Karolinska Institutet Sid 1 (37) Handbok EFH Elektronisk fakturahantering UBW. Karolinska institutet, Ekonomiservice,

Transkript

1 Karolinska Institutet Sid 1 (37) Handbok EFH Elektronisk fakturahantering UBW Karolinska institutet, Ekonomiservice,

2 Karolinska Institutet Sid 2 (37) Utgivare: Karolinska Institutet, Ekonomiservice Version: 2.0, Innehåll 1 Inledning Syfte med dokumentet Om UBW Inloggning Self service Vad är self service? Åtgärdsknappar Hantera leverantörsfaktura Övergripande Godkänna faktura Godkännarens uppgift Kontera och godkänna faktura Bifoga ett dokument till en faktura Periodisera en faktura Skriva ut och spara en faktura Kontrollera faktura Institutionsekonomens uppgift Kontrollera och vid behov justera Ändring av momsbelopp Ändring av förfallodatum, momskod och period Hantering av EU-moms Attestera orderlös faktura Attestantens uppgift Attestera Egen kostnad Parkera Retur ekonom Rapporter i self service Inledning... 31

3 Karolinska Institutet Sid 3 (37) 8.2 Fråga arbetsflöde förfallna fakturor Bokförda attesterade fakturor Mina fakturor i arbetsflöde distribuerad Mina fakturor i arbetsflöde EFH Mina historiska fakturor aktiva i flödet... 36

4 Karolinska Institutet Sid 4 (37) 1 Inledning 1.1 Syfte med dokumentet Syftet med dokumentet är förklara hur en faktura hanteras i det nya systemet UBW Elektronisk Fakturahantering (EFH). Syftet är även att förklara hur du loggar in i systemet och hur portalen Self Service fungerar. Målet med dokumentet är att sprida kunskap kring praktisk hantering och skapa förutsättningar för att hantera fakturor på ett korrekt sätt. 1.2 Om UBW Mer om UBW finner ni under: 2 Inloggning För att logga in i UBW krävs inloggning med KI-ID. Länken för att logga in på self-service är: Du kan också nå systemet från intranätets startsida Välj system/verktyg. 3 Self service 3.1 Vad är self service? Self-service är UBW webb-gränssnitt, där du loggar in och behandlar dina fakturor.

5 Karolinska Institutet Sid 5 (37) I uppgiftslistan Mina uppgifter visas bl.a. dina fakturor för behandling och det kan finnas en eller flera Uppgifter (t.ex. attest av huvudbokstransaktion, attest av tidrapport osv). Du kan också få olika uppgiftslistor om du ibland är Godkännare av en faktura och i andra fall är Attestant samt om du får fakturor för behandling i olika bolag (klienter). När du loggar in i EFH ser du nedanstående bild som är startsidan för EFH. För att du skall kunna se vilka fakturor som du har att behandla klickar du in på bocken högt upp till höger på första sidan enligt nedanstående bild.

6 Karolinska Institutet Sid 6 (37) Numret inom parentes efter en Uppgiftslista är det antal fakturor du har för behandling. När ingen parentes visas betyder det att du har en (1) faktura att behandla. Klicka på en Uppgiftslista så aktiveras en översiktslista över de fakturor som ska behandlas. Den faktura som markeras i översiktslistan visas till höger i bilden Attest leverantörsfaktura.

7 Karolinska Institutet Sid 7 (37) I översiktslistan kan en faktura vara markerad med olika symboler. 3.2 Åtgärdsknappar I UBW finns ett antal åtgärdsknappar som du behöver känna till. Nedan visas vilka åtgärdsknappar som förekommer och vilka roller som kan använda dem. Åtgärds-knapp Innebörd Godkännare Ekonom Attestant Godkänna/Accept används endast i steget Godkänna och innebär att du godkänner kontering och bokföring av fakturan. Åtgärden Godkänna/Accept skickar fakturan framåt i flödet. Attestera används endast i Attestera och innebär att du godkänner kontering, bokföring och betalning av fakturan. Delar upp raden och beloppet till flera konteringsrader. Kopia av ursprungsraden skapas. Används när en faktura delats upp på flera rader och man vill ångra en sådan rad. Genom bocka i boxen till vänster om raden raderas den med åtgärdsknappen

8 Karolinska Institutet Sid 8 (37) Vidarebefordra används endast i Godkänna och innebär att man överlåta sitt godkännande till någon annan. Fakturan skickas i sidled, inte framåt. Kommentar krävs. Eskalera används endast i Attest och innebär att du kan skicka fakturan vidare till din arbetsledare/chef. Kommentar samt lösenord krävs Används när man vill behålla fakturan i sin uppgiftslista, t.ex. när kreditfaktura inväntas. Åtgärden kräver en kommentar i fältet Skriv in kommentar under Logg arbetsflöde. Fakturan markeras med en hand" som symbol i översiktslistan. Avvisa skickar fakturaraden tillbaka till central fakturahandläggare. En kommentar är obligatorisk. Avvisa används t.ex. när fakturan inte ska betalas. När flera rader avvisas måste kommentar för varje rad anges. Använd knappen Kopiera om du vill ha samma kommentar på alla rader. Används när man vill ångra angiven åtgärd, t.ex. Attestera. Statusen nollställs med denna knapp. Åtgärds-knapp Innebörd Godkännare Ekonom Attestant Skickar fakturan tillbaka till rollen ekonom där särskilt utsedda personer på EA-servicekontor eller institutionsekonomer tar emot och hanterar fakturan. Kommentar krävs. Skickar fakturan tillbaka till Godkänna. Om granskaren har distribuerat fakturan manuellt till någon annan för ytterligare granskning så går fakturan tillbaka till den personen. Titta i arbetsflödeskartan om du vill veta vem som kommer att få fakturan när du använder Retur Godkänna. Kommentar krävs Används endast i Kontrollera, granska & Hantera steget, när du godkänner projektet och kontrollerar betalningsvillkor, moms, period, konto Används endast i Kontrollera, granska & Hantera steget, när en ekonom avgör att fakturan avser attestantens egna kostnader. Används istället för knappen

9 Karolinska Institutet Sid 9 (37) Kontrollerat. 4 Hantera leverantörsfaktura Används endast i Kontrollera, granska & Hantera steget, när ekonomen vill skicka fakturan ut från flödet för att kunna korrigera moms, period och förfallodatum. Knappen kan ersättas av en genväg som ekonomen skapar själv. Se kapitel 6.4; Övergripande Det finns olika typer av fakturor som du kan komma i kontakt med: Orderlös faktura o Fakturan är baserad på en beställning som har skett utanför ehandelssystemet t.ex. genom ett telefonsamtal till leverantör o Fakturan behöver konteras med t.ex. projekt, konto och attesteras Periodisk faktura o Fakturan är baserad på ett avtal t.ex. telefoni, fruktkorg, hyra o Regler för kontering och beloppsgränser har beslutats och lagts upp i förväg. o Fakturan behöver bara godkännas och attesteras manuellt i vissa fall Inköpsfaktura o Fakturan är baserad på en upprättad rekvisition där beställning mot leverantören har skett via e-handelssystemet o Fakturan behöver bara hanteras och godkännas manuellt i vissa fall t.ex. om en fraktkostnad överstigande ett visst belopp har lagts på 5 Godkänna faktura 5.1 Godkännarens uppgift När du som godkännare får en faktura för behandling är din uppgift att: Kontrollera att varor och tjänster har mottagits.

10 Karolinska Institutet Sid 10 (37) Kontrollera att fakturauppgifterna överensstämmer med fakturabilden (leverantör, fakturanummer, datum och belopp). Kontera och vid behov periodisera fakturan. Bifoga dokument vid behov. Skriva kompletterande verifikationstext vid behov. Välja åtgärd för fakturan t.ex. avvisa om fakturan inte är ställd till KI. 5.2 Kontera och godkänna faktura Markera en faktura som du önskar hantera i Uppgiftslistan i Self service. 1. Kontrollera att innehållet på fakturabilden stämmer med de uppgifter som finns presenterade till vänster om fakturan. Det är extra viktigt att kontrollera att belopp och leverantör är rätt. Med vårt nuvarande upplägg kommer det att stå Företaget AB på fakturabilden och Factoringfirman AB i fältet till vänster för de som anlitar factoringbolag. 2. Läs alltid eventuella kommentarer som ligger under sektionen för Logg arbetsflöde. I fältet under Logg arbetsflöde kan du själv ange en kommentar som visas för påföljande användare i flödet.

11 Karolinska Institutet Sid 11 (37) 3. Klicka i rutan längst till vänster för den faktura du vill behandla. Raden är markerad på olika sätt: GL, (General Ledger = huvudbok) visar en kostnadsrad och dess kontering. AP, (Accounts Payable = leverantörsskuld) visar leverantörsskulden inklusive moms. Denna rad är alltid inaktiv och inga ändringar kan göras. Om du ändå vill göra ändring på denna rad så måste fakturan skickas tillbaka till central fakturahandläggare med knappen Avvisa. Kommentar är då obligatorisk. Eventuell moms visas på summaraden längst ner som en differens. Denna rad är alltid inaktiv och inga ändringar kan göras. 4. Kontera fakturan genom att markera konteringsraden. Du kan nu välja rätt baskonto och projekt. Om du är osäker på vilket baskonto som ska anges kan du låta dummy-kontot vara kvar. Projekt behöver du alltid ange. Obs! Glöm inte att tabba ur det fält du ändrat för att verkställa ändringen. 5. I beskrivningsfältet kan du skriva in kompletterande förklarande text förknippat med inköpet. Denna text följer med till redovisningen i UBW och syns t.ex. i Forskarwebben. Du styr själv vilken ambitionsnivå texten ska ha baserat på dina behov vid uppföljning.

12 Karolinska Institutet Sid 12 (37) Obs! Tänk på att texten på det valda kontot eller namnet på aktuell leverantör aldrig ska utgöra text i beskrivningsfältet. 6. Klicka slutligen på knappen Spara nere till vänster för att skicka fakturan vidare i flödet. Ett meddelande visas om att din åtgärd är sparad. 5.3 Bifoga ett dokument till en faktura Tänk på att alltid bifoga nödvändiga dokument till fakturan. Det är obligatoriskt vid exempelvis representation och resor. För att bifoga dina underlag till fakturan klickar du in på Gemet högt upp till höger i fönstret. Du ser gemet som är inramat i bilden nedan. Efter du har klickat in på gemet får du upp nedanstående bild. I detta fönster klickar du in dig på Lägg till ett dokument, som är inramat i bilden. Det går att välja vilket av de inramade alternativen nedan.

13 Karolinska Institutet Sid 13 (37) När du har klickat dig in på Lägg till ett dokument kommer nedanstående fönster upp. I detta fönster väljer du först Bilagor till leverantörsfakturor i droplisten, som du kommer åt genom att klicka på den inramade pilen nedåt i bilden ovan. Viktigt att notera är att underlag till fakturor endast skall bifogas under dokumenttypen Bilagor till leverantörsfakturor, annars finns risken att bilagan kommer att blockera fakturabilden. Efter detta klickar du på knappen Överför, som även denna är inramad i bilden ovan. Här väljer du vilken fil du vill bifoga genom att dubbelklicka på filen. Sedan trycker du på Spara knappen som är inramad i bilden, nu är filen bifogad till fakturan. Till sist trycker du ner dokument fönstret genom att trycka på Krysset i det högra hörnet, som är inramad i bilden nedan, sedan är dokumentet bifogat och sparat.

14 Karolinska Institutet Sid 14 (37) 5.4 Periodisera en faktura Fakturor ska bokföras på den period där kostnaden uppstår. Enligt nu gällande central princip ska alla fakturor som överstiger 50 tkr bedömas för att säkerställa att kostnaden landar i rätt period. Det rör framförallt förskottsfakturor t.ex. hyror. Tänk på att beloppsgränsen 50 tkr gäller per månad, vilket innebär att om en faktura är på 51 tkr men avser två månader framåt behöver den inte periodiseras. Syftet med att periodisera kostnader till rätt period är att uppfylla grundläggande redovisningsregler och att förbättra analys av utfallet. Genom att periodisera fakturor som omfattar flera perioder direkt i fakturaflödet kommer kostnaden att landa på rätt period och bokslutsarbetet underlättas. 1. Du periodiserar en faktura genom att först markera den konteringsrad du önskar periodisera. 2. Därefter väljer du en lämplig periodiseringsnyckel som fördelar ut kostnaden på olika perioder. I exemplet nedan har nyckeln periodisering 3 mån valts. Den nyckeln innebär att kostnaden på konteringsraden fördelas ut på tre månader. 3. Därefter anger du från vilken period den första posten ska bokföras. I exemplet nedan kommer en tredjedel av kostnaden att kostnadsföras i januari. 4. Viktigt att tänka på är att det inte går att periodisera i föregående perioder, utan startperioden kan endast vara nuvarande period eller kommande perioder. Ska du till exempel periodisera en faktura i januari 2017, kan du inte använda eller tidigare perioder som Startperiod utan du måste använda Startperiod

15 Karolinska Institutet Sid 15 (37) Resultatet av periodiseringen visas inte i registreringsbilden utan sker först i samband med att kostnaden uppdaterar huvudboken. Det sker efter att posten attesterats. Viktigt att tänka på är att endast nedanstående kostnadskonton, i kolumnen Baskonton är definierade att kunna använda vid periodisering. Andra konton än dessa kan inte användas i kombination med periodiseringsnycklar. 5.5 Skriva ut och spara en faktura Fakturabilden visas i ett separat fönster när du klickar på den. Härifrån kan du zooma in och ut, skriva ut och spara en kopia bilden.

16 Karolinska Institutet Sid 16 (37) När fakturabilden öppnas visas information om verifikationen t.ex. verifikationsnummer och fakturadatum i klartext. Längts ned visas konteringsinformation. Om du vill spara fakturan lokalt på din PC eller skriva ut den högerklickar du med musen och får upp en dialogruta med olika alternativ.

17 Karolinska Institutet Sid 17 (37) 6 Kontrollera faktura 6.1 Institutionsekonomens uppgift Alla fakturor som godkänts i fakturaflödet kommer till en ekonom för kontroll innan den skickas till attestant. På en institution som har flera ekonomer skickas fakturorna ut till dem alla. Syftet är att minska personberoendet. När du som ekonom får en faktura för behandling är din uppgift att: Kontrollera att fakturan konterats och periodiserats korrekt och vid behov justera. Kontrollera att momsen är korrekt och vid behov justera. Ändra förfallodatum vid behov. Kontrollera att nödvändiga dokument har bifogats. Välja åtgärd för fakturan t.ex. returnera till godkännare. 6.2 Kontrollera och vid behov justera Markera en faktura som du önskar hantera i Uppgiftslistan i Self service. För att du skall kunna se vilka fakturor som du har att behandla klickar du in på bocken högt upp till höger på första sidan enligt nedanstående bild.

18 Karolinska Institutet Sid 18 (37) 1. Klicka in på Kontrollera, granska & hantera inst faktura och välj ut en faktura. 2. Markera den rad som behöver konteras om och säkerställ rätt kontering. 3. Genom att trycka på knappen Dela upp rad, kan du skapa fler konteringsrader. 4. När fakturan är korrekt, tryck på knappen Kontrollerat. 5. Klicka slutligen på knappen Spara nere till vänster för att skicka fakturan vidare i flödet. Ett meddelande visas om att din åtgärd är sparad.

19 Karolinska Institutet Sid 19 (37) 6. Nästa faktura kommer upp med automatik. 6.3 Ändring av momsbelopp För vissa fakturor, t.ex. vid representation och bilhyra, behöver momsen ses över och ändras. Exempel: Faktura med totalbelopp kr. För att se information om momskonteringen klicka på den blå momsknappen som finns till vänster på AP-raden. Du får då upp en ruta Skatteinformation som visar vilket konto momsen är bokförd på. I kolumnen Belopp visas momsbeloppet och i kolumnen Underlag visas vilket kostnadsbelopp som beräkningen sker från. Stäng nu rutan genom att t.ex. klicka i rutan Stäng.

20 Karolinska Institutet Sid 20 (37) Markera nu konteringsraden (GL) och klicka på åtgärdsknappen Dela upp raden. Det skapas nu en ny konteringsrad och det är på den nya raden som momsen korrigeras. Om hela momsen ska krediteras ange minus 3 162,5 kr i kolumnen Valutabelopp och ange det momskontot, 1541, som gäller för denna transaktion. Kontrollera att själva kostnadskontot, konto 5531, ändras beroende på vad du ändrade momsen med. Bocka sedan i rutorna för själva kostnadskontot samt den korrigerade raden som du har ändrat momsen på. Klicka sedan på knappen Kontrollerat och därefter Spara knappen. Momskonteringen kommer inte att gå vidare i flödet för Attest utan blir automatattesterat.

21 Karolinska Institutet Sid 21 (37) 6.4 Ändring av förfallodatum, momskod och period Välj Inköp. Öppna mappen Inköpsfakturor/Registrering Inkommande fakturor När registreringsbilden är öppen skapa gärna en favorit för att kunna använda den för senare tillfälle genom att klicka på det gulmarkerade hjärtat i bilden nedan. Länken är personlig och behöver skapas bara en gång. Vid nästa inloggning använd knappen Favoriter. Knappen finns i högts upp på sidan.

22 Karolinska Institutet Sid 22 (37) Välj Öppna och ange det verifikationsnummer du vill hantera i fältet Sökkriterier. Klicka sedan på Sök.

23 Karolinska Institutet Sid 23 (37) Du kan bara ändra de fakturor som du har behörighet till d.v.s. oftast fakturor på din egen institution. Om du klickar på rubriken Rabatt expanderas rutan och du kan nu ändra datum. En kompletterande text kan skrivas in under rubriken Fakturabeskrivning. Den texten följer med verifikationen till huvudboken. Klicka sedan in på verifikation som du sökt efter enligt bilden nedan men den svarta ramen omkring sig.

24 Karolinska Institutet Sid 24 (37) Det är sedan bilden nedan som du, vid behov, även kan ändra momskod och period.

25 Karolinska Institutet Sid 25 (37) Klicka sedan på knappen Spara längst ned i menyraden. En ny ruta kommer upp att där ska man välja Manuell distribution. I detta fall är Ekonom institution C5 ett förvalt alternativ. Om du nu vill kontrollera så sök igen samma verifikationsnummer i bilden Registrering inkommande fakturor. 6.5 Hantering av EU-moms Välj favorit Registrering inkommande fakturor från mina favoriter som du hittar högst upp på sidan... Hur man ändrar EU moms: - Skriv ner verifikationsnummer på EU fakturor som du behöver lägga till moms på.

26 Karolinska Institutet Sid 26 (37) - Klicka på den gulmarkerade menyknappen högt upp till höger enligt bilden nedan. Klicka dig vidare via knappen Inköp och sedan på Registrering inkommande fakturor, som även dessa är gulmarkerade enligt bilden. När du gjort detta kommer du till fönstret enligt nedanstående bild. Här klickar du först på den gulmarkerade Öppna knappen, då får du upp fönstret till höger i bilden ovan. Här skriver du in verifikations nummer på den berörda fakturan och klickar på Sök, därefter klickar du in dig på verifikationen. Efter du gjort detta får du upp nedanstående fönster.

27 Karolinska Institutet Sid 27 (37) I detta fönster väljer du momskod enligt bilden ovan, antingen E1(vara) eller F1(tjänst) beroende på om detta är en vara eller tjänst. Sedan klickar du på Spara knappen. Efter att knappen Spara används få du ett nytt fönster. Manuell distribution där du ska välja knappen Spara.

28 Karolinska Institutet Sid 28 (37) 7 Attestera orderlös faktura 7.1 Attestantens uppgift När du som attestant får en faktura för behandling är din uppgift att: Kontrollera att fakturan har korrekt kontering och att fakturan ska betalas till leverantören. Kontrollera att fakturauppgifterna överensstämmer med fakturabilden (leverantör, fakturanummer, datum och belopp). Välja åtgärd för fakturan. För att underlätta för attestanten är det i detta steg inte möjligt att ändra kontering eller projekt. 7.2 Attestera Välj uppgiftslistan som heter Attestera faktura/approve invoice. Den listan hittar du genom att klicka på bocken högst upp till höger på sidan. (Observera att siffran vid bocken avser alla dina uppgifter som du har att hantera, inte enbart de för attest) Markera en av dessa fakturor genom att klicka på den. 1. Kontrollera att innehållet på fakturabilden stämmer med de uppgifter som finns presenterade till vänster om fakturan. Det är extra viktigt att kontrollera att belopp och leverantör är rätt.

29 Karolinska Institutet Sid 29 (37) 2. Läs alltid eventuella kommentarer som ligger under sektionen för Logg arbetsflöde. 3. Granska konteringen och säkerställ att valt projekt är korrekt. 4. Klicka slutligen på blåa knappen Attestera längst ner till vänster. Ett meddelande visas om att din åtgärd är sparad. Nu är fakturan klar för betalning. Tänk även på att du ska attestera fakturor vars belopp är högre än din attestnivå, dessa går då automatiskt vidare till nästa person i attestflödet. Man ska således inte eskalera fakturor vars belopp är högre än din attestnivå, utan attestera dessa som vanligt. 7.3 Egen kostnad KI definierar följande kostnader som egna kostnader, lönekostnader, reselogi och konferenskostnader, personliga utrustning (mobil, dator etc.), representation, utbildning, abonnemang, medlemsavgifter, terminalglasögon samt kostnader på betalkort med KI som betalningsansvarig. För dessa egnka kostnader behöver överordnad chef attestera fakturan. Du klickar då på knappen Eskalera. 7.4 Parkera Om du inte vill släppa fakturan för betalning, t.ex. i avvaktan på en kreditnota från leverantören, kan du parkera fakturan. Det innebär att den inte släpps för

30 Karolinska Institutet Sid 30 (37) betalning och du behöver aktivt hantera fakturan igen för att den ska gå till betalning. Du klickar då på knappen Parkera. Ange en kommentar om orsaken till att fakturan parkerades. 7.5 Retur ekonom Om du upptäcker att fakturan borde ha konterats på ett annorlunda sätt, t.ex. ett annat projekt, behöver du klicka på åtgärdsknappen Retur ekonom och skriva en kommentar om hur rättning behöver ske. När ekonomen har justerat kommer fakturan att skickas ut till attestant igen.

31 Karolinska Institutet Sid 31 (37) 8 Rapporter i self service 8.1 Inledning I menyn längst ned i Self Service, under Rapporter/Globala rapporter/ Leverantörsfakturor finns några frågor som kan användas för att söka efter fakturor. Klicka på underrubriken som heter Leverantörsfakturor. Här kan du finna en rad olika val beroende på vad du söker efter i fakturaflödet. De tre frågor som inleds med Mina fakturor omfattar de endast de fakturor du själv varit involverad i och är lämpliga att använda för de roller som är involverade i fakturaflödet t.ex. godkännare och attestanter. De fyra första frågorna omfattar alla fakturor som du har behörighet till på KI. Ofta har du behörighet till en institution. Exempel på frågor som du kan behöva få svar på: Hur många fakturor förfaller inom fem dagar? o Detta för att kunna skicka ut en manuell påminnelse de godkännare/attestanter som ligger på en faktura

32 Karolinska Institutet Sid 32 (37) I vilket steg befinner sig en specifik faktura? 8.2 Fråga arbetsflöde förfallna fakturor För att se vilka fakturor som förfaller framtill ett visst datum. Gå in på Fråga arbetsflöde förfallna fakturor. I rutan Förf. dat mindre än som finns högst upp på i rutan som heter urvalskriterier så skriver man in i rutan Förf.dat mindre än det önskvärda datumet för att få fram alla fakturor som förfaller/har förfallit fram till den dagen. Klicka sedan på sök rutan. Du får då upp de fakturor som förfaller framtill det valda datumet. Rutan som heter Processteg visar i vilket steg som fakturan befinner sig i. Där kan du klicka dig in beroende på om du vill se fakturor som ligger i Godkänna-, Kontrollera- eller Attestera-steget. Rutan bredvid visar också vem fakturan ligger hos. I rutan allra längst till höger i ämnesraden så finns det en ruta där det står Vernr under denna rubrik så står själva verifikationsnumret som fakturan har t.ex Klickar man på detta nummer så får man upp själva fakturan, om man nu skulle vilja titta på den. Om man fått en påminnelse på en faktura och vill kontrollera i vilket steg fakturan befinner sig i så kan man ta reda på det här. Skriv in fakturanumret i rutan på Fakturanummer och klicka sedan på Sök då får du upp den aktuella fakturan och kan se vart fakturan befinner sig och kan därefter vidta lämpliga åtgärder.

33 Karolinska Institutet Sid 33 (37) Transaktionsdetaljer och bild på den inskannade fakturan kan du se enligt nedan. 8.3 Bokförda attesterade fakturor I denna fråga kan du se vilka fakturor som är attesterade och bokförda i huvudboken. Skriv in fakturanumret för den aktuella fakturan i rutan Fakturanr lika med och sedan klicka på Sök. Denna sökfunktion ger också en tydlig bild av vilket projekt som en viss faktura är konterad på. Vill man endast se leverantören, t.ex. Lunds Universitet så kan man skriva in i rutan Lev.nummer, *Lund*, och sedan klicka på Sök så kommer endast de leverantörsnamn som har ordet Lund med i ordet.

34 Karolinska Institutet Sid 34 (37) 8.4 Mina fakturor i arbetsflöde distribuerad I denna fråga visas endast de fakturor som har distribuerats ut manuellt till arbetsflödet. Orsaken kan vara att fakturan fastnat vid inläsning och att central fakturahandläggare har kompletterat posten innan den distribuerats. 8.5 Mina fakturor i arbetsflöde EFH I denna fråga visas de fakturor som du har i arbetsflödet och här behöver man inte trycka på sök knappen. Här visas direkt de fakturor som du har att handlägga samt i vilket steg de ligger i t.ex. under attest. Längre ut på raden visas information om fakturanummer, när fakturan förfaller, vilket konto och projekt som valts samt verifikationsnummer.

35 Karolinska Institutet Sid 35 (37) Genom en länk på leverantörsnummer kan du kontrollera betalningsuppgifter för leverantören.

36 Karolinska Institutet Sid 36 (37) 8.6 Mina historiska fakturor aktiva i flödet Frågebilden visar alla fakturor som har passerat en användare (attestant, godkännare eller inst. ekonom). Klicka på länken under Status arbetsflöde(t) för den berörda fakturan. Håller man markören över flödeskartans respektive steg visas information om steget samt loggade värden. (exempel). Klicka på länk med verifikationsnummer och se transaktionsdetaljer och fakturabild.

37 Karolinska Institutet Sid 37 (37)