Avstämning lön inför kontrolluppgifter före årsuppdateringen

Transkript

1 Entré Avstämning lön inför kontrolluppgifter före årsuppdateringen Detta dokument hjälper dig att stämma av utbetald lön mot kontrolluppgifter och uppbördsdeklarationen före du läst in årsuppdateringen av Entré. Du kan göra detta i december månad men kan alltså inte ta ut några kontrolluppgifter. Du måste göra om detta moment efter årsuppdateringen enligt de dokument som då ligger på hemsidan. På grund av att flertalet kunder vill kunna göra denna avstämning före året slut så har vi valt att lägga ut detta dokument redan nu som en hjälp. Innehållsförteckning AVSTÄMNING LÖN INFÖR KONTROLLUPPGIFTER FÖRE ÅRSUPPDATERINGEN ÅRSAVSTÄMNING LÖNEÅR KONTROLLUPPGIFTSACKUMULATORER BILAGA 1. FÖRKLARING AV KNAPPAR TILL AVSTÄMNING LÖNEÅR Exempel på utskrift: BILAGA 2. TIPS PÅ DIFFERENSER I AVSTÄMNING LÖNEÅR Kolumn Diff. UBD Kolumn Diff. avr Kolumn Diff. red BILAGA 3. ÖVRIGA FUNKTIONER FÖR KONTROLLUPPGIFTEN

2 Årsavstämning löneår Under Lön/Årshantering finns en funktion som heter Avstämning löneår. Här stämmer du av all lön mot inbetalda skatter och arbetsgivaravgifter samt kontering till bokföringen innan du ska göra dina kontrolluppgifter. OBS! För avstämning mot bokföringen ber vi dig avvakta till efter årsuppdateringen då vi levererar en ny rapport som hjälpmedel. Stämmer man av utbetald lön mot inbetalda arbetsgivaravgifter och skatt samt kontering till bokföringen regelbundet så slipper man det omfattande jobb som blir om man bara gör det en gång per år. Denna rutin kan du alltså med fördel göra varje månad. Gå till Lön/Årshantering/Avstämning löneår. Välj aktuellt löneår och klicka på knappen Hämta in kontrolluppgifter. Svara Ja. Avräknade lönerader hämtas då in och stäms av mot ackumulatorer. Man kan hämta in uppgifter hur många gånger som helst och det är bara denna funktions värden som påverkas, inga andra värden i Entré. Efter varje urval du gör måste du klicka knappen Uppdatera. För företag med få anställda och små register uppdateras bilden automatiskt. Se till att du ser nedan kolumner i din bild på skärmen. Du kan också stämma av per löneperiod (eller plocka perioder), per anställd, lönetyp, lönegrupp och/eller resultatenhet. Här kan urval göras för att begränsa listan nedanför. Ange urval och klicka på Uppdatera. Flera urval kan kombineras ihop. Åtkomst till personregistret. Bryt per period för lättare avstämning. Utskrift av lista för avstämning. Har du ett belopp i någon av differenskolumnerna behöver du fördjupa dig i underlaget via knapparna till höger. För en förklaring av alla knapparna till höger, se sidan För tips på vad som kan vara fel om man har mycket differenser, se sidan Avrundning av skattepliktig bilförmån i ruta KU_13 sker nedåt till helt hundratal kronor (sker endast efter årsuppdateringen av Entré). Detta orsakar då en ok differens mellan förmåner KU mot avräkning och uppbördsdeklaration. Var dock säker på att det bara är avrundningen som diffar

3 Kontrolluppgiftsackumulatorer Kontrollera att alla ackumulatorer som börjar på KU har rätt lönearter kopplade. Vid osäkerhet om vilken löneart som ska kopplas på vilken ackumulator så rekommenderar vi att man läser Skatteverkets broschyr SKV 304 som innehåller en detaljerad information om var och vad man ska redovisa i respektive ruta på kontrolluppgiften. Sidorna i SKV 304 innehåller en mycket bra förteckning över ett antal kontantersättningar och förmåner och i vilken ruta de ska redovisas. Gå till Lön/Register och löneinställningar/ackumulatorer/söka ackumulatorer. Välj Grupp KU för kontrolluppgifter. Ta ut en utskrift på definitionerna via Utskrift eller kontrollera direkt på skärmen. Kontrollera att varje ackumulator är definierad med rätt löneart, lönehantering eller typ av tid. Jämför med dokumentet Ackumulatorer till KU som ligger på vår hemsida och är ett exempel på hur koppling till lönearter kan se ut

4 Bilaga 1. Förklaring av knappar till Avstämning löneår På sidan av bilden finns ett antal knappar för åtkomst till andra delar av systemet. Nedan förklarar vi var kolumnernas information i årsavstämningen kommer ifrån. (Kolumn Brutto KU samt Förmåner KU i avstämningsbilden) Via denna knapp så kommer du till den aktuella personens kontrolluppgifter. Du kan då göra korrigeringar och uppdatera listan för avstämning. Kolumnen Brutto KU i avstämningen är beloppet i fält 11. Kolumnen Förmåner KU i avstämningen är summan av beloppen i fält 12 och 13. Lön till anställda födda 1937 eller tidigare ska redovisas i ruta 31 istället för i ruta 11. Detta sköter Entré automatisk genom att kontrollera personnumret i personregistret. Personnumret ska också redovisas i ruta 68 som också sker automatiskt. (Se ovan exempel). I det fall du har en anställd som är född 1937 eller tidigare så kommer du få en differens i kolumnen Diff. UBD och Diff. avr i avstämningsbilden men detta är ok i detta fall

5 (Kolumn Brutto avr samt Förmåner avr i avstämningsbilden) Denna knapp visar de avräknade löneraderna för den aktuella personen. Tänk på att du själv kan välja vilka kolumner du vill visa genom att högerklicka på en kolumnrubrik och lägga till eller ta bort kolumner. Klicka här för att se de underliggande löneraderna. Kolumnen Konto är bra att lägga till här

6 (Kolumn Brutto UBD samt Förmåner UBD i avstämningsbilden) Denna knapp visar de uppbördsdeklarationer som gjorts under året för den person du står på. Har du inte kört Entré ett helt år och inte har uppbördsdeklarationer för hela året i Entré, kommer du inte att kunna stämma av kolumnen Brutto UBD för hela året. (Kolumn Brutto KU ack och KU ack Förmåner i avstämningsbilden) Visar ackumulatorvärden för Kontrolluppgifter och Uppbördsdeklaration till den valda personen

7 (Kolumn Brutto red i avstämningsbilden) Denna bild visar konteringen till redovisningen för aktuell person. Om du bryter per period, i avstämningsbilden, visas endast den löneperiod som du står på när du klickar på knappen. Har du inte brutit per period visas hela årets konteringar. Exempel på utskrift:

8 Bilaga 2. Tips på differenser i avstämning löneår Kolumn Diff. UBD Alla uppbördsdeklarationer måste vara genomförda för att inte få ett belopp i kolumn Diff. UBD. Om du bara har gjord preliminära uppbördsdeklarationer så kan du utföra dem definitivt nu i efterhand. Klicka då på knappen Uppbörd och genomför alla uppbördsdeklarationer i efterhand. Har du inställt så att bokföringsunderlag skapas får du inte glömma att plocka bort dem i verifikationsregistret. Differenser kan också bero på felaktiga definitioner på ackumulatorerna som uppdaterar uppbördsdeklarationen. Klicka då på knappen Ackumulator och kontrollera ackumulatorerna UBD_41, UBD_42, UBD_42 och UBD_85. Kontrollera enligt samma förfaringssätt som för ackumulatorer för KU på sidan 4 i detta dokument. Välj istället grupp UBD. Stäm av mot dokumentet Ackumulatorer till UBD alternativ 1 eller 2 som ligger på hemsidan. I det fall du har en anställd som är född 1937 eller tidigare så kommer du få en differens i kolumnen Diff. UBD och Diff. avr i avstämningsbilden men detta är ok i detta fall. Om man inte har kört Entré hela året utan startat med lönemodulen mitt i ett år kommer man ha differenser i kolumn Diff. UBD och Diff. avr. I detta fall kan man lägga ihop summor från tidigare lönesummor för avstämning mot totala beloppet i Brutto KU. Kolumn Diff. avr. I det fall du har en anställd som är född 1937 eller tidigare så kommer du få en differens i kolumnen Diff. UBD och Diff. avr i avstämningsbilden men detta är ok i detta fall. Om en löneart är avräknad som ej skattepliktig inkomst men ingår i ackumulatorn KU_11 så är detta fel. En sådan löneart ska inte komma med i KU_11 som enbart ska innehålla skattepliktig inkomst. - Klicka knappen Ackumulator och gå igenom ackumulatorn KU_11 och kontrollera att bara lönearter och/eller lönehantering ligger i definitionen. Jämför mot dokumentet Ackumulatorer till KU. - Har man felaktigt betalat ut en ersättning skattepliktigt eller ej skattepliktigt men det skulle vara tvärtom så kan det vara försent att rätta på år Rättning får då göras på nästkommande lön

9 Kolumn Diff. red. OBS! Avvakta med detta moment till efter årsuppdateringen. Kolumnen Diff. red. tittar endast på grundinställningen för kontointervall. - Belopp i differenskolumnen Diff. red. kräver att du kontrollerar att du fick med alla konton eller kontointervall som avser bruttolön. - Gå till System/Allmänna sidoregister och inställningar/grundinställningar/ Lön/Rapporter/Årshantering för kontroll av kontointervall. - Enbart konton för bruttolön får finnas i kontointervallen. Stäm av detta mot rapporten Avstämning lönekonton (enligt instruktion sidan 3). - Se till att det inte ligger något mellanslag mellan kontonummer, bindestreck eller kommatecken. - Företag i Glas- och Golvbranschen ska även ha konto 2921 i nedan inställning för att inte få någon differens i avstämning löneår. - Inställning 3291, sista urvalet i nedan bild, kan vara påslagen hos företag med väldigt stora register. De kan då inte stämma av konteringarna i löneårs-avstämningen utan får tomt i kolumnen Brutto red. och således differens i kolumnen Diff. red

10 Bilaga 3. Övriga funktioner för kontrolluppgiften Ändra Du hamnar i formuläret kontrolluppgift och kan ändra direkt här. Skapa ny Här kan du lägga upp en helt ny person som inte finns med i personregistret. Du får ett tomt formulär för kontrolluppgiften. Ta bort Här kan du ta bort kontrolluppgiften för en eller fler markerade personer. Person Genväg till Personregistret. Ackumulatorer - Med denna knapp kommer du till Sammanställning ackumulatorer och kan t ex ta fram beräkningsrader på en person. Inställningar Här ligger kopplingen mot kontrolluppgiften. Här ska du normalt inte behöva gå in. Rensa Här rensar man registret från kontrolluppgifter utan värden, dvs. aktiva personer som inte löneavräknats under året. Totaler Här ser du en kontrolluppgift med totalsummor för hela företaget. Bearbeta Bearbetningar av markerade kontrolluppgifter. Se separat avsnitt. Skapa fil Här skapar du filen som ska skickas till SKV: s inläsningsställe. Se separat avsnitt. Utskrift Skriver ut alla eller valda kontrolluppgifter med en sammanställning, företagstotal, på sista sidan