Användarmanual. Webcert Fråga/Svar

Transkript

1 Användarmanual Webcert Fråga/Svar

2 Innehållsförteckning 1. Inledning Bakgrund Syfte och målgrupp Definitioner och benämningar Användning av Webcert Att logga in Att använda översiktssidan Att använda sökfiltret Att byta vårdenhet Att besvara en fråga Att skicka en fråga Att hantera ett svar Att vidarebefordra fråga eller svar Revisionshistorik Version Författare Kommentar 0.9 Christoffer Andersson Feedback och granskning av Marie Zillén, Gun Ulfves och Inga Jonzon Eriksson Sid 1/21

3 1. Inledning I det här kapitlet beskrivs dokumentet med avseende på dess bakgrund, syfte och målgrupper Bakgrund Webcert Fråga/Svar är en tilläggstjänst till Läkarintyg och en fristående webbapplikation för att hantera fråga/svars-kommunikation kring ett läkarintyg (i dagsläget endast FK7263). Då ett journalsystem ej hanterar denna funktionalitet kan Webcert Fråga/Svar användas genom ett uthopp från journalsystemet Syfte och målgrupp Syftet med dokumentet är att beskriva funktionalitet i Webcert Fråga/Svar samt hur systemet används. Målgrupperna är: Användare av systemet Webcert Fråga/Svar Systemförvaltare 1.3. Definitioner och benämningar Benämningen Webcert som används från och med avsnitt 2 syftar på applikationen Webcert Fråga/Svar Försäkringskassan förkortas FK Sid 2/21

4 2. Användning av Webcert Avsnittet utgörs av korta lathundar utifrån funktionalitet i applikationen Att logga in Åtkomst till Webcert sker på två kategorier av sätt: A. Dels via Webcerts webbadress på Sjunet B. Dels via en länk till ett specifikt intyg Oavsett åtkomstsätt behöver man logga in vilket följande scenario exemplifierar: 1. Välj Logga in Sid 3/21

5 2. Välj SITHS-certifikat 3. Ange pinkod för SITHS-kort Sid 4/21

6 4. Välj vårdenhet att logga in på Observera! Vid uthopp från journalsystem behöver man välja den vårdenhet där berört läkarintyg återfinns. En bra namnsättning på medarbetaruppdrag och vårdenhet underlättar korrekt inloggning. Sid 5/21

7 5. Beroende på åtkomstkategori visas olika sidor: A. Översiktssidan för vald vårdenhet visas (se även avsnitt 3.2) Sid 6/21

8 B. Intygssidan för berört intyg och fråga/svars-kommunikation visas: Sid 7/21

9 2.2. Att använda översiktssidan Översiktssidan visas med lite olika innehåll, men innehåller några av dessa fyra delar: 1. Ett sidhuvud med information om inloggad person, vårdenhet samt meny med valmöjligheter Informationen som visas är: Inloggad person: Eva Hansson Inloggad persons roll: Läkare Inloggad persons valda vårdenhet: Vårdcentrum i Väst (Landstinget i Västmanland) Information om ohanterade frågor och svar på andra vårdenheter där man har medarbetaruppdrag Möjlighet att byta till annan vårdenhet där man har medarbetaruppdrag (se avsnitt 3.4) Menyn Frågor och svar : Länk till startsida, samt information om antal ohanterade frågor och svar för inloggad vårdenhet Menyn Om Webcert : Länk till information om Webcert så som FAQ och support 2. En översikt över det totala antal ohanterade frågor och svar som finns registrerat på vårdenheten/mottagningen Observera! Endast ohanterade frågor/svar för den markerade vårdenheten/mottagningen visas 3. En möjlighet att söka efter frågor och svar, genom att använda Visa sökfilter. Se avsnitt 3.3. Sid 8/21

10 4. En översiktslista över frågor och svar för den valda vårdenheten/mottagningen Listan innehåller informationen: Länk för att visa det berörda intyget inklusive fråga/svar (knappen Visa ) Skicka e-post med en länk till ett intyg för att informera den som ska hantera frågan/svaret (knapp med pil), dvs vidarebefordring (se avsnitt 3.8) Information om fråga/svar är markerad som vidarebefordrad Den åtgärd som frågan/svaret kräver för att inte längre räknas som ohanterad Läkare som har signerat läkarintyget Personnummer på patient som läkarintyget berör Datum då något senast hände med frågan/svaret (exempelvis när frågan skickades eller när ett svar inkom) Åtgärder kan ha denna status beroende på frågeställare: Frågeställare Ämne Åtgärd FK PAMINNELSE Markera som hanterad FK OVRIGT Svara FK KOMPLETTERING Komplettera FK ARBETSTIDSFORLAGGNING Svara FK AVSTAMNINGSMOTE Svara FK MAKULERING Markera som hanterad FK KONTAKT Svara Vården OVRIGT Invänta svar från Försäkringskassan Vården ARBETSTIDSFORLAGGNING Invänta svar från Försäkringskassan Vården AVSTAMNINGSMOTE Invänta svar från Försäkringskassan Vården KONTAKT Invänta svar från Försäkringskassan Vården MAKULERING Markera som hanterad Vården * Markera som hanterad FK * Markera som hanterad * * Ingen Sid 9/21

11 2.3. Att använda sökfiltret Genom sökfiltret kan man exempelvis filtrera en längre lista över frågor och svar för den valda vårdenheten: 1. Aktivera sökfiltret genom att använda länken Visa sökfilter 2. Filtrera sökningen efter önskemål 3. Verkställ sökningen med knappen Sök 4. Om den genererade söklistan innehåller för många träffar för att kunna visas på en sida visas knappen Hämta fler träffar 5. Återställ formuläret genom knappen Återställ sökformuläret Sid 10/21

12 2.4. Att byta vårdenhet Om man är inloggad på en vårdenhet och vill gå till en annan vårdenhet där medarbetaruppdrag finns registrerat behöver man inte logga ut och logga in igen, utan man kan i sidhuvudet av applikationen använda länken Byt vårdenhet 1. Välj länken Byt vårdenhet 2. Användaren blir då presenterad för medarbetaruppdragsväljaren där man kan välja annan vårdenhet där man har medarbetaruppdrag och vill hantera frågor och svar Sid 11/21

13 2.5. Att besvara en fråga I Webcert finns det två olika typer av användare, läkare och vårdadministratörer. Båda dessa kan besvara frågor. Behörigheten att besvara vissa frågor skiljer sig något mellan de två användartyperna: Fråga med ämne Komplettering kan endast en läkare svara på, eftersom det är endast läkare som har rätt att signera intyg och en komplettering av ett intyg innehåller journalinformation som ska signeras Fråga med ämne Påminnelse kan man inte svara på Fråga med ämne Arbetstidsförläggning, Avstämningsmöte, Makulering och Övrigt kan all behörig hälso- och sjukvårdspersonal svara på Följande steg beskriver hur man besvarar en inkommen fråga från Försäkringskassan: 1. Öppna en inkommen fråga Att besvara en fråga från Försäkringskassan kan initieras på följande sätt: Vårdenheten tar emot ett mail om en inkommen fråga. Den person som är ansvarig för att fördela vårdenhetens inkomna frågor klickar på länken i mailet och loggar in i Webcert för att besvara frågan (eller vidarebefordra den). Någon Hälso-och sjukvårdpersonal, som känner ett behov av att antingen själv besvara en fråga eller vidarebefordra en fråga, loggar in i Webcert och i översiktslistan för att frågor/svar klickar på knappen Visa (se avsnitt 3.2) för önskat ärende. Den Hälso- och sjukvårdspersonal som fått en fråga vidarebefordrad till sig av någon annan person på vårdenheten klickar på länken i mailet och loggar in i Webcert för att själv besvara frågan (eller vidarebefordra den). Alla dessa tre ingångsvägar öppnar intygsvyn där man kan se information om frågan tillsammans med det berörda intyget: Sid 12/21

14 2. Sidan visar då intygets alla frågor (och svar) i fältet till vänster, och intyget som ärendet gäller till höger. Observera: Frågorna är sorterade i två kategorier där den första Ej hanterade frågor visas först, och den andra kategorin Hanterade frågor visas längst ned Om ett intyg ej kan hämtas från Intygstjänsten visas felmeddelandet Om frågor och svar till ett intyg ej kan hämtas från Webcert visas felmeddelandet Fråga & svar kunde inte laddas Om en meddelanderubrik är tillhandahållen av FK visas den efter Ämne: Övrigt Om kontaktuppgifter är tillhandahållna från FK visas dessa efter Från: Försäkringskassan 3. Att svara på en fråga beror på frågans ämne: Övrigt - Frågan besvaras genom att skriva ett svar i textrutan och trycka på knappen Skicka svar Sid 13/21

15 Komplettering Endast en läkare kan besvara en komplettering, eftersom det endast är läkare som har rätt att signera intyg och en komplettering av ett intyg innehåller journalinformation som ska signeras. Frågan besvaras genom att skriva ett svar i textrutan och trycka på knappen Skicka svar. Om man skriver in medicinska uppgifter kan komplettering krävas i patientens journal. Om en användare är inloggad med annan behörighet än läkare visas varken textfält eller knappen Skicka svar. Påminnelse går ej att besvara 4. Efter att frågan är skickad via knappen Skicka svar visas en bekräftelse på att svaret är skickat, och frågan markeras som hanterad och går nu att se i listan hanterade frågor Om ett fel uppstår vid försök att skicka svar visas felmeddelandet Misslyckades att skicka meddelandet 5. Övrigt Knappen Markera som hanterad kan alltid användas för att inte längre visa frågan som obehandlad på enhetens översikt över ej behandlade frågor Knappen Markera som ej hanterad kan alltid användas för att åter visa frågan på enhetens översikt över ej behandlade frågor Sid 14/21

16 2.6. Att skicka en fråga I Webcert finns det två olika typer av användare, läkare och vårdadministratörer. Båda dessa kan ställa frågor om ett inskickat läkarintyg till Försäkringskassan. Observera att de krav som finns på att kunna ställa en fråga till FK är att intyget är signerat och sparat i Intygstjänsten att intyget har kunnat hämtas från Intygstjänsten och presenterats av Webcert Följande steg beskriver hur man skickar en ny fråga till Försäkringskassan: 1. Flödet att skicka en fråga kan initieras på följande sätt: Någon Hälso- och sjukvårdspersonal känner behov av att ställa en fråga till mottagaren, loggar in i Webcert, öppnar aktuell patients specifika intyg i journalsystemet och tittar på intygsinformationen Den Hälso- och sjukvårdspersonal som fått fråga/svar vidarebefordrat till sig genom tidigare fråga/svar på intyget, känner behov av att ställa en ny fråga till mottagare, trycker på mailets länk till intyget, loggar in i Webcert och tittar på intygsinformationen 2. Sidan visar aktuell patients specifika intyg till höger, samt eventuella tidigare frågor och svar till vänster Sid 15/21

17 Observera: Om ett intyg ej kan hämtas från Intygstjänsten visas felmeddelandet Om frågor och svar till ett intyg ej kan hämtas från Webcert visas felmeddelandet Fråga & svar kunde inte laddas Om en meddelanderubrik är tillhandahållen av FK visas den efter Ämne: Övrigt Om kontaktuppgifter är tillhandahållna från FK visas dessa efter Från: Försäkringskassan 3. När intyget är öppet finns en funktion som heter Ny fråga till Försäkringskassan Observera: Det går också att ställa en ny fråga i anslutning till Försäkringskassans fråga för ett specifikt läkarintyg i Webcert (se avsnitt 8), klicka då på Ny fråga till Försäkringskassan Sid 16/21

18 4. Skriv frågan, välj ämne och tryck på Skicka till Försäkringskassan Ämne kan vara av typerna: Övrigt Komplettera Påminnelse Arbetstidsförläggning Kontakt 5. När frågan är skickad kommer den att vara listad i applikationen som en ej hanterad fråga med åtgärd Inväntar svar från Försäkringskassan. Applikationen informerar även genom att visa Frågan skickad till Försäkringskassan Vårdenheten kontaktas via mejl när svar har inkommit. 6. När Försäkringskassan svarat så notifieras vårdenheten via e-post (se avsnitt 2.3) Sid 17/21

19 2.7. Att hantera ett svar Oavsett avsändare har en fråga endast ett svar. En fortsatt dialog kräver då att en ny fråga skickas. Alla Webcert-användare med rätt behörighet kan hantera svar. Listan beskriver hur ett inkommet svar från intygsmottagaren hanteras. Observera att olika aktörer/roller utför olika delar av flödet. 1. Öppna ett svar Flödet kan initieras på följande sätt: Vårdenheten tar emot mail om ett inkommet svar från FK. Den person som är ansvarig för att fördela vårdenhetens inkomna svar, klickar på länken, loggar in i Webcert för att antingen själv markera svaret som hanterat eller vidarebefordra det Någon Hälso- och sjukvårdspersonal, som känner ett behov av att antingen själv markera ett svar som hanterat eller vidarebefordra ett svar, loggar in i Webcert, öppnar aktuell patients specifika intyg och tittar på informationen Den Hälso- och sjukvårdspersonal som har fått ett svar vidarebefordrat till sig av någon annan person på vårdenheten, klickar på länken i mail, loggar in i Webcert för att antingen själv markera svaret som hanterat eller vidarebefordra det 2. Därefter vidtar aktuell Hälso- och sjukvårdspersonal ev. åtgärder Markera svar som hanterat Skriv en ny fråga (se avsnitt 3.6) Vidarebefordra svaret (se avsnitt 3.8) Sid 18/21

20 2.8. Att vidarebefordra fråga eller svar Alla Webcert-användare med rätt behörighet kan vidarebefordra frågor och svar. För att kunna vidarebefordra en fråga eller ett svar krävs en lokalt installerad e-postklient. 1. Om man vill skicka e-post med en länk till ett intyg för att informera den som ska hantera frågan/svaret använder man knappen med en pil på. Knappen finns både på Översiktssidan och Intygssidan för lätt åtkomst till vidarebefordring 2. Den lokala e-postklienten startas och ett e-postmeddelande med rubriken och exempelinnehållet enligt nedan visas, och beroende på installerad klient skickas mailet iväg manuellt Rubrik: Du har blivit tilldelad ett Fråga&Svar ärende i Webcert Exempelinnehåll: Klicka på länken för att gå till ärendet: 3. Första gången man vidarebefordrar en fråga eller ett svar på detta sätt presenteras användaren för en dialogruta med frågan: 4. Svarar man ja på denna fråga markeras ärendet som vidarebefordrat genom att knappen inaktiveras och gråas, samt att checkboxen för Vidarebefordrad markeras Sid 19/21

21 5. För att ta bort markeringen för vidarebefordrad klickas checkboxen ur Observera! 1. Vidarebefordring innebär INTE att en fråga/svar blir markerad som hanterad, och svar ska alltid skrivas i Webcert 2. Vidarebefordring kan göras från både på Översiktssidan och Intygssidan via knappen Sid 20/21