Lathund_ Lathund. Milestone 5 UBW

Transkript

1 Lathund Milestone 5 UBW

2 Innehåll Startsidan i UBW... 3 Programverktygsfältet:... 3 Din Uppgiftslista... 3 Senast öppnade... 3 Favoriter... 3 Logga ut... 3 Chattfunktionen... 3 Sökfält... 3 Menyknappar... 4 Inköp-startsidan... 5 Almanackan... 5 Ändra startsida till Inköp... 5 Inställningar för inköp- välj projekt... 7 Öppna sparat inköpsförslag... 7 Varumottag... 8 Bekräfta mottagna varor och matcha fakturan... 8 Varumottag via startsidan Inköp... 8 Söka artiklar och Skapa en varukorg... 9 Sökfältet... 9 Kategorier... 9 Filter:... 9 Inköpslista: Varukorgsrutan Leverantörs webbutik Inköpsförslag/rekvisition Namnfält Verifikationstext Godsmärke Leveransadress Inställningar i inköpsförslaget Lägga till ytterligare produkter på annat projekt? Kontering Konteringsraden Byta projekt Dela kostnad Ta bort rad: Artikeltext Välja åtgärd i inköpsförslaget Skicka för attest Spara som Utkast Spara som inköpslista Sök artiklar External markets Attest Attestera, Avvisa eller Ändra/dela projekt Attestera Avvisa Ändra projekt Behandla flera rekvisitioner Avvisa eller dela enskilda rader Dela rad: SIDA 1

3 Rapporter Alla rekvisitioner Mina beställningar: Våra beställningar: Tips och tricks! SIDA 2

4 Startsidan i UBW Startsidan består av Programverktygsfältet och Huvudmenyn. Om du vill kan du ändra startsida under Egna inställningar. Programverktygsfältet: Visas alltid överst i programmet och innehåller globala funktioner som: Symbol Beskrivning Öppnar lista med dina uppgifter Visar de senast öppnade posterna i den ordning du använde dem. Listar de aktivitetssteg som du har markerat som favoriter. Utloggning och hjälpavsnitt Chatta med andra Agressoanvändare. Din Uppgiftslista Senast öppnade Favoriter Logga ut Chattfunktionen Sökfält SIDA 3

5 Huvudmenyn Menyknappar Huvudmenyn består av ett antal Menyknappar som ordnats lodrätt på vänster sida i fönstret, där varje knapp innehåller menyalternativen för respektive tillgänglig produktmodul t.ex. Din anställning, Rapporter, Inköp och Forskarweb. SIDA 4

6 Inköp-startsidan Välj Inköp i Menyn och sedan Inköp igen, vänta tills sidan laddat helt klart! Här söker du produkter via Sök artiklar (sökmotorn) eller Webbutik/punch-out. Du kan också välja att gå direkt till ett Inköpsförslag eller öppna en Inköpslista. Sparade inköpsförslag öppnas i Utkast. Almanackan visar ordrar efter beställningsdatum, konterade med det projekt du valt på startsidan. Här kan du också registrera varumottag men observera att uppgiften måste göras för att fakturan ska gå till betalning! Ändra startsida till Inköp För att välja Inköp som startsida gör du nedanstående inställning under huvudmenyknappen Din anställning och sedan Egna inställningar: SIDA 5

7 Symbol Beskrivning Tidigare kallad Sökmotorn. Här hittar du även dina sparade inköpslistor Tidigare kallad Rekvisition. Du kan öppna ett Inköpsförslag och söka produkter även i det fönstret. Webb-leverantörerna har nu en egen box på startsidan Nytt! Du kan spara ett inköpsförslag i Utkast, för att fortsätta din beställa senare. Du kan även fullfölja en kollegas inköpsförslag och sedan skicka den för attest. Antalet inköpsförslag som visas i Utkastboxen styrs av det projekt du valt i inställningar. SIDA 6

8 Inställningar för inköp- välj projekt Välj alltid ett projekt i rullistan. Alla inköpsförslag kommer automatiskt att konteras med det projekt du väljer. Projekt går att ändra i inköpsförslaget senare. Valt projekt styr också vilka inköpsförslag du ser i boxen Utkast och vilka ordrar som visas i almanackan. Har du projektfältet tomt visas alla ordrar gjorda på din institution. Öppna sparat inköpsförslag 1. Klicka på önskat rek.nr i listan för att öppna ditt sparade inköpsförslag. Har du döpt ditt inköpsförslag kan du även se namnet här. Endast inköpsförslag konterade på valt projekt visas i utkast. 2. Skriv rek.nr eller namn i sökfältet och välj önskat inköpsförslag. Alla inköpsförslag och ordrar gjorda på din institution visas. Inköpsförslaget öppnas och du kan göra ändringar och lägga till produkter. Välj Till Attest eller Spara som Utkast eller Inköpslista. SIDA 7

9 Varumottag Bekräfta mottagna varor och matcha fakturan I anslutning till att leverantören skickar en beställd vara till dig kommer leverantören samtidigt att skapa och skicka en faktura till KI. När denna faktura tas emot i inköpssystemet kommer en uppgift att skapas och visas i Dina uppgifter. 1. Öppna uppgiften Varumottag i Dina uppgifter. 2. Om paketets innehåll stämmer överens med ordern klickar du på knappen Varan mottagen/receive goods. Fakturan går till betalning. 3. Fel antal? Ange mottaget antal och spara. Fakturan kommer då att skickas ut i flödet igen för godkännande och attest. Varumottag via startsidan Inköp Du kan göra ett varumottag för en kollegas beställning. Beställaren måste dock hantera uppgiften för att fakturan ska gå till betalning. 1. Öppna en order i almanackan. Endast ordrar konterade på valt projekt visas. 2. Skriv i ordernummer eller leverantör i sökfältet och klicka på texten. Ordern öppnas och du kan registrera ett varumottag eller kontrollera vilka produkter ordern innehåller. Obs! Uppgiften Varumottag måste göras för att matcha fakturan. SIDA 8

10 Söka artiklar och Skapa en varukorg Välj Sök artiklar på Startsidan. Sökfältet, skriv valfri text, t.ex. namn eller artikelnummer Kategorier: Välj en leverantör eller ett avtal. Filter: Utifrån valet kategorier kan du filtrera på Produktmarkering, Produktgrupp eller annat filter. Observera att det är leverantören som anger produktgrupp och att det kan ge ett felaktigt sökresultat Då sökresultatet visas kan du lägga produkten i Varukorgen. Klicka på varukorgs-symbolen Symbolen blir grön och varukorgen i högra hörnet uppdateras. Är du inloggad för första gången kan detta ta lite tid. Ha tålamod SIDA 9

11 Inköpslista: Klicka på symbolen under varukorgen för att spara som inköpslista. Om du har sparade Inköpslistor kan du öppna dem härifrån och skicka för attest. Observera att du måste lägga till antal för att kunna lägga produkterna i inköpslistan i varukorgen! Inköpslistan kommer att konteras med det projekt du valt på Inköpsstartsidan. Varukorgsrutan Antal valda produkter visas. Välj Gå till Inköpsförslag när du är klar med din sökning Leverantörs webbutik: Lägg valfria produkter i varukorg eller liknande och följ instruktionerna. Du kommer sedan komma till Inköpsförslag i UBW. OBS! Det går inte att återgå till sökmotorn efter att produkter skickats till inköpsförslag. Detta är dock möjligt om du först väljer att spara som Utkast. SIDA 10

12 Inköpsförslag/rekvisition Om du valt att öppna ett Inköpsförslag direkt, kontrollera projekt i Inställningar. Vill du byta projekt ska detta göras innan du söker och hämtar produkter. Du lägger till produkter genom att välja Sök artiklar eller External markets. Namnfält för inköpsförslag är inte obligatoriskt, men kan vara önskvärt vid vissa tillfällen Verifikationstext: Som tidigare, en ver.text för hela inköpsförslaget. Godsmärke: kan fyllas i vid behov Leveransadress ska bytas. Om leveransadressen inte byts, får du en uppgift i Dina uppgifter innan inköpsförslaget går vidare till attestant. SIDA 11

13 Inställningar i inköpsförslaget Lathund_ Projekt Fuxe är här förvalt. Alla produkter som läggs till i inköpsförslaget kommer konteras på detta projekt. Om du valt ett projekt på startsidan är det detta som visas här. Lägga till ytterligare produkter på annat projekt? Byt projekt på varje rad/ny produkt. Ska många produkter läggas till med nytt projekt: Spara inköpsförslaget i Utkast. Hämta upp inköpsförslaget från Startsidan, byt projekt i Inställningar innan du lägger till nya produkter. OBS! Om du glömt att välja projekt får du ett felmeddelande, men ändringarna kan inte sparas. Du måste börja om helt från början! Detta är ett fel som är anmält till UBW. SIDA 12

14 Kontering Konteringsraden för produkten öppnas om du klickar på förstoringsglaset Om du väljer Dela kostnad igen kommer ytterligare en ny rad dyka upp. Byta projekt Stå på raden, tabba och välj ett nytt projekt. Dela kostnad Stå på raden och välj Dela kostnad. En ny rad öppnas, välj nytt projekt och ange procent. Välj Klar. Ta bort rad: Blåmarkera någon av raderna du vill behålla. Detta för att kryssrutan längst ned ska bli synlig. Markera raden du vill ta bort genom att markera kryssrutan. Välj Ta bort och sedan Klar Artikeltext Här kan du ange specifik information om artikeln. SIDA 13

15 Välja åtgärd i inköpsförslaget Skicka för attest: Inköpsförslaget går till attestanten. Spara som Utkast: Du kan spara ett inköpsförslag i Utkast, för att fortsätta din beställa senare. Du kan även öppna och skicka en kollegas inköpsförslag till attest, genom att välja inköpsförslaget i Utkast-boxen. Spara som inköpslista: Om du frekvent beställer vissa varor kan dessa sparas som inköpslista. Om du sparar produkter utan antal observera att du måste välja antal innan du kan lägga produkterna i varukorgen. Sök artiklar: Om du sparat Inköpsförslaget i Utkast eller har valt att gå direkt till Inköpsförslag, kan du söka fler produkter från sökmotorn genom att klicka på Sök artiklar. External markets: Klicka på pilen och välj någon av webbleverantörerna för att lägga till produkter. SIDA 14

16 Attest Dina uppgifter visas i Programverktygsfältet och ikonen visas med en siffra. Antalet uppgifter När du klickar på en uppgift öppnas den i ett nytt aktivitetsfönster där du kan vidta lämplig åtgärd, t.ex. att godkänna eller attestera en faktura eller rekvisition. Du öppnar uppgifterna genom att trycka på uppgiftstexten. I detta fall attestera en rekvisition. Ett nytt fönster öppnas: SIDA 15

17 Attestera, Avvisa eller Ändra/dela projekt. Normalläge Attestera markerad rekvisition i sin helhet utan ändringar genom att välja åtgärdsknappen Attestera längst ned. Avvisa markerad rekvisition i sin helhet utan ändringar genom att välja åtgärdsknappen avvisa längst ned. En kommentar krävs. Ändra projekt: Välj rad och gå ned till Kontering Visa arbetsflödeskommentarer och logginformation för varje rad genom att klicka översiktsikonen på raden. Lägg till en kommentar genom att välja en rad skriva sektionen Logg arbetsflöde. För att kopiera denna kommentar till alla rader, klicka Kopiera. Behandla flera rekvisitioner samtidigt: Bocka i kryssrutorna och klicka sedan på en av åtgärdsknapparna längst ned, vanligen Attestera. Detta kommer att attestera och spara alla valda objekt samtidigt. SIDA 16

18 Avancerat läge: Avvisa eller dela enskilda rader Välj en rad i Rekvisitionsdetaljer, raden blåmarkeras. Gå till Kontering för att göra dina ändringar. Skriv en kommentar och välj Avvisa och sedan Spara. Dela rad: Välj Dela rad, byt projekt och fyll i procent. Välj Attestera på båda raderna och sedan Spara. SIDA 17

19 Rapporter Välj Rapporter i Huvudmenyn Alla rekvisitioner Sök på t.ex. Rekvisitionsnummer. Om du bara väljer Sök utan urval, visas information om alla rekvisitioner på den institution du tillhör. Klicka på Under attest eller Avslutad i kolumnen Status arbetsflöde. Information visas om arbetsflödet, vem som ska, eller har, attesterat och vilket ordernummer rekvisitionen genererat. SIDA 18

20 Mina beställningar: Visar information enligt nedan. Du kan välja vilka kolumner du vill se i rapporten genom att bocka i eller av, i rutorna. Lathund_ Välj Sök, så visas alla dina beställningar, eller gör ett urval och sedan sök. Våra beställningar: Resultat från hela din institutions beställningar. Visar information enligt nedan. Du kan välja vilka kolumner du vill se i rapporten genom att bocka i eller av, i rutorna. SIDA 19

21 Tips och tricks! Vänta tills Inköpsstartsidan har laddats helt, du ska se Institution-och Projekt-fälten samt Utkast-boxen. Välj alltid ett projekt på Inköpsstartsidan. Problem kan uppstå om du inte anger projekt INNAN du söker varor. Produkter från webshoparna sparas inte i Inköpslistorna. Rapporten Alla rekvisitioner ger svar på om rekvisitionen är attesterad och isåfall av vem. Använd Rapport Mina eller Våra beställningar för att se status och ev. kommentarer från attestanten. Bocka av information för att få bättre översikt. Export-knappen har ingen egentlig funktion, men kan inte tas bort. Chattfunktionen: Välj i programverktygsfältet Sök upp en person och starta sen konversation genom att klicka på namnet. Skriv ditt meddelande och tryck på Send Du kan också bifoga en länk eller en skärmdump. Chattikonen byter färg hos mottagaren för att indikera att ett meddelande har skickats. Svara genom att trycka på meddelandet. SIDA 20