Priset per lönespecifikation är endast 15 kr exkl. moms. Alla registreringar och ändringar av anställdas data och lönedata är gratis.

Transkript

1 Kom igång med Swelön Swelön är ett webbaserat lönesystem som utvecklats av Swelön AB. Det används via en internet browser, t.ex. Internet Explorer, Google Chrome eller Mozilla Firefox. Allt du behöver är en dator med internetuppkoppling. Det krävs ingen speciell teknisk kunskap för att använda Swelön. Priset per lönespecifikation är endast 15 kr exkl. moms. Alla registreringar och ändringar av anställdas data och lönedata är gratis. På följande sidor ges en mer detaljerad beskrivning av systemets struktur, funktioner och användning. Du är välkommen att kontakta vår supportavdelning om du har några frågor. För att skriva till supporten ska du gå in under menyn Hjälp, Supportfrågor. Vi önskar dig lycka till med Swelön! K o m i g å n g m e d S w e l ö n Sid a 1

2 Innehållsförteckning Prova Swelön... 3 Hur blir jag kund hos Swelön?... 4 Skapa ett företag... 7 Skapa anställda... 9 Registrering av löneperiod Registrering av lönedata Lönekörning Efter lönekörningen Ditt Swelön-konto Hur får jag hjälp? K o m i g å n g m e d S w e l ö n Sid a 2

3 Prova Swelön Du kan prova Swelön gratis genom att gå in på och klicka på Prova gratis. På sidan anger du användarnamn, lösenord och gärna hur du fann oss. Vi rekommenderar att du skriver ned ditt användarnamn och lösenord då det fortsättningsvis ska användas vid inloggning på kontot. När kontot är skapat får du tillgång till ett demoföretag (Demonstrationsföretag AB) som tillåter dig att testa lönesystemet direkt. Du kan fylla i fälten med egen data och enkelt skapa nya anställda att testa med. Om du inte vill fortsätta använda Swelön kommer dina uppgifter att tas bort från systemet efter 30 dagar. K o m i g å n g m e d S w e l ö n Sid a 3

4 Hur blir jag kund hos Swelön? För att bli kund hos Swelön måste du godkänna våra avtalsvillkor. Det gör du genom att klicka på menyn Konto, Avtal. Följande fönster kommer att visas: Klicka på länken Swelön avtal som PDF och läs noggrant igenom dokumentet. Om du därefter vill godkänna våra villkor ska du fylla i uppgifter om kontohavaren. Kontohavaren är det företag som Swelön utställer fakturor till för användning av systemet. K o m i g å n g m e d S w e l ö n Sid a 4

5 Ange ditt företagsnamn i fältet Namn. Fälten Adress 2, Telefonnr och Mobilnr är frivilliga alla andra fält är obligatoriska. När informationen angetts ska du bocka för rutan som bekräftar att du har läst Swelöns avtalsvillkor. Nedan ser du ett exempel på fönstret med all nödvändig information ifylld: All data är fiktiva uppgifter som endast utgör exempel. K o m i g å n g m e d S w e l ö n Sid a 5

6 När du klickar på knappen Godkänn avtal kommer följande meddelande att visas: Efter att du klickat Ja, behöver du logga in på den e-postadress du registrerade när du identifierade dig, öppna det aktiveringsmail som skickats till dig från oss och klicka på aktiveringslänken. Du har 24 timmar på dig att aktivera kontot från den tid som mailet skickades till dig. När kontot är aktiverat kan du logga in igen och börja registrera verkliga data på dina anställda samt genomföra din första lönekörning i Swelön. K o m i g å n g m e d S w e l ö n Sid a 6

7 Skapa ett företag Du kan skapa så många företag du vill på ditt konto. Under menypunkten Företag, Generellt kan du se att information som du angav när du blev kund hos Swelön har kopierats: Om företaget är ett annat än det som godkände avtalet kan du bara ta bort den förutfyllda informationen och skriva in den rätta. Den enda information som du själv måste ange är Systemstartdatum. Systemstartdatumet är väldigt viktigt då det är det datum som kommer att vara det första datumet i den första lönekörningsperioden. Om de anställda har månadslön ska systemstartdatumet alltid vara den första i månaden. Observera! Om knappen Ny inte är aktiverad beror det på att du ännu inte har godkänt våra avtalsvillkor. Godkännandet är ett krav för att kunna skapa ett verkligt företag. K o m i g å n g m e d S w e l ö n Sid a 7

8 Du kan nu gå vidare till menypunkten Inställningar. Fälten Organisationsnummer och Startmånad semesteråret är obligatoriska att fylla i: K o m i g å n g m e d S w e l ö n Sid a 8

9 Skapa anställda Välj menypunkten Anställda, Generellt. För att skapa en ny anställd måste du fylla i fälten Anställningsnr, Efternamn, Förnamn, Adress 1 och Postnr + Ort. Som exempel skapar vi här en anställd som heter Stefan Larsson: K o m i g å n g m e d S w e l ö n Sid a 9

10 Under menypunkten Skatt är fälten Födelsedatum, Personnr, Skattetabell och Skattekolumn obligatoriska. Om den anställde är undantagen från skatt bockar du för rutan Undantagen från skatt istället för att fylla i fälten Skattetabell och Skattekolumn. K o m i g å n g m e d S w e l ö n Sid a 10

11 Alla anställda har rätt till semester. Det är därför viktigt att du går in under menypunkten Semester och väljer en semesterregel för den anställde och med vilken procentsats semestern ska beräknas. När en semesterregel är vald är det också obligatoriskt (undantaget om du bockat för rutan Semesterersättning korttidsanställda) att fylla i fältet Totalt antal årliga semesterdagar och göra ett val i Betalda semesterdagar typ. Vi rekommenderar att du väljer Anst.-dagarberäkning. K o m i g å n g m e d S w e l ö n Sid a 11

12 Under menypunkten Tillträde och avgång fyller du i vilket datum den anställde påbörjade sin anställning. K o m i g å n g m e d S w e l ö n Sid a 12

13 Registrering av löneperiod När du har skapat alla dina anställda behöver du gå in under menypunkten Lönekörning, Perioder och fylla i utbetalningsdatumet för löneperioden. Klicka sedan på Spara. K o m i g å n g m e d S w e l ö n Sid a 13

14 Registrering av lönedata Nu kan du börja registrera lönedata på de anställda, till exempel grundlön, timlön, övertid, fasta tillägg och avdrag. Klicka på menypunkten Löneberäkning och registrera lönedata på den anställde. Om du har skapat flera anställda så finner du dom i dropdown-menyn högst upp på sidan. I exemplet nedan har vi registrerat lön för Stefan Larsson: I den grå boxen till höger kan du hela tiden se alla lönearter som registrerats. Varje gång du klickar på Spara efter att ha registrerat en löneart, uppdateras löneberäkningen. K o m i g å n g m e d S w e l ö n Sid a 14

15 Under menyn Rapporter har du möjlighet att hämta ut en Test-lönespecifikation som kan användas för att kontrollera de anställdas löner innan du genomför lönekörningen. Det är viktigt att du gör det för att minimera risken för fel. Det är inte möjligt att ångra eller ta bort en löneperiod efter att du har kört den. Om du upptäcker ett fel efter att du har kört lönen blir du tvungen att göra en korrigering som kommer att visas på nästa lön. K o m i g å n g m e d S w e l ö n Sid a 15

16 Lönekörning När du har kontrollerat att all lönedata är korrekt och du önskar genomföra lönekörningen, väljer du menypunkten Lönekörning, Perioder och klickar på knappen Genomför lönekörning. K o m i g å n g m e d S w e l ö n Sid a 16

17 Efter lönekörningen Efter lönekörningen kan du skriva ut rapporter, till exempel en lönespecifikation och arbetsgivardeklaration. Du finner interna rapporter under Lönekörning, Rapporter och externa rapporter under menyn Skatteverket. K o m i g å n g m e d S w e l ö n Sid a 17

18 Ditt Swelön-konto När du är registrerad som kund är saldot under Konto, Generellt 0 kr. Efter lönekörningen faller saldot till ett belopp som motsvarar antalet bokförda lönespecifikationer inkl. moms. Exempel: Du utför en lönekörning för 10 anställda. Eftersom priset per lönespecifikation är 15 kr exkl. moms, kommer ett belopp på 187,50 kr (10 anställda x 15 kr + 25 % moms = 187,50 kr) dras från ditt saldo. Du finner därefter fakturan för lönekörningen under Konto, Fakturor. Beloppet förfaller till betalning direkt. Om inte beloppet är betalt inom 7 kalenderdagar, kommer din status under Konto, Genrellt att ändras till Endast lästillgång. Det betyder att du kommer att kunna se dina data, men du kommer inte att ha möjlighet att utföra lönekörningar. K o m i g å n g m e d S w e l ö n Sid a 18

19 Hur får jag hjälp? Det finns flera sätt att få hjälp: Det här dokumentet: Läs det här dokumentet noggrant. Avsnitten om att skapa företag och anställda är särskilt viktiga. Onlinehjälp: Du kan klicka på varje fältnamn varefter onlinehjälpen öppnas i ett separat fönster. Du kan också få generell information om menyn du är igenom att klicka på Hjälpknappen. FAQ: Under menyn Hjälp kan du läsa svar på de vanligaste frågorna om systemet. Supportfrågor: Du är välkommen att ställa frågor till vår supportavdelning genom menyn Supportfrågor under Hjälp. Var så specifik som möjligt när du formulerar frågan så att vi kan ge dig en snabb och smidig lösning. Observera att supporten endast omfattar hantering av lönesystemet. Frågor av juridisk karaktär måste ställas till myndigheterna, skatterådgivare eller lönekonsulter. YouTube: Swelön finns nu även på YouTube! Vi har skapat en serie videoklipp om hur lönesystemet fungerar så att du enkelt kan få en introduktion. Se klippen på: K o m i g å n g m e d S w e l ö n Sid a 19