LATHUND Att planera en mässa eller utställning

Transkript

1 LATHUND Att planera en mässa eller utställning När man medverkar vid utställningar av olika slag är det viktigt att ha en klar strategi kring sitt deltagande. Att bara åka dit på vinst och förlust med bagaget fullt av broschyrer är sällan särskilt lyckat. Lägg lite extra tid på förberedelse för att få ut så mycket som möjligt av Säkert Bondförnufts medverkan. Att tänka igenom innan: 1. Syfte och målgrupp Tänk igenom syftet med mässan. Varför ska vi vara med? Den fortsatta strategin kan bli helt annorlunda beroende på om syftet är att samla in så många individuella gårdsbesök som möjligt eller om det är att informera barnfamiljer om barnsäkerhet i lantbruket. Fundera på vilka personer är det vi vill nå? Hur stor är den potentiella målgruppen? Hur många personer väntas komma på mässan totalt? 2. Typ av mässa/utställning Se till att kolla upp innan vilken typ av mässa eller utställning du ska medverkar på. Är det ett stort eller litet arrangemang? Är det inomhus eller utomhus? Ta gärna hjälp av projektledningen om det gäller större arrangemang. Här krävs oftast lång planering och mer monterbyggnad. 3. Bemanning Utifrån storleken på arrangemanget är det viktigt att tänka igenom hur många handledare som behövs för att bemanna montern. Det är jättetufft att vara för få personer i en monter och samtidigt är det både dyrt och ger ett konstigt intryck om man är alldeles för många i förhållande till antal besökare. Tumregeln bör vara att man alltid är minst två vid heldagsarrangemang där Säkert Bondförnuft har en egen utställningsplats. Då finns alltid minst en person på plats i montern och man kan turas om att gå och äta och ta rast. Vid mindre utställningar där montertiden är relativt kort går det förstås bra att stå själv.

2 En annan fråga som är viktig att tänka igenom är vilka handledare som passar bäst för just det här uppdraget? Vi är alla bra på olika saker vissa handledare är jätteduktiga på att värva deltagare och andra kan mycket om maskinsäkerhet, djurhantering eller barnsäkerhet. 4. Budskap Tänk noga igenom vilket budskap vi ska förmedla i montern utifrån det syfte du har med din medverkan. Om det är en maskinmässa där du vill få så många som möjligt att skriva upp sig för ett individuellt gårdsbesök tänker du igenom vilka aktuella maskinsäkerhetsfrågor du vill lyfta. Kanske vill du fokusera på traktorsäkerhet eller ligger skördetröskan närmare till hands i tiden? 5. Montern Man måste i förväg ha en klar idé om hur montern kommer att se ut. Det ska se snyggt och proffsigt ut. Var noga med att det inte blir ett rörigt eller spretigt intryck. Besökaren ska redan när denne närmar sig montern/bordet få en uppfattning om vad just vi kan erbjuda dem. Är det alldeles för många saker framme ger detta bara besökaren förvirrad. Rigga montern Själva montern ska tydligt visa att det är Säkert Bondförnuft som är avsändare. Var noga redan när du bokar in arrangemanget att du får veta exakt vilken placering du kommer att ha samt hur stor yta du har till förfogande. Ta även reda på vad som finns på plats t.ex. utställarbord, eluttag eller tält (om det är utomhus). Prata med samordnaren eller projektledningen om vilket material du kan använda för att bygga montern. För mindre mässor och utställningar finns färdiga roll ups, strandflaggor och banderoller. För större mässor krävs oftast monteranpassade specialbeställningar. Om montern endast består av ett bord kan 1-2 roll ups utgöra en bra bakgrundsvägg. Om det är ett tråkigt fällbord kan du lägga på t.ex. en duk och ställa fram en skål med godis. Lägg lagom med material framme och försök gömma kartonger och annat så gott det går under bordet eller bakom roll upen. Se till att du har svängrum att stå framför bordet då är det betydligt lättare att haffa folk än om du blir stående bakom det. Aktiviteter och tävlingar Att ha någonting konkret att visa upp lockar alltid besökare till montern. Plocka med dig några trasiga maskindelar för att få igång en diskussion. Aktiviteter och tävlingar av olika slag lockar också. Tävling kan vara en bra strategi för att samla in namn och telefonnummer för att efter mässan kunna ringa och erbjuda ett gårdsbesök. Nytt

3 för i år är att det finns en maskintävling framtagen. Hör efter med kommunikatören om du är intresserad. Glöm inte att ta fram bra priser som lockar till deltagande. Om man har en aktivitet eller tävling i montern bör man låta detta vara huvudfokus. Ta kontakt med besökarna genom att fråga om de vill vara med att tävla etc. Tips! Utomhus kan en uppställd traktor med Finn 5 fel eller liknande vara en rolig och diskussionsstartande tävlingsaktivitet. 6. Material och give aways Tänk igenom vilket material du behöver ta med dig. Ett vanligt misstag är att man tar med sig alldeles för mycket både till antal och olika sorter. Om du ska prata om maskinsäkerhet räcker det med att du t.ex tar med dig: Hitchkroksmätaren Informationsblad om Traktor- och maskinsäkerhet Traktorreflex Foldern Säkert Bondförnuft Säkerhetskatalogen Intresseanmälningskort (finns inom kort att beställa) Ev. godis

4 Allt material som du tillverkar själv måste följa Säkert Bondförnufts grafiska profil och ge ett proffsigt intryck. Be kommunikatören om hjälp om du känner dig osäker på utformningen. 7. Målsättning Sätt upp en intern målsättning för deltagandet. T.ex. Vi ska dela ut 100 st barnböcker eller Vi ska få in 30 st anmälningar till individuellt gårdsbesök. 8. Intresseanmälningar Oftast är syftet med att vara med på en mässa eller utställning att man vill få in anmälningar till aktiviteter. De tidigare så populära gratisbesöken får vi inte längre använda oss av pga redovisningsskäl. Vi har därför tagit fram nya kort som kan vara smidigare att få besökare att skriva på än de vanliga listorna, som kan upplevas som att alla andra får se att jag har skrivit på. De nya intresseanmälningarna är i formatet A6 och finns att beställa från Distributionsservice. Var noga med att följa upp anmälningarna direkt efter mässan. Om anmälningarna ska fördelas mellan handledarna i regionen brukar det vara smidigast om samordnaren kan sköta fördelningen och uppföljningen. Får ni anmälningar från andra regioner skickar ni korten till ansvarige samordnaren i detta område. 9. Klädsel Vår profilklädsel är den blåa pikétröjan med den svarta handledarvästen över. Dessa ska alltid användas vid utställningar inomhus. Utomhus är det inte alltid det fungerar, men då kan kepsen vara ett bra alternativ. Den gula reflexvästen funkar också beställ nya från projektledningen om den börjar se dåligt ut. Det finns även extra västar och pikétröjor och kepsar om du har fått fel storlek eller om de börjar bli slitna. Tänk också på att ha bekväma skor om du ska stå en heldag!

5 10. Monteragerande Här är några allmänna råd kring monteragerande: Var aktiv och utåtriktad. Tänk på ditt kroppsspråk, ha gärna något i handen så att du inte hamnar med armarna i kors. Ställ öppna frågor till besökaren, öppna frågor börjar med vad, när, hur, vem, vilka. Ingen förtärning i montern. Håll ordning och reda. Inga mobilsamtal i montern. Stäng av eller sätt mobilen på ljudlöst. Prata inte för mycket inbördes. Drick ordentligt! Glöm inte att se till att du själv får chansen att gå runt och titta på mässan i perioder då det är lugnare i vår monter. 11. Medverkan i andra montrar Ibland delar vi monter med t.ex LRF eller medverkar i någon annans monter. Då är det viktigt att se till att ha en bra dialog med den organisationen så att alla är överens om hur samarbetet ska se ut och vilken roll och material vi kommer att ha. Hjälp och frågor? Hör gärna av dig till samordnaren eller kommunikatören som har erfarenhet av olika typer av mässor. Vi hjälper dig gärna med idéer och ta fram material. Kommunikatör Ulrika Wahlberg / Sofia Tamm Telefon: E-post: ulrika.wahlberg@jti.se (föräldraledig t.o.m. mars 2013) / sofia.tamm@jti.se (fr.o.m. april 2012)