Kontoersättning i Pyramid - Arbetsgång

Transkript

1 Kontoersättning i Pyramid - Arbetsgång (Pyramid Business Studio från version 3.41A) ( ) I detta dokument beskrivs arbetsgången i Pyramid rutin 962 Kontoersättning. Dialogen ger möjlighet att utföra kontoersättningar vid byte av kontoplan. En kontoersättning behövs för att överföring av ingående balanser ska ske till rätt konto i din nya kontoplan. Det behövs också för att ge en korrekt bild vid jämförelse mot föregående år. I vårt exempel utgår vi från ett byte från Kontoplan BA till Kontoplan EU. Förberedelser Kontrollera att den nya kontoplanen är korrekt inställd i rutinerna: 963 Kontoplan 961 Kontogrupper 960 Konto. Rutin 962 Kontoersättning I listkontrollen visas en ersättningstabell när en sådan är skapad. Tabellen visar de ersättningar som finns mellan aktuell och föregående kontoplan, samt vilket aktuellt konto som kommer att ersätta ett konto i den föregående kontoplanen. Kolumnerna Konto och Beteckning utgår från Aktuell kontoplan, medan kolumnerna Föreg kontoplan och Föreg konto utgår från föregående kontoplan. Vid nyinstallation av Pyramid ingår en ersättningstabell mellan kontoplanerna BAS till EU och tvärtom. Om egen kontoplan används behöver däremot en ny ersättningstabell skapas mellan berörda kontoplaner. För att skapa denna ersättningstabell finns det två alternativ att välja mellan: Alternativ 1: Kopiera befintlig ersättningstabell Alternativ 2: Skapa en manuell ersättning av konton Knappen Kopiera används om det finns en ersättningstabell som liknar ens föregående kontoplan. Finns det ingen ersättningstabell som liknar Föregående kontoplan, får varje kontoersättning manuellt registreras via knappen Ny. Läs mer om arbetsgång för dessa alternativ längre fram i denna dokumentation. Kontoersaettning_PBS.doc/ Sid 1

2 KONTROLLERA Knappen Kontrollera kontrollerar att berörda konton blir sammankopplade mellan de aktuella kontoplanerna. Läs mer om detta längre fram i denna dokumentation. LISTA ERSÄTTNING Utskrift av ersättningstabellen kan göras genom att klicka på knappen Lista ersättning. Listan visar de ersättningar som finns. Läs mer om detta längre fram i denna dokumentation. I fältet Aktuell kontoplan väljs den kontoplan som är aktuell. Vid nytt år är det kontoplanen för det nya året som ska väljas. I fältet Föregående kontoplan väljs föregående års kontoplan. Kontoersaettning_PBS.doc / Sid 2

3 Alternativ 1 Kopiera befintlig ersättningstabell Om en ersättningstabell saknas mellan de båda kontoplanerna (aktuell och föregående kontoplan) kan en kopiering av en befintlig ersättningstabell ske. Kopieringen påverkar inte originaltabellen. Endast en tabell kan registreras eller finnas per kontoplan. Obs! Om det inte finns en passande ersättningstabell är alternativet att skapa en manuell kontoersättning i rutin 962 Kontoersättning. Läs mer om detta i avsnittet Alternativ 2 - Skapa en manuell ersättning av konton. Knappen Kopiera Välj mellan vilka kontoplaner som ersättningstabellen ska kopieras. FRÅN FÖREGÅENDE KONTOPLAN Ange den kontoplan som ersättningstabellen ska kopieras från. Befintliga kontoplaner visas i listboxen. TILL FÖREGÅENDE KONTOPLAN Ange den kontoplan som saknar ersättningstabell, dvs den gamla kontoplanen som ska ersättas. Kontrollera efter kopiering När kopieringen har utförts kontrolleras ersättningstabellen med hjälp av knapparna Kontrollera samt Lista ersättning. Läs mer om dessa funktioner längre fram i denna dokumentation. Kontoersaettning_PBS.doc / Sid 3

4 Alternativ 2 - Skapa en manuell ersättning av konton Om det inte finns en passande ersättningstabell är alternativet att skapa en manuell kontoersättning i rutin 962 Kontoersättning. Endast en tabell kan registreras eller finnas per kontoplan. Kontoersättning På fliken Kontoersättning i rutin 962 Kontoersättning registreras ny eller ändras uppgifter på kontoersättning. Använd tangent F5 för att skifta mellan dialog och listkontroll. ÄNDRA För att ändra på en befintlig ersättning, markera den aktuella ersättningen i listkontrollen. Gör sedan önskad ändring i fälten för konto, i vårt exempel Konto EU och Konto BA och klicka på Spara NYREGISTRERA För att manuellt nyregistrera en ersättning, klicka på knappen Ny och sök fram respektive konton i respektive kontoplaner. KONTO EU Här visas kontonummer i aktuell kontoplan, som ska motsvara ett konto i föregående kontoplan. KONTO BA Här anges motsvarande konto i föregående kontoplan. Ingående balanser kopieras från kontot till aktuellt konto i aktuell kontoplan. Lämnas fältet blankt, tolkas detta som att kontot i aktuell kontoplan saknar motsvarighet i föregående kontoplan. Kontoersaettning_PBS.doc / Sid 4

5 Knappen Kontrollera När kopieringen har utförts kontrolleras ersättningstabellen med hjälp av knappen Kontrollera i rutin 962 Kontoersättning. Funktionen kontrollerar att berörda konton blir sammankopplade mellan de aktuella kontoplanerna. I fältet Aktuell kontoplan visas den aktuella kontoplanen. I fältet Föregående kontoplan anges föregående kontoplan. Klicka OK för att starta kontrollen. Dialogen Saknade ersättningar Är tabellen felfri när valet Kontrollera har utförts, meddelas detta. Saknas ersättningskonton i tabellen öppnas dialogen Saknade ersättningar. LISTKONTROLLEN KONTON I BA SOM SAKNAR ERSÄTTNING Den vänstra listkontrollen visar konton som finns i föregående kontoplan men som saknar ersättningskonto i den nya kontoplanen. LISTKONTROLLEN KONTON SOM FINNS I EU OCH BA OCH SAKNAR ERSÄTTNING FRÅN EU TILL BA Den högra listkontrollen visar de poster där samma kontonummer förekommer i båda kontoplanerna, men där det inte finns någon kontoersättning mellan den nya och den gamla kontoplanen. Konton i de båda kontoplanerna behöver inte vara varandras motsvarighet. Kontoersaettning_PBS.doc / Sid 5

6 Exemplet nedan visar att konto 1199 finns i båda kontoplanerna. I EU-kontoplanen har dock konto 1199 ersatts av konto För att undvika fel vid exempelvis överföring av IB bör därför konto 1199 i EU-kontoplanen, om det används, kopplas till rätt konto alternativt till ett slaskkonto i den gamla kontoplanen. Exempel BA EU AVBRYT Knappen Avbryt stänger dialogen Saknade ersättningar utan att några uppgifter sparas. Justera eventuella felaktigheter När du har noterat de ersättningar som saknas finns det olika alternativ att justera eventuella felaktigheter. Skapa en manuell ersättning i rutin 962 Kontoersättning. Se avsnitt Alternativ 2 - Skapa en manuell ersättning av konton tidigare i denna dokumentation. Gå till rutin 960 Konto. Här kan du registrera eller ändra konton för att rätta till felaktigheter. Återgå sedan till rutin 962 för manuell ersättning av konton. Se avsnitt Alternativ 2 - Skapa en manuell ersättning av konton tidigare i denna dokumentation. Kontoersaettning_PBS.doc / Sid 6

7 Knappen Lista ersättning När kopieringen har utförts kan en lista över ersättningstabellen skrivas ut med hjälp av knappen Lista utskrift i rutin 962 Kontoersättning. Listan visar de ersättningar som finns. Konton som saknar ersättning visas inte. Kontrollera noga att ersättningarna i listan stämmer och justera om något är felaktigt. Välj föregående kontoplan, dvs.för vilken kontoplan som ersättningstabellen ska skrivas. Befintliga alternativ visas i listboxen. Kontoersaettning_PBS.doc / Sid 7

8 Vanliga frågor och svar 1. Om någon ersättning inte stämmer när kopiering av ersättningstabell har gjorts, får denna justeras manuellt. Markera ersättningen i huvuddialogen i rutin 962 Kontoersättning och justera i inmatningsfälten nedanför. 2. Om texten Konto saknas i... visas i kolumnen Beteckning i listkontrollen i huvuddialogen i rutin 962 Kontoersättning, innebär detta att en ersättningstabell mellan berörda konton finns, men att kontot saknas i den aktuella kontoplanen i rutin 960 Konto. Kontoersaettning_PBS.doc / Sid 8