XOR Compact Konverteringsverktyg

Transkript

1 XOR Compact Konverteringsverktyg

2

3 Innehållsförteckning Förbered XOR Compact S företag för konvertering... 1 Förbered konvertering av företag i XOR Compact S... 1 A. Att tänka på före konverteringen... 1 B. Att göra innan konverteringen... 1 C. Att göra konverteringen... 2 D. Att göra efter konverteringen i XOR Compact ver E. Kopiera rapportinställningar från XOR Compact S... 7 Sökvägar... 9 Sökväg till XOR Compact S databaser... 9 Sökväg till XOR Compact ver 5 databaser...10 iii

4

5 XOR Compact Konverteringsverktyg Förbered XOR Compact S företag för konvertering Förbered konvertering av företag i XOR Compact S Välkommen till konverteringsverktyget som hjälper dig att förbereda konverteringen av flera XOR Compact S databaser (företag) till XOR Compact ver 5 databaser (företag) på en gång. Konverteringsverktyget lägger upp företagen i XOR Compact ver 5 med samma företagsnummer som det har i XOR Compact S. När man därefter i Företagslistan i XOR Compact ver 5 väljer företaget får man en fråga om man vill starta konverteringen. A. Att tänka på före konverteringen Vill du konvertera din kontoplan från BAS96 till EU-BAS eller tvärtom måste du göra detta före du konverterar till XOR Compact ver 5 då denna funktion inte finns här. Tänk också på att redovisnings- och objektsrapporterna i XOR Compact ver 5 bygger på EU-BAS-konton. Har du en API-koppling, ODBC-koppling eller ODBC-rapport, något för- eller eftersystem eller exporterar/importerar register till annat program så fungerar detta ännu inte mot XOR Compact ver 5 då våra samarbetspartner inte hunnit anpassa sina program till denna version ännu. XOR Shop/Commerce/Hemsida fungerar inte ihop med XOR Compact ver 5. Arbetar du med XOR Lön för du över bokföringsunderlaget och skapar verifikationer via en SIE-fil, tills XOR Lön är anpassat för XOR Compact ver 5. Gammal historik. Tänk på att all historik och alla poster för kunder, leverantörer och artiklar som är äldre än det äldsta räkenskapsåret (d v s föregående år) i XOR Compact S inte kommer att konverteras över till XOR Compact 5. I XOR Compact ver 5 kommer du endast att ha fakturor och betalningar i reskontran motsvarande de räkenskapsår som konverterats. Obetalda fakturor äldre än två år. Har du obetalda kund- och leverantörsfakturor som är äldre än två år kommer dessa inte att konverteras över till XOR Compact ver 5. Dessa måste du registrera manuellt igen efter konverteringen. Se punkt under Att göra efter konverteringen. Ingående saldon för fleråriga objekt. Har du fleråriga objekt som är äldre än två år måste ingående saldo för dessa registreras manuellt igen efter konverteringen. Se punkten under Att göra efter konverteringen. B. Att göra innan konverteringen 1. Som standard följer inga rapportändringar, som du gjort i XOR Compact S, med till XOR Compact ver 5. Detta för att alla ska få in nya fakturalayouter enligt de nya faktureringsdirektiven från 2004 och även få in fler blankettalternativ för fakturor samt uppdaterade redovisnings- och objektrapporter uppställda enligt EU-Bas. Tips! Det finns dock möjlighet att efter konverteringen kopiera rapportändringar från XOR Compact S. Se punkt Kopiera rapportinställningar från XOR Compact S. 2. Markera rutan Företagsspecifika rapporter under Register/Företagsinformation för varje företag i XOR Compact S. Detta görs för att du ska få med dig dolda inställningar, till exempel de som du har för betalningsfiler till bankgirot respektive plusgirot. 1

6 XOR Compact Konverteringsverktyg Tips! Alternativt kan du efter konverteringen gå igenom och markera dessa inställningar på nytt i XOR Compact ver 5 i Register/Företagsinformation för respektive företag. 3. Du kan också kopiera gällande compact.ini (eventuellt compact4.ini som innehåller vissa programinställningar) till din företagsmapp för XOR Compact S. Den finns som standard i din Compact4- mapp eller om du arbetar med fleranvändarversionen, så finns den i din windowsmapp och då med namnet compact4.ini. Tänk på att döpa om den till compact.ini före du tar säkerhetskopian. Tips! Alternativt kan du efter konverteringen gå igenom och markera dessa inställningar på nytt i XOR Compact ver 5 för respektive företag. Notera! Det går inte att återställa en säkerhetskopia eller importera register som är tagen/gjord i XOR Compact ver 5 och tillbaka till XOR Compact S. Konvertering finns bara från XOR Compact S och till den nya XOR Compact 5. C. Att göra konverteringen Följ nedanstående steg för att konvertera företag från XOR Compact S till XOR Compact ver 5. I. Se till att sökvägarna till företagsdatabaserna är korrekta 2

7 Förbered XOR Compact S företag för konvertering Notera! I listan visas endast de företag som ännu ej konverterats till XOR Compact ver Kontrollera att sökvägarna till företagsdatabaserna för XOR Compact S och XOR Compact ver 5 är korrekta. Sökvägarna hämtas från Windowsregistret. 2. Vill du ändra sökvägen till databaserna (företagen) gör så här: Ändra sökväg till XOR Compact S databaserna (företagen) genom att klicka på knappen till höger om texten Compact S Databas. Ändra sökväg till XOR Compact ver 5 databaserna (företagen) genom att klicka på knappen till höger om texten Compact 5 Databas. II. Markera de företag som skall förberedas för konvertering 1. Markera det eller de företag som du vill förbereda för konvertering 3

8 XOR Compact Konverteringsverktyg Tips! Använd tangenterna SHIFT eller CTRL för att markera flera/alla företag i listan. 2. Klicka på knappen Kör. 3. Företagen läggs upp i XOR Compact ver 5 och försvinner ur listan. III. Konvertering av företag i Företagslistan i XOR Compact ver 5 1. Öppna XOR Compact ver I Företagslistan visas nu de företag som har förberetts för konvertering från XOR Compact S. 3. Företagen har nu skapats med samma företagsnummer (Nr) som i XOR Compact S och istället för företagets namn står det texten Ej konverterat. 4. Själva konverteringen av företaget startar först när företaget markerats i Företagslistan och du klickar på knappen Ok eller Välj företag (byråversionen). 5. Då kommer nedanstående fråga upp: 4

9 Förbered XOR Compact S företag för konvertering 6. Klicka på knappen Ja för att konvertera företaget. 7. När företaget är konverterat klicka på knappen Ok. D. Att göra efter konverteringen i XOR Compact ver 5 1. Kontrollera nu att allt konverterats korrekt i företaget. Börja med att skriva ut balans- och resultatrapporter för båda räkenskapsåren i XOR Compact 5 och jämför dessa med motsvarande rapporter i XOR Compact S så att dessa överensstämmer med varandra och har samma resultat. 2. Obetalda kund- och leverantörsfakturor äldre än två år måste du registrera in manuellt igen i reskontran via menyvalen Kundbokning och Leverantörsbokning. I menyvalet Register/Företagsinformation på fliken Reskontra markera företagsinställningen Redovisa ej kund- /leverantörsbokning först. Vi föreslår att dessa fakturor läggs in i föregående räkenskapsår. Glöm inte att avmarkera inställningen när du är klar. 3. Skriv ut rapporterna Kundreskontra, obetalda samt Leverantörsreskontra, obetalda och jämför dessa med motsvarande rapporter i XOR Compact S så att dessa överensstämmer med varandra. Jämför även så att summan av de obetalda kundfordringarna och leverantörsskulderna stämmer överens med saldot på kontona i redovisningen samt med posterna i fönstren In- och Utbetalningar. 4. Kontrollera så att dina objekt har rätt markering gällande flerårigt eller inte. Objekten finns automatiskt kvar till nästa år, men vill du att saldon ska ackumuleras till nästa räkenskapsår ska rutan Flerårig markeras. Korrigering görs via Register/Objektregister. 5. Ingående saldon/transaktioner för fleråriga objekt som är äldre än två år måste du registrera in manuellt på nytt i föregående år (t ex datum ). Gör till exempel så här för respektive objekt och konto: Konto Objekt Text Debet Kredit ObjektIB , ObjektIB 2.000, ObjektIB ,00 Resultatet av ovanstående kontering är att saldot per ökar på objektet, men det påverkar inte den vanliga bokföringen och dess konton. 6. Inställningar. Titta igenom och ändra eventuellt till era egna önskemål gällande Inställningar/Programinställningar samt Inställningar/Användarinställningar. Har du flera företag så räcker det att du gör ändringarna i Programinställningar en gång i ett av företagen då dessa inställningar är gemensamma för alla företag och användare, medan Användarinställningar ska alla som arbetar i programmet själv gå igenom och spara hur man vill arbeta med olika frågor och varningar. 5

10 XOR Compact Konverteringsverktyg 7. Företagsinställningar. De flesta inställningar finns nu per företag som du når via Register/Företagsinformation, t ex valuta, företagsspecifika rapporter samt olika betalningsfilsinställningar för plusgiro och bankgiro. Kontrollera och markera/avmarkera på det sätt du önskar arbeta med i detta företag. Tryck F1 eller välj menyvalet Hjälp/Innehåll och leta upp det fält eller menyval som du vill lära dig mer om. Se bild nedan. 8. Nytt fält för Plusgiro OCR. Används fakturalayouten för Plusgiro OCR måste kontonumret för Plusgiro OCR läggas in i Register/Företagsinformation i fältet Plusgiro OCR. 9. Gå igenom layouter för beställning/order/faktura m m och anpassa eventuellt dessa. Notera! Samtliga utskrifters utseende för dokument och rapporter i Utskriftscentralen konverteras inte från XOR Compact S. Alternativt kan du kopiera en fakturablankett (eller t ex summeringar i en Resultatrapport) från rapportfilerna i XOR Compact S. Se avsnittet Kopiera rapportinställningar från XOR Compact S nedan. Missa inte de nya fält som du kan lägga till: kundens ordernummer, telefonnummer m fl samt nya blanketter för fakturor: OCR-avi med bg eller pg eller OCR-faktura utan avi. 6

11 Förbered XOR Compact S företag för konvertering E. Kopiera rapportinställningar från XOR Compact S Det finns en möjlighet att kopiera en fakturalayout, summeringar eller andra rapportinställningar från XOR Compact S till XOR Compact ver Starta XOR Compact ver 5 och gå in i det företag där du vill kopiera in rapportinställningar från XOR Compact S. Öppna Register/Företagsinställningar, fliken Utskrifter, och kontrollera att rutan för Företagsspecifika rapporter är markerad, annars gör det. Avsluta XOR Compact ver Välj Start/Alla program/visma Xor/XOR Compact 5/XOR Compact 5 datamapp. Detta är det enklaste och snabbaste sättet att nå databassökvägen för XOR Compact 5 och mapparna Företag (dina företag), Mallar (anpassade kontoplaner och exportfiler) samt Rapporter (ändrade rapportfiler om företaget inte har företagsspecifika rapporter). 3. Dubbelklicka på mappen Företag och därefter på den mapp (nr) som motsvarar ditt företag. 4. Layout för order, offert, följesedel samt beställning finns i form2b.old, faktura, räntefaktura samt kravbrev finns i form2.old medan övriga rapportinställningar t ex summeringar finns i xrep12.old. 5. Leta upp rätt fil och dubbelklicka på den. Om Anteckningar/Notepad inte öppnas automatiskt välj: Välj program i en listan, välj därefter Anteckningar eller Notepad. 6. Order/faktura o s v. Bläddra ner till den blankett (rätt nr och språk) som du använt dig av i XOR Compact S. Starta eventuellt XOR Compact S och kontrollera via Utskriftscentralen, vilken blankett du använt och gjort justeringar i. Har du inte anpassat din faktura enligt de faktureringsdirektiv som kom år 2004, är det lämpligare att du utgår från vår nya fakturamall och avstår från att kopiera från XOR Compact S. Markera rad 0 och alla rader under som hör till denna blankett (inte rubriken). Kopiera därefter dessa rader. Öppna filen som har ett x framför namnet (xform2b.ini eller xform2.ini). Bläddra ner till motsvarande blankettnr (och språk). Ta bort befintliga rader (inte rubriken) och klistra in de rader vi kopierat från XOR Compact S-rapportfilen. Välj Arkiv/Spara, därefter Arkiv/Avsluta. Starta XOR Compact ver 5 och detta företag. Gå in i Utskriftscentralen och ändra eventuellt så rätt blankett är vald. Då ska du känna igen din tidigare layout. Ändra eventuellt antal kopior, spara och avsluta fönstret Layoutredigeraren. 7

12 XOR Compact Konverteringsverktyg 7. Summeringar. Det är samma princip som för order/faktura, fast du ska hämta rätt avsnitt, alla rader utom rubriken, i filen xrep12.old och klistra in (ersätta) motsvarande avsnitt i xrep12.ini. Överst i båda filerna finns alla rapporter numrerade (och det är samma antal och i samma ordning både i XOR Compact S och XOR Compact ver 5, men kanske något justerade rapportnamn). I summeringsavsnittet längst ner i båda filerna återkommer detta nummer som en rubrik. Summeringar finns i utskrifterna Balans- och Resultatrapporter, Antalsredovisning, Månadsrapporter samt i några Objektsrapporter. När du klistrat in och sparat ändringen i företagets xrep12.ini, starta XOR Compact ver 5 och detta företag. Tips Du kan i Utskriftscentralen via rapportens Inställningar och Summeringar kontrollera att du fått in det rätt. 8

13 XOR Compact Konverteringsverktyg Sökvägar Sökväg till XOR Compact S databaser Bläddra dig fram och markera mappen Compact4 och klicka på knappen OK. Notera! Du skall markera mappen som ligger ovanför mapparna som innehåller företagsdatabaserna. Tips! Vid en standardinstallation är sökvägen normalt sett: C:\Compact4. För dig som har Norstedts Compact är sökvägen normalt sett: C:\Program\Norstedts Juridik\Compact 4\Klient\. 9

14 XOR Compact Konverteringsverktyg Sökväg till XOR Compact ver 5 databaser Bläddra dig fram och markera mappen XOR Compact 5 och klicka på knappen OK. Notera! Du skall markera mappen som ligger ovanför mappen Företag. Tips! Vid en standardinstallation är sökvägen normalt sett: C:\Documents and Settings\All Users\Visma Xor\XOR Compact 5. 10