Heroma Rese. Användarmanual Medarbetare

Transkript

1 Heroma Rese Användarmanual Medarbetare Inrikes tjänsteresa med övernattning

2 Innehåll Allmänt... 3 Vad är Heroma rese?... 3 Var hittar jag Heroma rese?... 3 Var hittar jag mina reseräkningar i Heroma rese?... 3 Var hittar jag utbildning och stöd i att registrerar reseräkningar i Heroma rese?... 3 Vem vänder jag mig till för att få hjälp med Heroma rese?... 3 Funktioner och knappval i Heroma rese... 4 Registrera en tjänsteresa med övernattning... 5 Startsidan... 5 Fliken Förrättning... 5 Måltidsavdrag... 7 Fliken Färdtidsersättning... 8 Fliken Kilometerersättning... 9 Fliken Utlägg Bifoga Kvittobilaga Fliken Sammanställning Status på Reseräkning Sök reseräkning Ta bort reseräkning

3 Allmänt Syftet med användarmanualen är att du ska få en uppfattning om modulen Heroma Reses funktionalitet och uppbyggnad. Du ska med användarmanualen som stöd kunna skapa reseräkningar för inrikes tjänsteresor med övernattning. Heroma rese stöds enbart av Internet Explorer. Vad är Heroma rese? Heroma Rese är en modul i Självservice där du själv registrerar din reseräkning. När du registrerat klart reseräkningen skickar du den vidare som ett reseärende till din chef för attest och utbetalning. Heroma Rese har kontrollfunktioner och Flyover som stöd vid registrering av din reseräkning. Ditt schema och dina bokade och pågående arbetsförändringar är kopplade mot Heroma Rese. Var hittar jag Heroma rese? Logga in dig i Självservice via din förvaltnings Startsida eller externt via Du hittar Heroma rese under fliken Rese i Självservice. Var hittar jag mina reseräkningar i Heroma rese? Reseräkningarna du registrerat hittar du i Självservice under Mina personliga ärenden samt under fliken Rese - Visa/Sök - Mina reseräkningar - Aktuella reseräkningar - Sök reseräkningar. Var hittar jag utbildning och stöd i att registrerar reseräkningar i Heroma rese? Du erbjuds utbildning i Heroma rese via E-Guider och Användarmanualer: Vem vänder jag mig till för att få hjälp med Heroma rese? Om du behöver hjälp att komma igång med att registrera din reseräkning, var vänlig kontakta ditt löneteam på Löneservice för support. Vid felaktigt utbetald reseersättning eller frågor om traktamente, resetillägg och reseersättning, var vänlig kontakta ditt löneteam på Löneservice för support. Har du frågor om Västra Götalandsregionens avtal och policy vid tjänsteresor var vänlig kontakta din chef. 3

4 Funktioner och knappval i Heroma rese När du klickar på kontrollerar Heroma rese rimligheten i det du registrerat. En symbol på registreringsraden informerar dig om registreringen är OK eller inte. Gå vidare i din registrering. åtgärdar, gå vidare i din registrering. symbolen, läs om varningen och vid behov åtgärda. Om du inte Efter åtgärd klicka på symbolen, läs om felet och åtgärda! igen och Heroma rese kontrollera rimligheten i det du justerat. Via kan du kommunicera med din chef. Under får du information om varje registreringsfält du markerat. Du kan också dra med muspekaren över registreringsfält, Flyover, för att få information. Knappen kopierar information från föregående rad och skapar en ny rad. Om du ska ta bort en rad, markera raden och klicka på Knappen öppnar nästa flik. Om du avbryter registreringen av reseräkningen för att fortsätta registrera senare ska du alltid För att kunna din reseräkning till din chef måste du först reseräkningen under fliken Sammanställning. När du sparar skapas ett verifikationsnummer på reseräkningen. under fliken Sammanställning om du vill granska eller skriva ut en redovisning av det du registrerat. Om du vill ha med Kvittobilagan på Reseräkningsdokumentet måste du först bocka i. 4

5 Registrera en tjänsteresa med övernattning Startsidan fliken Rese i Självservice Välj Ny reseräkning Välj processen Inrikes eller Mina arbetstider i kalendern. Dubbelklicka på aktuellt datum. Välj Reseräkning och Utlägg Välj processen Inrikes Fliken Förrättning Fliken Förrättning är nu öppen och du kan starta registreringen av din reseräkning. Du ska enbart registrera en tjänsteresa med övernattning i varje reseräkning. 5

6 Bocka i rutan om du inte blivit bjuden på några måltider, varken hotellfrukost, lunch eller middag. Öppna rullisten i kolumnen Distans och välj avståndet, enkel väg, till ort/plats där tjänstgöringen ska genomföras. Fortsätt att registrera: Under rubriken From och Tom, registrera datum och tid när tjänsteresan startade och slutade. Under Avresa/fri text, registrera från vilken ort/plats du startade din tjänsteresa. Under Förrättningsort, registrera ort/plats där tjänstgöringen ska genomföras. Under rubriken Logi, registrera antal nätter med privat boende. Alternativ 1 Om du bockat i rutan öppnas inte bilden Måltidsavdrag. Välj därefter eller klicka på den flik du vill fortsätta registrera på. Alternativ 2 Om du inte har bockat i rutan och bilden Måltidsavdrag öppnas. 6

7 Måltidsavdrag Under rubriken Avdrag måltider registrerar du vilka måltider du blivit bjuden på. Måltider på allmänna kommunikationsmedel ska inte redovisas. Under rubriken Varav Representation registrerar du vilka av de registrerade måltiderna som är representationsmåltider. Under rubriken Kostförmån får du information om vilka av de registrerade måltiderna som förmånsbeskattas. Om du kommit till bilden Måltidsavdrag av misstag, klicka på Inga måltidsavdrag och det du registrerat tas bort. Du kommer tillbaka till fliken Förrättning. Klicka här för att få information om måltidsavdrag, representation och kostförmån. den av knapparna som är aktiv Måltidsavdrag eller Måltidsavdrag + Kostförmån för att komma tillbaka till fliken Förrättning. Vill du ändra på registrerade måltider klicka på åter till bilden Måltidsavdrag. under fliken Förrättning och du kommer Välj därefter eller klicka på den flik du vill fortsätta registrera på. 7

8 Fliken Färdtidsersättning Du kan själv justera de förvalda klockslagen om annan restid ska gälla som beräkningsgrund för färdtidsersättning. Registrera under rubriken Till när du når målet för din tjänsteresa, möteslokal, konferenslokal eller hotell. Registrera under rubriken Från när du lämnar målet för din tjänsteresa, möteslokal, konferenslokal eller hotell. Registrera under Sov. antal nätter mellan klockan som du disponerar sovplats på färdmedel. Under rubriken Arbetstid redovisas ditt aktuella arbetspass inklusive arbetsförändringar. Under AF får du informationen om det finns en pågående arbetsförändring eller inte. Under rubriken Färdtid redovisas din restid utanför ditt aktuella arbetspass inklusive arbetsförändringar. Välj därefter eller klicka på den flik du vill fortsätta registrera på. 8

9 Fliken Kilometerersättning Registrering av körda kilometer vid tjänsteresor ska redovisas med en rad för varje körd resa, enkel väg. Under Panelen Kilometertotaler ser du antal kilometer som du har kört innevarande år och två år tillbaka i tiden. Under Transportsätt ligger Privat bil som standard. Har du tjänstebil (förmånsbil) välj tjänstebil med rätt drivmedel presenteras. och Kontrollera Datum då du påbörjade körningen, ändra vid behov. Registrera under rubriken Destination under Från/Till vilken plats/ort din tjänsteresa med bil startade och slutade. Registrera under Km antal kilometer du kört, enkel väg. Välj därefter eller klicka på den flik du vill fortsätta registrera på. 9

10 Fliken Utlägg Registrering av utlägg ska redovisas med en rad för varje utlägg. Välj Kostnadsslag i rullisten. Registrera Datum och Belopp i svensk valuta. Om du har fler utlägg klicka på Till det registrerade utlägget ska ett kvitto bifogas reseräkningen, se Bifoga kvittobilaga nedan Om orsaken till utlägget inte framgår, du saknar t ex kvitto, informerar du din chef om detta via Du kan enbart få ersättning för den faktiska kostnaden du haft för tjänsteresan, inte summan du betalt för ditt periodkort eller laddat ditt kontoladdningskort med. Om du saknar kvitto, välj alltid lämpligt kostnadsslag med texten 0 % moms! Skriv en kommentar! Bifoga Kvittobilaga Använd skannerfunktionen på skrivare eller mobil 1. Skriv ditt VGR-ID med bläckpenna väl synligt på varje kvitto, inklusive utskrivna digitala kvitto. 2. Skanna alla kvitton som härrör till reseräkningen och skicka till din mailadress. Detta blir en Kvittobilaga. 3. Hämta Kvittobilagan via mailen och Spara som på lämpligt ställe i datorn. Namnge alltid Kvittobilagan med Kvitto/år/månad/dag, till exempel Kvitto Dina papperskvitto måste du spara 12 månader framåt i tiden från det datum du registrerat reseräkningen i Heroma rese. OBS! Om ditt kvitto saknar VGRID eller ditt VGRID är otydligt skrivet returnerar din chef reseräkningen till dig för komplettering av ny uppdaterad kvittobilaga. Det kan innebära att utbetalning av din reseersättning fördröjs. under fliken Utlägg. 10

11 Markera någon av raderna som härrör till kvittobilagan. Markera aktuell kvittobilaga och dubbelklicka på den. Kvittobilagan har nu laddats ned till markerad rad i Heroma rese under kolumnen Filnamn. För att öppna Kvittobilagan markera raden och klicka på För att ta bort Kvittobilagan markera aktuell rad och klicka på för att komma tillbaka till fliken Utlägg. Ingen åtgärd krävs av dig som medarbetare under fliken Kontering. fliken Sammanställning. Fliken Sammanställning Under fliken Sammanställning skickar du reseräkningen till din chef (attestant) för attest och utbetalning. Under Ändamål/beskrivning redovisar du syftet med tjänsteresan. Kontrollera att namnet på Attestansvarig är rätt. Stämmer inte attestantnamnet kontakta din chef. Kontrollera om kvitton är bifogade. Under de blå Panelerna ser du sammanställningen av det du registrerat i reseräkningen. Nils Lind Öppna panelvalen via de vita pilarna! 11

12 I rutan Skriv meddelande kan du kommunicera med chefen. Du får nu två val: Klickar du på skickas reseräkningen till din chef. Klickar du på är du kvar i fliken Sammanställning. Du får då skicka reseräkningen till chefen via under Ärendehantering. om du vill granska eller skriva ut en redovisning av det du registrerat. Om du vill ha med Kvittobilagan på reseräkningsdokumentet måste du först bocka i. Status på Reseräkning Var i ärendeflödet reseräkningen är ser du i Självservice under Mina personliga ärenden under kolumnen STATUS. Startat, registrering av reseräkningen är påbörjad, sparad preliminärt eller sparad. Pågående, reseräkningen är skickad till din chef. Returnerad, din chef har skickat tillbaka reseräkningen till dig för åtgärd. Makulerad, du själv eller din chef har tagit bort reseräkningen. Attesterad, reseräkningen är konterad på avvikande ansvar och attesterad av annan chef. Utanordnad, reseärendet är attesterat och utanordnad och kommer med på nästa lön eller är redan utbetalt. Efter att din chef utanordnat reseräkningen är din reseräkning synlig i Självservice i 30 dagar. Därefter sker automatisk Arkivering av reseräkningen. 12

13 Sök reseräkning Reseräkningarna du registrerat hittar du i Självservice under Mina personliga ärenden samt under fliken Rese - Visa/Sök - Mina reseräkningar - Aktuella reseräkningar - Sök reseräkningar. Under Mina reseräkningar ser du alla dina reseräkningar förutom Arkiverade Utanordnade reseräkningar. Under Aktuella reseräkningar ser du de reseräkningar som har status Startat. Under Sök reseräkningar kan du söka alla dina reseräkningar, oavsett status. Du kan själv välja urval för sökningen. För att få med arkiverade reseräkningar bocka i Inkludera arkiverade. Efter du fyllt i dina sökurval klicka på ett resultat för att få Ta bort reseräkning De reseräkningar som du Startat eller Sparat preliminärt kan du ta bort via personliga ärenden eller via Sök reseräkningar. Markera reseräkningen och klicka på knappen du får då information om att ärendet är borttaget, under Mina Om du vill ta bort en reseräkning som är Sparad, skicka reseräkningen till din chef och be din chef Makulera reseräkningen. Om du själv vill ta bort en reseräkning som du redan skickat till din chef, status Pågående, måste din chef Returnera reseräkning till dig. Du kan reseräkningen via fliken Sammanställning i reseräkningen. 13