LATHUND. Intern bokföringsorder i Agresso. Ilona Hedin KAROLINSKA INSTITUTET

Transkript

1 LATHUND Intern bokföringsorder i Agresso Ilona Hedin KAROLINSKA INSTITUTET

2 Innan du börjar registrera kan det vara bra att scanna in det dokument du ska bifoga till verifikationen och spara ner det på din dator. Spara det under C: och Temp så är det lättare att hitta när du ska hämta upp den. Logga in i Agresso och välj Ekonomi/Huvudbok/Registrering/KI-INTERN HANDEL MELLAN INST ILONA HEDIN (1)

3 När du dubbelklickar på raden KI-INTERN HANDEL MELLAN INST kommer du sedan direkt till registreringsbilden. 1 - Bokning när du HAR köpande institutions projektnummer Välj ett internt intäktskonto (5-ställigt/slutar på xxxx9). Ange säljande institution (din institution t.ex. 9UG) ert projektnummer och den köpande institutionens som finansiär (ex 9K1) och motpart (MPT) ange sedan belopp i kredit. Ange ett internt kostnadskonto (5-ställigt/slutar på xxxx9) och köpande institutions projektnummer och säljande institutions MPT (din inst. - ex 9UG) ange belopp i debet EXEMPEL: Konto Inst. Projekt Fin MTP Belopp Ver.text UG UG K1 9K1-100 text K1 K UG text BIFOGA DOKUMENTATIONEN INNAN DU SPARAR se Bifoga dokument Man kan bifoga i efterhand också om du råkar glömma. SPARA med på F12, klicka på OK när du får verifikationsnumret. Attestansvarigens namn på projektet kommer upp direkt som förslag vid Beskrivning och att personen avvaktar. ILONA HEDIN (2)

4 Markera attestantens namn under Beskrivning innan ni sparar. Tryck på F12 eller spara-knappen en gång till för att ordern ska gå till attestanten som står som första attestant på projektet. 2 - Boka via avräkningskonto om du inte vet projekt och inte kan ta reda på det ILONA HEDIN (3)

5 I det fall du inte vet projektnummer eller kan ta reda på det så kan du boka till köpande institution genom att boka via avräkningskonto. Registrera intäkt som vanligt men boka kreditbokningen mot konto med mottagande inst. som motpart. Bifoga dokument - Spara Ange attestant precis som tidigare EXEMPEL: Konto Inst. Projekt Fin MTP Belopp Ver.text UG UG K1 9K1-100 kredit text K1-9UG +100 debet text Bifoga dokumentation och spara OBS! Det blir dock ett steg till då en ekonom på köpande institution då ska söka fram projektnummer och skicka bokföringsordern vidare till korrekt attestant. 3 - Bokning på avräkningskonto hos mottagande institution Ni kommer att se i er uppgiftslista att ni har en ny uppgift som ni kan hantera. ILONA HEDIN (4)

6 Ni får även mail om att ni har en avvisad bokföringsorder att hantera. Klicka på länken så kommer ni i verifikationen. Som inst. ekonom kan du boka om från i huvudboken. ILONA HEDIN (5)

7 Markera raden med konto tryck Ctrl + F11 eller använd pilen Ändra rad för att lyfta upp raden som du ska kontera om. Ändra till kostnadskonto och ange projektnummer. Tryck på F12 och klicka på OK. Attestantens namn på projektet kommer upp automatiskt, markera det. Tryck spara eller F12. ILONA HEDIN (6)

8 4 - Bifoga dokument till den ankomstregistrerade interna huvudboksverifikationen Skanna dokumentet och spara den på din dator Gå in i huvudbok/fråga verifikation/sök fram din verifikation Klicka på dokumentarkiv. Välj lägg till dokument ILONA HEDIN (7)

9 Välj knappen Bläddra Sök fram dokumentet som ska bifogas, dubbelklicka eller välj öppna ILONA HEDIN (8)

10 Dokumentet läggs till i sökvägen, välj spara Nu ligger det bifogade dokumentet som underlag till verifikationen i Huvudbokstransaktioner-övriga dokument. 5 - Verifikationsserier Alla institutioner får samma verifikationsserie vid ankomstregistrering för interna bokföringsorder som börjar med 102XXXXXX. (när den bokförts byter den till verifikationsserie 103XXXXXX) ILONA HEDIN (9)

11 Verifikationstyp heter B Kontroll Arbetsflöde Intern bokföringsorder: Sök fram din verifikation under Fråga verifikation i Huvudboken. i huvudboken måste ni kryssa i A - Ej bokförda poster. Ni behöver inte ange konto eller projekt utan bara söka med VT B1 Då får du lista på alla öppna Interna transaktioner Så länge de finns kvar här så är de inte hanterade hos mottagande institution. Vill du se arbetsflödet - Ställ dig på kostnadsraden och klicka på Loggbok ILONA HEDIN (10)

12 eller Visa arbetsflöde Ordern ligger hos den första attestanten som har attesträtt på projektet. ILONA HEDIN (11)

13 7 - När är den bokförd? När attestanten attesterar ordern, oavsett beloppets storlek kommer den att bokföras av en rapport som körs automatiskt i Agresso. Det finns ingen beloppsgräns för en attestant att attestera en intern order. När bokföringsrapporten körs balanseras bokföringen med en extra rad på bägge institutionerna. Intäkten och kostnaden bokas mot i motsatt tecken per institution. Verifikationstyp är B2 och det blir samma verifikationsserie för alla Institutioner. 8 - Jag har gjort fel eller jag vill makulera hur gör jag? Jag har t.ex. skrivit fel finansiärskod eller motpartskod Plocka upp verifikationen från uppgiftslistan eller skriv in verifikationsnumret i KI-intern handel mellan inst. och rätta i Clienten. Spara. Eller maila redovisningen för att få hjälp med att ändra verifikationen. ILONA HEDIN (12)

14 Jag vill ta bort den ankomstregistrerade verifikationen Maila till KI-redovisning och de tar bort den. 9 - Kan jag göra en kredit? Ja det kan du göra. Eller be redovisningen reversera ordern om den har blivit bokförd är felaktig. 10 Reversera en redan bokförd huvudboksorder Meddela redovisningen vilken verifikation ska reverseras. Ni får följande information när ni försöker markera en verifikation för reversering. Det är för att verifikation tillhör två olika institutioner och ni har tillgång bara till er institution. Dock är det viktigt att ni är överens om att både intäkten och kostnaden ska backas. Alternativt kan ni vända bokningen hos båda två institutioner. Var noggrann vid vändning. ILONA HEDIN (13)

15 Konto Inst. Projekt Fin MTP Verks Belopp Ver.text H5 1EX Kredit text H5 H H9 9H Debet text Konto Inst. Projekt Fin MTP Verks Belopp Ver.text C3 1EX Debet text C3 C H Kredit text ILONA HEDIN (14)