Hur skriver jag ett pressmeddelande? Vad bör jag tänka på för att få media att intresseras sig för vad jag har att säga?

Transkript

1 Hur skriver jag ett pressmeddelande? Vad bör jag tänka på för att få media att intresseras sig för vad jag har att säga? 1. Vem, vad, när, hur, var och varför? Besvara de vanliga journalistiska frågorna vem, vad, när, hur, var och varför. Om alla nödvändiga frågor är besvarade och texten är korrekt skriven ökar detta chansen för publicering. Pressmeddelandet ska förse journalisten med nödvändig information, rätt fakta och vara ett underlag för den nyhetsartikel som journalisten sedan skriver och helt enkelt förenkla deras dagliga arbete. Pressmeddelanden används ofta som källmaterial för journalisterna och är oftast deras utgångspunkt i nyhetsarbetet. Nästan inga tidningar tar in ett pressmeddelande rakt av. Räkna med att få texten omarbetad och omformulerad, hur bra den än var från början. Journalister vill arbeta på egna villkor och riskerar inte att skriva dold reklam. 2. Skriv för en person Tänk på en person som läser tidningen: skriv för den personen. Skriv aldrig för tidningen. Givetvis har olika tidningar olika språkbruk, men syftet här är att du ska fokusera på vad målgruppen vill läsa. Journalisters jobb är att ge rätt målgrupp rätt nyheter. 3. Vad intresserar pressen? När det händer något nytt När det händer något utöver det vanliga När någon engagerar sig på ett särskilt sätt i samhällsdebatten När något skapar uppmärksamhet och höjer sig över det vanliga Ingen vill läsa om något som händer på ditt företag/din gård eller med dina djur om det inte är av allmänt intresse. En nyhet är unik, aktuell och berör många. En omorganisering på gården är inte intressant för allmänheten om den inte innebär nyanställningar, nya innovationer eller nya tjänster för närsamhället och konsumenterna, vilket sänder ut en positiv framtidstro. Det är alltså inte du och ditt företag som ska stå i centrum och berätta hur bra ni är, utan du ska helst bidra med någonting till samhället. Sätt in dig själv i ett större sammanhang och bidra med relationerna till omvärlden, trender och övergripande fakta i ditt pressmeddelande. Genom att hitta det större sammanhanget, kan du koppla det till nyheten/företaget i pressmeddelandet. 4. Slagkraftig rubrik En intressant rubrik gör att ditt pressmeddelande undviker papperskorgen. Var gärna lite kontroversiell, men tänk på att skriva journalistiskt och inte reklamiska. Rubriken får heller inte vara för lång för då får den inte plats (max en rad). Ibland är det enklare att formulera rubriken efter själva innehållet. Några tips för hur du rubriken gärna ska vara: Ett rakt påstående Betona det viktigaste i texten Sammanfatta texten utan att bli för allmän Undvika de flesta förkortningar och personnamn Vara aktiv, gärna innehålla verb (vad någon gör eller gjort) Undvika frågetecken, det signalerar osäkerhet Vara sann, ha täckning i texten Väcka nyfikenhet Inte innehålla några superlativer (bäst, störst, vackrast)

2 5. Hur ska jag skriva? Skriv enkelt: Krångla inte till det i onödan. Journalister blir imponerade av människor som kan beskriva komplicerade saker på ett lättfattligt sätt. Det är nämligen precis vad deras dagliga jobb går ut på. Var tydlig och konkret. Ge konkreta exempel på vad teoretiska resonemang betyder. Måste du använda svåra ord så förklara dem. Spara på adjektiv och superlativ. Skriv rakt: Skriv rakt på sak med få inskjutna bisatser i raka tankeled. Undvik substantivsjukan, skriv inte "företar en undersökning", skriv "undersöker". Låt huvudverbet komma tidigt i en mening. Skriv "spade" inte "grävredskap". Skriv kort: Använd inte överdrivet långa meningar, utan sätt punkt i tid. En läsvänlig mening består som mest av ord. Sortera bort allt överflödigt, som inte är nödvändigt. Skriv svenska: Håll dig till de svenska orden. Skriv inte "teamwork" om du kan skriva "samarbete". Skriv inte "management" om du kan skriva "ledarskap". 6. Locka till läsning i ingressen Ingressen, som kommer direkt efter rubriken, är vanligtvis fetmarkerad och består av 3-5 rader. Den är till för att sammanfatta nyhetens mest intressanta delar. Man kan i princip säga att ingressen ska kunna läsas fristående från resten av nyheten. De är viktigt att du skapar ett intresse till att läsa vidare. 7. Viktigaste först Journalister skriver enligt en trattmodell (eller omvänd pyramid) där det viktigaste kommer först. Detta gäller främst tidningar eftersom man börjar stryka från slutet om texten inte får plats. Säg därför det viktigaste först och gå in på detaljer efter det. Förmedla budskapet tydligt och direkt samt var trovärdig genom att ta stöd av fakta. 8. Bara en nyhet. Slå inte ihop flera nyheter till en enda stor nyhet, ha bara ett budskap i ditt pressmeddelande. Skriv då hellre flera pressmeddelanden. 9. Max en A4-sida Du bör inte skriva mer än en A4-sida, helst bara en halv sida. Om du behöver mer utrymme än så, kommer din nyhet inte att publiceras och förmodligen hamna direkt i papperskorgen. Det kan såklart finnas tillfällen där två sidor är mer lämpligt, men det bör vara väl motiverat. Kom ihåg att ett pressmeddelande inte behöver berätta allt. Målet är att väcka journalisternas intresse för att skriva en egen artikel i ämnet, helst förstärkt med en personlig intervju. 10. Skriv inte reklam. Pressmeddelanden är inte reklam. Använd därför inte superlativ och förskönande adjektiv. Äntligen är den här! eller Superbra rengöringsmedel!!! är inga rubriker som inger förtroende eller för den delen signalerar journalism. Det är reklamiska och hör inte hemma i en seriös tidningsartikel. 11. Undvik förkortningar Tänk på att skriva text som är anpassad för målgruppen i mediet du ska skriva till. Om du skriver för Landsbygdens Folk kan du i högre grad använda fackspråk, men om du skriver för Hufvudstadsbladet måste du förenkla språket och använda begrepp som människor utan jordbruksutbildning också kan förstå. 12. Bilder till förfogande på webben Hänvisa gärna till mer information på webben, där journalisten på ett enkelt sätt kan komma åt bilder, fakta och en historik om företaget. Se till att bilderna är högupplösta och lätta att få tag

3 på. Använd små tumnaglar så att man snabbt kan överblicka alla foton och länka direkt till bildfilen. Gör det så enkelt som möjligt för journalisten att få tag i ditt material. Låt journalisten enkelt från webbsidans bildarkiv ladda ned en bild på nyckelpersoner i företaget, logotyp eller produktbilder (obs! tillräckligt hög upplösning för att kunna tryckas på papper). 13. Logotyp Din logotyp kan vara med i pressmeddelandet så att den exponeras så mycket som möjligt. Observera dock att logotypen bör vara liten till sin storlek/upplösning att den inte stockar till mottagarens inkorg. 14. Pressmeddelande bör finnas med Ange alltid att det är ett pressmeddelande samt datum, eftersom redaktionerna vill vara först med de senaste nyheterna. Var också tydlig när pressmeddelandet får publiceras. Skriv till exempel ut för omedelbar publicering eller publiceras den kl Använd citat Varva din nyhetstext med citat från nyckelpersoner på företaget. Ett par kärnfulla uttalanden gör pressmeddelandet mer livfullt och användbart för media. Ange namn och titel efter första citatet och bara namn efter det andra. Citat är bra av den anledningen eftersom det inte är journalisten som hålls ansvarig för faktafel. Det innebär inte att du kan påstå vad som helst, men arbetsbördan med att kolla upp citatet ligger inte nödvändigtvis mer på journalisten. Du ska naturligtvis ha bevis för de påståenden du gör i pressmeddelandet. Tänk på att ett citat inte bör vara längre än två till tre meningar och att ordvalet ska utgå från det talade språket. 16. Utför undersökningar Om du utför en undersökning om något intressant ämne ökar du chansen att få din nyhet publicerad. Undersökningar signalerar objektivitet (så länge de görs rätt) och kan påvisa trender. Allt extramaterial (som inte är text) är intressant, nämligen unika bilder, tabeller, grafik och video. 17. Vem är kontaktperson? Sist i pressmeddelandet ska du ange kontaktperson med telefonnummer, titel och e- postadress som journalisten kan kontakta. Kontaktpersonen måste givetvis känna till vad pressmeddelandet handlar om, och ha tid att svara på frågor. 18. Presentera företaget Skriv gärna en presentation om företaget längst ned i pressmeddelandet. På så sätt kan du berätta vad ni gör utan att blanda in det i själva texten. Du kan även skriva ut din www-adress eller adressen till andra sociala media. 19. Låt texten mogna Låt texten vila ett tag, så ser du på den med andra ögon. När den mognat är det lättare att se eventuella felaktigheter, om något är överflödigt eller saknas. Ställ t.ex. frågorna: Förstår man syftet? Känner sig målgruppen tilltalad? Är innehållet logiskt ordnat? Stämmer fakta? Är formuleringarna språkligt riktiga och hur är det med stavningen? 20. Ha någon att läsa igenom Ha gärna någon att läsa igenom din text. Testa även gärna läsbarheten på någon utomstående som inte känner sakfrågan och be den att bedöma om innehållet i pressmeddelandet förklarar det som man verkligen vill berätta för läsaren.

4 21. Skicka på morgonen Sänd pressmeddelandet under morgonen eller tidig förmiddag. Om du skickar det senare är det risk för att journalisten redan är upptagen med annat. Det gäller i synnerhet papperstidningar. För tidningar med webbredaktioner är det förstås lättare att publicerade löpande nyheter och därmed också läsa ditt pressmeddelande. Men innan helgen och sent på kvällen brukar vara en dålig tid att skicka. Om ni inte hinner skicka det på morgonen eller tidig förmiddag är det bättre att vänta till nästa dag om det är möjligt. 22. Kolla upp journalisterna Håll koll på vilka journalister som bevakar ditt ämnesområde. Du ser på det viset vad journalisterna skriver om, och vilken typ av innehåll som går hem. Att ringa upp redaktionen och berätta om ditt ärende kan också vara en fördel. 23. Vänd dig direkt till journalisten. Har du möjlighet att ta reda på exakt vilken journalist som skriver om din fråga - gör då det. Bäst respons får man ofta om man skickar pressmeddelandet direkt till en journalist i stället för till en allmän adress. 24. Erbjud exklusivitet Att först erbjuda er nyhet exklusivt till en utvald reporter eller nyhetsredaktion kan i vissa fall (beroende på frågans art) vara klokt. Om det lyckas sänder ni pressmeddelandet till övriga media direkt efter publicering. 25. Kontakta redaktionen: Har ni intresse för nyheten? Ring inte mottagaren och fråga om pressmeddelandet har kommit fram. Ring hellre redaktionen i förväg och fråga om det finns ett intresse för nyheten. Då kan man samtidigt passa på att enkel och sammanfattat informera, motivera och argumentera för redaktören om varför frågan är värd att bevaka, varför den är intressant och berör läsarna. 26. Pressinbjudan/presskonferens Om ni ordnar ett evenemang, möte eller annan tillställning, där en intressant fråga kommer att behandlas eller uppmärksammas så passa på att via en pressinbjudan i förväg bjuda in medias representanter att närvara. Det går även bra att ordna ett skilt presstillfälle/presskonferens kring en fråga för att särskilt informera media. I en pressinbjudan, berättar man på motsvarande sätt som i ett pressmeddelande, kort om vem, vad, när, hur, var och varför någonting är viktigt för media att bevaka och när, var och hur presstillfället/presskonferensen sker. 27. Skicka på sommaren På sommaren är det större chans att få din nyhet publicerad på grund av nyhetstorkan. Kom ihåg det här på lantgården också om ni har något aktuellt på gång på gården under sommaren och utnyttja möjligheten till gårdsreportage i lokaltidningen, där ni berättar om hur er verksamhet utmärker sig. 28. Skicka via e-post med texten i meddelandefältet och rubriken i ämnesfältet! Skicka pressmeddelandet via e-post. Vikigt: skriv in pressmeddelandet direkt i e- postmeddelandets meddelandefält för att det ska vara lättillgängligt och då undviker du också att mottagaren inte kan inte kan öppna vissa filformat. Skicka inte pressmeddelandet som en bilaga (varken som Word- eller pdf) eftersom du inte vet vilka program mottagaren har och eftersom filen också kan överbelasta mottagarens e-post. Ange pressmeddelandets rubrik i e- postmeddelandets ämnesfält.

5 29. Publicera på webben med bilder Publicera gärna pressmeddelandet på en webbsida, till vilken du kan länka i pressmeddelandet och där det också kan finnas bilder och annan eventuell tilläggsinformation (bilagor, faktarutor, grafer, statistik mm.). Har du pressmeddelandet i pdf-format kan även gärna det finnas tillgängligt på webbsidan. Lägg till delningsknappar för Facebook, Twitter, LinkedIn eller andra sajter där din målgrupp kan tänkas befinna sig. Återigen ska det handla om en service till läsarna så att du kan underlätta spridningen för dem. 30. Förbered frågor och svar Tänk igenom vilka frågor journalisterna kan vilja ha svar på. Skriv ned kortfattade och tydliga svar, så att de är begripliga även för den som saknar specialkunskaper inom ditt område. 31. Kom ihåg regionala och lokala media Många företag och organisationer kan anpassa sina pressmeddelanden till regionala och lokala medier med särskilt framtagen information och statistik. Med landskapets eller kommunens namn i rubriken och ingressen ökar chansen till publicering väsentligt. Pressmeddelande Datum Fritt för publicering: genast eller t.ex kl Rubrik Ingressen (3-5 rader, fet stil) sammanfattar nyhetens mest intressanta delar och locka till läsning. Ingressen ska i princip kunna läsas fristående från resten av nyheten. Brödtext: - vem, vad, när, hur, var och varför? - skriv det viktigaste först - använd gärna citat - håll det så kort som möjligt - anpassa texten till målgruppen och förenkla språket! Krångla inte till det, utan var tydlig och konkret. Skriv enkelt om jordbruksfrågor så att läsare och lyssnare, det vill säga gemen man, förstår. Tilläggsinformation: Kontaktperson, titel, telefonnummer, e-post, www-adress Är det något du funderar över när det gäller pressmeddelanden eller kontakt med media kan du vända dig till SLC:s informatör Mia Wikström, tel eller mia.wikstrom@slc.fi.