Att upprätta koncernårsredovisning en handledning

Transkript

1 Att upprätta koncernårsredovisning en handledning Inledning Denna handledning beskriver hur du upprättar en koncernårsredovisning med den moderna tekniken i Norstedts Bokslut med hjälp av Norstedts Koncern. Det går fortfarande att upprätta koncernårsredovisning med den tidigare tekniken precis som tidigare, men den tidigare teknikens mallar uppdateras inte längre med legala förändringar eller förbättringar och kommer på sikt att tas bort helt. Viktigt att veta! Det är viktigt att årsredovisningarna för alla företagen som ingår i koncernen har skapats med den moderna tekniken. Du kan alltså inte ligga kvar med den tidigare tekniken för en del företag och ha den moderna tekniken för andra företag som ingår i samma koncern. Det krävs också att du har installerat version av Norstedts Bokslut samt version av Norstedts Koncern eller någon av versionerna därefter för att du ska kunna använda den moderna tekniken för koncernårsredovisning.. Om du redan upprättat ett bokslut i någon tidigare version måste du öppna filen och spara den på nytt så att den blir sparad i version eller senare. Du behöver inte skapa om någonting i årsredovisningen. Du kan spara en hel del tid på att se över vilka noter du har i dina olika företag och se till att noternas namn är desamma på koncernnivå och i moderbolaget redan från början. Noter summeras ihop utifrån vilken typ och vilket namn de har. Om du har flera olika dotterbolag som har samma typ av noter men som har olika namn på dem så kommer det att bli en koncernnot för varje namn inne i Koncern. Det är enkelt att dra ihop noter som egentligen är av samma typ inne i Koncern så att de summeras ihop. Du får då välja vad noten ska heta på koncernnivå. När noterna exporteras tillbaka till Norstedts Bokslut för att infogas i koncernårsredovisningen tittar programmet återigen på notnamnet. Om namnet som en not har på koncernnivå också hittas i moderbolagets fil så infogas koncernens uppgifter på fliken koncern inne i moderbolagets not. Arbetsgången i korthet: Norstedts Bokslut och Norstedts Koncern utnyttjar varandras möjligheter fullt ut om du har möjlighet att upprätta bokslut för alla företagen som ingår i koncernen i Norstedts Bokslut. Då får du automatiskt med de enskilda företagens saldobalanser in till Norstedts Koncern samt automatisk summering av alla företagens noter. 1. Gör först färdigt alla företagens bokslut och årsredovisningar (så långt det är möjligt) i bokslutsprogrammet. 2. Importera alla dina företag till koncernprogrammet där elimineringar, justeringar och summeringar görs. Vid behov upprättar du också kassaflöde för koncernen. 3. Kontrollera de importerade notuppgifterna och gör erforderliga justeringar

2 4. För tillbaka koncernens färdigsummerade/konsoliderade uppgifter till moderbolagets fil i Norstedts Bokslut så att koncernens uppgifter infogas i årsredovisningen. Läs mer om hur det de olika stegen fungerar nedan: 1. Gör färdigt alla företagens bokslut i bokslutsprogrammet Moderbolaget skall ha en årshandlingsmall för koncern. Kryssa i rutan Moderbolag på sidan Basuppgifter i Norstedts Bokslut så väljs en koncernmall automatiskt om det är ett nytt uppdrag. (Om du glömmer att skapa med koncernmall kan du alltid göra det i efterhand via Skapa om årshandlingar i arbetsgången) I noterna fyller du i alla uppgifter för moderbolaget, men lämnar fliken för koncernen tom. Den fylls sedan i automatiskt från koncernprogrammet. Dotterföretagen ska ha en vanlig årshandlingsmall och du skapar årsredovisning precis som vanligt i dessa företag. Tänk på att komplettera med de notuppgifter som behövs för koncernen (Inköp och försäljningar mellan koncernföretag, Uppgifter om dotterföretaget). Om du inte har möjlighet att upprätta bokslut för ett eller flera av dotterföretagen i Norstedts Bokslut kan du istället lägga in uppgifter om företaget manuellt direkt i Norstedts Koncern. 2. Importera de färdiga bokslutsfilerna till Norstedts Koncern Om du inte har möjlighet att upprätta bokslut för ett eller flera av dotterföretagen i Norstedts Bokslut kan du istället lägga in uppgifter om företaget manuellt direkt i Norstedts Koncern. Du kan också importera uppgifter från SIE-fil eller via en anpassad textfil. När du importerar ett företags bokslutsfil från Norstedts Bokslut följer företagets saldobalans samt notuppgifterna med till Norstedts Koncern. Företagens avsnittsindelningar och de eventuella ändringar du gjort i de enskilda företagen exporteras INTE med till Norstedts Koncern. Koncernen har en egen avsnittsindelning i Norstedts Koncern och du måste alltså anpassa den efter koncernens förutsättningar och behov. De anpassningar du gör i koncernens avsnittsindelning följer sedan med till Norstedts Bokslut där själva årsredovisningsdokumentet skapas. Läs mer i hjälpen och i arbetsgången för Norstedts Koncern om du behöver hjälp med hur du ska jobba inne i Norstedts Koncern. 3. Kontrollera de importerade och summerade noterna i koncernprogrammet Endast de noter som ska finnas på koncernivå importeras till koncern. Noterna summeras efter typ och namn. Har du möjlighet är det därför enklast att ändra uppgifterna bokslutsfilerna så att de noter du vill summera har samma namn. 4. För tillbaka koncernens uppgifter till moderbolagets fil i Norstedts Bokslut - 2 -

3 Ange sökvägen till moderbolagets fil på sidan Basuppgifter inne i Norstedts Koncern Klicka på Årshandlingar i arbetsgången eller på Blixtknappen i verktygsraden inne i Norstedts Koncern. Koncernens balans-, resultaträkning samt kassaflödesanalys och de summerade notuppgifterna exporteras nu till moderbolagets fil i Norstedts Bokslut och infogas i årsredovisningen. Komplettera därefter med uppgifter för förvaltningsberättelse för koncernen, flerårsöversikt för koncernen, redovisningsprinciper för koncernen samt fyll i korrekta sidhänvisningar i innehållsförteckningen på försättsbladet. Gyllene regel: Alla uppgifter som handlar om koncernen ska hanteras i Norstedts Koncern. Om du ändrar eller rättar uppgifter i efterhand - gör en ny export till Norstedts Bokslut så att de rätta uppgifterna infogas i årsredovisningen. Om du vill visa upp koncernens uppgifter i tusentals kronor så ställer du in detta inne i Norstedts Koncern. Inställningen exporteras sedan med till Norstedts Bokslut när uppgifterna infogas i årsredovisningen. Första året du upprättar koncernredovsining i koncernprogrammet anger du vilket föregående år är på bassidan i Koncern och registrerar sedan uppgifterna för föregående år direkt i koncerntablåerna. Att arbeta med och titta på koncernuppgifterna som har infogats i årsredovisningen inne i Norstedts Bokslut Balans- och resultaträkning samt kassaflöde Efter exporten från Koncern till Bokslut hittar du koncernens avsnittsindelningar under Uppgifter till årshandlingar i arbetsgången. Välj t ex Avsnittsindelning balansräkning. Växla därefter till koncernens balansräkning med rullistan längst upp på sidan. I koncernens avsnittsindelningar visas nu inga konton eller vilka företag som har saldo på respektive rad i avsnittsindelningen utan det som visas är det färdigkonsoliderade resultatet. Du kan redigera layouten för koncernens avsnittsindelning genom att klicka på knappen layout och infoga tomma rader, lägga in sidbrytningar och välja om rader ska skrivas ut eller inte. Notöversikten Koncernens notuppgifter ska ha infogats på fliken Koncern inne i respektive not. I rullgardinslistan inne i notöversikten kan du välja att hur du vill titta på dina koncernnoter. Titta på noterna utifrån till vilken rad i årsredovisningen de är kopplade Välj Resultaträkning Koncern, Balansräkning Koncern eller Kassaflöde Koncern. Här visas de noterna som finns på koncernnivå (som alltså har summerats i Koncern) och du ser till vilken rad i årsredovisningen de är kopplade. Titta på noterna i en enkel lista Välj vyn Visa endast noter i rullgardinslistan. Då visas noterna i en lista och i rullgardinslistan till höger kan du välja att visa upp de noter som endast är kopplade till en rad i moderbolagets avsnittsindelning, de noter som endast är kopplade till en rad i koncernens avsnittsindelning eller de noter som är kopplade till både och. Om - 3 -

4 du vill se noter som inte är kopplade till någon rad alls måste du välja Visa alla noter eller titta i den andra vyn där du ser vilken rad noterna är kopplade till. Uppgifter inne i noterna Koncernfliken i noterna har nu fyllts i med koncernuppgifter från Norstedts Koncern. Det går inte att redigera dessa uppgifter utan att låsa upp noten. Redigeringar i koncerndelen av noten ska alltid göras i koncernprogrammet. Du kan dock låsa upp noten för redigering genom att kryssa i rutan Lås upp noten för redigering. Så länge noten är upplåst kommer ingen ytterligare överföring att kunna ske från Norstedts Koncern avseende den aktuella noten. Bättre är därför att korrigera felaktigheter inne i Norstedts Koncern och därefter göra en ny överföring (med Årshandlingar i arbetsgången eller klicka på blixtknappen) från Norstedts Koncern. Om koncernfliken inne i en not inte har blivit ifylld automatiskt från Norstedts Koncern trots att du exporterat noterna från Koncern till Bokslut så kan du alltid hämta uppgifterna med knappen Koppla/koppla loss uppgifter från Norstedts Koncern som du hittar längst upp inne i noten. Markera vilken not du vill hämta uppgifter från. Svar på vanliga frågor Det kommer inte över några koncernuppgifter alls till årsredovisningen trots att du gör en överföring från Koncern Börja med att kontrollera att din moderbolagsfil i Norstedts Bokslut verkligen har en årsredovisningsmall för koncernredovisning. Annars måste du skapa om årshandlingen och kryssa i att du vill ha koncernårsredovisning. Alla dina uppgifter du fyllt i för moderbolaget finns kvar även om du skapar om med en koncernmall. Kontrollera därefter att det verkligen är rätt sökväg till moderbolagets fil inne på sidan Basuppgifter i Norstedts Koncern. Det kommer inte in koncernuppgifter på fliken koncern i en eller flera av noterna Anledningen till att uppgifter inte hämtas är oftast att noten inne i Koncern har ett annat namn än den har i moderbolagets fil. Programmet kan då inte matcha uppgifterna och kan inte infoga uppgifterna i noten. Det kommer då att finnas två noter - en för moderbolaget och en egen för koncernen. Dessa har olika nummer. Koncernens not hittar du i notöversikten under vyn Visa endast noter och valet Visa noter som endast finns kopplade i koncernen. Om du vill att koncernuppgifterna ska infogas i moderbolagets not och därmed få samma namn som i moderbolaget så måste du först ta bort noten som endast är kopplad till koncernens avsnittsindelning. Markera noten och välj Ta bort not. (I notöversikten under vyn Visa endast noter och valet Visa noter som endast finns kopplade i koncernen ). Välj därefter noten som är kopplad till moderbolagets balans- eller resultaträkning och öppna den. Klicka på knappen Koppla/koppla loss uppgifter från Norstedts Koncern och hämta in koncernuppgifterna. Klicka också på knappen Koppla till rad i årsredovisningen och koppla noten till rätt rad i koncernens balans- eller resultaträkning

5 En not som har uppgifter på fliken koncern får inget nummer i koncernens balanseller resultaträkning Noter som inte är kopplade till någon rad i koncernens balans- eller resultaträkning när du arbetar med noterna inne i Norstedts Koncern infogas i alla fall i årsredovisningen efter export till Norstedts Bokslut om det finns en not i moderbolaget som har samma namn. Om du vill koppla den till en rad i koncernens balans- eller resultaträkning efter export till Norstedts Bokslut måste du klicka på knappen Koppla till rad i årsredovisningen. Jag vill fylla i koncernfliken på en not manuellt Då kan du ta bort kopplingen från Norstedts Koncern för just den noten genom att klicka på knappen Koppla/koppla loss uppgifter från Norstedts Koncern och välja Koppla loss. Koncernfliken får då istället samma utseende som moderbolagsfliken och du kan fylla i dina uppgifter manuellt. Koncernnoten är kopplad till fel rad i balans- eller resultaträkningen Öppna noten och klicka på knappen Koppla till rad i årsredovisningen. Efter att export från Koncern har skett kan du se både koncernens och moderbolagets årsredovisningsrader och markerar till vilka rader noten ska kopplas. Notnumreringen ser konstig ut i vyn där man ser till vilken rad i årsredovisningen noterna är kopplade till Notnumreringen styrs helt och hållet av vilken rad en not är kopplad till. Noter som är kopplade till en rad i koncernens resultat- och balansräkning numreras före de noter som endast är kopplade till en rad i moderbolagets resultat- eller balansräkning. När uppgifterna från Norstedts Koncern infogas i årsredovisningen ändras noternas nummer och anpassas efter hur noterna är kopplade både i koncernen och i moderbolaget. Du kan enkelt se vilken rad en not är kopplad till genom att öppna noten och klicka på knappen Koppla till rad i årsredovisningen. Vad betyder kryssrutorna Skriv ut koncern resp moderbolag längst uppe inne i noten? Med kryssrutorna väljer du vad som ska skrivas ut i årsredovisningen för den aktuella noten. Oavsett om du väljer att uppgifterna för antingen koncernen eller moderbolaget inte ska skrivas ut så ligger uppgifterna kvar inne i noten. Koncernens balans- och resultaträkning visas inte i tusentals kronor Alla inställningar för koncernen görs inne i Norstedts Koncern. Öppna koncernfilen och välj avsnittsindelningen och fliken Inställningar. Markera att du vill ha tusentals kronor och gör därefter en ny export till Norstedts Bokslut med blixtknappen eller med Årshandlingar i arbetsgången

6 - 6 -