Lathund - Årshantering i Entré Windows

Transkript

1 Lathund - Årshantering i Entré Windows Innan du börjar på ett nytt år är det några saker du bör gå igenom. VARJE ÅR Skapa ett nytt redovisningsår Detta går att göra när som helst under det föregående året. Här aktiveras även de olika åren. Läs igenom dokumentet Skapa nytt redovisningsår i Entré Windows. Föra över utgående balanser För över utgående balanser till ingående balanser. Det kan göras hur många gånger som helst. Läs igenom dokumentet Ingående och utgående balanser i Entré Windows. VID FÖRSTA ÅRSSKIFTET I ENTRÉ WINDOWS Hur ska Ni göra med fakturanummer på Kund- och Leverantörsfakturor? Kundfaktura- och Leverantörsfakturanummer (Löpnummer) I dokumentet Serier och löpnummer på kund- och leverantörsfakturor i Entré Windows kan du läsa om hur du ställer in det alternativ du väljer av följande: o Vill Ni att Era Kundfakturanummer och Leverantörsfaktura löpnummer ska börja om på ett nytt nummer vid årsskiftet. o Vill Ni att Era Kundfakturanummer och Leverantörsfaktura löpnummer ska fortsätta i samma nummerserie. Ändring till fler serier i Redovisningen I dokumentet Skapa olika serier för delsystemen i Entré Windows kan du läsa om hur du kan ändra så att du jobbar med flera serier i redovisningen. Har du några övriga frågor kontakta Installationsdatas Kundservice; Support Tel: Support Fax: Support E-post: support@installationsdata.se Internet: Växel Tel: Växel Fax: Växel E-post: support@installationsdata.se Internet: Sid 1

2 Skapa nytt redovisningsår i Entré Windows Skapa nytt redovisningsår går att göra innan det är dags att börja registrera verifikat i det nya året. För att ett nytt redovisningsår så gå till Redovisning, Sidoregister och redovisningsinställning, Årshantering. Klicka på knappen Nytt för att skapa nytt bokföringsår. Ange datumen för det nya bokföringsåret och klicka på OK Sid 1 (2)

3 Om du svarar Ja på frågan nedan så skapas Budget & prognos samt Ingående balans rubriker under Redovisning, Sidoregister och Redovisningsinställning, Saldo/prognos/budget register. Se dokumentet Ingående och utgående balanser i Entré Windows. Aktivera ett bokföringsår För att aktivera ett bokföringsår så ställ Er på det året som ska aktiveras och tryck på Aktivt. Svara Ja så aktivteras året och det går nu bra att hämta in verifikat Sid 2 (2)

4 Ingående och utgående balanser i Entré Windows Överföring av utgående balans För att föra över utgående balans till nästa år så gå till Redovisning, Sidoregister och redovisningsinställning, Saldo/Prognos/Budget register. Denna överföring kan utföras obegränsat antal gånger. Ställ dig på årets Ingående balans. Klicka på knappen Utgående Sid 1 (2)

5 Se till att Konto för balanserat resultat är det du önskar. Är det inte det anger du det konto du önskar i stället. Klicka sedan på OK. Om du inte har några rubriker för det nya året 1. Har Ni skapat nytt bokföringsår? Se dokument Skapa nytt redovisningsår i Entré Windows. 2. Om Ni har det nya redovinsningsåret men ej några rubriker för det nya året, så kan Ni skapa dessa själv enligt nedan: Börja med att skapa en Ny rubrik för Ingående balans för det nya året. Markera Ingående balans per Konto eller Ingående saldo från konvertering och klicka på Ny rubrik. Fyll i rubriken "Ingående balans" och vilka perioder det nya året omfattar. Vid skapande av Budget & Prognos gör lika ovan. Har du några övriga frågor kontakta Installationsdatas Kundservice; Support Tel: Support Fax: Support E-post: support@installationsdata.se Internet: Växel Tel: Växel Fax: Växel E-post: support@installationsdata.se Internet: Adress: Installationsdata AB Enhagsslingan TÄBY Sid 2 (2)

6 Serier och löpnummer på kund- och leverantörsfakturor i Entré Windows Löpnummer på Kund- och leverantörsfakturor Hur dina Kund- och Leverantörsfakturor numreras styrs av dina serie inställningar. Kontrollera att dina inställningar genom att gå till System, Sidoregister och inställningar, Grundinställningar. Fortsätt i nästa fönster med System, Administrativa inställningar, Serieinställningar. Här ställer du in om den första fakturan på nästa år skall följa föregående års faktura/löpnummer eller inte. (Av eller På) o Av innebär att för varje år skapas alltid en ny serie för kund/leverantörsfakturor. Denna serie startar om med de löpnummer som finns inställt under Skapa/ändra serie (se Serier nedan). Detta innebär att när du skapar fakturor med fakturadatum för både i år och föregående år så får fakturorna samma nummer men olika serier Sid 1

7 o På innebär också att varje år skapas alltid en ny serie för kund/leverantörsfakturor. Däremot fortsätter dina Kund- och Leverantörsfakturor numreras löpande. För att du skall kunna fortsätta att fakturera i båda åren måste dock löpnumren räknas upp, med ett visst intervall, för att dom inte skall kunna få samma nummer. Om du valt På skall du här ange hur mycket årets första faktura/löpnummer skall räknas upp med till närmaste jämna nummer. Du skall ange minst 200. Du måste dessutom ange Nästa års minsta avstånd till nummer. Du skall ange minst 200. de inte ska få samma nummer, bör du på rad 2 ange att årets första faktura/löpnummer skall räknas upp till närmaste jämna nummer, ange minst 200. Denna inställning förutsätter att du vill följa förra årets löpnummer Sid 2

8 Serier Serier skapas automatiskt. Detta innebär att du kan registrera fakturor på 2 år samtidigt. Beroende på fakturadatum så väljer systemet den serie som är kopplad till året. (I detta exempel så har mallserie 20 använts.) När nytt år inträffar kommer systemet att lägga på året till mallseriens nummer och skapa serie 2001, 2002 osv. Kontrollera att din mall gällande serier är rätt inställd genom att gå till System, Sidoregister och inställningar, Sidoregister, Skapa/ändra serie. Markera den som är din Standardserie Mall (normalt serie 20). Det är med denna serie som mall dina kommande serier skapas Sid 3

9 Ställ dig på din mallserie och klicka sedan på Byt sida (eller dubbelklicka på serien) för att se seriens inställningar. Inställningen ovan betyder att (Kund)Fakturanummer kommer att börja om på 1000, Leverantörsfakturalöpnummer på 100 samt Verifikat på 1. Vill du knyta respektive delsystem till olika serier kan du läsa om detta i dokumentet Skapa olika serier för delsystemen. Övriga Löpnummer Dina övriga löpnummer kan du ställa in genom att gå till System, Sidoregister och inställningar, Inställning av löpnummer. Har du några övriga frågor kontakta Installationsdatas Kundservice enligt nedan: Sid 4

10 Skapa olika serier för delsystemen i Entré Windows Respektive delsystem i Entré Windows kan knytas till olika serier. Gå till System, Sidoregister och inställningar, Grundinställningar. Här går du t.ex. (i bilden nedan) in i Fakturering, Serier fakturor och knyter din Standardserie Mall till respektive fakturatyp. Du kan också gå in på de delsystem du har och knyta din Standardserie Mall till raden. T.ex. o Leverantörsreskontra, Serier Lev.faktura o Redovisning, Serier verifikat Sid 1

11 Du kan som alternativ skapa olika serier för olika journaler till redovisningen. Börja med att skapa mallar för de olika varianter du vill ha. Se exempel bilden nedan. På detta sätt kan du ha olika verifikations löpnummerserier i redovisningen för olika typer av journaler. Om du har tomt i fältet för verifikationsnummer i seriemallen är det värdet på "Standard första verifikationsnummer" som gäller. Se vidare nedan Sid 2

12 Gå till System, Sidoregister och inställningar, Grundinställningar. "Standard första verifikationsnummer" ställer du sedan in under Generella Grundinställningar, Redovisning, Regler för konto/verifikat. Gå sedan tillbaka in på de delsystem du har och knyta din nya Standardserie Mallar till raderna. T.ex. o Leverantörsreskontra, Serier Lev.faktura o Redovisning, Serier verifikat Har du några övriga frågor kontakta Installationsdatas Kundservice; Support Tel: Support Fax: Support E-post: support@installationsdata.se Internet: Växel Tel: Växel Fax: Växel E-post: support@installationsdata.se Internet: Sid 3