Lathund Attestant. Agresso Self Service

Transkript

1 Lathund Attestant Agresso Self Service

2 Sidan 2/15 Innehållsförteckning 1. Inloggning 3 2. Startsida 5 Mina uppgifter 5 Rapporter 5 Inköp 5 Alternativ 6 3. Attestering av fakturor 6 Åtgärdsknappar 9 Attestera 9 Dela upp raden 9 Ta bort 9 Parkera 9 Avvisa 9 Vidarebefordra 9 Distribuera 10 Ångra 11 Spara Övriga fältförklaringar och funktioner 11 Logg arbetsflöde 11 Skriv in kommentar 11 Bilagor 11 Skapa/redigera mall 13 Logga ut 14 Kontaktuppgifter 15

3 Sidan 3/15 1. Inloggning Du kommer att få ett mail när du har fått en faktura att ta hand om. Följ länken som står i mailet, eller logga in via Välj att logga in med användarnamn och lösenord. Alla kommer att få ett eget användarnamn och lösenord till Agresso Driftservice. Användarnamnet börjar med _ följt av tre siffror. Obs: ska vara underscore efter , inte bindestreck eller mellanslag. Efter denna inloggning kommer du till följande sida:

4 Sidan 4/15 Tryck på KMH- ikonen för att komma vidare. OBS: det kommer inte att stå Test när vi gått i drift. Du kommer nu till inloggningen till Agresso Self Service: Fyll i användarnamn. Företag ska alltid vara MU. Användarnamn och lösenord kommer du att få från ekonomienheten strax innan vi går i drift. Har du haft tillgång till Agresso tidigare så behåller du de gamla användaruppgifterna och loggar in med dessa.

5 Sidan 5/15 2. Startsida Startsidan kan se lite olika ut beroende på vilken behörighet attestanten har. Vanligtvis ser den dock ut som ovan. Förklaring till de olika menyerna: Mina uppgifter Här kan du för det första se om du har några fakturor att behandla. Om det finns en bock i rutan vid Attestera/Kontera, så betyder det att det gör det (i det här fallet två fakturor). Rapporter Här kan vi på ekonomienheten lägga upp vissa vanliga rapporter som även ni kommer att kunna ha tillgång till. Ännu finns inga sådana upplagda. Inköp Här kan du göra diverse olika sökningar. Under Fråga arbetsflöde leverantörsfakturor kan du t.ex. söka på en speciell leverantör, verifikationsnr, attestansvarig mm. Du fyller i dina sökbegrepp under Urvalskriterier och klickar sedan på Sök- knappen. Resultatet får du upp i en tabell. Där kan du sedan zooma vidare genom att klicka på någon av de blå- markerade fälten. Klickar du t.ex. på ett värde i kolumnen Workflow status får du upp ett loggträd där du bl.a. kan se hos vem fakturan varit. Klickar du på ett värde i kolumnen Ver.nr kan du få upp mer info om fakturan samt se fakturabilden osv. I exemplet nedan har sökning utgått från attestansvarig (Lena Ousbäck Badlund).

6 Sidan 6/15 Under Logg arbetsflöde leverantörsfakturor kan man få fram alla verifikationer, både avslutade och sådana som är obehandlade och även här går det att få mer information genom att klicka på ett blå- markerat fält i resultattabellen. Alternativ Här kan du bl.a. byta lösenord och ange tidsintervall för ersättare. Vad gäller ersättare så ska du först meddela ekonomienheten skriftligen på en blankett vem som ska vara din ersättare. Vi lägger in det i systemet och efter det kan du här ange vilken tidsperiod den personen ska ersätta dig. Det går bra att lägga in flera personer som ersättare. Ditt lösenord gäller i 180 dagar och Agresso säger till när du måste byta det. Vill du ändra det innan dess så gör du det här. 3. Attestering av fakturor I menyn Mina uppgifter ser du om du har några fakturor att attestera. Tryck på länken Attest/Kontera så öppnas mer info till höger. Du får upp en kolumn, översiktslista, där du kan se lite kortfattad info om alla dina fakturor. Till höger om den här listan får du upp fakturans detaljer, konteringsrad och fakturabild. Har du väldigt många fakturor kan du sortera dessa för att få en bättre överblick. Du kan enkelt växla mellan fakturorna genom att trycka på en faktura i översiktslistan. Det går att dölja den här kolumnen med knappen minimera fönsterruta (ser ut som två pilar som pekar åt vänster) bredvid sorteringsalternativet. För att öppna kolumnen igen, tryck på motsvarande knapp med pilar som pekar åt höger. Även kolumnen med menyn Mina uppgifter längst ut till vänster går att dölja på liknande sätt. Obs: knappen för att logga ut finns i den här kolumnen och därför rekommenderar vi inte att du har den dold. Inställningarna ligger inte kvar till nästa gång du loggar in.

7 Sidan 7/15 Som attestant ska du kontrollera fakturan mot beställning avseende pris, antal levererade varor mm. Med ett enkelklick på fakturabilden får du upp den i ett separat fönster. Du kan här också spara den och skriva ut den. Under Detaljer leverantörsfaktura ska du fylla i kontering och välja en åtgärd (se förklaring längre ner). Vid varje konteringsruta finns en fälthjälp som du kan öppna upp. Fälthjälpen för Konto fungerar enligt följande: Tryck på fälthjälps- knappen. Du får upp en sökruta. Under Sökkriterier kan du t.ex. söka på delar av kontots namn med stjärna i början och slutet av ordet. Resultatet får du i tabellen längre ner. Klicka på det konto du vill välja så följer det med till konteringsraden.

8 Sidan 8/15 Öppnar du sökvillkoren under Avancerad kan du här söka t.ex. på alla konton som börjar på 5. Resultatet blir då på flera sidor. Du bläddrar framåt med pilarna längst ner till höger. När du hittar kontot som du vill ha, tryck på det så följer det med till konteringsraden. Är du osäker på vilket konto du ska välja, låt dummyvärdet 9999 ligga kvar och fyll i de andra konteringsfälten. Du kan också kontakta oss på ekonomienheten för hjälp.

9 Sidan 9/15 Däremot måste du ange ett kostnadsställe (kst) för att fakturan ska gå vidare till en slutattestant. Om din avdelning/institution har flera kostnadsställen att välja mellan, följ instruktioner som du fått av din chef. När du fyller i ett kostnadsställe och tabbar så får du med automatik ett värde, kostnadsbärare, i Kb- rutan. Fyll i en aktivitet i Akt- rutan, alternativt låt ANGE stå kvar om du inte vet, och tabba sedan vidare till rutan Beskrivning. Fyll i en kortfattad text som förklarar typ av inköp. Texten följer med till bokföringen och underlättar vid uppföljningar. Åtgärdsknappar När du är klar med kontering, ska du välja en åtgärd med åtgärdsknapparna. Attestera Efter att du har konterat och allt stämmer med fakturan, klicka på Attestera. Klicka därefter på Spara så går fakturan vidare i flödet. Dela upp raden Används om du behöver dela upp konteringen på två eller flera rader. Fyll först i den första raden med kontering och text och välj sedan Dela upp raden. Du får nu en ny rad med samma kontering med belopp 0. Ändra beloppet och kontera den nya raden enligt önskemål. Beloppet på ursprungsraden räknas av automatiskt. Markera samtliga rader med en åtgärd, t.ex. Attestera. Klicka på Spara. Ta bort Används endast när en faktura delats upp på flera rader. Markera den rad som ska tas bort med en bock i boxen till vänster om raden och klicka på Ta bort. Parkera Används om du behöver behålla fakturan hos dig ett tag, t.ex. i väntan på en kreditfaktura. Klicka på Parkera och ange en förklaring i kommentars- fältet (denna åtgärd kräver en kommentar). Klicka därefter på Spara. Fakturan markeras med en hand som symbol i översiktslistan. Obs: se till att fakturor inte blir parkerade hos dig allt för länge! Avvisa Om fakturan är helt okänd och du vill skicka tillbaka den till ekonomienheten, klicka på Avvisa. Åtgärden kräver en kommentar. Klicka därefter på Spara. Vidarebefordra Det här är ett enklare och snabbare sätt att skicka en faktura till en annan person när fakturan inte är konterad, jämfört med knappen Distribuera. Är fakturan däremot konterad, innebär åtgärden att du överlåter din attesträtt till någon annan. Därför bör du vara lite aktsam om du är slutattestant och fakturan är konterad. Då kommer nämligen den

10 Sidan 10/15 person du vidarebefordrar fakturan till att bli slutattestant i ditt ställe, även om fakturan är konterad på ditt kostnadsställe. Om du behöver skicka en faktura till någon annan utan att den personen ska tillåtas slutattestera i ditt ställe, använd i så fall knappen Distribuera i stället. Så länge som fakturan inte är konterad är det alltså ingen fara att använda Vidarebefordra. En slutattestant kan heller inte välja att vidarebefordra till en attestant. Endast en annan slutattestant kan ta över slutattesträtten. Om en attestant vidarebefordrar en konterad faktura till en slutattestant, får slutattestanten rollen av attestant och efter detta går faktu- ran vidare till den slutattestant som styrs av kostnadsstället som fakturan är konterad på. Börja med att eventuellt kontera fakturan. Klicka sedan på Vidarebefordra. Du får upp en ruta där du väljer vem du vill skicka fakturan till och på raden under skriver du en kommentar. Klicka därefter på Vidarebefordra. Du kommer tillbaka till konteringsbilden. Klicka på Spara och fakturan går till den valda attestanten/slutattestanten. Distribuera Distribution innebär att du manuellt vill skicka fakturan vidare till en annan person. Det kan t.ex. vara att du får en faktura på något som du själv inte beställt, men tror dig veta vem som gjort det och ska ha fakturan. Du kan då distribuera fakturan direkt till den personen i stället för att välja Avvisa. Det kan också vara så att du har gjort beställningen, men kost- naden ska betalas av en annan avdelning/institution (t.ex. IT- avdelningen har beställt en dator till någon på KK- institutionen). I så fall, kontrollera att fakturan stämmer mot beställ- ningen och distribuera den sedan till en attestant på den betalande avdelningen/institu- tionen som i sin tur kan kontera den och skicka vidare för slutattest. Det går också bra att kontera fakturan innan den distribueras vidare, men det är inget krav. Obs: om fakturan inte ska konteras så rekommenderas åtgärden Vidarebefordra i stället som är lite enklare och innebär färre knapptryckningar. Distribuera är ingen egen åtgärd utan ska användas i kombination med en annan åtgärd, t.ex. Attestera. Markera den rad som du vill distribuera och klicka på Distribuera. Du får upp rutan Manuell distribution. Raden Aktiv ska vara markerad. Välj i den vänstra kolumnen Tillgängliga användare och roller vem du vill skicka fakturan till. Klicka på det namnet så att det blir markerat och klicka sedan på den gröna pilen som pekar åt höger för att föra över namnet till den högra kolumnen Roller och användare. Namnet hamnar under ditt eget namn. Klicka på Ok.

11 Sidan 11/15 Du får upp följande följdfråga. Svara Ja. Du kommer tillbaka till konteringsbilden. Välj åtgärden Attestera och klicka på Spara. Ångra Används för att ångra en angiven åtgärd, t.ex. attestera. Spara Efter att du valt en åtgärd, klicka på Spara och fakturan går vidare i flödet. 4. Övriga fältförklaringar och funktioner Logg arbetsflöde Under Logg arbetsflöde ovanför konteringsraderna kan du se om någon skrivit en kommentar till fakturan och vem som tagit hand om fakturan innan dig. Skriv in kommentar Här kan du själv skriva en kommentar, t.ex. att varan/tjänsten har levererats, vad inköpet avser, syfte vid resor och kurser m.m. Här kan du också ange syfte och deltagare vid representation. Är det många som deltagit eller mycket text du vill skriva så går det även att lägga till en bilaga, se beskrivning nedan. Din kommentar syns i Logg arbetsflöde när du skickat fakturan vidare i flödet. Tänk också på att fakturor är offentliga dokument och därför ska det som skrivs här vara sakligt och relevant. Bilagor Vid representation kan det vara enklast att skicka med en bilaga till fakturan med program och deltagarförteckning i stället för att skriva in allt i en kommentar. Även andra specifikationer kan vara bra att lägga som bilaga till fakturan som t.ex. avtal. Klicka på ikonen Dokument högst upp i menyn till vänster.

12 Sidan 12/15 Markera katalogen Bilagor och klicka därefter på ikonen Nytt dokument. Obs: det är mycket viktigt att bilagor läggs i rätt katalog. Om du väljer fel kan det hända att fakturabilden ersätts med bilagan. Om det händer, kontakta ekonomienheten. Ett nytt fönster öppnas. Klicka på Bläddra vid sökväg och leta upp ditt dokument. Dokumentet kan vara sparat i alla format, t.ex. Excel, Word, pdf. Markera dokumentet och klicka på Öppna. Du kommer tillbaka till det föregående fönstret där du ser din bilaga. Klicka på Ok. Därefter kommer du tillbaka till fönstret Dokumentarkiv. Katalogen Bilagor har fått en bock och din fil syns under Dokument. Stäng fönstret Dokumentarkiv och du kommer tillbaka till fakturan. Ikonen Dokument har nu blivit gul för att indikera att fakturan har en bilaga. För att öppna en bilaga, klicka på ikonen Dokument (som är gulmarkerad). Dokument- arkiv öppnas och filen syns under Dokument. Klicka på filnamnet och bilagan öppnas i ett separat fönster. För att komma tillbaka till fakturan, stäng bilagan och därefter fönstret Dokumentarkiv.

13 Sidan 13/15 Skapa/redigera mall Om du har konterat en faktura och vill spara konteringen som en mall, klicka på ikonen Skapa/redigera mall i översta menyn. Fönstret Mallar öppnas. Vid behov kan du här lägga till rader och dela upp konteringen ytterligare. När du är klar, klicka på Spara som. Ett nytt fönster öppnas. Hitta på ett namn på din mall och skriv en beskrivning. Klicka i rutan Bara för denna elementtyp och välj Privat. Då sparas mallen endast hos dig och ingen annan kan komma åt den. Klicka på Spara. Nästa gång du får en faktura som du vill använda den här konteringsmallen på, klicka på ikonen Hämta mall.

14 Sidan 14/15 Fönstret Mallar öppnas. Välj den mall som du är ute efter under Mallnamn och klicka på Behåll. Du kommer tillbaka till din faktura och den kommer att vara konterad så som du angett i din mall. Logga ut Logga ut genom att klicka på Logga ut i kolumnen längst ut till vänster. Obs: om du har dolt den här kolumnen måste du först öppna upp den.

15 Sidan 15/15 Klicka på Maximera fönsterruta. Då öppnas kolumnen och du kan klicka på Logga ut längre ner i den kolumnen. Kontaktuppgifter Om du vill ha hjälp kontakta oss på ekonomienheten: Elise Haataja elise.haataja@kmh.se Virve Gröningson virve.groningson@kmh.se Ylva Lindström ylva.lindstrom@kmh.se Mona Dogra mona.dogra@kmh.se Det går också bra att maila till ekonomi@kmh.se