Utrikes resa i HR-res

Transkript

1 Personalavdelningen av 9 Utrikes resa i HR-res 1. Välj Reseräkningar och klicka på Resenärsuppg./Ny reseräkning. Har du flera befattningar, markera den befattning du ska resa för. Klicka sedan på knappen Välj aktuell befattning Välj resetyp. Välj alternativet Utrikes från listrutan i fältet Resetyp: 1

2 Personalavdelningen av 9 Ange antalet bilagor till reseräkningen, som t.ex. kvitton på utlägg, som du skickar till institutionens resegranskare. Fyll i resans syfte, som är en obligatorisk uppgift. Klicka på knappen Nästa/spara. 3. Kontering. Skriv in kontering. Kostnaden för resan bokförs på de konton som anges. Obs! att kontodelarna ska anges med en numerisk kod. Klicka därefter på knappen Nästa/spara. 2

3 Personalavdelningen av 9 4. Traktamente avresa från Sverige. - Ange avreseort, destination, avresedatum och klockslag för när du påbörjar resan. - Ange datum samt klockslag för avresa från Sverige. - Klicka på knappen Nästa land/spara. Avbryter du reseräkningen sparas information registrerad fram till och med föregående sida, d.v.s. varje gång du klickar på knappen Nästa land/spara sparas reseräkningen fram till och med den sidan. När du klickar på någon av knapparna Nästa land/spara alternativt Föregående kontrolleras registrerade uppgifter och ett felmeddelande visas om något fel upptäcks. Datum måste vara ett datum men rutinen är tolerant och tillåter inmatning av t.ex. bara dag och antar då innevarande år och månad. Klockslag kan registreras som 555, :55 eller 0555 men rutinen kontrollerar att det 3

4 Personalavdelningen av 9 är ett rimligt klockslag. 5. Utrikes traktamente För varje land som besökts anges: - Ankomstdatum och klockslag - Avresedatum och klockslag - Ospecificerad logi, s.k. nattraktamente, anges antal nätter när man t ex övernattat hos bekanta. Om du besöker fler länder under resan: välj knappen Nästa land/spara. Åker du tillbaks till Sverige: välj knappen Hemkomst. Samtliga länder registreras innan hemkomst väljs. Med hemkomst menas återkomst till Sverige. 6. Traktamente hemkomst till Sverige. I fönstret "Traktamente hemkomst till Sverige" anges: - Ankomstdatum och klockslag (ankomst till Sverige). - Hemkomstdatum och klockslag. - Ospecificerad logi, s.k. nattraktamente, anges antal nätter när man t ex övernattat hos bekanta. 4

5 Personalavdelningen av 9 7. Traktamentsavdrag. Om du själv betalat alla måltider så klicka i rutan på bilden och sedan på Nästa/spara. De måltider du inte betalat själv under resan markeras i rutan för måltidsavdrag och ska dras av från traktamentet. Har arbetsgivaren betalt måltider ska även antal kostförmåner anges. Vid endagsförrättning görs inga måltidsavdrag. 5

6 Personalavdelningen av 9 Här kan du också ange avbrott i resa t.ex. för semester. Klicka på Nästa/spara 8. Inrikes kostnader, bilersättning, representation, förskottsavdrag. Fliken gäller inrikes kostnader. Välj typ av kostnad i rullistan och fyll i belopp, moms kommer automatiskt. Klicka på Spara och välj nästa typ av kostnad tills du har redovisat dina utlägg. Klicka på Nästa/spara Om du fått reseförskott anges det längst ner på sidan. 9. Utrikes kostnader, bilersättning och representation. Välj typ av kostnad i rullistan och fyll i belopp och den kurs du betalt för valutan. Klicka på Spara och välj nästa typ av kostnad tills du har redovisat dina utlägg. Klicka sen på Nästa/spara. 6

7 Personalavdelningen av Sammanställning av reseräkning Nu får du en sammanställning på din reseräkning. Kontrollera att den verkar riktig. Saknas något eller om den är felaktigt, klicka på knappen Åter och gör ändringar. När reseräkningen är klar klickar du på knappen Spara. 7

8 Personalavdelningen av Sänd för attest och avsluta resan. När du sparat sammanställningen får du ett meddelande om att reseräkningen inte är sänd för attest. Du kan välja att Avsluta resan för att komplettera den senare. Vill du skicka den till attest: klicka på knappen Sänd för attest. Reseräkningen är nu sänd till behörig attesterare. Klicka därefter på Avsluta resan. 12. Ta bort resa. Om du behöver ta bort resan, så kan du göra det så länge den inte är attesterad. Välj i behörighetsprofiler Resor, Ta bort. Markera i rutan framför resan och tryck på knappen Ta bort reseräkning. Du får en säkerhetsfråga. Klicka på OK. 8

9 Personalavdelningen av 9 Resan är nu borttagen. 9