Observera att frånvaroanmälan endast gäller förskola och fritidshem, inte skolfrånvaro som anmäls via Skola24.

Transkript

1 Frånvaroanmälan, registrering av schema (vistelsetider), anmälan av planerad frånvaro (ledighet) samt INFO-meddelande för barn på förskola, fritidshem och/eller skolklubb Stenungsunds kommun använder sig av ett frånvarorapporteringsverktyg inom förskola och fritidshem, som heter Planering Förskola och Fritidshem. Det är ett webbaserat system som kommer att underlätta för personalen att säkra frånvarokontrollen och att planera bemanningen av såväl barn och personal. I Planering Förskola och Fritidshem görs frånvaroanmälan och rapportering av planerad frånvaro (ledighet) via SMS. Även korta info-meddelanden skickas till systemet via SMS. Observera att frånvaroanmälan endast gäller förskola och fritidshem, inte skolfrånvaro som anmäls via Skola24. Personalen kommer registrera barnens närvaro på en mobil eller en läsplatta. Figur 1 Exempel på hur det ser ut, med avdelningens namn högst upp samt tillhörande barn. Du gör din frånvaroanmälan via sms. Företaget bakom programmet håller på att utveckla en app som kommer att göra frånvaroanmälan enklare, men den är som sagt under utveckling. När du ska meddela förskolan/fritidshemmet något angående ditt barn så skickar du ett SMS så registreras det automatiskt i systemet. Detta SMS kan användas för: 1. Frånvaroanmälan (idag eller imorgon), se sidorna Planerad ledighet (en eller flera dagar), se sidan 4 3. Informationsmeddelande (t ex att någon annan hämtar idag), se sidan 5 Era kontaktuppgifter som barnets vårdnadshavare (eller annan ansvarig vuxen vid familjehemsplacering) måste vara uppdaterade med ditt mobilnummer (privat och/eller arbete), för att du ska kunna skicka den här typen av SMS från just den mobiltelefonen. Det går alltså inte att göra frånvaroanmälan från ett annat mobilnummer än det som är registrerat i dina kontaktuppgifter i systemet. 1

2 Meddelanden från förskolan/fritidshemmet till er vårdnadshavare Personalen kan skicka e-post eller SMS från systemet till dig. Därför är det viktigt att du uppdaterar dina kontaktuppgifter - både e-post och mobilnummer så att personalen lätt kan nå dig. Schematider Nu när realtid (ankomst och hemgång) registreras i systemet, ber vi dig att alltid ha aktuella schematider registrerade. Även om du lämnat in scheman på papper till förskolan eller fritidshemmet behöver du komplettera med att lämna in det på e-tjänsten också. Du kan läsa om hur du registrerar schema på sidan 6 och framåt. Kontrollera och uppdatera dina kontaktuppgifter och schematider via e-tjänst Kontrollera och ändra dina kontaktuppgifter samt registrera aktuellt schema via kommunens e-tjänst Här loggar du in till e-tjänst Har du ingen e-legitimation? Här hittar du information om hur du skaffar e-legitimation: Hur skaffar jag e-legitimation? Har du inte tillgång till dator kan du uppdatera dina kontaktuppgifter och schema via blankett. Du kan hämta dessa blanketter i Kommunhuset, Medborgarservice. Hur anmäler jag? 1. Frånvaroanmälan Anmälan frånvaro Heldag Skicka SMS till nummer Du kan välja mellan flera olika format (se nedan). Notera mellanslag mellan varje del. Frånvaro Personnummer TT:MM TT:MM Exempel 1 Exempel 2 Frånvaro Personnummer (ÅÅMMDD-NNNN) Frv Personnummer (ÅÅMMDD-NNNN) 2

3 Anmälan frånvaro del av dag Skicka SMS till nummer och anmäl under vilken tid barnet är frånvarande. Du kan välja mellan flera olika format (se nedan). Notera att det måste vara ett mellanslag mellan varje del. Exempel 1 Exempel 2 Frånvaro Personnummer TT:MM TT:MM Frv Personnummer TT:MM-TT:MM När kan jag skicka sms om frånvaroanmälan? Du kan skicka sms om frånvaroanmälan från klockan 00:00 på frånvarodag och fram till klockan 08:00, (klockan för förskolan) samma dag som frånvaron gäller. Om du vet redan kvällen innan att ditt barn blir frånvarande kan du skicka in en anmälan som gäller för nästa dag genom att ange morgondagens datum i slutet av meddelandet, efter ett mellanslag. Då behöver du inte hålla dig inom tidsramen 00:00-08:00 3

4 2. Planerad ledighet Skicka SMS till nummer och anmäl vilket eller vilka datum barnet är ledig. Notera att det måste vara ett mellanslag mellan varje del. Exempel: en heldag LEDIG Personnummer(ÅÅMMDD-NNNN) datum (ÅÅMMDD) Exempel: flera heldagar (hela dagar under tidsperioden) LEDIG Personnummer (ÅÅMMDD-NNNN) Datum (ÅÅMMDD ÅÅMMDD) Exempel: del av dag LEDIG Personnummer (ÅÅMMDD-NNNN) Datum (ÅÅMMDD) Tid (TTMM-TTMM) Om du skickat in ett sms gällande planerad frånvaro och du upptäcker att dag eller tid behöver ändras måste förskolan eller fritidshemmet ändra detta. Kontakta dem genom ett INFO-SMS och meddela ändringarna. 4

5 3. Informationsmeddelande Här kan du skicka in valfri text, till exempel att någon annan hämtar eller att barnet hämtas tidigare än planerat. Skicka SMS till nummer Notera att det måste vara ett mellanslag mellan varje del. INFO Personnummer (ÅÅMMDD-NNNN) Valfri text Du kan skicka in ett informationsmeddelande under hela dagen, fram till 18:00. Skickar du in efter 18:00 så visas meddelandet under hela nästa dag. Tänk dock på att dessa SMS Info inte ger personalen någon direkt notis om att meddelandet kommit, det plingar inte till i systemet utan det blir en meddelandesymbol vid eleven. Därför är det bra om ett sådant meddelande kommer in i god tid så att personalen hinner läsa det, och helst inte 13:45 om farmor ska hämta 14:00. 5

6 Registrera barnschema via e-tjänsten På kommunens e-tjänst för barnomsorg registreras kontaktuppgifter, inkomstuppgifter samt uppsägning av plats. Här registrerar man barnet/barnens schematider för förskola, familjedaghem, fritidshem samt skolklubb. Schemat behövs för att avgiften ska bli korrekt samt att personalen ska se barnens vistelsetider. Vid ändrade vistelsetider registreras nytt schema. För att registrera schema; gör enligt följande instruktioner Gå in på kommunens hemsida, Barn och utbildning, e-tjänst Välj Till e-tjänstsidan för förskola, familjedaghem och fritidshem 6

7 Välj Inloggning med e-legitimation, längre ned på sidan Välj ett inloggningssätt, Telia eller Bank-id beroende på vilken typ av e-legitimation du har. 7

8 Välj inloggningssätt beroende på om du har en dator eller en mobil enhet, ange ditt personnummer Registrera schema Här registrerar du ditt/dina barns schema. Börja alltid med att kontrollera kontaktuppgifterna, dessa måste vara aktuella för att personalen ska kunna nå er i något ärende. Mobilnummer måste finnas registrerat i systemet för att ni ska kunna frånvaroanmäla eller skicka info-meddelande till Planering förskola/fritidshem. Systemet matchar er anmälan/meddelande med de uppgifterna. Semester och annan icke schemalagd ledighet ska inte anges i schemat. Tillfälliga avvikelser från schemat skickas till personalen via sms, så kallat INFOmeddelande. 8

9 Välj vilket barn du ska registrera schema på, klicka på Registrera schema Välj något av alternativen; skapa ett nytt schema Skapa schema utifrån befintligt schema 9

10 Ange från och med vilket datum som schemat gäller samt antal veckor. Är tiderna samma varje vecka ange antal veckor, en etta (1) i rutan. Rullar schemat på t.ex. 5 veckor så anger du från och med datum och anger fem (5) veckor. Ange vilka tider som gäller, har du ett schema som innehåller flera veckor ska tider anges på alla veckor. Schemat rullar tills ett nytt schema registreras. Längre ner hittar du några olika exempel på hur detta registreras. exempel 1 förskola/familjedaghem: schema är samma varje vecka och löper på tills nytt schema registreras. 10

11 exempel 2 förskola och familjedaghem: schemat är olika vecka 1 och vecka 2 och rullar på tills nytt schema registreras. exempel 3 fritidshem/skolklubb: schema är samma varje vecka och löper på tills nytt schema registreras. Ange om vistelsetid behövs både före och efter skoltid 11

12 exempel 4 fritidshem/skolklubb: schemat är olika vecka 1 och vecka 2 och rullar på tills nytt schema registreras. Ange om vistelsetid behövs både före och efter skoltid När du är klar, bocka i om du vill få bekräftelse via e-post, sedan klickar du på Skicka. När schematiderna är inskickade kommer de nästföljande dag att visas i planeringsverktyget på förskolan eller fritidshemmet. 12

13 Vill du se vilket schema du precis registrerat eller ett annat tidigare schema hittar du det under Se och skriv ut befintliga scheman Uppsägning av barnomsorgsplats Du som vill säga upp din barnomsorgsplats, välj aktuellt barn och ange datum för sista önskad placeringsdag. 13