Så kan ni arbeta med digitala informationsskärmar. Tips och råd för digital signage inom offentlig sektor

Transkript

1 Så kan ni arbeta med digitala informationsskärmar Tips och råd för digital signage inom offentlig sektor

2 Digitala informationsskärmar är en mycket bra kanal för att snabbt och effektivt sprida information. Här har vi samlat våra bästa tips på hur skärmarna kan användas för att förbättra kommunikationen inom kommuner, landsting och annan offentlig verksamhet. En av de största fördelarna med digitala skärmar är att informationen får väldigt hög synlighet. Våra blickar söker sig helt enkelt till olika typer av skärmar, eftersom vi har blivit vana vid att dessa visar aktuell, intressant och viktig information. Det här gäller oavsett om skärmarna sitter i skyltfönster, receptioner, väntrum eller internt på ett kontor. Vilken information ska vi visa? Exempel på användningsområden: Utgå från den som ska läsa informationen och var skärmen är placerad. Det är stor skillnad på att informera på ett äldreboende och att försöka uppmärksamma förbipasserande via ett skyltfönster. Skyltfönster: Väck förbipasserandes uppmärksamhet, profilera verksamheten och sprid allmän information. Då ni har bestämt vilken målgrupp ni vill nå och var informationen ska spridas bör ni fundera över vilka målsättningar ni har. Vill ni informera, välkomna eller profilera? Vad vill ni att den som tar del av informationen ska känna och göra? Nyckeln till bra digital kommunikation är relevans att förmedla rätt budskap på rätt plats vid rätt tidpunkt. Med digitala skärmar som informationskanal styr ni över samtliga dessa tre aspekter. Receptioner: Välkomna besökare och besvara vanliga frågor samtidigt som kommande evenemang visas. Kultur & fritid: Visa öppettider, erbjudanden och tips i t.ex. badhuset, biblioteket och turistcentret. Väntrum: Ge de väntande den grundinformation de behöver eller underhåll dem med nyheter. Skola & omsorg: Informera om veckans matsedel, viktiga händelser och dagens bemanning. Intern information: Håll medarbetarna uppdaterade gällande t.ex. möten, viktiga händelser, nyckel-/ måltal, värdegrunder samt nyheter från intranätet.

3 Var ska skärmarna placeras? Återigen bör ni utgå från den som ska läsa informationen. Mottagarna kommer inte att gå en omväg eller aktivt söka upp skärmarna för att ta del av informationen. Bäst synlighet får ni ifall skärmarna placeras direkt i blickfånget längs passager där mottagarna naturligt rör sig eller uppehåller sig. Vilken typ av skärm som används bör anpassas efter platsen i skyltfönster rekommenderas skärmar med extra ljusstyrka, medan interaktiva touchskärmar kan minska informationstrycket i receptioner och service-/ informationscenter. Även storleken på skärmen bör anpassas efter platsen. Det är viktigt att välja en tillräckligt stor skärm, så att informationen kan läsas även på visst avstånd. Små skärmar är väldigt användbara för att visa exempelvis bokningar och kommande möten utanför konferensrum och liknande. Att tänka på! Håll informationen kort: Korta, luftiga budskap med en passande bild når ut bättre än långa texter. Anpassa språkbruket: Undvik onödigt komplicerat språk. Tänk även på att mottagaren kanske inte känner till facktermer och andra interna benämningar. Hänvisa: I stället för att skriva långa budskap kan ni hänvisa till en webbsida eller annat ställe där det finns fördjupad information. Uppdatera och schemalägg: Få budskap är bättre än att ha gammal information. Schemalägg när budskap ska sluta visas och uppdatera skärmarna ofta. Splittra inte uppmärksamheten: Att exempelvis visa två videos samtidigt på en och samma skärm gör det svårt för mottagaren att fokusera. Genom att prioritera budskapen och särskilja skärmens olika ytor blir det enklare att styra uppmärksamheten dit ni vill ha den. Krisberedskap: Genom att vara förberedda kan ni agera snabbt då något händer. Bestäm vem som uppdaterar vad ifall en krissituation skulle uppstå och ha färdiga mallar för snabbare publicering. Arbeta centralt och lokalt: Med rätt verktyg kan ni enkelt välja vilka budskap som ska visas lokalt på enbart en skärm/en plats eller vad som ska gå ut centralt på flera olika platser. Effektiviserar både arbetet och kommunikationen. 3-5 budskap som visas 20 sekunder per budskap blir en lagom lång informationsslinga. Men glöm inte att utgå från mottagaren! En veckomatsedel på ett äldreboende kanske bör visas i en minut i stället för i 20 sekunder.

4 Så skapar ni en effektiv organisation För att få ett riktigt snabbt informationsflöde kan olika ansvarsområden spridas ut på flera personer. Ni kan exempelvis låta en redaktör ha det övergripande ansvaret för centrala budskap och grafiska grundmallar, medan lokala publicerare fokuserar på att uppdatera skärmarna inom den egna verksamheten. Örebro kommun är ett bra exempel på hur en effektiv organisation kan skapas. Inom Örebros organisation finns följande roller: Systemägare: Då en verksamhet har behov av digitala skärmar vänder de sig till systemägaren, som ansvarar för behovsinventering samt beställning av skärmar. Redaktör/Administratör: Publicerar centrala budskap, lägger in nya användare, sätter användarrättigheter och skapar gemensamma grafiska mallar. Lokala publicerare: Ansvarar för att uppdatera skärmarna inom den egna verksamheten med aktuellt material. Har tillgång till färdiga mallar, som följer rätt grafisk profil. Dessutom har Örebro kommun en central redaktion, som tar upp och prioriterar vad som ska visas på kommunens centrala skärmar samt sköter om det gemensamma mediabiblioteket. Från idé till användning: PLAYipp s team finns med hela vägen Projektledare: Övervakar hela processen och ger råd om teknik, skärmplacering etc. Support: Löser eventuella tekniska problem samt besvarar vanliga användarfrågor. Utbildning: Innehållet anpassas efter vilka som deltar. Kan hållas via webben eller på plats. Leverans: Helhetsansvar för leverans, montering och installation av skärmar + mediaspelare. Grafiker: Hjälper till att skapa skärmens grunddesign, delar in den i olika ytor samt gör mallar. Utvecklare: Skapar integreringar mot t.ex. interna affärssystem samt kan utveckla specialfunktionalitet.

5 Kort checklista: Att fundera på innan ni sätter upp en digital informationsskärm: 1. Vilka vill ni nå med informationen? 2. Vad vill ni förmedla? 3. Rör det sig om publik eller intern information? 4. Var når ni bäst målgruppen? Var befinner de sig och var stannar de till? Var får ni bäst synlighet? 5. När och hur ofta ska informationen uppdateras? 6. Vem är ansvarig för uppdateringarna? Vill du veta mer? Vi hjälper gärna till med fler tips och råd på hur ni kan utveckla er kommunikation via digitala skärmar. Kontakta oss så spånar vi tillsammans fram det optimala upplägget för er verksamhet! Mail: Telefon: Webb: