Användarmanual EASY Enterprise Audit System Granskningsansvarig och granskare

Transkript

1 (9) Användarmanual EASY Enterprise Audit System Granskningsansvarig och granskare

2 (9) Innehållsförteckning Översikt.... Ikoner.... Gemensamma funktioner och information.... Struktur för tillgängliga sidor... 5 Granskning första sida Navigering.... Fält.... Aktiviteter... Granskning Översikt Navigering Fält Aktiviteter... 0 Granskning Kategori.... Navigering.... Fält.... Aktiviteter... 5 Granskning Kontrollpunkt Navigering Fält Aktiviteter Verksamhet första sida Navigering Fält Aktiviteter... Verksamhet översikt Navigering Fält Aktiviteter... 9

3 (9) Översikt Granskningsansvarig har ansvaret för att genomföra granskningar av självdeklarationer på uppdrag av objektsansvarig. Granskningsansvarig kan ta hjälp av fler personer att genomföra granskningar. Dessa personer tilldelas rollen som granskare i Easy, vanligtvis av granskningsansvarig. Granskningsansvarig och granskare har tillgång till följande aktiviteter för att genomföra en granskning. Genomföra granskning Utföra kategoribedömning Granskningsansvarig har tillgång till ytterligare några aktiviteter. Lägga till och ta bort granskare Acceptera (påbörja) granskningsuppdrag Rapportera resultat av granskning Figur Normalflöde för hantering av ärende och självdeklaration, med granskning

4 . Ikoner (9) På de flesta sidor finns ikoner av olika slag. Gemensamt för dem alla är färgkodningen. Turkos ikon indikerar information av något slag Orange ikon är klickbar och sätter igång en aktivitet Grå ikon är en ikon som av någon anledning inte är aktiv, dvs för tillfället ej klickbar. Gemensamma funktioner och information 5 6 De funktioner och den information som finns i sidans huvud är gemensam för alla sidor. 5 6 Hjälp och support Aktiviteter Meddelanden Systemmeddelanden Inloggad person Rollbyte, utloggning Övre meny Här finns användarmanualer och telefonnummer till supporten. Visar en lista på dina aktiviteter. Visar en lista på dina meddelanden. Visar en lista på systemmeddelanden. Namn på den person som är inloggad i Easy. Visar vilken roll inloggad person har. Genom att klicka på rollnamnet öppnas en lista som möjliggör byte till en annan roll i Easy (om man har det). Här kan man också logga ut från Easy. Övre menyn används för att navigera mellan flöden av sidor för Verksamhet respektive Objekt.

5 . Struktur för tillgängliga sidor 5 (9) Det finns två flöden av sidor, Granskning och Verksamhet. Man kan växla mellan de två flödena med hjälp av den övre menyn. Inom ett flöde använder man vänstermenyn för navigation mellan flödets sidor. Man kan alltid komma tillbaka till flödets första sida genom att använda övre menyn. Övre meny Granskning Verksamhet Granskning första sida Verksamhet första sida Flöde av sidor för Flöde av Granskning översikt Verksamhet översikt Verksamhet sidor för Granskning Granskning kategori Granskning kontrollpunkt

6 Granskning första sida 6 (9) Till den här sidan kommer man efter att ha loggat in och valt roll, antingen som granskningsansvarig eller granskare eller efter att ha valt Granskning i den övre menyn. Här finns information som kan vara användbar för att snabbt komma igång med Easy. Då man klickar på någon av raderna i listan öppnas ett fönster med relaterad information. I vänstermenyn presenteras en lista med alla dina granskningar.

7 . Navigering (9) När man väljer en granskning i vänstermenyn, expanderas granskningen och tillhörande kategorier visas under granskningen. Fält Första sidan för en självdeklaration innehåller ett antal fält med innehåll enligt nedan. Rubrik Information Rubriken på sidan. Visar information om hur man kommer igång med Easy i rollen som granskningssansvarig eller granskare.. Aktiviteter Visa hjälp att komma igång Klicka på någon av raderna (Roller, Arbetsgång, ) för att visa information i en dialogruta. I tabellen nedan visas betydelsen av statusindikeringar (Ind.) för granskningen. Ind. Status på granskning Initierad Öppen Rapporterad Publicerad Stängd

8 Granskning Översikt 8 (9) Sidan visar information om vald granskning. Här kan granskningssansvarig acceptera ett granskningsuppdrag och rapportera resultat av en genomförd granskning. Man kan också generera en granskningsrapport i Excelformat.

9 . Navigering 9 (9) När man väljer en granskning i vänstermenyn, visas alla tillhörande kategorier under granskningen i vänstermenyn. De kan användas för att komma till den kategori man vill se. Navigering mellan översiktssidan för en granskning och översiktssidan för motsvarande verksamhet kan ske genom att använda länken som finns i informationsfältet vid ikonen Verksamhet eller genom att välja verksamheten i vänstermenyn. När man väljer en kategori i vänstermenyn, visas alla tillhörande kontrollpunkter under kategorin i vänstermenyn. De kan användas för att komma till den kontrollpunkt man vill se.. Fält Aktiviteter Rubrik Information Ansvariga Granskare Deltagare Statistik Händelser Kommentarer Innehåller knappar för aktiviteter. Rubriken på granskningen. Visar information om granskningen. Visar information om ansvariga personer. Visar vilka personer som har rollen granskare för vald granskning. Visar personer som deltar i granskningen utan att ha någon av rollerna granskningsansvarig eller granskare. Visar statistik för granskningen. Visar en lista på händelser relaterade till granskningen. Fältet finns under fältet Statistik och syns därför inte i figuren. Här kan man skriva in och se tidigare kommentarer. Fältet finns under fältet Händelser och syns därför inte i figuren.

10 . Aktiviteter 0 (9) Acceptera granskning Generera granskningsrapport Granskningsansvarig påbörjar granskningsuppdraget genom att acceptera uppdraget. Generererar en granskningsrapport som en Excel fil. Visa aktuellt regelverk Rapportera granskning Skriv in en ny kommentar Editera en befintlig kommentar Ta bort en befintlig kommentar Visar regelverket som gäller för granskningen som en Excel fil. Granskningsansvarig rapporterar resultatet av granskningen till objektsansvarig. Knappen blir synlig när alla kontrollpunkter är bedömda. Skriv in en text i textrutan och klicka på Spara. Fältet finns under fältet Händelser och syns därför inte i figuren. Klicka på pennan bakom en befintlig kommentar. Pennan syns om man för markören över kommentaren man vill editera. Ändra texten och tryck på Spara. Fältet finns under fältet Händelser och syns därför inte i figuren. Klicka på krysset bakom en befintlig kommentar. Krysset syns om man för markören över kommentaren man vill ta bort. Konfirmera borttagning i dialogrutan som visas. Fältet finns under fältet Händelser och syns därför inte i figuren. I tabellen nedan visas betydelsen av statusindikeringar (Ind.) för granskningen. Ind. Status på granskning Initierad Öppen Rapporterad Publicerad Stängd

11 Granskning Kategori (9) Sidan innehåller information om vald kategori. En röd prick på kategorin i vänstermenyn visar att den sammanlagda bedömningen av kontrollpunkter inom kategorin inte uppnått gränsvärdet som angetts av objektsansvarig. När gränsvärdet uppnåtts indikeras det med en grön prick.

12 . Navigering (9) Navigering mellan kategorier i en granskning kan antingen ske med hjälp av vänstermenyn eller genom navigationspilarna överst och nederst på sidan. Man kommer till en kontrollpunkt inom kategorin genom att välja kontrollpunkten i vänstermenyn. Man kommer till översiktssidan för en granskning genom att välja granskningen i västermenyn.. Fält 5 6 Rubrik Information Kommentarer Rubriken på kategorin. Visar information om kategorin. Här kan man skriva in kommentarer och se tidigare kommentarer. Aktiviteter Skriv in en ny kommentar Skriv in en text i textrutan och klicka på Spara. 8 9 Editera en befintlig kommentar Ta bort en befintlig kommentar Klicka på pennan bakom en befintlig kommentar. Pennan syns om man för markören över kommentaren man vill editera. Ändra texten och tryck på Spara. Klicka på krysset bakom en befintlig kommentar. Krysset syns om man för markören över kommentaren man vill ta bort. Konfirmera borttagning i dialogrutan som visas.

13 5 Granskning Kontrollpunkt (9) Sidan används av granskningsansvarig/granskare för att ange bedömning uppfyllnadsgrad på en kontrollpunkt. Här hittar man också information relaterad till kontrollpunkten, självdeklarationsfråga och regel.

14 5. Navigering (9) Navigering mellan kontrollpunkter i en granskning kan antingen ske med hjälp av vänstermenyn eller genom navigationspilarna överst och nederst på sidan. Man kommer till informationssidan för en kategori genom att klicka på namnet på kategorin i vänstermenyn. Man kommer till översiktssidan för en granskning genom att klicka på namnet för granskningen i västermenyn. 5. Fält Aktiviteter Rubrik Information Svarsfält/Bedömning Kommentarer Innehåller knappar för aktiviteter. Rubriken på kontrollpunkten. Visar information om kontrollpunkten. Granskningsansvarig eller granskare anger här bedömningen av kontrollpunkten. Här kan man skriva in kommentarer och se tidigare kommentarer.

15 5 (9) 5. Aktiviteter 9 0 Visa relaterad regel Visa relaterad självdeklarationsfråga Bedömning av uppfyllnadsgrad Skriv in en ny kommentar Klicka på ikonen för Relaterad regel för att visa information om den regel till vilken aktuell kontrollpunkt är relaterad. Klicka på ikonen för Relaterad deklarationsfråga för att visa information om den deklarationsfråga till vilken aktuell kontrollpunkt är relaterad. Fyll i bedömd uppfyllnadsgrad och tryck på Spara. Giltiga alternativ för kontrollpunktsbedömningen är Inte tillämpbar, Obedömd,,,, och 5. Skriv in en text i textrutan och klicka på Spara. Editera en befintlig kommentar Ta bort en befintlig kommentar Klicka på pennan bakom en befintlig kommentar. Pennan syns om man för markören över kommentaren man vill editera. Ändra texten och tryck på Spara. Klicka på krysset bakom en befintlig kommentar. Krysset syns om man för markören över kommentaren man vill ta bort. Konfirmera borttagning i dialogrutan som visas. I tabellen nedan visas betydelsen av indikeringar (Ind.) för kontrollpunktenen. Ind. Status på granskning Nivå Nivå Nivå Nivå Nivå 5 Obesvarad Inte tillämpbar

16 6 (9) 6 Verksamhet första sida Till den här sidan kommer man efter att ha valt Verksamhet i den övre menyn. Här finns information som kan vara användbar för att snabbt komma igång med Easy. Då man klickar på någon av raderna i listan öppnas ett fönster med relaterad information. I vänstermenyn presenteras en lista med alla verksamheter som du har tillgång till, dvs verksamheter där du som granskningsansvarig eller granskare har eller har haft granskningsuppdrag. Om man väljer en verksamhet i vänstermenyn så visas information om vald verksamhet.

17 6. Navigering (9) När man väljer en verksamhet i vänstermenyn, visas information om verksamheten. 6. Fält Första sidan för en verksamhet innehåller ett antal fält med innehåll enligt nedan. Rubrik Information Rubrik på sidan Visar information om hur man kommer igång med Easy i rollen som objektsansvarig eller objektsförvaltare 6. Aktiviteter Visa hjälp att komma igång Klicka på någon av raderna (Roller, Arbetsgång, ) för att visa information i en dialogruta.

18 Verksamhet översikt 8 (9) 5 6 Sidan innehåller information om vald verksamhet.

19 . Navigering 9 (9) När man väljer en verksamhet i vänstermenyn visas information om verksamheten. Länk till granskning av vald verksamhet.. Fält 5 6 Rubrik Information Ansvariga Sakkunniga Titeln på verksamheten Visar information om vald verksamhet Visar relevanta, ansvariga personer och deras kontaktuppgifter för vald verksamhet Visar vilka personer som har rollen sakkunnig för vald verksamhet. Aktiviteter Visa regelverk Klicka på titeln på regelverket och regelverket blir tillgängligt i Excelformat.