Fakturera. grupper. Skapa. kunder. Välj Fakturering Skapa ny Ny kund i menyn.

Transkript

1 Fakturera grupper Om du vill skapa likadana fakturor till flera kunder, t ex hyror i fastighetsbolag eller medlemsavgifter i en sportklubb, kan du använda Gruppfakturering. Du börjar med att lägga till kunderna i Kundregistret. Därefter kan du skapa en grupp och lägga till kunderna som ska ingå i den samt koppla en eller flera artiklar till gruppen. När du fakturerar gruppen skapas en likadan faktura till varje medlem i gruppen. De enskilda fakturorna kan justeras var för sig om något extra ska faktureras till vissa medlemmar i gruppen. Skapa kunder Välj Fakturering Skapa ny Ny kund i menyn. Fyll i kundens uppgifter och klicka på Spara i Kundregistret. När kunden sparats visas bilden nedan. Klicka på knappen Ny Kund för att lägga till ytterligare en kund. Skapa artiklar Välj Fakturering Skapa ny Ny artikel i menyn. Fyll i info om artikel. Artikelkod kan utelämnas om du vill. Àpris anges alltid exklusive moms. Om du har aktiverat Resultatgruppen kan du genom att klicka på R knyta artikeln till en viss resultatenhet. e-bokföring Instruktion 1

2 Klicka på knappen Spara för att spara artikeln. Klicka sedan på knappen Ny artikel för att lägga till ytterligare en artikel. Skapa grupper Gå till Fakturering Befintliga Grupper och klicka på knappen Ny grupp. I fönstret som visas anger du ett gruppnamn i textrutan och väljer i listan om en faktura eller en avi ska skickas till varje kund i gruppen. Klicka på Spara grupp. Klicka på länken [Ändra] under rubriken Antal kunder. Eventuella befintliga kunder i gruppen visas. Klicka på knappen Lägg till för att lägga till kunder till gruppen. Markera i listan vilka kunder som ska läggas till. Du kan markera flera kunder genom att hålla nere Ctrl-knappen på tangentbordet samtidigt som du klickar på kunderna. Klicka på Ok när du markerat alla kunder du vill lägga till. e-bokföring Instruktion 2

3 Nu visas en lista över kunderna som ingår i gruppen. Klicka på länken Tillbaka för att gå tillbaka till översikten för gruppen. Klicka på länken [Ändra] under rubriken Antal avtalsartiklar för att ange vilka artiklar som ska faktureras kunderna i gruppen. Klicka på knappen Lägg till för att välja artiklar som ska faktureras. Välj artikel från listan. Fyll i Antal som ska faktureras och ange eventuellt vilken text du vill ha med i en textrad under artikeln. Artikelns pris och bokföringsinformation hämtas från artikelregistret vid faktureringstillfället. Klicka på OK när du är nöjd. Klicka på Lägg till igen om du vill ha med ytterligare artiklar på fakturan. Klicka på länken Tillbaka för att gå tillbaka till översikten för gruppen. Klicka på länken Skapa fakturor / avier för att fakturera gruppen. e-bokföring Instruktion 3

4 Markera vilken grupp du vill fakturera och markera om du vill fakturera alla kunder i gruppen eller endas de som inte fakturerats tidigare. Detta ger dig möjlighet att enkelt fakturera nytillkomna kunder i gruppen vid ett senare tillfälle. Ange önskat fakturadatum och förfallodatum samt eventuellt meddelande. Eventuella rabatter och faktureringsavgifter hämtas från kundregistret. Om förfallodatum lämnas blankt så används kundregistrets information för betalningsvillkor. Klicka på Förhandsgranska. Du ser nu en lista över de fakturor som kommer att skapas. Om du vill kan du klicka på pilarna längst till höger för att visa en detaljerad specifikation över fakturan. Kontrollera att uppgifterna stämmer och klicka sedan på Skapa markerade fakturor och avier. Klicka på Visa fakturor och avier för att se en lista på de fakturor som skapats. e-bokföring Instruktion 4

5 Du flyttas till sidan Fakturering Befintliga Fakturor & kontantnotor där fakturorna listas. De har ännu statusen öppen. Du kan därför ändra i enskilda fakturor om du vill genom att klicka på fakturanumret. Du får då upp en meny där du kan välja Ändra för att öppna fakturan i editorn och där fortsätta justera fakturan. Vanligast är dock att skicka ut fakturorna som de är från början. Bocka för kryssrutan längst upp i det grå fältet för att markera alla fakturorna. Välj därefter Skriv ut som pdf i vallistan längst ner och klicka på Ok. En PDF-fil som innehåller alla fakturorna visas. Kontrollera att fakturorna ser ut som de ska. Skriv ut filen och skicka ut fakturorna till kunderna. e-bokföring Instruktion 5

6 Markera kryssrutorna längst till vänster, välj Stäng faktura och överför till fakturajournal i vallistan längst ner och klicka på Ok för att stänga fakturorna. En dialogruta bekräftar att fakturorna stängts och förts över till fakturajournalen. Du är nu klar med faktureringen. Bokför fakturorna som vanligt enligt rutinen för den bokföringsmetod du använder. e-bokföring Instruktion 6