Manual Så fungerar attestering

Transkript

1 Manual Så fungerar attestering Companyexpense Svenska AB companyexpense.se

2 Innehållsförteckning 1. Hur sätter jag upp attestfunktionen? 2 2. Attestering upp till visst belopp 4 3. Flera attestanter på en rapport 5 4. Tillfälliga godkännare 6 5. Attestering enligt kostnadsställe 6 Companyexpense Svenska AB companyexpense.se info@companyexpense.se 1

3 1. Hur sätter jag upp attestfunktionen? Ska alla rapporter attesteras av samma person gör du enligt följande: Gå in under Min organisation och sedan Attestering Aktivera attestering och sätt en standardgodkännare. Alla rapporter går nu till standardgodkännaren. Ska det finnas mer än en attestant så att inskickade rapporter attesteras av olika personer, gör du enligt följande: Gå in under Min organisation och sedan Avdelningsstruktur Lägg upp olika avdelningar genom att klicka på plustecknet till höger om bolagets namn. Skriv nu in den underavdelning som du vill lägga till i bolaget, t.ex. Sälj Vill du lägga till ytterligare avdelningar, klickar du på plustecknet till höger om bolagets namn igen, skriv t.ex. Marknad Klicka på Spara. Gå sedan in på fliken Attestering Aktivera attestering och sätt en standardgodkännare. Standardgodkännaren kommer att attestera alla rapporter som tillhör användare som inte knyts till en avdelning, eller rapporter som överskrider en attestants eventuella maxbelopp att godkänna. Companyexpense Svenska AB companyexpense.se info@companyexpense.se 2

4 Sätt nu en attestant på varje avdelning, se nedan bild för exempel. Klicka på Spara. Gå nu in under Användare i menyn till vänster och klicka på varje användare, för att knyta dem till rätt avdelning. Exempel: Jag vill att användaren John Eriksson ska tillhöra avdelningen Sälj, där Alicia Sandell är uppsatt som attesterare. Knyt då John till avdelningen Sälj. När John skickar in sina rapporter, kommer de nu gå till Alicia för attestering. Companyexpense Svenska AB companyexpense.se info@companyexpense.se 3

5 2. Attestering upp till visst belopp Om en attestant endast får attestera upp till ett visst belopp, hur gör jag då? Nedan exempel betyder att Alicia Sandell attesterar rapporter för de användare som tillhör avdelningen Sälj. Alla rapporter som innehåller belopp upp till 5000 kr går till Alicia, medan de rapporter som innehåller belopp över 5000 kr går vidare till Godkännare 2, Jessica Haglund. Om inställningen Inkludera obehörig godkännare är ikryssad, kommer rapporter över 5000 kr ändå gå till Alicia först för granskning, men sedan vidare till Jessica för slutgiltigt godkännande. Companyexpense Svenska AB companyexpense.se

6 3. Flera attestanter på en rapport Nedan exempel betyder att för de användare som är knutna till avdelningen Marknad kommer rapporterna först gå till Jessica för attestering. När Jessica har attesterat rapporten, går den vidare till Evelina som då också ska attestera rapporten. Observera att antalet behöriga godkännare måste sättas till 2 för att rapporten ska gå vidare till Jessica. Hade jag i det här läget satt att 3 behöriga godkännare krävs, hade rapporten gått vidare till den attesterare som finns en nivå upp, Magnus Einarsson. Man kan även välja flera attestanter parallellt på samma nivå. Det betyder att om man väljer 2 attestanter som godkännare 1, då kommer rapporten skickas till båda personerna. När den första personen godkänner så kommer rapporten skickas vidare. Rapporten försvinner då från den andra godkännarens vy, och den personen kan inte längre se/godkänna rapporten. Companyexpense Svenska AB companyexpense.se info@companyexpense.se 5

7 4. Tillfälliga godkännare Om den ordinarie godkännaren är borta under en viss period, går det att sätta in en tillfällig godkännare under den perioden. Enligt nedan exempel skulle nu alla rapporter som ligger och väntar på attestering hos John, samt alla rapporter som skickas in under perioden till och med gå vidare till Evelina i stället för John. 5. Attestering enligt kostnadsställe Gå in på inställningarna på företaget, gå till Kostnadsställen & Projekt Här skapar du kostnadsställen genom att klicka på raden och skapa nytt kostnadsställe, klicka på +skapa nytt Companyexpense Svenska AB companyexpense.se info@companyexpense.se 6

8 Välj om kostnadsstället ska vara på rapportnivå, utläggsnivå eller ej användas Förvalt kostnadsställe Förvalt kostnadsställe kan du välja om det ska användas på användaren, avdelningen eller ej användas. Väljer du att kostnadsstället ska vara förvalt på användaren eller avdelningen så kommer en ruta upp tillåt användaren att byta kostnadsställe. Bocka i den rutan om användaren ska ha den möjligheten. Companyexpense Svenska AB companyexpense.se info@companyexpense.se 7

9 Om kostnadsstället ska vara förvalt på användaren så måste du koppla kostnadsstället till användaren. Gå in under användare, klicka på den anställda där du ska lägga till ett förvalt kostnadsställe, välj ett kostnadsställe genom att klicka på pilen vid raden förvalt kostnadsställe. Spara din ändring. Ska kostnadsstället vara förvalt på avdelningen så måste avdelningarna läggas upp. Detta görs under Min organisation och Avdelningsstruktur. Klicka på plustecknet för att lägga till en ny avdelning (se bild nedan). Lägg även till kostnadsställe i rutan till höger genom att klicka på pilen. Spara ändringen. Companyexpense Svenska AB companyexpense.se info@companyexpense.se 8

10 När det är klart kopplar du användaren till rätt avdelning genom att gå in på användare, klicka på användaren och under avdelning väljer du vilken avdelning som användaren hör till. Spara ändringen. Gå nu in på min organisation, välj attestering. Välj typ: enligt kostnadsställe Välj godkännare i kolumnen enligt kostnadsställe under attestering. Bilden nedan visar att Elin attesterar kostnadsställe 123 HR, John attesterar 234 Sälj och Jennie attesterar 345 Ekonomi. Companyexpense Svenska AB companyexpense.se info@companyexpense.se 9

11 Registrera ett utlägg med kostnadsställe Gör ett nytt utlägg, om kostnadsställe är förvalt så kommer det upp direkt, har ni inställningen tillåt användaren att byta kostnadsställe så kommer det gå att byta kostnadsstället vid registrering av utlägget. Det går även att skicka utläggen till olika kostnadsställen (om ni har inställningen tillåt användaren att byta kostnadsställe) I Exemplet nedan ser du hur rapporten ser ut när man har valt olika kst till utläggen I den här rapporten har milersättningen på 1665 kr skickats till Jennie för godkännande, och det andra utlägget, buss till möte 24,80 kr har skickats till John. Både Jennie och John får ett mail där det står att du har en ny rapport att godkänna, logga in och gå till dina meddelanden för att titta på rapporten och godkänna den. Companyexpense Svenska AB companyexpense.se info@companyexpense.se 10

12 När rapporten har godkänts så skickas ett mail till dig med information att rapporten har blivit godkänd. Skulle attestanten neka ett utlägg kommer det skickas ett mail med information till dig. En nekad utläggsrapport hamnar under ej inskickade utläggsrapporter, även ett nekat utlägg skickas tillbaka till ej inskickade utläggsrapporter. Användaren får bocka ur utlägget alternativt ändra utlägget och skicka in rapporten igen. Övriga utlägg i rapporten skickas nu tillbaka till attestanten för godkännande. Som attestant kan man neka ett eller flera utlägg i en rapport. Är det endast ett utlägg som ska nekas bockar man i rutan och väljer att avslå utlägget. Man kan avslå utlägget med en kommentar som syns för användaren. När rapporten skickas tillbaka till användaren får den personen korrigera/ta bort utlägget och skicka in rapporten igen. Companyexpense Svenska AB companyexpense.se info@companyexpense.se 11