Användarmanual EASY Enterprise Audit System Verksamhetsansvarig och sakkunnig

Transkript

1 (7) Användarmanual EASY Enterprise Audit System Verksamhetsansvarig och sakkunnig

2 (7) Innehållsförteckning Översikt.... Ikoner.... Gemensamma funktioner och information.... Struktur för tillgängliga sidor... Självdeklaration första sida Navigering Fält Aktiviteter... 7 Självdeklaration översikt Navigering Fält Aktiviteter... 0 Deklarationsfråga.... Navigering.... Fält.... Aktiviteter... Verksamhet första sida.... Navigering.... Fält.... Aktiviteter... 6 Verksamhet översikt Navigering Fält Aktiviteter... 7

3 Översikt Verksamhetsansvarig har ansvaret för att en självdeklaration som skickats ut av objektsansvarig blir besvarad och returnerad till objektsansvarig. (7) Verksamhetsansvarig kan ta hjälp av fler personer att besvara självdeklarationen. Det kan vara aktuellt om det är många frågor att besvara eller att någon specifik kompetens krävs. Dessa personer tilldelas rollen som sakkunniga i Easy och det görs av verksamhetsansvarig. Verksamhetsansvarig och sakkunnig har tillgång till följande aktiviteter i Easy. Besvara frågorna i självdeklarationen Hantera bilagor (addera, ta bort och öppna) Exportera självdeklaration till Excel Verksamhetsansvarig har tillgång till ytterligare några aktiviteter i Easy. Hantera sakkunniga (lägga till och ta bort) Skicka in besvarad självdeklaration till objektsansvarig Figur Normalflöde för hantering av ärende och självdeklaration

4 . Ikoner (7) På de flesta sidor finns ikoner av olika slag. Gemensamt för dem alla är färgkodningen. Turkos ikon indikerar information av något slag Orange ikon är klickbar och sätter igång en aktivitet Grå ikon är en ikon som av någon anledning inte är aktiv, dvs för tillfället ej klickbar. Gemensamma funktioner och information 6 7 De funktioner och den information som finns i sidans huvud är gemensam för alla sidor. 6 7 Hjälp och support Aktiviteter Meddelanden Systemmeddelanden Inloggad person Rollbyte, utloggning Övre meny Här finns användarmanualer och telefonnummer till supporten. Visar en lista på dina aktiviteter. Visar en lista på dina meddelanden. Visar en lista på systemmeddelanden. Namn på den person som är inloggad i Easy. Visar vilken roll inloggad person har. Genom att klicka på rollnamnet öppnas en lista som möjliggör byte till en annan roll i Easy (om man har det). Här kan man också logga ut från Easy. Övre menyn används för att navigera mellan flöden av sidor för Självdeklaration respektive Verksamhet.

5 . Struktur för tillgängliga sidor (7) Det finns två flöden av sidor, Självdeklaration och Verksamhet. Man kan växla mellan de två flödena med hjälp av den övre menyn. Inom ett flöde använder man vänstermenyn för navigation mellan flödets sidor. Man kan alltid komma tillbaka till flödets första sida genom att använda övre menyn. Övre meny Självdeklaration Verksamhet Självdeklaration första sida Verksamhet första sida Flöde av sidor för Flöde av sidor för Själdeklaration översikt Verksamhet översikt Verksamhet Självdeklaration Själdeklaration deklarationsfråga

6 Självdeklaration första sida 6 (7) Till denna sida kommer man efter att ha loggat in och valt roll antingen som verksamhetsansvarig eller sakkunnig eller efter att ha valt Självdeklaration i den övre menyn. Här finns information som kan vara användbar för att snabbt komma igång med Easy. Då man väljer någon av raderna i listan öppnas ett fönster med relaterad information. I vänstermenyn presenteras en lista med alla dina självdeklarationer. Här kan man också välja om man vill se arkiverade självdeklarationer. Det gör man genom att ta bort bocken i rutan Döljarkiverade självdeklarationer överst i vänstermenyn.

7 . Navigering 7 (7) När man väljer en självdeklaration i vänstermenyn, visas alla tillhörande deklarationsfrågor under självdeklarationen i vänstermenyn. De kan användas för att komma till den deklarationsfråga man vill besvara.. Fält Första sidan för en självdeklaration innehåller ett antal fält med innehåll enligt nedan. Rubrik Information Rubrik på sidan. Visar information om hur man kommer igång med Easy i rollen som verksamhetsansvarig eller sakkunnig.. Aktiviteter Visa hjälp att komma igång Dölj arkiverade självdeklarationer Klicka på någon av raderna (Roller, Arbetsgång, ) för att visa information i en dialogruta. Genom att ta bort bocken i rutan kan man få tillgång till arkiverade självdeklarationer via vänstermenyn.

8 Självdeklaration översikt 8 (7) Här finns information om vald självdeklaration samt tillgång till aktiviteter för självdeklarationen, exempelvis att ladda upp bilagor och skicka in den besvarade självdeklarationen. I vänstermenyn presenteras en lista med alla deklarationsfrågor som hör till vald självdeklaration.

9 . Navigering 9 (7) När man väljer en självdeklaration i vänstermenyn, visas alla tillhörande deklarationsfrågor under självdeklarationen i vänstermenyn. De kan användas för att komma till den deklarationsfråga man vill besvara. Navigering mellan översiktssidan för en självdeklaration och översiktssidan för motsvarande verksamhet sker enklast genom att använda länken som finns i informationsfältet vid ikonen Verksamhet. Det finns en länk på översiktssidan för verksamheten som leder tillbaka till självdeklarationen. När man väljer en deklarationsfråga i vänstermenyn kommer man till deklarationsfrågan och kan börja besvara den. Sidan innehåller också en del information om deklarationsfrågan.. Fält Översiktssidan för en självdeklaration innehåller ett antal fält med innehåll enligt nedan Aktiviteter Rubrik Information Bilagor Statistik Händelser Kommentarer Innehåller knappar för aktiviteter. Namnet på självdeklarationen. Visar information om självdeklarationen. Hantera bilagor till självdeklarationen. Visar statistik för självdeklarationen. Visar en lista på händelser relaterade till självdeklarationen. Här kan man skriva in och se tidigare kommentarer för självdeklarationen. Fältet finns under fältet Händelser och syns därför inte i figuren.

10 . Aktiviteter 0 (7) 0 Skicka den besvarade självdeklarationen till objektsansvarig Generera självdeklarationsrapport När alla frågor är besvarade skickar verksamhetsansvarig självdeklarationen till objektsansvarig genom att klick på ikonen skicka in. Status för självdeklarationen ändras från öppen till besvarad. Generererar en självdeklarationsrapport som en Excel fil. Generera granskningsrapport Generererar en granskningsrapport som en Excel fil. Addera bilaga till självdeklarationen Ta bort bilaga från självdeklarationen Öppna bilaga till självdeklarationen Klicka på texten Ladda upp bilagor eller på ikonen intill texten och ett nytt fönster öppnas. Klicka på knappen Välj fil och välj en fil att ladda upp i det nya fönstret som öppnas. Uppladdningen fullföljs genom att klicka på knappen Ladda upp. När uppladdningen är klar kommer bilagan (filnamnet) att synas under rubriken Bilagor. Klicka på krysset framför filnamnet på den bilaga som skall tas bort. Krysset visas om man för markören över filnamnet på den fil som ska tas bort. En bilaga öppnas genom att klicka på filnamnet för bilagan. 6 7 Dölj arkiverade självdeklarationer Visa regelverk Genom att ta bort bocken i rutan kan man få tillgång till arkiverade självdeklarationer via vänstermenyn. Genom att klicka på länken vid Regelverk visas regelverket i Excel format. En inskickad självdeklaration kan låsas av objektsansvarig/objektförvaltare under tiden självdeklarationen behandlas. Det är då inte möjligt för verksamhetsansvarig/sakkunnig att ändra information i självdeklarationen. När objektansvarig/objektförvaltare är klar med behandlingen av självdeklarationen låses den upp och det blir åter möjligt att ändra information i självdeklarationen. I tabellen nedan visas betydelsen av statusindikeringar på självdeklarationen. Ind. Status på självdeklaration Ind. Status på självdeklaration Initierad Öppen Besvarad Godkänd Låst Stängd

11 Deklarationsfråga (7) På denna sida besvarar man en självdeklarationsfråga genom att fylla i svarsfältet, välja uppfyllnadsgrad och ladda upp bilagor om så krävs.

12 . Navigering (7) Navigering mellan deklarationspunkter i en självdeklaration kan antingen ske med hjälp av vänstermenyn eller genom navigationspilarna överst och nederst på sidan. Man kommer till översiktssidan för en självdeklaration genom att klicka på namnet för självdeklarationen i vänstermenyn.. Fält 6 7 Aktiviteter Rubrik Information Svarsfält Bilagor Besvarad av/ Granskad av Kommentarer Innehåller knappar för aktiviteter Rubriken på deklarationsfrågan. Visar information om deklarationsfrågan. Visar verksamhetens svar på deklarationsfrågan. Hantera bilagor till deklarationsfrågan. Visar vem som har besvarat respektive granskat deklarationsfrågan. Fältet finns under fältet Bilagor och syns därför inte i figuren. Här kan man skriva in och se tidigare kommentarer relaterade till deklarationsfrågan. Fältet finns under fältet Besvarad av/granskad av och syns därför inte i figuren.

13 . Aktiviteter (7) Visa relaterad regel Fyll i detaljerat svar Ange uppfyllnadsgrad Spara eller avbryt Addera bilaga till deklarationsfrågan Ta bort bilaga från deklarationsfrågan Öppna bilaga till deklarationsfrågan Klicka på ikonen för Relaterad regel för att visa information om den regel till vilken aktuell deklarationsfråga är relaterad. I textrutan fylls detaljerat svar på deklarationsfrågan i. Om detaljerat svar krävs måste textrutan vara ifylld för att det ska vara möjligt att skicka in självdeklarationen till objektsansvarig. Uppfyllnadsgrad måste anges och kan vara Uppfyllt eller Ej uppfyllt. Detaljerat svar och uppfyllnadsgrad sparas genom att klicka på knappen Spara. Om man inte vill spara detaljerat svar och uppfyllnadsgrad klickar man på knappen Avbryt. Klicka på texten Ladda upp bilagor eller på ikonen intill texten och ett nytt fönster öppnas. Klicka på knappen Välj fil och välj en fil att ladda upp i det nya fönstret som öppnas. Uppladdningen fullföljs genom att klicka på knappen Ladda upp. När uppladdningen är klar kommer bilagan (filnamnet) att synas under rubriken Bilagor. Klicka på krysset framför filnamnet på den bilaga som skall tas bort. Krysset visas om man för markören över filnamnet på den fil som ska tas bort. En bilaga öppnas genom att klicka på filnamnet för bilagan. Dölj arkiverade självdeklarationer Genom att ta bort bocken i rutan kan man få tillgång till arkiverade självdeklarationer via vänstermenyn. I tabellen nedan visas betydelsen av statusindikeringar (Ind.) för deklarationsfråga. Ind. Status på deklarationsfråga Obedömd Godkänd Underkänd Inte tillämpbar

14 Verksamhet första sida (7) Till den här sidan kommer man efter att ha valt Verksamhet i den övre menyn. Här finns information som kan vara användbar för att snabbt komma igång med Easy. Då man klickar på någon av raderna i listan öppnas ett fönster med relaterad information.

15 . Navigering (7) När man väljer en verksamhet i vänstermenyn visas information om den verksamheten.. Fält Rubrik Information Rubrik på sidan Visar information om hur man kommer igång med Easy i rollen som verksamhetsansvarig eller sakkunnig.. Aktiviteter Visa hjälp att komma igång Klicka på någon av raderna (Roller, Arbetsgång, ) för att visa information i en dialogruta.

16 6 (7) 6 Verksamhet översikt Till den här sidan kommer man efter att ha valt en verksamhet i vänstermenyn. Man kan också komma till sidan via en länk på sidan Självdeklaration översikt. Här finns information om verksamheten. Om man tilldelats rollen verksamhetsansvarig kan man dessutom välja att addera eller ta bort sakkunniga för den aktuella verksamheten.

17 6. Navigering 7 (7) När man väljer en verksamhet i vänstermenyn visas information om den verksamheten. Länk till självdeklarationen för vald verksamhet. 6. Fält 6 Rubrik Information Ansvariga Sakkunniga Namnet på vald verksamhet. Visar information om vald verksamhet. Visar relevanta, ansvariga personer för vald verksamhet och deras kontaktuppgifter. Visar vilka personer som har rollen sakkunnig för vald verksamhet. 6. Aktiviteter 7 8 Visa regelverk Hantera sakkunniga Klicka på titeln på regelverket och regelverket blir tillgängligt i Excelformat. Klicka på texten Addera eller ta bort sakkunnig eller på ikonen intill texten. Ett nytt fönster med två listor öppnas. Listan till vänster innehåller valbara sakkunniga och listan till höger innehåller valda sakkunniga. Man kan flytta personer mellan de två listorna med hjälp av pilarna mellan listorna. Avsluta med att klicka på knappen OK för att lägga till eller ta bort eller Avbryt.