HEROMA RESE ANVÄNDARMANUAL FÖR RESERÄKNING I HEROMA

Transkript

1 HEROMA RESE ANVÄNDARMANUAL FÖR RESERÄKNING I HEROMA

2 Innehållsförteckning 1 Inloggning Verktygsfält Registrera reseräkning Reseräkning Information Reseräkning traktamente Utrikesresor / Reseorder Milersättning Kostnader ( Utlägg ) Avvikande kontering Övriga ersättning Kostnadsfördelning Massregistrering Hjälpfunktion Rapporter Rapporter/ sammanställningar Urval av egna reseräkningar Reseräkning klar för attest

3 1 Inloggning Länk till RESE finns via Heroma på Intranätets startsida. Klicka på RESE på inloggnings-rutans vänstra del.för åtkomst till inloggningsrutan. För att få åtkomst till reseräkningsprogrammet krävs ett användar-id och ett lösenord Ditt användar-id är ditt anställningsnummer. Första gången du loggar in finns ett förvalt lösenord polett. När Du loggat in första gången byt till ett mer personligt lösen genom att klicka på byt lösenord i inloggningsrutan. 3

4 2 Verktygsfält Reseräkningsmodulen innehåller ett antal verktygsfält i huvudet som snabbt ger dig åtkomst till olika menyer. Ny reseräkning Skriv ut reseräkning Spara reseräkning Hjälptext ( aktuella traktamenten m.m. ) Skicka för attest Visa lista på reseräkningar Massregistrering 3 Registrera reseräkning Gå in under Reserapportering och välj Reseräkning eller dubbelklicka på i verktygsfältet. 3.1 Reseräkning Information Reseräkningsmodulen är uppbyggd av ett antal flikar. Den du först kommer till heter Information. Under denna flik anges resans ändamål samt de tidpunkter då förrättningen börjar och slutar. Vanligtvis är tidpunkten då förrättningen startar detsamma som man kommer fram till förrättningsstället. Om du reser dagen före den tidpunkt då t ex. mötet börjar, då anges den tidpunkt då du kommer fram till övernattningsstället. Utöver tidsangivelserna markeras även de olika färdsätt som används under resan i respektive ruta. En eller flera färdsätt kan anges samtidigt. För att erhålla ett korrekt traktamente m.m. kräver systemet att du lämnat uppgift om hur långt bort från arbetet/bostaden ditt förrättningsställe ligger. Observera att förrättningsstället måste ligga > 5 km respektive > 50 km, både från bostad och arbetsplats. Om bostad eller arbetet ligger närmare är villkoren inte uppfyllda. 4

5 Om du kommer att vistas på en och samma förrättningsort i mer än 3 månader, markeras även detta här Reseräkning traktamente Under fliken kompletteras tidigare ifyllda uppgifter med att ange tidpunkt för avresa från bostad ( alt arbetet ) och tidpunkt när resan avslutades i bostaden ( alt arbetet ). Måltid på tåg, flyg eller buss anges inte om de obligatoriskt ingår i biljettpriset. De måltider du fått under resan anges med antal för respektive dag och ruta. Om du betalt alla måltider själv, markeras detta här och något måltidsavdrag sker ej. Då kostnaden för en måltid räknas som en personlig levnadsomkostnad, kan det uppstå fall då en erhållen måltid ska beskattas, sk. kostförmån. Detta sker t ex om Lfv betalar utlägget av en frukost utrikes som inte ingår i rumspriset. Om du under en extern utbildning erhåller n lunch och- eller middag skall även denna beskattas. Du anger antal och erhållna måltider i respektive ruta. 5

6 3.1.2 Utrikesresor / Reseorder Vid en tjänsteresa utrikes ska du skriva en reseorder som högsta chefen ska godkänna. Om du vill titta/ändra på en reseorder som du redan har gjort, ta då upp en tom reseorder Och välj sedan Visa lista Dubbelklicka på den reseorder du vill titta/ändra på. 6

7 Vid en tjänsteresa utrikes krävs fler tidsangivelser av dig som resenär för att korrekt traktamente samt restidsersättning skall kunna beräknas. Följande tidsuppgifter krävs: 1. Tidpunkt för avresa från bostad/arbete 2. Ankomsttid till bostad/arbete när förrättningen avslutas 3. Tidpunkt vid vilket Du lämnar Sverige, t e x då flyget lyfter. 4. Tidpunkt då flyget landar i Sverige på återresan. 5, Tidpunkt då flyget landar i förrättningslandet. 6. Tidpunkt då Du lämnar förrättningslandet. Siffrorna refererar till bilderna nedan Med markören placerad i ankomstfältet, tryck F1 visas de olika landskoderna som finns i systemet. Välj landskod genom att dubbelklicka på det aktuella landet och bekräfta med OK. Om du vill ha flera rader tryck insert eller välj höger musknapp alternativ välj ny rad. 7

8 3.2 Milersättning Om du under tjänsteresan använt egen bil eller förmånsbil, anger du här hur många mil du rest. De olika alternativen visas i skrollistan. 3.3 Kostnader ( Utlägg ) Utlägg under en resa registreras här. Utlägg för representation utbetalas inte genom reseräkningsmodulen. Klicka i textrutan för att få fram valbart alternativ. Passar inget välj övriga utlägg. Varje utlägg registreras på egen rad. Ny rad fås genom att markören placeras i något av fälten och därefter trycka på insertknappen. Reseräkningsprogrammet räknar automatiskt ut momsbeloppet. Avviker momsbeloppet på kvittot, ändrar du själv i rutan för moms. Har du ett utlägg i utländsk valuta och vet valutakursen kan du ange detta direkt och programmet omvandlar beloppet till svenska kronor (SEK). Har du ej tillgång till aktuell kurs, ange utlägget i i landets valuta och programmet föreslår en genomsnitts kurs. Varje utlägg ska verifieras med kvitto i original som lämnas på separat kvittobilaga. Detta ges i samband med utskrift av reseräkning vid attest. 8

9 3.4 Avvikande kontering Vill du avvikelsekontera någon eller några poster, markeras detta i fältet annan kontering och en bild för avvikande kostnadsfördelning visas. Se även punkt Övriga ersättning Under denna flik registreras andra ersättningar som uppkommer under resan och som avtalet medger. Hit hör bl.a. restidsersättning. Du måste själv räkna ut din restid som är före kl.08,00 och efter kl. 16,30. Restid som uppkommer vid byte av förrättningsort inom landet vid inrikes resa, måste du också själv alltid manuellt beräkna och ange under denna flik. OBS LFV anställda ska enbart använda LFV restidsersättning. Det finns även NUAC restidsersättning och den ska enbart användas av de som är anställda på NUAC. 9

10 3.6 Kostnadsfördelning Om du vill fördela kostnaden/kostnaderna på något annat kostnadsställe görs detta under denna flik. Observera att det är den totala reskostnaden som fördelas. Skall en enskild post avvikelsekonteras, görs detta där utlägget är registrerat. Se punkt Någon begränsning i antalet avvikelserader finns inte. OBS Reser man för LAvCo så är projekt konteringen 10 siffror ihop. Man fyller även i sitt anställningsnummer under aktivitet. OBS! Får man upp en varning att det är fel på rad 1 eller 2 så är det ALLTID fel på kostnadsfördelningen. När du registrerar din reseräkning i POL Resesystem och behöver fördela kostnaden/kostnaderna på ett annat kostnadsställe/affärsenhet än ditt eget, så måste även affärsenhet fyllas i på kostnadsfördelningen. Se aktuella affärsenheter nedan: Kst Affärsenhet

11 Vid frågor avseende kostnadsställe/affärenhet, maila alt kontakta GSF Ekonomi. 3.7 Massregistrering Om du under en period haft ett flertal endagsförrättningar kan du under massregistrering registrera alla resor i en följd här istället för att registrera var och en för sig. Denna flik kan enbart användas för inrikes resor. Precis som vid övriga tjänsteresor är det viktigt att resans ändamål samt förrättningsort/orter framgår i respektive flik. Viktigt är att även fylla i period med fromdatum och tomdatum Här registreras de utlägg som du haft under resan. 11

12 4 Hjälpfunktion Hjälptext finns under varje flik där du placerat markören. T e x under en flik om traktamenten. Under hjälptexten finns en kortfattad förklaring på vad som gäller för just detta fält. 5 Rapporter Under rapporter finns ett flertal urval av rapporter. Reseräkning När du vill kontrollera allt du registrerat på din resräkning, innan den skickas för attest, gör du detta val. Under utbetalda reseräkningar anges ett from och tom datum där en översiktsbild över utbetalda reseräkningar visas under en angiven period. Resdagar summerar och specificerar de olika ersättningar som du erhållit under en angiven period. 5.1 Rapporter/ sammanställningar Under sammanställningar finns ett antal urval av rapporter. Utbetalda reseräkningar Resdagar per land Resdagar per person Kostnadsstatistik Utskrifter av urva 12

13 5.2 Urval av egna reseräkningar Under fliken redigera hittar du din egen låda där dina egna reseräkningar samlas. Där ser du även vilken status dina reseräkningar har. Status kan vara ny, klar, attesterad, återsänd eller annullerad. Genom ett särskilt urval, väljer du vilka reseräkningar du vill plocka fram. Urvalet markeras i respektive ruta. Om du vill titta på samtliga reseräkningar markeras OK. 6 Reseräkning klar för attest Alla uppgifter är nu ifyllda och reseräkningen är klar att skickas till chef för attest. Detta görs genom att klicka på attestpennan markerad med Om reseräkningen skall gå till ordinarie chef markeras enbart OK. Om mottagande chef är någon annan än den ordinarie markeras detta genom välj attestant. Ett urval av godkända attestanter visas och du väljer den chef som du avser att skicka reseräkningen till. När reseräkning skickas, skrivs med automatik ut en kopia på reseräkningen samt en bilaga att fästa dina kvitton på. 13

14 Använd gärna hjälptexten som är ett enkelt och bra hjälpmedel att lotsa dig fram i programmet. LYCKA TILL!! 14