Manual för Distribuering av leverantörsfakturor

Transkript

1 Manual för Distribuering av leverantörsfakturor Författare: Ekonomiavdelningen l År: 2015

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING: 1. Inloggning Startsida Funktions och åtgärdsbeskrivningar Maximera och minimera Information leverantörsfaktura Period. via nycklar Bild Logg arbetsflöde Detaljer leverantörsfaktura Åtgärdsknappar Förfallen faktura Bifogat dokument Gemensamma verktygsfunktioner Dokument Logg arbetsflöde Hämta mall och Skapa / redigera mall Loggbok Skapa genväg Hjälp Koll aktiva fakturor per ORG.. 18

3 1. Inloggning För att komma åt AGRESSO följer du nedanstående länk. Länken bifogas även i de , som sänds ut när du har en leverantörsfaktura att attestera. Inloggningsuppgifter: Namn: Företag: Lösen: Användarnamn LN Tillfälligt lösenord erhålls via ekonomiavdelningen faktura@lnu.se 3

4 2. Startsidan AGRESSO Business World innehåller en mängd tjänster. När du loggat in kan du i menyn till vänster se vilka tjänster som finns tillgängliga för dig som distributör. I Uppgiftslistan finns det en mapp som heter Uppgifter arbetsflöde. I den mappen hittar du dina uppgifter, de leverantörsfakturor som du ska distribuera till godkännare och slutattestanter. Uppgifterna är uppdelade per fakultet så ni ser alla orgar. När du bara har en faktura att ågtärda finns det ingen parantes efter. Klicka på den Org som du ansvarar för. När du klickar på uppgiften tex. Distributör Org: 1200 öppnar sig en attesteringsbild för de leverantörsfakturor du har att distribuera. Till vänster i denna bild visas varje leverantörsfaktura i form av en ruta vertikalt. En faktura kan vara ankomstregistrerad med flera kostnadsrader. Fakturorna sorteras efter verifikationsnummer. Den ruta som är blåmarkerad är den faktura som visas. Genom att markera en ruta får man upp ytterligare information om fakturaraden, fakturabild och konteringsrad. I nästa kapitel förklaras alla steg mer noggrant. 4

5 3. Funktions och åtgärdsbeskrivningar 3.1 Maximera och minimera För att dölja menyn till vänster klickar du på dubbelpilarna (minimera fönster) till vänster om Mina uppgifter längst upp till vänster i bilden. På så vis behöver du inte skrolla lika mycket för att se all information. För att ta tillbaka menyn klickar du på de högerriktade dubbelpilarna (maximera meny) längst upp till vänster i bild. 3.2 Information leverantörsfaktura Här finns uppgifter om leverantörens namn, fakturanummer, vårt verifikationsnummer och övrig information om fakturan. 3.3 Periodisering via nycklar Det finns möjlighet att direkt i samband med kontering av leverantörsfakturor periodisera kostnaden till annan/andra perioder än innevarande. Exempel på kostnader som vanligen ska periodiseras är: Lokalhyror Hyres- och serviceavtal, t ex med Rank Xerox och Securitas Växelns telefonabonnemang (övriga telefonabonnemang är i regel för små) Prenumerationer 5

6 Detta är idag möjligt att periodisera kostnader under följande baskonton enligt nedan. Om ni har behov av andra konton kontakta ekonomiavdelningen. Konto Beskrivning 5011 Lokalhyror enl hyreskontrakt 5012 Lokalhyror, tillfälliga förhyrningar 5051 El 5052 Vatten 5054 Fjärrvärme 5071 Städning 5072 Sophämtning 5091 Bevakning 5622 Tidningar,tidskrifter 5721 Datakonsulttjänster 5722 Databaskostnader 5723 Programlicenser 5724 Service- och underhållsavtal datorer, kringutrustning 5751 Telefonväxel 5754 Bredband-Datakommunikation Praktisk hantering på webben För att komma åt funktionen för periodiseringar klickar ni upp rutan periodisering via nycklar: Här finns sedan två rullgardinslister med val möjligheter som skall väljas för att periodisera fakturan. Den första är fördelningen som anger över hur många månader fakturan skall periodiseras. Möjliga val enligt nedan: Nästa steg är att ange start månad dvs i vilken period man vill att första delen av kostnaden skall bokföras. I samband med definitiv bokföringen kommer fakturor som har dessa uppgifter i fyllda att periodiseras och periodiseringsverifikationer med verifikations typ RJ att skapas. 6

7 Konteringsexempel: Vi betalar en hyra på kr i förskott avseende kvartal 2 Steg 1 (kontering av leverantörsfakturan i kvartal 1) Skuld raden 2581 är inte synlig på Webben. Konto Belopp/D Belopp/K 2581 Lev.skuld sv, utmost Lokalhyra Periodisering (verifikations typ RJ) Konto Belopp/D Belopp/K 5011 Lokalhyra Förutbet kostnader Periodisering hyror Lokalhyra Anledningen till de båda konteringarna på 5011 i samband med periodiseringen är för att i systemet få till en riktig bokföring via periodiseringskonton då systemet normalt sett gör periodiseringen på det valda baskontot. Detsamma gäller för återföringen. Återföring av periodisering i kommande period/perioder (verifikations typ RJ) Konto Belopp/D Belopp/K 5011 Lokalhyra Förutbet kostnader Periodisering hyror Lokalhyra

8 3.4 Bild Genom att klicka på bilden eller på Öppna får man upp bilden i större ruta för ökad läsbarhet. I detta läge kan man spara en kopia, skriva ut eller helt enkelt stänga bilden när man tittat färdigt. 3.5 Logg arbetsflöde Här visas samtliga användare som varit inblandad i fakturaradens flöde, inklusive den som distribuerat ut raden till flödet. Eventuella kommentarer per användare visas. Man kan också skriva in egna kommentarer som även dessa följer med vidare i arbetsflödet. 8

9 3.6 Detaljer leverantörsfaktura Här kan man lägga till och ändra kontering samt ange beskrivningstext. Vet man ej konteringskod klickar man på rutan till höger om konteringsfältet för att komma till Fälthjälp, där man kan göra sökningar och välja kod. = Har du fler rader så kan du sätta en bock i rutan så markeras alla rader och du kan välja åtgärd på alla samtidigt Mapp = Klickar du på får du upp arbetsflödesbilden där kan du följa vem fakturan är hos och vem den ska till och vem den har varit hos. Status = Här ser du vilken åtgärd du har valt. (se åtgärdsknappar). Valuta = Här ser du valutan som du konterar. Valutabelopp = Beloppet som ska konteras. Konto = Baskonto. Gäller det en Anläggning skriver du ANL istället för ett baskonto. Org = Referenskod. Verks = Verksamhetskod. Kbarare = Kostnadsbärare. Motpart = Myndighetskod. När det gäller utlandsbetalningar ändrar vi till rätt momskod i kontrollsteget. Tex EU moms varor = VA06, VA12, VA25, EU moms tjänster = TJ06, TJ12, TJ25, EU moms tjänster land utanför EU = TJOV, Ej EU moms = EJEM 9

10 Anv = Här fyller du i användar namn på den godkännare du vill skicka fakturan till. Du kan även fylla i: FAST = Fast attestant (måste vara upplagd kontakta EK-avd för mer information) SLUT = Fakturan går då direkt till Slutattestant. EGEN = Om det är en egen kostnad (tex Eurocard) för en dekan, kanslichef eller prefekt skriver man EGEN. Fakturan går då först till chefen och sedan vidare till nästa överordnad chef för ytterligare en slutattest. KOLL = I det fall fakturan är slutattesterad men har skickats tillbaks ifrån kontrollsteget för kompletering av ändamål syfte etc. Fakturan går då direkt tillbaks till kontrollsteget utan att passera godkännare eller slutattestant en gång till. Resurs = Här kan du fylla i användarnamn. (ej obligatoriskt) Fritt = Här kan man få en kod upplagd via Ek-avd om man vill. Här kan du även fylla i DISTR om du som distributör vill ha tillbaks fakturan efter att den varit hos en godkännare det fungerar inte när man skriver FAST, SLUT eller EGEN. Momskod = 51-25% moms, 52-12% moms, 53-6% moms Beskrivning = Här önskar vi att ni skriver lite om vad fakuran gäller tex. Telia, Kalle Karlsson eller representations ändamål mm. Fälthjälp = Här kan du söka efter tex baskonto, verks, kbarare, användarnamn mm. Klicka på Fälthjälpsknappen till höger om den uppgift du vill söka efter och du får upp en ny ruta där du kan skriva din sökning. Skriv tex Jonas och klicka på sök då får du upp en sökning på alla som heter Jonas och du kan dubbelklicka på den användare du vill skicka fakturan till. Då hamnar användar namnet i Anv fältet. 10

11 3.7 Åtgärdsknappar Ta bort = Ta bort en konteringsrad. Om du har delat upp en fakturarad kan du, genom att markera en rad med ett kryss i rutan till vänster, radera raden. Dela upp raden = Dela upp beloppet till flera konteringsrader. För att dela upp en fakturarad till två eller flera rader markerar du först raden och väljer sedan åtgärden Dela upp raden. Nu skapas en kopia av konteringsraden under den ursprungliga med Valutabelopp 0,00. Kontera den nya raden, inklusive belopp, enligt önskemål. Upprepa proceduren för varje ny delad rad. Attestera sedan samtliga rader. Exempel: En fakturakostnad skall fördelas mellan Verks 9901 och verks Fakturaraden, hos en distributör, är konterad på verks 9901 med kr. Av detta belopp ska kr belasta verks Lämpligt att först färdigkontera grund raden om det inte är gjort (denna kontering ges som förslag på den nya delade raden). Grundraden är markerad, välj åtgärd dela upp raden. Vi ser att den nya raden märks med åtgärden Dela upp raden och vi har sedan skrivit in kr som valutabelopp och ändrat verks till

12 Vi ser att grund radens belopp nu har minskat med kr (totalbeloppet kan aldrig ändras). Varje ny delad rad får ett separat arbetsflöde och vill man skicka med kommentar gör man detta per rad. Viktigt att man sedan sätter en bock längst till vänster på samtliga rader! Välj åtgärden Skicka i statuskolumnen. Tryck sedan på Spara! Representation För representation krävs kvitto/restaurangnota och anteckningar om: * Datum * Syfte * Namn på samtliga personer som deltagit och vilka företag eller motsvarande de representerar. Anteckna informationen i Kommentars rutan eller i Beskrivnings fältet eller bifoga fil med uppgifterna. Kvitto/restaurangnota skannas in och bifogas. Lämna underlagen till ekonomiavdelningen med verifikationsnummer. MOMS Är moms beloppet för stort på fakturan tex. på representationsfakturor och hyrbilsfakturor. Då använder du åtgärd Dela upp rad. Kontera först den aktiva raden på tex 4962 välj åtgärd Dela upp rad på den nya raden skriver du in belopp (90kr x antal deltagare) och baskonto 4961 välj sedan åtgärden Dela upp raden igen och på den nya raden lägger du (90kr x antal deltagare x 0,12-korrekt moms= avdragsgill moms) det blir ett minusbelopp och skriver in momskonto Du drar av den moms som står på fakturan. Parkera = Fakturaraden skickas inte. Det man skrivit in såsom kommentarer och kontering behålls. Används när du tex väntar på en kreditfaktura. OBS! ändra inte Org innan du parkerar, fakturan kan försvinna i flödet då. Avvisa = Fakturaraden avvisas och hamnar i ankomstregistreringen för åtgärd. Denna åtgärd fordrar en kommentar. Används om förfallodatum är fel eller om fakturan inte ska betalas och vi inte kan få någon kreditfaktura. Omdistribuera = Fakturaraden ska skickas till annan org även egna underorgar. Fyll i rätt orgkod på konteringsraden välj omdistribuera och sedan spara. Denna knapp kan användas på alla nya fakturor från och med Äldre fakturor måste Vidarebefodras. 12

13 Distribuera = Används endast när fakturan är färdig konterad och du vill att fler än en person ska attestera fakturan. Fyll först i användarnamn på den du vill skicka fakturan till först i Anv. Tryck sedan på distribuera för att välja vilken mer person som skall attestera fakturan. När du kommer in i bilden är Distributörs steget aktivt. Du väljer att flytta ned markering till Attestantraden. Sedan markerar du personen som skall attestera från listan till vänster och flyttar över dom till höger rutan med hjälp av pilarna. När du har valt attesteant klickar du på ok. Skicka = Fakturaraden sänds då vidare i attestkedjan enligt det användarnamn du valt. Ångra = Ångra åtgärd/inmatning. Om du t.ex. har valt åtgärd och sedan ångrar dig blankas vald åtgärd ut och eventuella konteringar återställs till ursprungsvärde med denna knapp. Åtgärd Ta bort fungerar bara på rader man skapat själv genom delning. Spara = Åtgärden går iväg. 3.8 Förfallen faktura Om en faktura redan har förfallit till betalning visas en röd symbol för detta i rutan. 3.9 Bifogat dokument Om knappen dokument lyser gult, finns ett dokument bifogat. Klicka på knappen och följande bild visas. Klicka på mappen Bilaga leverantörsfaktura, då visas det bifogade dokumentet till höger. Dubbelklicka på dokumentnamnet och bilden öppnas i ett nytt fönster och du kan läsa dokumentet. 13

14 4. Gemensamma verktygsfunktioner I attestbilden finns ett antal verktygsfunktioner som är gemensamma för alla användarstegen. 4.1 Bifoga ett dokument Du kan själv bifoga dokument till din leverantörsfaktura. Exempel på användningsområde är att bifoga en deltagarlista till fakturan. För att bifoga, tex, ett Excel dokument till en leverantörsfaktura markerar du fakturaraden och klickar sedan på ikonen Dokument. Fönstret Dokumentarkiv öppnar sig. Markera mappen Bilagor levfakturor och klicka sedan på ikonen Nytt dokument längst uppe till vänster. Nu öppnar sig ännu ett fönster. Klicka på knappen Bläddra eller Browse och leta dig fram till det dokument som du vill bifoga fakturan. När du har hittat dokumentet dubbelklickar du på det. Klicka sedan på knappen OK. Stäng fönstret för att komma tillbaka till fakturan i Agresso. Du kan nu nå det bifogade dokumentet via Dokument - ikonen här eller i olika frågebilder. När du skickat fakturan lyser dokumentknappen gult. 4.2 Logg arbetsflöde Frågebild där man kan göra urval för att t ex se hur man har hanterat en tidigare faktura. Här kan man söka fram fakturarader man attesterat tidigare genom att först välja frågebilden och sedan göra urval på sin egen användare i kolumnen Attestansvarig. Sökning sker då man klickar på Sök uppe till vänster. 14

15 Vi vill titta på hur vi hanterat en tidigare faktura från Avis och klickar i kolumnen Ver.nr på Vi får då upp attestbilden för den gamla fakturan och kan bl a se hur konteringen gjordes. 4.3 Hämta mall o Skapa/redigera mall För användning av konteringsmallar. Kan bara användas av Distributör, eftersom dessa funktioner är knutna till åtgärden Dela upp rad. Konteringsmallar Om man ofta har samma konteringssträngar kan man skapa en eller flera konteringsmallar som underlättar konteringsarbetet. Kontera den rad på fakturan som vill spara i en mall. Välj sedan verktyget Skapa/redigera mall. 15

16 Välj Spara som Namnge mallen, i detta exempel Bilmall, och ange eventuellt en beskrivning. Spara. När nästa bilhyresfaktura kommer, kan välja verktyget Hämta mall. Välj den mall du vill ha i rullningslisten och klicka på Behåll. Konteringen är klar. 4.4 Loggbok Detaljerad information om hur den faktura man har uppe på skärm, har förflyttat sig i systemet. 4.5 Skapa genväg Innebär att man från bilden man är i, attestbilden i detta fall, kan skapa snabbhopp till annan bild i Self Service 4.6 Hjälp On-line hjälp för Self Service 16

17 5. Granskning aktiva fakturor per ORG OBS! Starta Agresso klienten och logga in. Ej webbagresso. Öppna Fråga arbetsflöde leverantörsfakturor. Välj LNU Granskning liggande fakturor tryck tabb och kikaren. Fyll i t.ex 64* i ORG rutan och klicka OK då får du en lista som ser ut så här. Du kan även söka på användarnamn, förfallodatum, verifikationsnummer mm. 17

18 Här kan ni se hos vem fakturan ligger om den är förfallen och all annan övrig information ni kan behöva. 18