Inköpsorder. Innehåll. 1. Registrera Order Bokföra order... 3

Transkript

1 Inköpsorder Innehåll 1. Registrera Order Bokföra order... 3 Viktigt för användaren att notera är att denna handhavandeinstruktion inte beskriver alla möjligheter som finns i systemet för det aktuella verksamhetsområdet. Detta är en så kallad lathund, som enkelt beskriver en uppsättning normalflöden och som presenterar ett minimikrav på information som måste fyllas på i register och på dokument för att de ska gå att hantera i systemet.

2 1. Registrera Order Hitta funktionen: Avdelningar Inköp Orderbearbetning Listor Inköpsorder Tryck på knappen Ny(1) under fliken Start. En ny, tom order öppnas upp för redigering Tryck Enter för att få fram ett Nr. för att börja arbeta med ordern Fyll i minst nedanstående fält för att kunna bokföra på ordern 1. Inköpsleverantörsnr, när detta fält fylls i fylls även övriga fält inom rutan i med information som hämtas från leverantörskortet, stämmer inte informationen finns två vägar att gå, antingen ändrar ni på ordern men då gäller endast ändringen på denna order. Eller så ändrar ni på leverantörskortet, görs detta blir ändringen permanent och informationen kommer med till alla dokument som skapas från och med att ändringen gjorts. 2. Bokföringsdatum, lämnas fältet blankt kommer systemet utgå från att dagens datum ska användas, skall annat datum än dagens datum användas måste fältet uppdateras manuellt.

3 3. Orderdatum, om inget anges, anges systemets arbetsdatum. Visar det datum då valutakursen gäller för priser som anges i en utländsk valuta på ordern. 4. Dokumentdatum, om inget anges, anges systemets arbetsdatum. Detta datum används vid beräkning av förfallodatum, ränta, rabatter etc. 5. Radtyp, styr vad för typ av nummer som kan anges i fältet Nr, möjliga alternativ är Redov.konto, Artikel, Resurs, Anl.tillgång och Omkostnad. Om Redov.konto anges kan endast redovisningskonton anges, om Artikel anges kan endast nummer från artiklar anges etc. 6. Nr, är numret på exempelvis den Artikel som bokningen ska ske emot. Om numret inte finns upplagt som Artikel kommer systemet säga ifrån. Beskrivning hämtas in automatisk från respektive kort men kan anpassas efter behov 7. Antal, styr hur många gånger siffran i a-pris multipliceras, står det något än 1 kommer radbeloppet att skilja sig från beloppet i a-prisfältet. 8. Inköpspris exkl moms, här anges det belopp ex moms som fakturerats per enhet. 9. Radbelopp exkl moms, visar radens totalsumma exkl moms, dvs vad som kommer bokföras i redovisningen exkl moms. Detta fält behöver inte fyllas i utan uppdateras utifrån vad som står i fälten antal och inköpspris exkl moms. 10. Ant. att inleverera, anger hur många enheter av artikeln som ska levereras när ordern bokförs. Innehåller alltid återstående antal att leverera. Ändras vid delleverans till aktuellt antal som ska levereras. Observerat att de ej är möjligt att leverera fler enheter än vad som finns angivet i fältet Antal. 11. Inlevererat antal, anger antalet enheter som har levererats. 12. Ant. att fakturera, anger hur många enheter av artikeln som ska faktureras när ordern bokförs. Innehåller alltid återstående antal att faktureras. Ändras vid delfakturering till aktuellt antal som ska faktureras. Observerat att det ej är möjligt att fakturera fler enheter än vad som levererats. 13. Fakturerat antal, anger antalet enheter som har fakturerats. Utöver dessa fält finns en rad andra fält som kan fyllas i beroende på vilken uppföljning som önskas. När alla fält är ifyllda måste Ordern bokföras för att redovisningen ska påverkas. 2. Bokföra order Hitta funktionen: Avdelningar Inköp Orderbearbetning Listor Inköpsorder Öppna upp den order som ska bokföras.

4 Tryck på Bokför(1) eller Bokför och skriv ut(2) för att bokföra ordern. Det kommer nu upp fråga på skärmen: Inleverera, innebär att det antal som finns angivet i fältet Antal att inleverera kommer att inlevereras till systemets lager och en Bokförd inleverans kommer registreras i systemet. Ingenting kommer att faktureras. Fakturera, innebär att det antal som finns angivet i fältet Antal att fakturera kommer att bokföras som fakturerade och en Bokförd faktura kommer registreras i systemet. Leverera och fakturera, innebär att det antal som finns angivet i fältet Antal att inleverera kommer att inlevereras till systemets lager och en Bokförd inleverans kommer registreras i systemet samt att det antal som finns angivet i fältet Antal att fakturera kommer att bokföras som fakturerade och en Bokförd faktura kommer registreras i systemet. Om endast delar av ordern ska levereras eller faktureras måste fälten antal att leverera och antal att fakturera minskas eller nollas ut.

5 Om ni klickar OK(1) registreras ordern inte i bokföringen utan läggs då endast i listan för ej bokförda order. Ej bokförda order kan fortfarande ändras.