Tur o Retur. registrering av reseräkning. INSTRUKTION för reseräkningsprogrammet Tur o Retur. Personalavdelningen Anette Deremar Mörk

Transkript

1 Tur o Retur registrering av reseräkning Personalavdelningen Anette Deremar Mörk INSTRUKTION för reseräkningsprogrammet Tur o Retur sid Instruktion 1 Inloggning 2 Registrering av ny inrikesresa 5 Registrering av ny utrikesresa 16 Registrering av endast utlägg/bilersättning 19 För information om Uppsala universitets resebestämmelser se: Uppsala universitets hemsida, därefter Internt Resor Resebestämmelser vid Uppsala universitet (nedladdningsbar pdf-fil). Innan Du börjar den första registreringen i Tur o Retur kontakta Din ekon-o personaladministratör som anmäler Ditt tillträde till Tur o Retur. 1

2 Detta program skall användas av PC användare, from även för vissa Macintosh användare. För att se vilka Macintosh användare, klicka på /Om Tur&Retur/. Adressen till Tur o Returs produktionssystem: Öppna programmet genom att klicka på Reseräkning. 2

3 Första gången Du använder Tur o Retur måste Du lägga in ett personligt lösenord.(obs! institutionen måste först meddela personalavdelningen så att Du får tillträde till Tur o Retur). Ange personnummer och klicka på OK Se nästa sida. 3

4 Fyll i Nytt lösenord och Verifiera nytt lösenord. Du kommer då in i Tur&Retur 4

5 INFORMATION OM DINA TIDIGARE RESOR. REGISTRERING AV NY RESA. Registrering av ny resa Denna bild anger statusen på Dina tidigare resor som registrerats i Tur o Retur. Preliminär: Registreringen av reseräkning är påbörjad men inte avslutad av Dig. Definitiv: Registreringen är avslutad/definitivsatt av Dig. Reseräkningen finns hos granskaren på Din institution. Godkänd: Granskaren har efter attest och kontering godkänt samt skickat rr till personalavdelningen för utbetalning. Utbetald: Reseräkningen har gått iväg för utbetalning. Utbetalning sker en gång per månad i samband med löneutbetalning. Registrering av ny resa Klicka på Ny inrikesresa, Ny utrikesresa eller Endast utlägg/bilresor (dvs. inget traktamente skall utgå). 5

6 INRIKESRESA INRIKESRESA startsida. avresedatum i typformat när resan börjar i typformat 0700 hemkomstdatum typformat när resan är avslutad i typformat 1930 resmål staden/orten ändamål välj alternativ under scrollist notering frivilligt fält (ange t.ex. typ av konferens) kontering resan konteras automatiskt som Din tjänst. Det är granskaren på institutionen som svarar för att reseräkningen belastar rätt konto. Om du inte har någon anställning vid U-a univ. är konteringsraden tom. Orgenhet är ett obligatoriskt fält som Du måste fylla i för att kunna fortsätta registrera resan. Fråga inst vilken orgenhet Du tillhör. När dessa uppgifter är ifyllda, klicka på måltider. Följ vidare instruktioner. 6

7 INRIKESRESA MÅLTIDER Vid inrikes resa har frukost redan blivit förvald klicka bort den om den inte ingått i logikostnaden. Reduktion sker inte för sådana måltider som tillhandahålls på allmänna kommunikationer och obligatoriskt ingår i biljettpriset. (Reduktion sker dock alltid för hotellfrukost samt representation). Om institutionen har betalat lunch eller middag skall Du bocka för under kostförmån. Även när inst har betalat konferensavgift där måltid ingått. Om någon annan har betalat lunch eller middag skall det bockas för under ingen kostförmån. Om inga måltidsavdrag skall göras, klicka i den översta rutan (Inga måltidsavdrag). Nattraktamente skall bockas för om Du inte har haft någon logikostnad. Bekräfta genom att klicka på Spara. Bilden går då över till inrikes resan igen. 7

8 INRIKESRESA Klicka på Utlägg om Du t ex har lagt ut för tåg, taxi, buss mm. Klicka på Bilersättning om Du vill ha milersättning vid användande av bil. Om Du INTE haft några utlägg, bilersättning under resan gå direkt till sidan 11. 8

9 UTLÄGG VID INRIKESRESA Använd scrollisten under Notering för att ange Typ av utlägg. Under Inkl. moms ange totalbeloppet. Momsen sätts automatiskt. Datum skall anges - typformat Det finns även en frivilligt fält för att kunna skriva mer detaljerad information till granskaren. Om Du har ytterligare utlägg klicka på Lägg till för att få upp flera rader. Bekräfta genom att klicka på Spara. 9

10 BILERSÄTTNING VID INRIKESRESA Ange färdväg från till, antal km. Då utgår skattefri bilersättning. Om Du kommit överens med gruppansvarig/prefekt att Du även skall få skattepliktig ersättning, klicka i Bilmedgivande. Bekräfta genom att klicka på Spara. 10

11 När Du sedan är klar med all registrering, klicka på Klar. 11

12 Resultatet av registreringen dvs. vad som kommer att utbetalas visas. (Om Du vill korrigera något klicka på Tillbaka. Välj bild och korrigera). Ev. överenskommelse om utbetalning av lägre traktamentsbelopp: Om överenskommelse träffats före resan om att lägre traktamente skall utgå, ställ markören på belopp att Utbetalas och ange det lägre beloppet. Om överenskommelse träffats före resan om att t ex lönetillägg inte skall utgå, ställ markören på Utbetalas för lönetillägg och ta bort. När allt är OK klicka på Visa reseräkning för att skriva ut reseräkningen. 12

13 RESERÄKNINGSBLANKETT Scrollist för att se hela rr. En färdig reseräkningsblankett visas med samtliga uppgifter specificerade. Kontrollera att allt ser riktigt ut. (Om Du vill korrigera något ytterligare, stäng fönstret genom att klicka på x högst upp till höger. Klicka på Tillbaka. Välj bild och korrigera). Skriv ut reseräkningsblanketten. Skriv under den utskrivna reseräkningsblanketten och lämna den tillsammans med samtliga original kvitton till Din kontaktperson på institutionen för vidare hantering. (Granskning). Stäng fönstret genom att klicka på x högst upp till höger. 13

14 Avsluta reseräkningen genom att klicka på Spara som definitiv. Detta är en förutsättning för att utbetalning skall kunna ske. 14

15 Du återkommer till Tur o Returs startsida. När Din reseräkning är Definitiv kan endast granskaren ändra i den. Kontakta därför Din kontaktperson (granskaren) snarast om Du vill göra en korrigering. Har statusen Godkänd eller Utbetald kan inte reseräkningen korrigeras utan Du får upprätta en ny reseräkning. Logga ur programmet genom att klicka på x högst upp till höger eller fortsätt att registrera en ny resa. 15

16 UTRIKESRESA UTRIKESRESA startsida. Avresedatum, när tjänsteresan börjar/bostad el arb. i typformat Vilken tid tjänsteresan börjar/bostad el arb. i typformat Hemkomstdatum, när tjänsteresan är avslutad i typformat Vilken tid tjänsteresan är avslutad, när Du är åter i bostaden el arb. i typformat 2130 Resmål ange vilket land Du varit i. Ändamål välj alternativ under skrållisten. Notering frivilligt fält Kontering resan konteras automatiskt som Din tjänst. Det är granskaren på institutionen som svarar för att reseräkningen konteras rätt. Om Du inte har någon anställning vid U-a univ. är konteringsraden tom. Orgenhet är ett obligatoriskt fält som Du måste fylla i för att kunna fortsätta registrera resan. Fråga institutionen vilken orgenhet Du tillhör. Se fortsättning nästa sida 16

17 Lokal tid vid avresa och ankomst datumet är redan ifyllt. Här skall anges tiden då planet lyfter resp. landar, lokal tid. Det är viktigt att rätt tid anges för att rätt traktamente skall utgå. Tiden skall anges i typformat Ange land i scrollisten. När dessa uppgifter är ifyllda, klicka på måltider. Se instruktionerna på sid. 7, det som skiljer är att vid utrikesresa är inte frukosten förvald. 17

18 Denna bild visas när Du klickat på Utlägg. Om Du har haft egna utlägg på utrikesresan, kan Du här ange Dina utlägg i landets valuta. Skulle valutakursen skilja sig ställ markören i kurs fältet och ange den valutakurs Du skall få ersatt. Bekräfta genom att klicka på Spara. Sedan kommer Du åter till startsidan. klicka på Klar och följ instruktionerna sid

19 ENDAST UTLÄGG/BILERSÄTTNING REGISTRERING AV ENDAST UTLÄGG/BILERSÄTTNING Om Du bara skall ha ersättning för utlägg eller bilersättning skall Du Klicka på Endast utlägg/bilersättning. 19

20 UTLÄGG Använd scrollisten under Notering för att ange typ av utlägg. Under Inkl. moms ange totalbeloppet vid utlägg i Sverige, momsen sätts automatiskt. Ange datum typformat Om utrikes utlägg ange den utländska valören under Inkl. moms ange valutakoden under Valuta. Skall det vara en annan valutakurs ställ markören i Kurs och ange den kurs Du skall få ersatt. Datum skall anges i typformat Klicka på Bilersättning om Du vill ha milersättning. Kontering se informationen sidan 6. När Du sedan är klar med all registrering, klicka på Klar. Se vidare instruktioner på sidan Skriv även i noteringsfältet vad utlägget avser, information till granskaren. 20