Manual Göra min årliga Förkvalificering Vänder sig till Skanskas leverantörer som ska genomföra sin årliga uppdatering av sin Förkvalificering.

Transkript

1 Manual Göra min årliga Förkvalificering Vänder sig till Skanskas leverantörer som ska genomföra sin årliga uppdatering av sin Förkvalificering. Ansvarig för manual: Skanska, Inköp Rev:. Datum Publik information

2 Innehållsförteckning Avsnitt Sida Information om årlig uppdatering Påminnels i form av en Inbjudan för den årliga uppdateringen av Skanskas Förkvalificering 4 Uppdatera dina Förkvalificeringsfrågor 5 Bifoga dokument i Förkvalificeringen 7 Granskningsprocessen 8 Komma till sidan för att granska resultat 9 Granska resultat i Leverantörsportalen 0 Åtgärd vid felaktig bilaga eller svar Navigera till sidan för att utläsa felaktig bilaga eller svar Läsa kommentar och åtgärda felaktig bilaga/ svar Korrigera svar eller bilaga vid behov 4 Revisionshistorik 5 Publik information

3 Information om årlig uppdatering. Förkvalificeringen ska uppdateras gång per år.. Det är ansvarsförsäkringens sista giltighetsdatum som avgör när förkvalificeringen måste uppdateras.. När en uppdatering av förkvalificeringen görs måste er nya ansvarsförsäkring bifogas samt sista giltighetsdatum anges. 4. Svaren från den senaste genomförda förkvalificeringen finns kvar, gå igenom dem (ifall det skett någon förändring i frågebatteriet, då behövs den frågan svaras om). Klicka på spara för varje sektion (det måste stå Slutfört i rullisten per sektion) Viktig information 0 dagar före din ansvarsförsäkring går ut, skickas ett påminnels /inbjudan från Skanska om att en uppdatering av din förkvalificeringen krävs. Uppdateras inte förkvalificeringen innan ansvarsförsäkringens utgångstid klassas förkvalificeringen som Ej giltig till dess att ni genomfört uppdateringen. Er ansvarsförsäkringen ska bifogas i förkvalificeringen och det måste på den framgå: Ert organisationsnummer Försäkringsbeloppet Försäkringsperioden Vid frågor, kontakta: affarsstod@skanska.se Tel: Publik information

4 Påminnels i form av en Inbjudan för den årliga uppdateringen av Skanskas Förkvalificering 0 dagar innan förkvalificeringen går ut skickas ett mail ut till den som senast utförde Förkvalificeringen.. Detta mail innehåller direktlänk till förkvalificeringsformuläret och genom att trycka på länken kommer du till frågorna i vår förkvalificering.. Alternativt logga in i leverantörsportalen via länken Om ni inte fått detta mail eller vill byta person som påminnelsen ska skickas till, kontakta Affärsstöd: affarsstod@skanska.se Publik information 4

5 Uppdatera dina Förkvalificeringsfrågor. Klicka på länken för att komma till Förkvalificeringsfrågorna. Vid årlig uppdatering: Bifoga din nya ansvarsförsäkring och fyll i det nya datumet. Gå igenom alla frågor i alla sektioner och klicka på Spara. Här kan du navigera mellan alla sektioner (det ska stå slutfört på alla sektioner) Här ser du eventuell returorsak från Affärsstöd. 4. Här kan du spara för att komma tillbaka och spara för att gå vidare till nästa sektion. 5. Här skickar du dina svar till Affärstöd när du färdig med dina svar och har bifogat dina dokument. Publik information 5

6 Uppdatera dina Förkvalificeringsfrågor 4 5. Vid årlig uppdatering: Bifoga din nya ansvarsförsäkring och fyll i det nya datumet. Gå igenom alla frågor i alla sektioner och klicka på Spara (det ska stå slutfört på alla sektioner). Här kan du navigera mellan alla sektioner.. Här ser du returorsak från Affärsstöd. 4. Här kan du spara för att komma tillbaka och spara för att gå vidare till nästa sektion. 5. Här skickar du dina svar till Affärstöd när du färdig med dina svar och har bifogat dina dokument. Publik information 6

7 Bifoga dokument i Förkvalificeringen. Där bilagor krävs, klicka på det gråa plustecknet. Ett pop-up fönster öppnas. Klicka på plustecknet för att kunna lägg till den bilaga som efterfrågas. Klicka på Browse för att leta efter aktuell bilaga på din dator för att kunna bifoga den. 4. Tryck sedan OK 4 Publik information 7

8 Granskningsprocessen Förkvalificeringen granskas av Affärsstöd. Granskningsprocessen tar normalt arbetsdagar Om felaktig bilaga har bifogats eller fel datum angetts i Ansvarsförsäkringskolumnen lämnar Affärsstöd en kommentar i systemet Returorsak (se sida 6, punkt ). Ett mail skickas då också med Returorsaken till registrerad kontaktperson. När granskningen är utförd, då kommer du att få en bedömning via ett mail (syns även i systemet, se nästa sida): Om bedömningen är Grön eller Grön + är er Förkvalificering godkänd. Om bedömningen är Gul eller Röd, behöver ni vidta åtgärder för att uppfylla dem Lagkrav samt Skanska krav som vi ställer på våra leverantörer. Publik information 8

9 Komma till sidan för att granska resultat. Här kan du se bedömningen du fått.. För att vidta åtgärder, behöver du logga in på Skanskas Leverantörsportal genom att följa länken eller via vår hemsida.. För att granska resultatet av förkvalificeringen, klicka på menyn till höger Välj Utvärderad förkvalificering för att gå igenom dina svar. Publik information 9

10 Granska resultat i Leverantörsportalen. Här visas vilken bedömning denna Förkvalificering fått samt hur länge den är giltig.. Här är alla sektioner med frågorna och era inskickade svar.. För att stänga detta fönster tryck på Slutför. TIPS! För att få en bättre överblick kan ni komprimera varje sektion genom att trycka på triangeln i vänstra hörnet. TIPS Viktig information Giltighetstiden styrs av utgångsdatumet på din ansvarsförsäkring. 0 dagar före din ansvarsförsäkring går ut, skickas ett påminnels till den som senast utförde Förkvalificeringen om att en uppdatering av den krävs. Uppdatera din Förkvalificering endast när du fått din nya ansvarsförsäkring, bifoga den och ange det nya utgångsdatumet. Förkvalificeringen räknas som Ej giltig när utgångsdatumet har passerat. Publik information 0

11 Åtgärd vid felaktig bilaga eller svar xxx xxx XXX Om felaktig bilaga har bifogats eller ett felaktigt datum angivits i förkvalificeringen, lämnar Affärsstöd en kommentar i systemet.. Ett mail skickas då till dig som utförde förkvalificeringen med information om varför den returnerats. På sida 6, punkt kan du se vart returorsak även syns i portalen.. Klicka på länken till Leverantörsportalen.. Logga in i Leverantörsportalen och åtgärda det som är felaktigt. Se nästa sida. Publik information

12 Navigera till sidan för att utläsa felaktig bilaga eller svar. Klicka på menyn till höger och välj Pågående förkvalificering. Status Frågan måste skickas igen indikerar att någon fråga i din Förkvalificering kräver att svar uppdateras.. Klicka på länken för att komma till förkvalificeringen för att läsa kommentarer samt ändra svar. Se nästa sida. Publik information

13 Läsa kommentar och åtgärda felaktig bilaga/ svar. Här kan returorsaken läsas Tänk på: Om det är mycket text, scrolla ned med pilen till höger för att se hela meddelandet. Endast dem frågor meddelandet avser behövs åtgärdas.. Spara. Och sedan Skicka dina svar. Publik information

14 Korrigera svar eller bilaga vid behov När en förkvalificering är granskad kan svar och bilagor korrigeras om nödvändigt.. Klicka på menyn till höger och välj Utvärderad förkvalificering. Klicka på Uppdatera prekvalificering. Uppdatera svaren på de frågor som behövs. Svaren från den tidigare besvarade förkvalificeringen står kvar Notera! Alla sektioner måste stå som Slutfört före du sänder in dina svar. Navigera mellan sektionerna genom att klicka på pilarna eller använd rullisten. 5. När du är nöjd med dina uppdateringar klickar du på Skicka dina svar. Publik information 4

15 Revisionshistorik Datum Version Beskrivning Författare Uppdateringar pga. Uppdatering i Portalen Susanne Rudbeck Uppdateringar av bilder och texter pga. uppgradering av Affärssystemet till Oracle R. Erica Ekelund Original - Första utgåvan Lisa Sahlin Publik information 5