Avskrivningar med hjälp av automatkonteringar

Transkript

1 Avskrivningar med hjälp av ar Automatkonteringen i Entré Windows kan användas för en mängd syften. Ett av dem är att använda periodiseringsfunktionen för att automatiskt lägga upp verifikat som gör avskrivningar på inköpta tillgångar. I Entré finns funktionen under Redovisning / Sidoregister och redovisningsinställning / Skapa/ändra ar. I de allra flesta fall kommer det att finnas ett befintligt saldo på det konto avskrivningarna ska göras mot. I det fallet måste Avsnitt 1 nedan appliceras på de belopp som ska skrivas av med inställningar för antalet perioder avskrivningen ska sträcka sig över. Har man t.ex. gjort ett inköp för tre år sedan som har skrivits av manuellt sedan dess och avskrivningstiden är fem år ska man lägga en som sträcker sig över 24 perioder för det belopp som resterar för inköpet efter tidigare avskrivningar. Detta ger ett arbete som måste genomföras innan men kan gå vidare med att automatisera avskrivningarna av nya inköp. Om det däremot inte finns något saldo på det konto som avskrivningar ska göras på ska stegen i Avsnitt 2 följas. När man startar funktionen för ar öppnas huvudfönstret som visar de befintliga arna med tillhörande information. Se figur 1. Figur 1: Automatkonteringar I det exempel som visas i Figur 1 finns dels de ar som ligger med i en standardmässig installation av Entré Windows för förkontering av tid från tidsregistrering (id 1-22 i bilden). Därefter finns två ar som gör avskrivningar mot kontona 1220 Inventarier respektive 1211 Maskiner & spec. verktyg. I bilden visas även huruvida baskontot ska tas med vid konteringen, hur många perioder en eventuell periodisering sträcker sig över samt när konteringen ska utföras Sid 1

2 Avsnitt 1 Avskrivning av befintligt saldo på ett tillgångskonto Antag följande:! Inventarier skrivs av på fem år (60 månader)! Som konto för inventarier används 1220! Som motkonto för avskrivningar av inventarier används 1229! Som kostnadskonto för avskrivningarna av inventarier används 7832! För tre år sedan köptes inventarier för 100 tkr! För två år sedan köptes inventarier för 60 tkr! Avskrivningar har tidigare gjorts manuellt Enligt dessa antaganden har vi just nu ett saldo på 160 tkr på konto 1220 och ett saldo på 84 tkr på 1229 (100*36/ *24/60). För att slippa göra ytterligare manuella avskrivningar av dessa inköp ska vi göra två manuella konteringar med olika inställningar av en av konto Baskonto Först måste man skapa en ny genom att trycka på knappen Ny (Alt+N) i huvudfönstret för ar (se Figur 1). Då visas fönstret i Figur 2. Figur 2: Skapa ny I Från konto och Till konto anges det konto avskrivningarna ska göras mot. I vårt fall är det 1220 Inventarier. Nästa moment är att kontrollera att bocken i rutan Ta med baskonto är borttagen. Är den inte det kommer vi att kontera mot baskontot 1220 vilket är korrekt vid ett nyinköp men inte när vi, som i detta fall, ska skriva av ett redan befintligt saldo. Därefter väljs när en Sid 2

3 ska utföras och här väljer vi alternativet att få en fråga vid manuell kontering. Det innebär att när vi gör en kontering mot 1220 så frågar systemet om vi vill använda en. Ett annat alternativ som kan användas är att alltid använda en vid manuell kontering. Det sista steget i detta fönster är frivilligt och det är att skriva in en beskrivning av en. Fördelning Nästa moment är att lägga upp fördelningen av en. För att se bilden i Figur 3, välj sida 2 med den aktuella en markerad i sida 1 i huvudfönstret (Figur 1). Figur 3: Fördelning av Som fördelningskonton ska vi lägga upp 1229 Värdeminskning inventarier med andelen -100 % och 7832 Avskrivningar inventarier med +100 %. För att lägga till ett nytt fördelningskonto trycker man på knappen Lägg till (Alt+L). Figur 4: Skapa fördelning av I fönstret för att skapa fördelningskonto (se Figur 4) anges det konto som en ska fördelas över med korrekt procentuell andel. I vårt fall är det kontona som nämndes i stycket ovan (1229 och 7832) med tillhörande procentsatser. Observera minustecknet Sid 3

4 När båda fördelningskontona har angivits bör vi ha uppnått ett utseende som ser ut som figur 3. I detta läge ska vi ange inställningen för periodiseringen. Figur 5: Skapa periodisering av I huvudfönstret för en kan vi trycka på knappen Periodisera (Alt+P) för den som ska periodiseras. Då visas bilden i Figur 5. Antag nu att vi först ska lägga upp avskrivningar av resterande del av inköpet för tre år sedan på 100 tkr. Då anges 24 (60-36) som antal perioder eftersom det är det antal perioder som resterar för avskrivningen. Alternativet Periodisera över årsskiften ska vara förbockat men övriga alternativ ska vara tomma eller noll. Nästa steg är att lägga upp ett manuellt verifikat mot konto 1220 på 40 tkr vilket är det resterande belopp som ska skrivas av. Systemet kommer då att fråga om vi vill applicera en vilket vi vill. Figur 6: Verifikat med tillämpad Vi får därmed ett verifikat med utseendet i Figur 6 som till fullo skriver av resterande 40 tkr över 24 perioder. Förfarandet upprepas för vårt andra inköp där 36 tkr resterar som ska skrivas av över 36 perioder. När alla inköp som ligger på konto 1220 har skrivits av på detta sätt ändras inställningen för en så att baskontot tas med (se Figur 2) och att antalet perioder (se Figur 5) som en sträcker sig över är 60 (eftersom tillgångar som köps in till konto 1220 skrivs av på fem år) Sid 4

5 Avsnitt 2 Avskrivningar vid kontering mot ett tillgångskonto Antag följande:! Inventarier skrivs av på fem år (60 månader)! Som konto för inventarier används 1220! Som motkonto för avskrivningar av inventarier används 1229! Som kostnadskonto för avskrivningarna av inventarier används 7832! Konto 1220 har ett saldo på noll kronor Baskonto Först måste man skapa en ny genom att trycka på knappen Ny (Alt+N) i huvudfönstret för ar (se Figur 1). Då visas fönstret i Figur 7. Figur 7: Skapa ny I Från konto och Till konto anges det konto avskrivningarna ska göras mot. I vårt fall är det 1220 Inventarier. Nästa moment är att kontrollera att bocken i rutan Ta med baskonto är ifylld. Är den inte det kommer vi inte att kontera mot baskontot 1220 vilket är korrekt vid avskrivning av ett redan befintligt saldo men inte när vi, som i detta fall, ska skriva av ett nyinköp. Därefter väljs när en ska utföras och här väljer vi alternativet att få en fråga vid manuell kontering. Det innebär att när vi gör en kontering mot 1220 så frågar systemet om vi vill använda en. Ett annat alternativ som kan användas är att alltid använda en vid manuell kontering. Det sista steget i detta fönster är frivilligt och det är att skriva in en beskrivning av en Sid 5

6 Fördelning Nästa moment är att lägga upp fördelningen av en. För att se bilden i Figur 8, välj sida 2 med den aktuella en markerad i sida 1 i huvudfönstret (Figur 1). Figur 8: Fördelning av Som fördelningskonton ska vi lägga upp 1229 Värdeminskning inventarier med andelen -100 % och 7832 Avskrivningar inventarier med +100 %. För att lägga till ett nytt fördelningskonto trycker man på knappen Lägg till (Alt+L). Figur 9: Skapa fördelning av I fönstret för att skapa fördelningskonto (se Figur 9) anges det konto som en ska fördelas över med korrekt procentuell andel. I vårt fall är det kontona som nämndes i stycket ovan (1229 och 7832) med tillhörande procentsatser. Observera minustecknet. När båda fördelningskontona har angivits bör vi ha uppnått ett utseende som ser ut som figur 8. I detta läge ska vi ange inställningen för periodiseringen Sid 6

7 Figur 10: Skapa periodisering av I huvudfönstret för en kan vi trycka på knappen Periodisera (Alt+P) för den som ska periodiseras. Då visas bilden i Figur 10. Antalet perioder anges som det antal avskrivningen ska sträcka sig över, i vårt fall 60. Alternativet Periodisera över årsskiften ska vara förbockat men övriga alternativ ska vara tomma eller noll. När vi sedan gör en manuell kontering, t.ex. en leverantörsfaktura, mot konto 1220 kommer systemet att fråga om vi vill applicera en vilket vi vill. Figur 11: Registrering av leverantörsfaktura med tillämpad Vi får då en bild som ser ut som Figur 11 och vi har på en gång registrerat inköpet och gjort samtliga konteringar för att avskriva inköpet till fullo. Spara därefter fakturan och kör journal som vanligt för att få in verifikatet med konteringarna i bokföringen Sid 7

8 Att tänka på angående avskrivningar med hjälp av ar: Tänk på att baskontot inte får tas med när avskrivningen ska göras på det befintliga kontosaldot. Om det på kontot ligger flera inköp som ej har automatkonterats med avskrivningar måste periodiseringen anpassas därefter (se Avsnitt 1). Det går bra att använda en även vid rättelser som vänder på tidigare konteringar. Observera att avskrivningar som mest kan göras över 99 perioder Sid 8