Hur flexibel är din schema- läggning?

Transkript

1 Hur flexibel är din schema- läggning? Hallå, det är inget fel med penna & papper Kan förbättras Automatisk backup Universell kompatibilitet Ingen installation Online handledning Stöd för fler språk

2 Schemaläggning kan alltid förbättras Oavsett om ni schemalägger i Excel, med penna och papper eller med ett pc-baserat program så återstår ett faktum: Vi kan hjälpa Er att bli bättre! Flexibla organisationer förtjänar flexibla schemaprogram! I branscher där personalkostnaden står för en stor del av alla utgifter är effektiv och kraftfull schemaläggning ett av de viktigaste verktygen för att skapa en lönsam och framgångsrik verksamhet. Quinyx FlexForce är ett webbaserat schemaläggningsprogram som kombinerar kraftfulla planerings- och prognosverktyg med kommunikation och community för både anställda och arbetsgivare. Quinyx FlexForce är speciellt skapat för verksamheter med flexibla medarbetare som kräver snabba ändringar i schemat. Genom att använda den senaste tekniken inom webbutveckling erbjuder Quinyx FlexForce ett intuitivt och lätthanterligt gränssnitt som är lika snabbt och kraftfullt som pc-baserade planeringsprogram. Genom att ge anställda möjligheten att visa och arbeta med sitt eget schema via Internet sparar schemaläggaren tid som istället kan läggas på kärnverksamheten. Det skapar också en flexibel arbetssituation som medarbetarna uppskattar. Läs vidare i produktbladet för att ta reda på hur Quinyx FlexForce kan hjälpa din verksamhet att förbättras. Quinyx FlexForce Hosting och support Testa Quinyx FlexForce nu! Quinyx FlexForce är helt webbaserat och erbjuds som en On Demand-tjänst. Priset baseras på antalet användare per månad, och följande inkluderas i serviceavgiften: Obegränsad tillgång till systemet Hosting med god säkerhet, dataskydd och backups Online- och telefonsupport. Vidareutveckling och implementering av uppdateringar 1. Surfa in på: 2. Anmäl dig för en gratis 30-dagars testperiod 3. Välj din branschmall som erbjuder de mest användbara standardinställningarna för din verksamhet 4. Registrera eller importera din personal 5. Distribuera inloggningsuppgifter till din personal via den inbyggda SMS- eller e-postfunktionen 6. Dra nytta av förbättrad och effektiviserad schemaläggning Quinyx FlexForce har ett webbaserat fel- och idérapporteringsverktyg. Detta ger alla anställda möjligheten att påverka produktutvecklingen. Tekniska specifikationer Web 2.0-plattform som stödjer alla webbläsare och operativsystem Stöd för flera språk Lättkonfigurerade funktioner som ger stöd för flera branscher så som restaurang, detaljhandel eller vård Automatisk backup Centralt tillgängligt program som inte kräver någon lokal installation Enkelt integrerat med tidsredovisnings- och kassasystem Onlineguider och videos Quinyx FlexForce tillsammans med andra program Quinyx FlexForce stödjer enkelt integration mot andra program för att skicka och ta emot data. De vanligaste integrationerna är: Tidsredovisning Quinyx FlexForce överför schemat till tidsredovsiningsprogrammet. Tidsredovsiningsprogrammet överför godkända timmar till löneprogrammet. Kassasystem (Point-of-Sale) Quinyx FlexForce tar emot försäljnings- och prognosdata från kassasystemet. Datan används sedan för att skapa bemanning utifrån prognoser och trender.

3 Schemaläggning och planering Schemaläggning I Quinyx FlexForce utförs schemaläggningen med hjälp av tre kompletterande metoder: 1 Schemamallar 2 Försäljningsprognoser 3 Fasta scheman Schemamallar reflekterar personal- Prognoser hjälper schemaläggare att ska- Fasta scheman är uppsättningar av skift behovet för olika typer av veckor, pa ett schema som optimerar lönsamhe- knutna till en person som rullar över exempelvis vanlig vecka, semestervecka ten. Prognosverktyget har möjligheten att valfri period. För att erbjuda maximal och julvecka. utföra avancerade trendanalyser baserat flexibilitet kan en och samma person på försäljningsstatistik. Försäljningsdata tilldelas flera fasta scheman samtidigt. hämtas automatiskt från kassasystem. Schemaläggning och planering Med hjälp av fasta scheman, schemamallar och försäljningsprognoser kan schemaläggaren enkelt planera för vilken tidsperiod som helst. Anställda tilldelas skift med hjälp av Drag & Drop. Om tillgängligheten, färdighetskraven eller andra kriterier inte uppfylls varnar programmet schemaläggaren. För större enheter är det möjligt att dela upp schemat på olika avdelningar. Scheman kan skrivas ut i månads-, vecko- eller dagsformat. Rapporter Quinyx FlexForce inkluderar en flexibel rapportgenerator som tillåter schemaläggaren att analysera och skapa scheman som garanterar optimal lönsamhet och nöjda kunder. Personal- och färdighetshantering Med Quinyx FlexForces personalhanteringsverktyg är det enkelt att registrera anställda, kontaktinformation och anställningsavtal inkluderas snabbt och smidigt. 1 Färdigheter Färdigheterna som registreras för medarbetarna matchas mot de färdigheter som krävs för skiften som ska bemannas. Funktionen hjälper till att säkerställa att medarbetare med rätt kvalifikationer får rätt skift. 2 Tillgänglighet Tillgängligheten indikerar de tidsintervall som den anställde kan bli schemalagd. Detta är en funktion som gör det enkelt för schemaläggaren att tilldela skift till de anställda som är bäst lämpade baserat på deras tillgänglighet och eventuella ledigheter. M T O T F L S Anställd 1 Anställd 2 Anställd 3 Administratör Kock Servitris Städare Anställd 4 5 års erfarenhet Chefsutbildning Köksposition Kassaposition 2 års erfarenhet Italienska maträtter Köksposition 1 års erfarenhet Servitörsposition Engelska och spanska 1 års erfarenhet Städarposition

4 Kommunikation och Community Kommunikation Quinyx FlexForce erbjuder kommunikationsmöjligheter för effektiv interaktion mellan medarbetare, enhetsledning och verksamhetsledning. Kommunikationsmodulen inkluderar bland annat följande: QMail QMail är Quinyx FlexForces interna e-postfunktion. Alla användare har sin egen inkorg och har möjligheten att skicka meddelande till kollegor och arbetsledare. QMail-inkorgen kan integreras mot en vanlig e-postadress. Forum and Live Chat Forumet och live chat-funktionen skapar diskussioner på enhets- och företagsnivå. Diskussionerna sker främst kring företagsrelaterade ämnen men diskussioner av fritidskaraktär förekommer också. SMS Arbetsgivare kan skicka ut SMS-meddelande till enskilda individer eller grupper. Nyheter Publicering av nyheter på företags- eller enhetsnivå. Bilder och dokument kan enkelt bifogas till nyhetsposterna. Medarbetare kan kommentera direkt på nyheterna vilket ger en direkt återkoppling och skapar en dialog kring aktuella händelser inom företaget. Notifikationer Administratören kan konfigurera Quinyx FlexForce så att notifikationer och upplysningar angående ändringar eller uppdateringar i schemat automatiskt skickas ut till medarbetare. Medarbetarna kan välja att få denna information via QMail, e-post eller SMS. Interaktiv schemaläggning En av Quinyx FlexForces mest kraftfulla funktioner är möjligheten att kombinera konventionell schemaläggning med webbaserad direktkommunikation med personalen. Schemaläggaren blir inte längre lämnad ensam med uppgiften att skapa ett komplext schema. Med effektiva godkänna/avslå-metoder och inställningar för färdighetskrav kan arbetsgivaren låta de anställda delta och forma planerings- och schemaläggningsprocessen. SMS QMail E-post Administratörens godkännande Administratören kan välja vilka typer av skiftbokningar och skiftbyten som kräver godkännande innan de utförs. Din interaktiva flexibla arbetsstyrka Skiftbokning Personal kan boka in sig på skift direkt över nätet. Innan en anmälan accepteras kontrolleras färdigheter, tillgänglighet och att bokningen inte bryter mot några arbetstidsregler. Schemaläggaren kan även konfigurera programmet så att alla skiftbokningar kräver ett godkännande av administratör. Ledighets- och semesteransökan Anställda kan ansöka om olika typer av ledighet. Ansökan skickas till administratören som kan välja att godkänna eller avslå ansökan och den anställde underrättas om beslutet via SMS eller e-post. Vid ett godkännande kan administratören välja att automatiskt konvertera medarbetarens skift under ledighetsperioden till lediga skift som direkt kan börja bokas av andra medarbetare. Skiftbyte Anställda kan snabbt och enkelt byta skift med varandra. Systemet kan konfigureras för att kräva schemaläggarens godkännande för varje byte, eller endast för byten där kompetensprofilen skiljer sig mellan medarbetarna som vill byta skift.

5 Flexibla organisationer förtjänar flexibla schemaprogram BraveTime Nordic AB Apoteksvägen 8 A KNIVSTA e-post telefon webb info@bravetime.se