Guide för fakturering och bokföring av e-faktura 2010:1

Transkript

1 E-faktura på SD Report Tydligt, enkelt och effektivt allt på ett dokument Varje månad skapas ett fakturaunderlag i SD Report, som baseras på fakturerad försäljning som har varit under perioden. Fakturaunderlaget blir en faktura först när den är skickad i SD Report. Fakturan fungerar som en avräkning, där Dina kostnader för försäljningen, fasta kostnader, ev. inköp från någon annan av våra uppdragsgivare och ev. övriga tjänster dras av från fakturerad försäljning. Det belopp som blir kvar efter detta avdrag utgör själva fakturabeloppet och redovisas längst ner på sidan 1 på fakturan vid Bruttobelopp att betala. Ett enkelt sätt för Dig att fakturera StjärnDistribution för Din försäljning (minus avgifter) är att använda e-fakturan som finns lättillgänglig på SD Report. Det enda Du behöver är en dator med internetuppkoppling. Så här gör Du för att hitta fakturan Logga in på Peka på Försäljning i menyn och klicka på Faktureringsunderlag Sida 1 av 6

2 Bilden ovan visar ett exempel på hur det kan se ut i listan över fakturor och fakturaunderlag. Rad 2-6 visar redan bokförda, registrerade och betalda fakturor. På rad 1 däremot ligger ett fakturaunderlag som ännu inte har blivit en faktura. Klicka på fakturanumret på raden i kolumnen Faktura för att få upp fakturaunderlaget (pdf-faktura) på skärmen så att Du kan skriva ut det som underlag till Din egen bokföring. För förslag till bokföring av fakturan, se punkten Exempel på hur du kan kontera e-fakturan i din bokföring nedan. Du kan även klicka på fakturanumret på de gamla fakturorna om Du vill se dem. Skicka e-faktura till StjärnDistribution Tidigast den 10:e i månaden kan Du se fakturan, eller rättare sagt fakturaunderlaget, för föregående ej fakturerad period, vilken kan avse både en och flera månader beroende på när Du fakturerade sist. Du kan välja om Du vill skicka fakturan denna månad eller vänta någon eller några månader. Du rekommenderas att inte skicka fakturor med alltför små belopp. Om Du väntar med att skicka fakturan, ackumuleras beloppet till nästa månads fakturaunderlag. När Du vill skicka fakturan klickar Du på knappen Skicka e-fakturan på aktuell fakturarad. Det är det enda Du behöver göra. Du ska alltså inte skicka fakturan i pappersformat till StjärnDistribution. Genom denna manöver kommer fakturan in i vårt system automatiskt och blir registrerad och bokförd. Vi betalar sedan ut beloppet till det konto/giro som är angivet på fakturan enligt överenskommelse i avtalet. OBS! Om Du ser att det inte finns något konto/giro längst ner på fakturan, var god kontakta StjärnDistribution på eller ekonomi@sdist.se och meddela vilket konto Du vill att vi ska använda vid utbetalning till Dig. Skicka en egen faktura till StjärnDistribution Vi rekommenderar att Du i första hand använder e-fakturan vid fakturering, men självklart går det också bra att skicka en egen faktura från Ditt eget faktureringsprogram. Om Du väljer att göra det ska Du istället för att klicka på Skicka e-fakturan i bilden ovan, klicka på Godkänn belopp när Du har kontrollerat vårt fakturaunderlag. Då blir Din faktura bokförd i vårt system på samma sätt som e- fakturan. Tänk på att det är viktigt att beloppen på Din faktura ska vara identiska som beloppen på fakturaunderlaget. Om de av någon anledning inte är det, vill vi att Du kontaktar oss och meddelar detta. Du ska heller inte klicka på Godkänn knappen innan Du har pratat med oss. Egna fakturor där uppdelningen eller beloppen inte motsvarar e fakturan kan kräva korrigering och orsaka förseningar i vår hantering Sida 2 av 6

3 Ta emot e-faktura från StjärnDistribution Om fakturaunderlaget har ett negativt belopp, är det alltså Du som ska betala fakturan till StjärnDistribution, i stället för tvärtom. Viktigt! Du ska inte betala på fakturaunderlag med negativt belopp förrän Du har fått en faktura från StjärnDistribution. Även om Du ser att fakturans belopp ligger på minus så ska Du alltså inte betala något förrän Du har fått fakturan. Vi skickar inte någon faktura om det negativa beloppet är mindre än kr, förutom vid årsskiftet, då vi vill ha allt fakturerat och klart på det gamla året. Det betyder att fakturan kan ackumuleras till nästkommande månad eller månader, tills beloppet når kr. Förhoppningsvis blir fakturabeloppet positivt månaden därefter och då är det Du som ska skicka fakturan till oss, enligt beskrivning i punkten ovan Skicka e-faktura till StjärnDistribution eller Skicka en egen faktura till StjärnDistribution. Exempel på poster som kan redovisas på e-fakturan: På fakturans vänstra sida: Fakturerad försäljning varor (intäkter) Fakturerad försäljning frakt & avgifter (intäkter) Fakturerad försäljning övrigt (intäkter) Total fakturerad försäljning (intäkter) motsvarar fakturerat belopp i försäljningsrapporten (Se fliken Försäljning/Översikt försäljning) Moms på försäljning (utgående moms) På fakturans högra sida: Inköpskostnader för ev. inköp som har gjorts av någon annan av våra uppdragsgivare med nettobelopp (varuinköp) och momsbelopp (ingående moms) motsvarar belopp i Inköpskolumnen i försäljningsrapporten (Se fliken Försäljning/Översikt försäljning). Om fältet är helt tomt har inga inköps gjorts. Logistik: Försäljningsprovision, orderradsavgift och ordervägsavgift (ordervägsavgift enbart vid konsumentförsäljning) Frakt och Emballage: Orderavgift Externa avgifter: Avgifter som StjärnDistribution betalar till tredje part, t ex betalningsavgifter (enbart vid konsumentförsäljning) och ekvist månadsavgifter Månadsavgifter: Månadsavgift, hyllplatshyra, pallplatshyra, ekvist, callcenter Tjänster: Databasarbete, programmering, grafisk formgivning, annonsering och övriga tjänster Sida 3 av 6

4 Positivt fakturabelopp (+) Om beloppet vid Bruttobelopp att betala längst ner på fakturan är positivt, dvs. när beloppet på vänstra sidan är högre än beloppet på den högra, betyder det att det är StjärnDistribution som ska betala fakturan till Dig. Du kan då skicka fakturan direkt på webben (rekommenderas). Se punkten ovan Skicka e-faktura till StjärnDistribution. Negativt fakturabelopp (-) Om beloppet vid Bruttobelopp att betala längst ner på e-fakturan är negativt, dvs. när beloppet på vänstra sidan är lägre än beloppet på den högra, betyder det att det är Du som ska betala fakturan till StjärnDistribution. StjärnDistribution skickar då fakturan till Dig via vanlig post. Se punkten Ta emot e-faktura från StjärnDistribution nedan. Specifikation till fakturan Till e-fakturan får Du en detaljerad specifikation på alla StjärnDistributions avgifter som fakturan innehåller, uppdelat på resp. avgiftskategori. Exempel på hur du kan kontera e-fakturan i din bokföring E-fakturan kan i princip betraktas som både en kundfaktura (vänstra delen) och en leverantörsfaktura (högra delen) och bör också bokföras med både intäkter och kostnader. Vi ger här ett exempel på hur fakturan kan konteras: Poster på fakturans vänstra sida: Försäljning alternativ 1: Konto Försäljning varor 6 % moms: 3011 Försäljning varor 12 % moms: 3012 Försäljning varor 25 % moms: 3013 Försäljning frakt & avgifter 6 % moms: 3503 Försäljning frakt & avgifter 12 % moms: 3504 Försäljning frakt & avgifter 25 % moms: 3505 Försäljning övrigt 6 % moms: 3015 Försäljning övrigt 12 % moms: 3016 Försäljning övrigt 25 % moms: 3017 Försäljning alternativ 2: Försäljning 6 % moms: 3010 Försäljning 12 % moms: 3020 Försäljning 25 % moms: 3030 Moms: Moms 6 %: 2630 Moms 12 %: 2620 Moms 25 %: Sida 4 av 6

5 Poster på fakturans högra sida: Inköp Summa inköp, nettobelopp: 4010 Summa inköp, momsbelopp: 2640 Logistik Försäljningsprovision: 6050 Orderradsavgift: Ordervägsavgift: Frakt och emballage: Orderavgift: Månadsavgifter Månadsavgifter: Hyllplatshyror: Pallplatshyror: Callcenter: Externa avgifter Betalningsavgifter: Ekvist månadsavgifter: 5700 (fraktkostn.) 6540 (IT-tjänster) Tjänster Ekvist startkostnad: 6540 (IT-tjänster) Grafisk formgivning: Programmering: Databasarbete: Callcenter: Övriga tjänster: Annonsering: 5910 Bruttobelopp att betala Positivt belopp (kundfordran): 1510 Negativt belopp (leverantörsskuld): 2440 Tänk på att kontona ovan bara är exempel och kanske inte stämmer mot kontona i Din kontoplan. I så fall är det de Du ska använda när Du bokför fakturan Sida 5 av 6

6 Kommissionsförsäljning Kommission kallas enligt lagen (1914:45) om kommission ett uppdrag att sälja eller köpa varor för en uppdragsgivares räkning, vilket gäller i förhållandet mellan StjärnDistribution (= kommissionären) och Ditt förlag (= kommittenten). StjärnDistribution säljer varor för Din räkning, mot ersättning i form av provision och övriga hanteringskostnader. Du får betalt av StjärnDistribution när varorna har sålts. StjärnDistribution äger inte varorna utan förmedlar bara affären mellan Dig och köparen (slutkonsumenten). Principen för kommission är att kommissionären betalar kommittenten för de varor som har sålts, dvs. det belopp StjärnDistribution har sålt varor för under en viss period ska sen betalas till Dig och försäljningsprovision och hanteringskostnader ska dras av. Detta är vad som nu redovisas på e fakturan! Om problem uppstår, eller om Du har frågor om e-fakturan, är Du alltid välkommen att höra av Dig till oss. Ring eller maila till ekonomi@sdist.se så försöker vi tillsammans komma tillrätta med Dina funderingar. Vänliga hälsningar StjärnDistribution AB Sida 6 av 6