneart. Arbetsscheman behöver du endast lägga upp en gång och du kan använda samma schema till flera personer. Med arbetsschemat kan du även se utfallet för arbetstimmar per vecka, månad eller år. Det gör att du enkelt kan kontrollera att de anställda arbetar det antal timmar som står angivet i olika avtal. Lönearterna läggs in med automatik Då tilläggsmodulen är en guide som garanterar att löneberedningen blir korrekt utifrån gällande lagar och regler, kan du inte själv påverka vilken löneart som genereras. Lönearterna läggs in i löneberedningen med automatik och där finns sedan möjlighet att ändra dem vid behov. Markera vilken typ av frånvaro det gäller... En k l a r e r e d o v i s n i n g av s j u k f r å n va r o Med Hogia Frånvarostöd blir det dessutom enklare att redovisa årets frånvaro som ska bifogas med årsredovisningen. När du skapar rapporten Obligatorisk redovisning av sjukfrånvaro i ditt löneprogram, hämtas uppgifterna automatiskt från historiken. Årsarbetstiden finns redan i arbetsschemat och med Frånvarostödet ligger sjukfrånvarotimmarna garanterat registrerade med datum, något som krävs för att långtidssjukskrivna ska kunna särredovisas. Årsarbetstiden reduceras också enligt reglerna med frånvarotimmar för föräldraledighet och tjänstledighet och du slipper att manuellt räkna ut och dra ifrån dessa timmar.... och under vilken tidsperiod personen varit frånvarande.

4 INTEGRATION MED HOGIA LÖN Integrationen med Hogia Lön ger dig tillgång till en mängd av blanketter och mallar som underlättar ditt företags personaladministration. PA-BLANKETTER An s t ä l l n i n g sav ta l Enligt lagen om anställningsskydd (LAS) ska alla anställningsavtal vara skriftliga. Vi har därför valt att lägga in färdiga avtal för både tjänstemän och kollektivanställda. Väljer du att skriva ut dem per anställd får du med alla uppgifter om personen i löneprogrammets register. Du kan även välja att skriva ut ett blankt avtal som sedan fylls i manuellt. Avtal för bilförmån När en anställd får tillgång till tjänstebil ska avtal tecknas. Med PAblanketter får du enkelt ut ett färdigt avtal där programmet, med automatik, hämtar uppgifter om bilmärke, modell, extrautrustning m m från registret Anställda. Besked om löneförhöjning Du får ett snyggt uppställt brev där du meddelar de anställda om deras löneförhöjning. Väljer du att skriva ut breven per anställd hämtas personens uppgifter automatiskt från anställdaregistret. Underlag för jämställdhetsplan Arbetsgivare med minst 10 anställda är ansvarig för att det upprättas en jämställdhetsplan. Arbetsgivaren ansvarar även för att planen motsvarar jämställdhetslagens krav på konkretion och mätbarhet. Med hjälp av PA-blanketter får du enkelt ut underlag till planen, grafiskt med cirkel- eller stapeldiagram eller i tabellform. Du kan även ta ut information om köns- och åldersfördelning. Är de anställda indelade efter kategori i löneprogrammet kan du även göra urval per kategori. Ar b e t s g i va r i n t y g Enligt lagen om arbetslöshetsförsäkring är arbetsgivaren skyldig att, på begäran, utfärda ett arbetsgivarintyg. Detta används sedan vid prövning av en arbetstagares rätt till ersättning från arbetslöshetskassan. Arbetsgivarintyget i PA-blanketter är knutet till löneprogrammets transaktionshistorik och hjälper dig att snabbt ta fram rätt uppgifter. Tj ä n s t l e d i g h e t s a n s ö k a n Mycket handlar om att ha goda rutiner för både inlämning och bevakning av ledighetsansökningar och förvaring av dem. Tjänstledighetsansökan ska lämnas till arbetsgivaren 3 månader innan ledigheten påbörjas och med PA-blanketter får du en mall som du kan skriva ut blank eller för en viss person. På fliken Anställning i registret Anställda kan du också lägga in datum för när en persons tjänstledighet tar slut. Ti d r a p p o r t e r Tidrapporter underlättar och snabbar upp arbetet med löneberedningen. Skriv ut rapporten och låt de anställda själva fylla i månadens avvikelser. Lönearterna som finns angivna på rapporten är hämtade från grundregistret i Hogia Lön. Sjukanmälan (Försäkringskassan) När en anställd varit sjuk i mer än 14 dagar övergår betalningsansvaret till Försäkringskassan men det är arbetsgivarens skyldighet att rapportera sjukdomen till Försäkringskassan. För att du ska slippa beställa blanketter från Försäkringskassan har vi lagt in den i PAblanketter så att du alltid har den nära till hands. Rehabiliteringsutredning (Försäkringskassan) I samband med sjukdom eller skada är arbetsgivaren ansvarig att kartlägga den anställdes behov av rehabilitering. Det görs i form av en rehabiliteringsutredning där den här mallen från Försäkringskassan kommer till användning. Ma l l f ö r u t v e c k l i n g s s a m ta l o c h s a m ta l v i d anställningens upphörande För att kunna följa upp ett utvecklingssamtal är det bra om man ställer ungefär samma typ av frågor varje gång. Vår mall innehåller frågor kring företagets verksamhet, arbetssituation och arbetsinsats, arbetsmiljö, samarbete, framtidsvisioner och utvecklingsbehov. På mallen för samtal vid anställningens upphörande får du dels en inbjudan till själva samtalet men även en mall med frågor som rör

5 PA-BLANKETTER bl a arbetsinsats och arbetssituation, samarbete och relation samt övriga frågor som kan vara relevanta. Tj ä n s t g ö r i n g s i n t y g/b e t y g Lägg in din egen mall för företagets tjänstgöringsintyg/betyg. Löneprogrammet hjälper dig med grunderna och uppgifter om den anställde. Du kan även fylla i företagets verksamhet, arbetsuppgifter och rekommendationer samt markera om du vill ha med företagets logotyp. Varsel vid tidsbegränsad anställning När en tidsbegränsad anställning upphör ska den anställde, enligt LAS, meddelas om när och varför. PA-blanketter hjälper dig att formulera meddelandet. Besked om uppsägning Uppsägningar ska alltid vara skriftliga. Du väljer själv vilken tjänst uppsägningen gäller och utifrån det anpassas informationen på mallen. Du kan även välja om uppsägningen ska gå till den anställda eller berörd facklig organisation.

6 INTEGRATION MED HOGIA LÖN PA-stöd kompletterar Hogia Lön med funktioner för beräkning av medeltimförtjänst, helglön och retroaktiv lön samt en utökad personalhistorik. Tack vare automatiken i PA-stöd slipper du mycket manuellt och tidskrävande arbete då den är helt integrerad med Hogia Lön. PA-STÖD Pe r s o n a l h i s t o r i k Här kan du spara alla förändringar av de anställdas löneuppgifter. Historiken visar vad som ändrats och vilket datum ändringen gjordes. Det gör att du enkelt kan hålla ordning på de anställdas löneutveckling och eventuell förändring av sysselsättningsgrad. Gör lönerevisionen. Beräkning av retroaktiv lön Funktionen Retroaktiv lön gör det möjligt att dels göra lönerevision, dels beräkna den retroaktiva lönen. Rutinen är uppbyggd i tre steg, där du i steg 1 gör lönerevisionen, antingen i krontal eller procent. Du kan sedan justera värdena för respektive person. I steg 2 beräknar programmet den retroaktiva delen och i steg 3 väljer du om du vill uppdatera anställdaregistret med de nya lönerna och löneberedningen med den retroaktiva delen. Me d e lt i m f ö r t j ä n s t Med PA-stöd beräknar du enkelt de anställdas genomsnittliga lön. Lägg in vilka anställda som beräkningen ska göras för, under vilken period och vilka lönearter som ska ligga till grund för beräkningen. Du kan också välja om anställdaregistret ska uppdateras direkt vid beräkningen. Låt programmet beräkna den retroaktiva lönen. Beräkning av helglön Underlaget för beräkning av helglön är medeltimförtjänsten på tidlön och ackord. Ersättningen utgår vid röda dagar för timanställda där en röd dag innebär utebliven arbetsinkomst. Beräkningen följer samma princip som för medeltimförtjänst och kompletteras på slutet med en uppräkning av snittarbetstid per dag för att få fram en dagsersättning. Öv e r t i d s j o u r n a l En rapport som gör att du kan hålla reda på hur mycket övertid inklusive komptid som de anställda har arbetat. Arbetsgivare är skyldiga att ha en övertidsjournal över samtliga anställda och den här rapporten uppfyller de kraven. Välj om du vill uppdatera anställdaregistret och löneberedningen.