Personalsystem. Tidredovisning Schemaläggning/bemanning Reseräkning Personaladministration Lönehantering

Transkript

1 Personalsystem Tidredovisning Schemaläggning/bemanning Reseräkning Personaladministration Lönehantering

2 FLEX Personalsystem komplett och kraftfullt Att FLEX står för flexibilitet hörs redan på namnet. För oss har det alltid varit självklart att sätta användarens behov i centrum och skapa lösningar utifrån de nya krav och förväntningar som uppstår i takt med utvecklingen. Vi har utvecklat system för tid, reseräkning och lön i drygt 20 år och har nu integrerat dessa till ett enhetligt personalsystem. Vinsterna är förstås uppenbara. Integrationen ger en bättre överblick med gemensamt personalregister där all data om medarbetarna finns samlad på ett och samma ställe. Hanteringen blir smidigare när all överföring av till exempel tid- och reseräkningstransaktioner sker direkt till lönefunktionen utan omständliga filöverföringar. Ytterligare en stor fördel är det enhetliga och behagliga gränssnitt som får användarna att känna igen sig överallt i systemet. Systemets moduler kan dessutom användas var för sig vilket ger er friheten att börja med valfri modul och därefter komplettera med andra allt eftersom nya behov uppstår. FLEX Personalsystem blir på så sätt ett personalsystem som kan växa i takt med företagets behov.

3 FLEX Personalsystem minimerar administrationen och frigör resurser Vilka krav bör man då ställa på ett personalsystem? Vår ambition har varit att utveckla en komplett lösning, där allt som har med ett företags personaladministration att göra ingår. Från självservice där den anställde registrerar sina reseräkningar och tidrapporter till löneberäkning och slutlig utbetalning med tillhörande dokumentation till medarbetaren för avstämning och kontroll. Personalsystemet eliminerar därmed mycket dubbelarbete och administration och gör att ni kan lägga resurser på annat, mer kvalificerat arbete. Lyhördhet och tillgänglighet Vi på Flex Datasystem har utvecklat våra system i nära samarbete med dem som ska använda dem. För något effektivare sätt att bygga ändamålsenliga och användarvänliga system finns inte. Genom att vara lyhörda för önskemål och synpunkter säkerställer vi att systemen är anpassade efter användarnas verkliga behov och står rustade inför de problem som uppstår i vardagen. Naturligtvis lägger vi också stor vikt vid att hålla en förstklassig support som präglas av hög tillgänglighet och utpräglad serviceanda. Något som vi har fått mycket beröm för.

4 FLEX Schemaläggning ger god framförhållning FLEX Tidredovisning totalkoll på tiden Med hjälp av modulen för schemaläggning är det mycket enkelt att lägga scheman för medarbetarna och planera bemanning för olika avdelningar eller tjänster. Självklart går det också att kalkylera medarbetarnas kostnader. Arbetet i modulen bygger på att skapa överskådliga planer. När planeringen av en period är bestämd får den automatiskt genomslag i tidsystemet utan att några separata överföringar av scheman krävs. FLEX Tidredovisning är så mycket mer än bara ett system för närvaroredovisning. Här finns också funktioner för frånvaroansökningar, planering av frånvaro, avvikelserapportering, projektredovisning och fakturering. Kort sagt allt som är relevant för hela tidredovisningen på ditt företag. För att underlätta planeringen finns ett antal olika hjälpfunktioner, som exempelvis planeringscykler och schemacykler, för varje medarbetare. Denna teknik frigör tid eftersom cyklerna bara behöver definieras en enda gång därefter rullas de ut på schemorna automatiskt. För användarvänlighetens och överskådlighetens skull kan du dessutom välja mellan olika färger för olika avdelningar och tjänster. Om någon del av verksamheten skulle vara underbemannad syns det i systemet där du får en tydlig bild av lediga resurser. Schemaläggning av olika avdelningar. Överskådliga färgscheman visar vilken avdelning de anställda är schemalagda på. Systemet är unikt på så sätt att det kan användas för alla personalkategorier på företaget oavsett vad de har för arbetsuppgifter. Kanske matar tjänstemännen enbart in sina avvikelser från normalschemat medan kollektivanställda använder stämpelklocka och konsulter redovisar sin tid på olika projekt. FLEX Tidredovisning klarar all typ av tidrapportering. Med ett gemensamt användargränssnitt och en riktigt bred funktionalitet kan företaget använda FLEX Tidredovisning som ett enhetligt system för all hantering av tid inom företaget. Att samtliga uppgifter finns tillgängliga i ett enda system gör att det går enkelt att sammanställa statistik och annan information för all personal inom företaget. I Dagredovisning visas de tider som den anställde stämplat. Programmet räknar bland annat ut eventuell övertid och flextid. Under Dagplanering visas schemaläggningen uppdelad i timmar för aktuell dag. I Planerad frånvaro ges en översikt över personalens frånvaro och övriga planering.

5 FLEX Reseräkning det ska vara lätt att resa FLEX Lön säkert, smidigt och flexibelt För FLEX Lön spelar bransch eller avtal ingen roll. Systemet är allt ditt företag behöver när det gäller löneadministration. Det vänder sig till dig som hanterar olika sorters löner och har höga krav på anpassning och flexibilitet. Med hjälp av det inbyggda kalendariet håller systemet reda på all typ av frånvaro, som karensdagar i samband med sjukfrånvaro, intermittent frånvaro mm. FLEX Reseräkning är förmodligen det mest kompletta programmet som finns för att ta hand om ditt företags reseräkningar. Alla moment i reseräkningshanteringen täcks in. Från att det bestäms att en resa ska göras, via registrering av reseräkning som resenären naturligtvis kan göra själv, till uträkning, attestering och utbetalning. Trots de många funktionerna och finesserna är programmet förvånansvärt enkelt att använda. Vi har lagt stor möda på säkerhet och smidighet. Skulle en körning gå fel är det mycket enkelt att backa den för att rätta eller komplettera den. Därefter är det bara att göra om körningen utan besvärliga backuper eller återställningar av dessa. En annan stor fördel är att systemet arbetar med fria formler i löneartsregistret. Det skapar utrymme för hantering av ditt företags lokala avtal. Antal lönearter i katalogen kan hållas på ett minimum eftersom samma löneart kan användas för flera personalkategorier. Hanteringen av historik har ytterligare en unik fördel jämfört med många andra system. I FLEX Lön kan du skriva ut redan utbetalda lönespecifikationer med de uppgifter som gällde då. Detsamma gäller alla rapporter i systemet. Naturligtvis är systemet helt integrerat med både tid och reseräkningsfunktionerna vilket gör att transaktioner från båda systemen hämtas direkt till löneberedningen utan omständliga filöverföringar. Medarbetaren kan själv registrera sina reseräkningar utan några manuella sammanräkningar överhuvudtaget. Systemet beräknar automatiskt traktamenten, utlägg, representation och bilersättning i samband med resorna. Enklare än så här blir det inte att resa. Det finns dessutom kopplingar till de flesta kreditkortsföretag. Om resenären haft utlägg som betalats med företagskort eller företagsupphandlat privatkort visas dessa i systemet och kan enkelt komplettera reseräkningen. Ansvariga chefer kan därefter granska reseräkningarna och attestera dem elektroniskt. För att höja säkerheten ytterligare kan även administratörerna göra kontroller så att reseräkningarna är korrekt ifyllda och att de stämmer överens med bifogade kvitton. Resenären registrerar datum och klockslag för resan, eventuell utlandskod, uppgifter om utlägg för logi, bilkostnader och andra uppgifter som behövs. Löneberedningsbilden i FLEX Lön.

6 FLEX Portal ger medarbetarna hela bilden FLEX Personalsystem FLEX Schemaläggning 4Valfritt antal planer 4Behovsplanering 4Dagplanering 4Underbemanning 4Färgval av avdelningar 4Schema- och planeringscykler 4Uppskattning av kostnader FLEX Reseräkning 4Valutahantering 4Kontokortshantering 4Förskottshantering 4Reseanmälan 4Körjournal 4Nordiska traktamentsregler 4Språkmodul 4Export av rapporter till Excel 4Rapportgenerator 4Historik 4Projektredovisning 4Fakturering 4Elektronisk attestering 4Behörighetssystem 4Koppling till vanligaste lönesystemen I FLEX Portal sammanstrålar alla systemen till ett. Du kan mata in din tidrapport eller reseräkning, titta på dina saldon eller din lönespecifikation. Ytterligare en stor fördel är att systemet är webbaserat vilket betyder att det kan användas oavsett var du befinner dig förutsatt att du har tillgång till Internet. Men detta är inte nog. Systemet innehåller så mycket mer. FLEX Portal är i själva verket en hel informationscentral där utbyte av information kan göras mellan alla som har behov av det. Administratörer, anställda och attestansvariga här finns plats för alla. I FLEX Portal finns också en riklig tillgång till rapporter där du enkelt kommer åt dina uppgifter. Det avlastar förstås både lönekontoret och ekonomiavdelningen. Gränssnittet är lika inbjudande som lättanvänt. På startsidan möts du av information riktad just till dig. Du får personliga påminnelser om klarmarkering av tidrapporter, reseräkningar och mycket annat. Här finns en kalender där du kan lägga in egna anteckningar samt information om vem du kan vända dig till i olika personalärenden. Vill du vara ledig kan du göra frånvaroansökan. När den har behandlats av närmaste chef får du besked om den har avslagits eller godkänts. Allt via FLEX Portal. FLEX Tidredovisning 4Terminal/PC-stämpling 4Avvikelserapportering 4Närvarotablå/Planerad frånvaro 4Projektredovisning 4Fakturering 4Hantering av flextid, övertid, komptid, OB m.m. 4Hantering av olika typer av frånvaro 4Personliga dagschemor 4Språkmodul 4Export av rapporter till Excel, PDF m.m. 4Rapportgenerator 4Historik 4Elektronisk attestering 4Behörighetssystem 4Koppling till vanligaste lönesystemen FLEX Lön 4Kalendarium 4Rapportgenerator 4Export av rapporter till Excel 4Historik 4Lönearter per personalkategori 4Personaladministration 4Avancerad formelhantering 4Behörighetssystem

7 Drottninggatan 22, SE Örebro Växel Fax