Efos i Easy. Handledning i hanteringen av Självdeklarationer för Efos

Transkript

1 Efos i Easy Handledning i hanteringen av Självdeklarationer för Efos

2 Dokumentets syfte Detta dokument beskriver hur du som Ansvarig utgivare jobbar med Självdeklarationer i Easy för Efos. Förutsättningar Rollen Ansvarig utgivare i Efos Behörighet som Verksamhetsansvarig i Easy Efos tillitsramverk, certifikatspolicy och termer och begrepp och andra styrande dokument finns här: Hantera Tillitsdeklarationen och kontaktuppgifter i Easy I Easy kommer Ansvarig utgivare/verksamhetsansvarig att hantera sin organisations Tillitsdeklaration samt Kontaktuppgifter Bilaga 5 för sitt Utgivningsområde. Detta innebär att du kommer att hantera två olika typer av Självdeklarationer i Easy enligt nedan. Tillitsdeklarationen Ska besvaras 1gång/år och initieras av Inera 1

3 Kontaktuppgifter Bilaga 5 Ej klart, hanteras just nu under SITHS Förändringar av kontaktuppgifter eller organisationsförändringar i ditt Utgivningsområde, ska skyndsamt meddelas till Inera. Anmälan om förändringar i Bilaga 5 görs här: 2

4 Logga in i Easy: Välj roll Verksamhetsansvarig 3

5 Öppna Tillitsdeklarationen genom att klicka på Tillitsdeklaration för XXX I menyn till vänster under Tillitsdeklaration för XXX, finns de frågor som du ska besvara i Tillitsdeklarationen. Frågorna är indelade i olika kategorier Du kan själv välja vilken ordning du vill besvara frågorna, och du kan även lämna frågor obesvarade och logga in vid ett senare tillfälle och fortsätta, men samtliga frågor måste vara besvarade för att du ska kunna skicka in Tillitsdeklarationen. 4

6 Klicka på valfri kategori (rubrik) och därefter klickar du på den fråga du ska besvara Frågorna besvaras genom att du ska göra en bedömning av hur väl din verksamhet uppfyller Tillitsramverket för den aktuell frågan. Bedömningen görs på en skala från 1 5, där 1=Inte alls och 5=Fullständigt Gör din bedömning och välja Nivå (1 5) Klicka på spara För vägledning samt hänvisning till Tillitsramverket, klicka på relaterad regel. 5

7 Du kan bifoga filer och skriva kommentarer i svarsfältet, min inget av detta är obligatoriskt i den Självdeklarationen som hanterar Tillitsdeklarationen, men om behov finns så kan man använda funktionen för att förtydliga sitt svar och en förklaring till den bedömningen du att gjort i aktuell fråga. I Självdeklarationen som hanterar Kontaktuppgifter Bilaga 5 är det obligatoriskt att ladda upp bilagor i de fall det efterfrågas i deklarationsfrågan. Bilagorna ska namnges enligt den instruktion som finns i deklarationsfrågan. Ej klart, hanteras just nu under SITHS För att gå vidare till nästa fråga kan du antigen klicka i menyn till vänster eller på pilen i högra hörnet Skicka in den besvarade Självdeklarationen För att kunna skicka in en Självdeklaration måste alla frågorna vara besvarade Klicka på Självdeklaration för XXX. Klicka på Skicka in. Easy, skickar en epostnotifiering till granskaren som hanterar ärendena i turordning. 6

8 Kontrollera att Självdeklarationen blivit inskickad Klicka på Självdeklaration för XXX. Se statusen i rutan till höger. Status på självdeklaration: Besvarad = Självdeklarationen är inskickat. Status på självdeklaration: Öppen = Självdeklarationen är ej inskickat. Begäran om komplettering av Självdeklaration I de fall då något saknas eller du behöver utföra justeringar i dokumenten får du ett mejl från: no-reply@easy.sjunet.org. Då måste du logga in i Easy och öppna din självdeklaration se rubriken Hantera Tillitsdeklarationen och kontaktuppgifter i Easy ovan. Klicka på den rubrik där det är en röd cirkel. I kommentarsfältet till höger, längst ner på sidan, finns information från granskaren om vad som behöver åtgärdas. Ta bort ett bifogat dokument Klicka på den fråga där aktuellt dokument är bifogat. För musenpekaren över namnet på den bilaga som du ska ta bort, du får då fram ett kryss bakom dokumentnamnet. Klicka på krysset för att ta bort dokumentet. 7

9 Godkänd Självdeklaration När Självdeklaration är godkänd får du ett mail från: Du måste då logga in i Easy och ta del av godkännandet. Klicka på Självdeklaration för XXX. Statusen ska vara Godkänd Se kommentaren i rutan till höger längst ner på sidan. 8