Ny anläggning/inventarie

Transkript

1 Lathund Anläggningar, ny sid 1 (9) Ny anläggning/inventarie För att kunna skapa en anläggning måste registrering först ske i EFH (efter belastningsattest kommer transaktionerna till huvudboken) eller registrering i omföringsrutinen. Transaktionerna från EFH och omföringsrutinen kommer till Skapa anläggningar från fakturor (AGRESSO Ekonom i Anläggningsredovisning Anläggningar Skapa anläggningar från fakturor) när något av kontona Anläggning utan utgiftsbelastning Anläggning med utgiftsbelastning 5610 Inventarie till anläggningsregistret inköpspris minst 500 Euro, men under 20 tkr, minst 1 års livslängd, korttidsinvestering, stöldbegärlig m.m. eller 5660 Inventarie till anläggningsregistret inköpspris under 500 Euro, kostnadsförd, stöldbegärlig m.m. har använts. AGRESSO Ekonomi Anläggningsredovisning Anläggningar Skapa anläggningar från fakturor Om du har mer än ett ansvar och endast vill se ett av dem kan du söka genom att klicka i den grå teckenraden under ansvar och skriva in hela eller en del av ansvaret med jokertecken efter. Tryck eller F7, för att få upp transaktionerna i Skapa anläggningar från fakturor Markera rad, som ska bli en eller flera anläggningar, genom att klicka i rutan före raden. OBS! det går endast att göra anläggning av en rad i taget. Om ny anläggning ska göras av två poster så får tillägg användas, se senare avsnitt. Genom att markera en rad och sedan klicka på pilen till höger om ordet bild så visar sig fakturabilden. Det går att spara ner den, skriva ut den och zooma för att få bilden större.

2 Lathund Anläggningar, ny sid 2 (9) För att behandla raden klicka på knappen Nästa steg Obs! kom i håg vilket konto posten du registrerar har. Som i exemplet ovan konto Klicka på Lägg till för att få fram registreringsrad. Tabba förbi första rutan Anläggn och fyll i Beskrivning tabba vidare till Anl.grupp sök med F9 och F7 för att få fram de olika anläggningsgrupperna som finns. Välj en grupp som matchar det konto som behandlas, i detta fall konto och anläggningsgrupp 1DATOR. Om fel anläggningsgrupp väljs, får du felmeddelande när du försöker spara.

3 Lathund Anläggningar, ny sid 3 (9)

4 Lathund Anläggningar, ny sid 4 (9) Fältet Huvudanläggning används om flera anläggningsnummer ska knytas till varandra. Missar man att fylla i fältet huvudanläggning skickas e-post om komplettering till administrativtstod@gu.se. Om inget huvudanläggningsnummer anges blir anläggningen automatiskt sin egen huvudanläggning. Från anläggningsdatum påverkar när avskrivningen kommer att starta, avskrivningen börjar nästkommande period sett ifrån detta datum. Anläggningsdatum är samma som fakturadatum och behöver oftast inte ändras, men om avskrivningen ska starta längre fram i tiden måste anläggningsdatumet ändras. Det sista som måste kontrolleras är att anläggningen får rätt livslängd. På flera anläggningsgrupper finns här ett förslagsvärde. Livslängden anges i månader. Tillåtna värden 36, 60, 84 eller 120 månader (3, 5, 7 eller 10 år) Knapparna Lägg till och Ta bort som finns längst ner under avsnittet Avskrivningsböcker används inte på GU eftersom det endast finns en avskrivningsbok. Spara registreringarna med eller F12. OBS! Kom ihåg att anteckna anläggningsnumret.

5 Lathund Anläggningar, ny sid 5 (9) Om du glömmer anläggningsnummret så går det att söka fram via Sök anläggningsnr per anv som hittas under plustecknet framför verktyget Anläggningar. För att på ett enkelt sätt lägga in dagens datum i sökfältet Uppdaterat Tryck kort kommando F2 och F3

6 Lathund Anläggningar, ny sid 6 (9) Du ska nu vidare till anläggninsregistret och fylla i flik 6 Nyttjande, 7 Lån och 8 Övriga uppgifter. Det går att komma till Anläggningsregistret på två sätt, antingen genom den länk som finns ifrån skapa anlägningar ifrån fakturor eller via menyn.

7 Lathund Anläggningar, ny sid 7 (9) Mata in anläggningsnumret som du fick ifrån Skapa anläggningar från fakturor I flik 1-5 kan inga ändringar göras. Välj flik 6 - Nyttjande. Om anläggningen avser en kostnadsförd inventarie, anläggningsgrupp 5KOSTN, så kommer endast 7 flikar upp, Övriga uppgifter hamnar i flik 6 och Ekonomisk info i flik 7.

8 Lathund Anläggningar, ny sid 8 (9) Fyll i nyttjandekontering. I nyttjandekonteringen är ansvar, verksamhet och procent obligatoriska fält. Summan av fördelning av procentsatserna måste vara lika med 100 %. Fritt fält är frivilligt att använda. Tryck tab för att uppdatera ändringar i respektive fält. Om anläggningen avser en kostnadsförd inventarie, anläggningsgrupp 5KOSTN, Välj flik 6 Övriga uppgifter och fyll i som nedan under beskrivningen för flik 6 Övriga uppgifter. För att få fler rader vid kontering av nyttjande, stå någonstans i konteringsfältet. Gå in under Redigera Ny rad. Nyttjandekontering måste finnas för alla anläggningar för att avskrivningskörning ska kunna göras. Flik 7 Lån OBS! Kom ihåg att tabba när du fyllt i fältet lån. Flik 8 - Övriga uppgifter

9 Lathund Anläggningar, ny sid 9 (9) Fyll i placering och eventuellt övriga uppgifter. Spara registreringarna för hela anläggningen med eller F12. Skapa två anläggningar av en post: I den nya anläggningsmodulen så är det möjligt att av en faktura skapa flera anläggningar se bilden nedan. Tryck Lägg till för att få fram första konteringsraden, fyll de obligatoriska fälten samt rätt belopp för att skapa anläggning1. Tryck sedan Lägg till ytterligare en gång och fyll i raden på liknande sätt för att skapa anläggning2. Kontrollera livslängd för respektive anläggning. Klicka på en av raderna under Fasta upplysningar anläggningar för att se dess livslängd under Avskrivningsböcker. Spara registreringarna för anläggningarna med eller F12. OBS! Glöm inte att gå vidare till anläggningsregistret och fyll i flik 6 - Nyttjande, 7 - Lån och 8 - övriga uppgifter för de båda anläggningarna.

10 Tillägg på befintlig anläggning Lathund Anläggningar AT, Tillägg sid 1 (5) För att kunna skapa en anläggning måste registrering först ske i EFH (efter belastningsattest kommer transaktionerna till huvudboken) eller registrering i omföringsrutinen. Transaktionerna från EFH och omföringsrutinen kommer till Skapa anläggningar från fakturor (AGRESSO Ekonom i Anläggningsredovisning Skapa anläggningar från fakturor) när något av kontona Anläggning utan utgiftsbelastning Anläggning med utgiftsbelastning 5610 Inventarie inköpspris minst 500 Euro, korttidsinvestering, stöldbegärlig m.m. eller 5660 Inventarie, kostnadsförd, stöldbegärlig m.m. har använts. För att lägga till anskaffning på befintlig anläggning måste ursprungsanskaffningen och tilläggsanskaffningen ha varit konterade på samma konto, för att den maskinella bokföringen ska bli rätt. Ursprungsanläggningen måste vara aktiverad för att tillägg ska kunna göras. Aktivering sker var tionde minut. AGRESSO Ekonomi Anläggningsredovisning Skapa anläggningar från fakturor Om du har mer än ett ansvar och endast vill se ett av dem kan du söka genom att klicka i den grå teckenraden under ansvar och skriva in hela eller en del av ansvaret med jokertecken efter. Tryck eller F7

11 Lathund Anläggningar AT, Tillägg sid 2 (5) Markera rad eller rader genom att klicka på rutan först på raden. Det går att göra tillägg med flera rader samtidigt förutsatt att kontering och ansvar är det samma som ursprungsanläggningen. För att behandla raden klicka på knappen Nästa steg Obs! kom i håg vilket konto posten du registrerar har. Som i exemplet ovan konto

12 Lathund Anläggningar AT, Tillägg sid 3 (5) Klicka på Lägg till i rutan för Fasta upplysningar, för att få fram registreringsrad. I fältet Anläggn. fyller du i det anläggningsnummer som tilläggsanskaffningen ska knytas till, tryck tabb så kommer alla uppgifter fram som finns på ursprungsanläggningen. Obs! Från datum ska vid tillägg alltid ändras till den första i nästa period sett från anläggningsdatum. Från datum styr när tillägget börjar skrivas av. Detta gäller dock INTE vid kredittillägg. När en anläggning skall krediteras (minskas i värde) så måste man välja det transaktionsdatum som anläggningstransaktionen som ska krediteras har. Transaktionsdatum hittar du i anläggningsregistret, flik 3 och sedan via länken Transaktioner per avskrivningsbok.

13 Tryck tabb och kikaren så får du fram uppgifterna. Lathund Anläggningar AT, Tillägg sid 4 (5) Knapparna Lägg till och Ta bort som finns längst ner under avsnittet Avskrivningsböcker används inte på GU eftersom det endast finns en avskrivningsbok. Spara registreringarna med eller F12. Om ändringar ska göras på anläggningen i flik 6 Nyttjande, 7 - Lån eller 8 - Övriga uppgifter gå till anläggningsregistret via länk ifrån skapa anläggningar från fakturor eller via menyn.

14 Spara registreringarna med eller F12. Lathund Anläggningar AT, Tillägg sid 5 (5)

15 Lathund Anläggningar AT, Ta bort sid 1 (1) Ta bort rader från skapa anläggningar från fakturor Detta val kan bli aktuellt i samband med felkontering av anläggning, där man gjort omföring eller reversering. För att ta bort rader från skapa anläggningar från fakturor måste hela konteringssträngen vara samma som ursprungskonteringen för att den maskinella bokföringen ska bli rätt. Meddela ekonomienheten att posterna finns i Skapa anläggningar från fakturor och att de ska matchas bort. Ekonomienheten kontaktas via e-post: administrativtstod@gu.se, referera alltid till verifikationsnummer och belopp. AGRESSO Ekonomi Anläggningsredovisning Skapa anläggningar från fakturor