Lathund Reversering av omföring

Transkript

1 Rättelser av huvudboksverifikationer Om du skall ändra i en verifikation innan du sparar den eller om du upptäcker att en redan sparad verifikation är felaktigt registrerad har du möjlighet att rätta felet. Eftersom det handlar om två olika typer av fel måste man rätta på olika sätt. Dessa två sätt är beskrivna nedan: Ändring av verifikation innan den sparas Om du skall göra en ändring i en transaktion/verifikation, innan du sparar och får ett verifikationsnummer, kan du använda kommandot Ändra rad (Datamenyn). 1 Placera markören på den transaktionsrad i tabellfältet som skall ändras. 1 Välj kommandot Ändra rad (Datamenyn). Du kan också välja SHIFT+F11 eller klicka på. Transaktionen hämtas upp till registreringsraden. 2 Gör dina ändringar. Du förflyttar markören från ett fält till ett annat genom att använda TAB. 3 När ändringen är genomförd väljer du Behåll (F11) på samma sätt som vid registrering av en verifikation. 4 Fortsätt registreringen av verifikationen, eller, om den är klar, Spara verifikationen, F12 eller. Rensa ut skärmen Du kan även ta bort all den information du har registrerat (men inte lagrat) genom att välja Rensa (Redigera-menyn). Du kan också välja F5 eller Ta bort en eller flera rader i tabellfältet och därefter börja om från början. Ibland kan det vara snabbare att ta bort en eller flera transaktionsrader från tabellfältet och därefter börja om med registreringen. Gör så här: 1 Klicka med vänster musknapp på den rad (rader) i tabellfältet som du vill ta bort. 2 Välj kommandot Radera rad (Redigera-menyn) och raden (raderna) tas bort Sidan 1 av 5

2 Ändring av redan sparad verifikation Om du upptäcker att en redan sparad verifikation är felaktig har du möjlighet att återställa den med hjälp av funktionen reversering. Tillvägagångssätten genererar en ny verifikation med den felaktiga verifikationen som underlag. Reversering För att en verifikation ska kunna reverseras måste den ha status N (Normal). 1 Gå in i skärmbilden Markerad poster för reversering. (AGRESSO Ekonomi/ Huvudbok/Registrering/Reversering.) 2 Klicka på kikare eller välj Sök (F7), följande bild visas. 3 Skriv in det verifikationsnummer som ska reverseras och tryck OK. Något sekvensnummer ska inte ifyllas. 4 Markera med kryss i kolumnen till vänster, för de konteringsrader som skall reverseras och Spara, (F12). För att kunna spara måste konteringsraderna som ska reverseras balansera, dvs. totalsumman av debet och kredit måste vara lika Sidan 2 av 5

3 OBS! Om man behöver reversera en verifikation där någon rad fått träff på villkoret i en transaktionstrigger och därmed automatskapat nya transaktioner (tex. förvaltningsavgift eller lokalavgift) så ska man vid reverseringen INTE markera de automatskapade transaktionerna i verifikationen för reversering. Resultatet blir då inte det önskade, eftersom de auotomatskapade transaktionerna kommer att backas dubbelt. Dels därför att de är med i reverseringen och därmed backas, dels skapas automatiskt nya likadana transaktioner eftersom man vid vändningen av de ursprungligt registrerade transaktionerna dessutom får träff i triggervillkoret och därmed får en ny uppsättning automatskapade transaktioner med omvänt tecken (eftersom de ursprungliga transarna i reverseringen har omvänt tecken). 5 Följande meddelande visas: För att bokföra reverseringen måste två rapporter köras, Reverseringsförslag (GL34) och Reverseringsbekräftelse (GL35): 6 Öppna upp beställningen för Reverseringsförslag (GL34), (AGRESSO Ekonomi/Huvudbok/Registrering/Reversering). Fälten Buntnummer, och Användare fylls i med automatik. Period ger som förslag aktuell period men kan ändras till annan öppen period. Du kan även välja om du vill att transaktions/verifikationstexten till den reverserade verifikationen ska hänvisa till den reverserade transaktionen, hämtas från den reverserade transaktionens verifikationstext eller både och. I fältet Starta GL35 väljer du, med x i rutan, om Reverseringsbekräftelsen (GL35) ska starta med automatik efter att Reverseringsförslaget (GL34) gått klart. Om fältet Starta GL35 är ikryssat vid beställning av förslaget, är steg 9-10 nedan ej aktuella. 7 Klicka Spara (F12) Sidan 3 av 5

4 När båda jobben gått klart (GL34 och GL35) så skriv ut rapporten GL35 från Underhåll beställda rapporter. 8 Rapporten genererar ett nytt verifikationsnummer ( ) för själva reverseringen: 9 Om inte Starta GL35 markerats i reverseringsförslaget kan förslaget underhållas i Underhåll av reverseringsförslag innan bekräftelsen av reverseringen sker. Ska fakturan inte reverseras kan förslaget raderas via Redigeramenyn/Ta bort. Alternativt kan enstaka rader raderas via Verktygsmenyn/Radera reverseringsid. Om förslaget ser bra ut så bekräftas detta genom Reverseringsbekräftelse (GL35): Du väljer samma buntnummer som förslaget. 10 Klicka Spara (F12) Sidan 4 av 5

5 När du ställer en fråga mot Huvudboken t.ex. Fråga verifikation eller Fråga konto kan du se att verifikationen är en reversering, dels genom verifikations texten som hänvisar till den ursprungliga verifikationen, och dels genom att verifikationstypen är RE. Här ser du vilken verifikationstext som reverseringen fått Du kan även se verifikationstexten om du markerar aktuell rad och väljer kommandot Zoom. Resultat: Sidan 5 av 5