Sid: 1. Manual. Beställning / Orderattest / Inleverans ebuilder Inköp

Transkript

1 Sid: 1 Manual Beställning / Orderattest / Inleverans ebuilder Inköp ebuilder AB Version 5.0 Dec 2010

2 Sid: 2 Inledning... 3 Orderläggning... 4 Skapa Varukorg... 4 Färdigställ Order... 6 Attestera Order... 7 Kontroll av ordersvar från leverantör... 9 Inleverans av Order Inleverans av order med hjälp av Leveransavisering Ordermallar Att skapa ordermallar Att använda ordermallar Lathund Extrafunktioner Order Förberedelser: Ändra egna inställningar Ändra arbetsflöde (byte av attestant) Ändra kontering... 24

3 Sid: 3 Inledning Välkomstsidan efter inloggning visar med hjälp av informationslänkar de Varukorgar / Order / Fakturor som ligger hos användaren för behandling eller åtgärd. Genom att klicka på antalssiffran efter varje länk leds användaren vidare till aktuella objekt. I höger ovankant visas ett antal klickbara symboler som från vänster till höger betyder: - Visa Min profil - Återvänd till Välkomstsidan - Visa hjälpsida - Visa Systeminformation - Logga ut

4 Sid: 4 Orderläggning Skapa Varukorg 1: Välj menyval Order Skapa varukorg Varukorgen är en intern korg där beställaren kan samla artiklar från flera olika leverantörer. Varukorgen kan sparas och fyllas på/förändras vid ett senare tillfälle och detta kan göras även av andra beställare än den som skapade varukorgen*. 2: I varukorgens huvudinformation behövs endast önskat leveransdatum ÅÅÅÅ-MM-DD anges. På fliken partsinformation kan leveransadress etc ändras. Här finns förvalt de värden som lades in under användarens Egna inställningar för order. 3: Lägg till artiklar till Varukorgen: A: Klicka på Artikelsök för att söka artiklar i leverantörernas prislistor. B: Klicka på Lägg till från mall för att hämta artiklar från upplagda ordermallar. C: Lägg till från katalog = Sökning baserat på varugrupper i leverantörens prislista *(För att hitta en varukorg sparad av en annan användare, gör en sökning via Order sök Varukorg Avancerad sökning och välj t ex avdelning eller beställare vars Varukorgar du vill hitta)

5 Sid: 5 A: Om artikelsök används: Ange de sökvillkor som önskas: Artikelnummer Benämning Varumärke Pristyp Använd tecknet * för att symbolisera valfria tecken. Genom att söka på benämningen * biff* Fås träff på alla artiklar som innehåller order biff någonstans i benämningen. Träfflista: Ange antal på de artiklar du vill beställa. Klicka sedan på: Lägg till varukorg Fortsätt artikelsökningen till samtliga önskade artiklar är tillagda till din Varukorg. Klicka då på Tillbaka till varukorg Spara sedan Varukorgen.

6 Sid: 6 Färdigställ Order I detta läge har man möjlighet att - komplettera Varukorgen - ta bort varukorg - Lägga till anteckningar När det är dags att omvandla Varukorgen till en Order mot leverantör, Klicka då Färdigställ Order

7 Sid: 7 Attestera Order Vid klickning på Färdigställ order omvandlas Varukorgen till en order mot varje leverantör. Ordern styrs till lämplig Attestant. Attestanten kan nå de order som ligger för attest genom en länk på välkomstsidan. Genom att klicka på antalssiffran kommer visas en lista på aktuella order, och genom att öppna någon av dessa order kan ordern attesteras.

8 Sid: 8 Inne i ordern kan denna Attesteras (= Skickas iväg till leverantör). Beroende på valt regelverk och roller kan detta göras av en annan person (Attestant) eller av Beställaren själv. När ordern blivit attesterad är den färdigbehandlad. Andra funktioner på denna sida är möjlighet att komplettera/ändra ordern, ändra konteringen, ändra attestanter (=ändra arbetsflöde).

9 Sid: 9 Kontroll av ordersvar från leverantör När leverantören har mottagit ordern svarar de oftast med ett ordersvar (orderbekräftelse). Detta ordersvar kan vara av två olika typer: Ett enkelt ordersvar, som talar om att ordern mottagits av leverantören Ett utökat ordersvar som bekräftar att leverans kommer att ske och som ev kan innehålla uppgift om artiklar som ej kan levereras. Vilket ordersvar som leverantören har skickat syns då ordern sökes fram på skärmen I kolumnen status kan ordersvaret utläsas Status: Avrop mottagen av leverantör Avrop accepterat Leverans avsänd Avrop ändrat i bekräftelse = Ordern har kommit fram, men leverantören har ej ännu bekräftat att leverans kan ske = Leverans kommer att ske enligt ordern = Leverantören har skickat en Leveransavisering (En elektronisk följesedel, som visar vilka varor som de verkligen kommer att leverera) = Någon ändring i ordern har gjorts av leverantören, Kontrollera då närmare vad som ändrats på följande sätt:

10 Sid: 10 Öppna ordern (genom att dubbelklicka på ordern), Klicka på Visa orderbekräftelse När orderbekräftelsen öppnas visas de rader som avviker från ordern. Här visas också orsak, t ex senarelagd leveranstid, verkligt levererbar kvantitet. Om accepterad kvantitet är 0 kommer alltså inte artikeln att kunna levereras.

11 Sid: 11 Inleverans av Order Med funktionen Inleverans registrerar du vilka varor som mottagits från en leverantör. Vid inleverans skapas en rapport som används vid avstämningen av fakturor. 1: För att skapa en inleveransrapport skall först rätt order att inleverera tas fram. Detta kan göras på något av följande sätt: Alternativ A: Klicka på siffran efter länken Ej inlevererade order på Välkomstsidan. Alternativ B: Välj Order Skapa Inleveransrapport i menyn.

12 Sid: 12 Du skall sedan ange ordernumret. Detta kan skrivas in i rutan alternativt sökas fram via sökknappen bredvid inmatningsrutan. Klicka sedan på knappen Skapa Inleveransrapport. Alternativ C: Sök fram önskad order via menyn Order Sök order eller menyn Order Mina sökningar Mina Order. Du får då en träffbild enligt nedan: Genom att klicka på det gröna + -tecknet längst till höger på önskad order kan du skapa en inleveransrapport. (Rapporten kan också skapas inifrån ordern om du öppnar ordern.)

13 Sid: 13 2: Registrering av mottagna varor. I inleveransrapporten skall dels anges kvantiteten av mottagna artiklar samt om ordern är slutlevererad eller dellevererad. Med Slutlevererad menas att inga ytterligare leveranser väntas från leverantören. Med Dellevererad menas att saknade artiklar kommer att restlevereras senare från leverantören. Ytterligare inleveranser kan ske så länge ordern har status Dellevererad. Variant A: Allt levererades enligt ordern, ingen ytterligare leverans väntas: = Ordern är slutlevererad och inlevererad kvantitet = Beställd kvantitet. Åtgärd: Klicka på knappen Slutlevererad. Klicka därefter på Spara. Variant B: Vissa artiklar levererades ej enligt ordern, restleverans väntas senare: = Ordern är ej slutlevererad och mottagen kvantitet på vissa rader skall ändras. Åtgärd: Klicka först på knappen Slutlevererad. Gå sedan in på den/de avvikande raderna och ändra kvantiteterna. Bocken Slutleverans på dessa rader kommer då att försvinna. Klicka därefter på Spara. Upprepa inleveransen på denna order när leveransen med de saknade varorna kommer från leverantören. Variant C: Vissa artiklar levererades ej enligt ordern, restleverans väntas inte: = Ordern är slutlevererad men mottagen kvantitet på vissa rader skall ändras. Åtgärd: Klicka först på knappen Slutlevererad. Gå sedan in på den/de avvikande raderna och ändra kvantiteterna. Se till att Bocken Slutleverans är ibockad på samtliga rader. Klicka därefter på Spara.

14 Sid: 14 3: Om andra artiklar än de beställda finns med i leveransen och skall registreras i inleveransrapporten: Klicka på knappen artikelsök och sök fram (på samma sätt som när artiklar läggs till en Varukorg ) den/de artiklar som skall adderas till inleveransrapporten. Hantera sedan inleveransrapporten enligt de tre varianterna ovan. Övrigt: Tidigare inleveransrapporter kan alltid visas genom att inifrån ordern klicka på knappen Visa tidigare inleveranser. Inleveransdatum är alltid ifyllt med dagens datum. Detta datum kan ändras manuellt eller med hjälp av kalenderfunktionen innan inleveransen sparas. En felkod kan anges på varje inleveransrad om så önskas. Ett antal fördefinierade felkoder kan väljas.

15 Sid: 15 Inleverans av order med hjälp av Leveransavisering Om leverantören har skickat en leveransavisering kan denna användas som underlag för inleveransen. Att en leveransavisering har skickats från leverantören syns genom att orderstatus = Leverans avsänd I leveransaviseringen anger leverantören vad som verkligen har skickats iväg, och här finns alltså ersättningsvaror och/eller kvantitetsändringar angivna. Leveransaviseringen underlättar således inleveransen genom att alla ev ändringar i leveransen finns med. 1: För att skapa en inleveransrapport med hjälp av leveransaviseringen, gör på följande sätt: Sök fram önskad order via menyn Order Sök order eller menyn Order Mina sökningar Mina Order. Du får då en träffbild enligt nedan: Välj ut önskad order med status Leverans avsänd. Klicka på ordern och den öppnas: Använd knappen Leveransavisering för att titta på aviseringen, och för att använda den som ett underlag för inleverans.

16 Sid: 16 Här visas vad som avsänts från leverantören. Klicka på Skapa inleveransrapport för att använda informationen i inleveransen. Inleveransrapporten är då förifylld med artiklar och antal. Är detta korrekt så klicka på Spara, och inleveransen är gjord.

17 Sid: 17 Ordermallar Att skapa ordermallar 1: Med hjälp av ordermallar kan du skapa personliga eller gemensamma mallar som innehåller valfria artiklar från en eller flera leverantörer. På detta sätt hittar du snabbare de artiklar som du ofta beställer. Välj Order Ordermall i menyn 2: Ge mallen ett namn, ange vilken avdelning som mallen tillhör, samt om den skall vara: Personligt kopplad Endast du kan se/använda mallen Avdelnings kopplad Användare vid samma avdelning kan se/använda mallen Företags kopplad Användare i samma Företag kan se/använda mallen Klicka på Sök artiklar för att lägga till artiklar till mallen.

18 Sid: 18 3: Via söksidan söker du fram önskade artiklar. (Tänk på * tecknen = betyder valfria tecken) Ange antal i antalsrutan om du vill spara artikeln med ett förutbestämt antal i mallen. Kryssa annars i rutan till vänster om artikeln om du bara vill spara artikeln utan antal. Klicka sedan på Lägg till ordermall Fortsätt på detta sätt (Sök artiklar Lägg till ordermall) tills du har hittat alla önskade artiklar. Klicka sedan på Tillbaka till ordermall 4: Du ser då mallen med dess innehåll. Är du nöjd med mallen Klicka på Spara ordermall, (fortsätt annars att lägga till fler artiklar genom Sök artiklar ) Artikelrader kan tas bort eller ändras med hjälp av symbolerna i Åtgärds kolumnen längst till höger på varje mallrad.

19 Sid: 19 5: Ordermallen är nu sparad och klar för användning Mallarna kan sökas fram och tas bort/editeras med hjälp av menyn Order Ordermall Sök ordermallar

20 Sid: 20 Att använda ordermallar 1: Använd Lägg till från mall när du skall skapa en varukorg. 2: Du ser då tillgängliga mallar, och kan även söka fram en speciellt önskad mall. Klicka på mallraden för att öppna mallen.

21 Sid: 21 3: Här kan du fylla i önskat antal på varje rad (förifyllda antal visas också) Klicka därefter på Lägg till varukorg 4: Valda artiklar från mallen läggs då till din varukorg, och du kan sedan spara varukorgen eller lägga till fler artiklar från prislista eller andra mallar.

22 Sid: 22 Lathund Extrafunktioner Order Förberedelser: Ändra egna inställningar. Ändra egna inställningar för order - Avdelning, hämta korrekt avdelning i rullistan - Köpare, hämta korrekt köpare i rullistan - Leverantör, lämnas blankt - Kostnadsställe, välj det kostnadsställe där fakturan skall hanteras - Fakturamottagare, hämta korrekt fakturamottagare i rullistan - Godsmottagare, hämta korrekt (= vanligast förekommande) adress i rullisten - Leveransmottagare, hämta korrekt (= vanligast förekommande) adress i rullisten. - Välj Kontaktperson (denna uppgift visas endast i order som skickas via e-post eller fax) Ändra arbetsflöde (byte av attestant) Inne i ordern: Klicka på Ändra arbetsflöde :

23 Sid: 23 Klicka i denna sida på: - Återkalla begäran om attest - Hämta sedan en ny behörig attestant i rullisten - Skicka för attest Ett mail går till orderattestanten med uppmaning om att attestera ordern

24 Sid: 24 Ändra kontering Klicka på ändra kontering Klicka på ändringssymbolen till höger om raden som skall uppdateras med ny kontering - Skriv in eller sök efter aktuella värden - Applicera kontering - Spara Fält innehållande * är obligatoriska och kan ej lämnas blanka