Corporate Access Payables

Transkript

1 Corporate Access Payables Version 1.1 Ett nytt filformat för leverantörsbetalningar har nu kommit och alla banker i Norden står bakom det och har bestämt det gemensamt. Det ersätter alla tidigare filformat men framför allt det som tidigare använts för att göra utlandsbetalningar (Corporate File Payments). Med detta nya filformat kan alla betalningar göras i samma fil, Plusgiro inrikes, Bankgiro inrikes och utlandsbetalningar i valfri valuta. Corporate Access Payables är en XML-fil som bygger på standarden ISO Bankerna säger att det här blir en enhetlig hantering av alla avgående betalningar. I och med att alla banker är med på samma filformat den här gången hoppas vi att det stämmer. För att använda detta betalsätt i Rebus måste ni kontakta er bank och meddela att ni vill använda den här tjänsten samt att ni måste vara på det klara med att den betalfil (XML-fil) som Rebus skapar kan sändas via er Internetbank. Nordea har sin Corporate Netbank. Rebus har i dagsläget ingen egen sändning, det är för krångligt att bygga stöd för certifikat, signeringar, krypteringar och sändning inne i Rebus när bankerna ändå har den funktionen i sina Internet-banker. Den informationen har vi fått från Nordea och vi får inte någon testmiljö för att utveckla det. För att få det här att fungera måste vissa inställningar och registreringar göras i Leverantörsfakturamodulen. Generella data 1

2 Corporate Access Payables På tredje fliken i Generella data måste fältet Corporate Access Payables markeras för att filformatet ska väljas och tjänsten aktiveras i Rebus. Sökväg/Filnamn Skriv in sökväg och filnamn, d.v.s. var utbetalningsfilen som ska sändas ska ligga och vad den ska heta. Kundnr/SignerID Ange ert ID hos banken. Det identifierar ert företag i betalfilen. Avtalsnr Ange ert avtalsnummer (customer agreement number) Avs.konto inrikes / Avs.konto utrikes På dessa fält ska ni välja om Plusgiro-kontot eller IBAN-kontonumret ska användas vid utbetalningarna. Olika val kan sättas för inrikes betalningar och utrikes betalningar så att Plusgirokontot används vid inrikes betalningar och IBAN-kontot vid utrikes betalningar. Plusgiro / Bankgiro / IBAN / SWIFT Om ni ska använda andra PG/BG-konton, IBAN och SWIFT för utbetalningarna än de standarduppgifter som står i Företagsdata, ska de uppgifterna registreras här. När inställningarna är gjorda klickar ni på Spara-knappen. Nu kan man på första fliken se vilken betalfil som är vald i Rebus. 2

3 Passa även på att ändra till Nya utbetalningshanteringen om ni inte redan använder det. Det gör återrapportering och kontering av leverantörsfakturor mycket enklare. På vår hemsida finns en manual som beskriver skillnaden mellan det nya och det gamla sättet. Vill ni ändra utbetalningssätt på leverantörerna på ett enkelt sätt finns det även en ny knapp på första fliken som heter Ändra betalsätt på leverantörerna. Klicka på den så visas alla leverantörer fram för valt utbetalningssätt. Här är det enkelt att markera en, flera eller alla leverantörer och byta utbetalningssätt på de markerade leverantörerna från t.ex. Plusgiro till Bankgiro. 3

4 Kontoplan Om ni inte tidigare har arbetat med utlandsbetalningar via fil måste ni säkerställa att det i kontoplanen finns ett utbetalningskonto för det. Det läggs in i fliken Utbet utlandsfil. Samma sak finns för alla andra utbetalningssätt, se flikarna för Utbet Plusgiro, Utbet Bankgiro och Utbet manuell. När utbetalning görs så bokförs utbetalningen på utbetalningssättets valda konto. 4

5 Leverantörsregistret När man registrerar en utländsk leverantör som man vill betala ut pengar till måste några inställningar göras. Landkod I den här nya utbetalningsfilen är det väldigt viktigt att varje leverantör har en landkod (SE/NO/DK). Om det saknas när utbetalningen görs visas ett formulär där varje leverantör kan kompletteras. Utbetalningssätt Ange hur utbetalningen ska gå till. Är det inrikes betalningar ska val 1 eller 2 användas beroende på om betalningen ska ske via Bankgiro eller Plusgiro. Ska betalningen ske manuellt ska val 3 eller 4 användas. Är det utlandsbetalning ska den vara inställd på 5 Utlandsbetalning via datafil. Bankgiro/Plusgiro/IBAN Registrera kontonummer för leverantörens Bankgiro, Plusgiro och eventuellt IBAN-konto. IBAN-konto måste vara angivet vid utlandsbetalningar. BankID Koppla ihop leverantören med en utländsk bank där leverantören har sitt konto. Registrera banken med hjälp av knappen med den blå punkten. 5

6 Bankregistret Det här registreringsformuläret kommer fram då man klickar på knappen med den blå punkten för att kunna registrera utländska banker. Varje utländsk bank måste registreras för att kunna väljas som leverantörens bank. Här ska bankens namn, adressuppgifter, landkod och dess SWIFT-adress anges. 6

7 Utbetalningar När man vill göra utbetalning av inmatade leverantörsfakturor och man väljer att selektera leverantörsfakturor att betala kan det se ut på följande sätt. I det här urvalet ser man att det finns leverantörer som ska betalas via PG (Plusgirot), BG (Bankgirot) och FU (Fil utrikes) med lite olika valutor och belopp. Vill man ändra utbetalningssätt på någon, flera eller alla fakturor kan man klicka på knappen Utb.sätt/datum. Är man nöjd med urvalet klickar man på knappen Utbetalning för att göra klar utbetalningsfilen. 7

8 Ändra utbetalningssätt/datum Här kan man ändra på de utvalda leverantörsfakturornas utbetalningssätt. Väljer man en utlandsfaktura kan man välja att ändra t.ex. bank, konto, kontonummer eller utbetalningssätt. Utbetalning När man klickar på utbetalning görs vissa kontroller samt att man kan skriva ut en utbetalningslista för både inrikes och utrikes. Dessa visar vilka betalningar som skickas i filen. Först ska man avgöra om även oattesterade fakturor ska betalas ut samt vilket det tidigaste utbetalningsdatumet ska vara. Det gäller bara leverantörsfakturor där betaldatumet av någon anledning redan har passerats och de som har betalningsdatum längre fram i tiden berörs inte av detta. 8

9 Vissa kontroller görs. T.ex. kan inte kreditfakturor skickas med om det totala beloppet för leverantören blir negativt och ensamma kreditfakturor kan inte skickas. Dessa tas då bort ur urvalet för att förhindra att filen refuseras av banken. Om man vill skicka ett stort belopp till utlandet vill Skatteverket gärna veta varför. Om beloppet överskrider 150,000 SEK i t.ex. EUR så kommer denna varning och en komplettering måste göras. Välj en kod som beskriver vad utbetalningen gäller. 9

10 Skatteverket har koder uppdelade i segment och Rebus väljer automatiskt segmentet Personbefordran och resor. Om allt är korrekt kan man nu skriva ut sina utbetalningslistor, eller e-posta dem till någon. Först kommer en lista på alla inrikesbetalningar och om man även har utrikesbetalningar kommer den listan efteråt med beloppen på alla valutor summerade. 10

11 11

12 12

13 Därefter kan man godkänna utbetalningen. Svarar man Nej så återställs allt och ingen utbetalning har gjorts. Utbetalningsfilen raderas. Kasta även utbetalningslistorna och börja om. Svarar man Ja så har utbetalningsfilen skapats, alla fakturor har markerats som sända och konterats. Följande ruta visas. Filen som innehåller alla betalningar (i exemplet är det filen C:\Utv\Rebus\CorpAccPay.xml) måste skickas till banken via deras sändkanal och det bör göras på det sätt banken meddelat. För Nordea kan det vara via Girolink i deras Corporate Netbank. Där görs all signering, kryptering och sändning av den XML-fil Rebus har skapat för utbetalningarna. 13

14 Kreditfakturor Rebus har stöd för att skicka kreditfakturor i filen ihop med debetfakturor för både inrikes och utrikes. Det finns dock vissa regler och begränsningar för detta enligt Nordea. 1. En ensam kreditfaktura till en leverantör kan inte skickas i filen. Den måste alltid skickas tillsammans med en debetfaktura. 2. Nettosumman av en debetfaktura och en kreditfaktura måste alltid vara större än 0. Man kan alltså inte skicka in bevakningar på enbart kreditfakturor. 3. Om leverantören har utbetalning via Bankgiro kan man inte skicka debet och kredit som tar ut varandra, d.v.s. nettobeloppet får inte vara 0 utan beloppet måste vara ett positivt värde. 4. Utrikesbetalningar får ha max 4 fakturor till samma leverantör om det finns kreditfakturor. Totalbeloppet av alla fakturor måste vara större än 0. Om någon av dessa regler inte följs säger Rebus ifrån och de aktuella leverantörsfakturorna tas bort ur utbetalningsurvalet, d.v.s. de kommer inte att skickas. Återrapportering Det kan gå fel vid utbetalningar av olika anledningar. Dessa felrapporter ska ni sköta via er inloggning på er banks hemsida. Det sköts inte i Rebus. Däremot kan ni via Rebus sköta återrapportering och godkänna utbetalda leverantörsfakturor. Detta förutsätter att ni använder den Nya utbetalningshanteringen som beskrivs i en egen manual. Det gör återrapportering och kontering av leverantörsfakturor mycket enklare. Det som ännu inte finns är stöd för att läsa återrapportering via fil från banken. 14