Registrera anläggning Agresso web

Transkript

1 GÖTEBORGS UNIVERSITET sid 1 (14) Registrera anläggning Agresso web Ny anläggning/inventarie För att kunna skapa en anläggning måste registrering av leverantörsfaktura först ske i EFH (efter belastningsattest kommer transaktionerna till huvudboken) eller registrering i omföringsrutinen. Transaktionerna från EFH och omföringsrutinen kommer till Skapa anläggningar från fakturor när något av följande konton har använts: Anläggning anskaffningsvärde minst kr exkl moms, livslängd minst 3 år, anskaffad för stadigvarande bruk i verksamheten 5610 Inventarie till anläggningsregistret inköpspris minst 500 EURO men under kr exkl moms, minst 1 års livslängd, korttidsinvestering, stöldbegärlig 5660 Inventarie till anläggningsregistret inköpspris under 500 EURO, stöldbegärlig För att komma till Skapa anläggningar från fakturor klickar du först på Redovisning, sedan mappen Anläggning under Anläggning och sedan klickar du på Skapa anläggningar från fakturor. Poster att behandla hittar du i Agresso Web under Redovisning => Anläggning => Anläggning => Skapa anläggningar från fakturor Du kommer då till Skapa anläggningar från fakturor, där finns alla poster som du har att hantera för det eller de ansvarsställen som du har behörighet på.

2 GÖTEBORGS UNIVERSITET sid 2 (14) Om du har behörighet att hantera mer än ett ansvarsställe och endast vill se ett av dem kan du söka genom att klicka i den vita rutan under Ansvar, skriv in hela ansvaret eller en del av ansvaret följt av ett jokertecken (dvs tecknet *) och klicka sedan på Filter. Har du många rader kan du i rullistan Förslag välja att se fler rader (25, 50, 100 eller visa alla). Alternativt kan du bläddra med hjälp av pilarna i nedre delen av bilden för att se fler poster. Det går endast att göra anläggning av en verifikation i taget. OBS: Om anläggning ska göras av två poster med olika verifikationsnummer så måste man först skapa en anläggning av den ena posten, och sedan göra tillägg av den andra posten. Se manualen Registrera tillägg web. Om det finns flera rader med samma verifikationsnummer, t ex en faktura som kommer från inköpssystemet, så skriv in verifikationsnumret under Ank-/Vernr och klicka sedan på Filter. Då får du fram verifikationens alla rader som ska registreras på samma gång.

3 GÖTEBORGS UNIVERSITET sid 3 (14) Markera den eller de rader som ska bli en eller flera anläggningar genom att klicka i rutan/rutorna längst till vänster framför raden/raderna. Kontrollera att du valt alla rader för samma verifikationsnummer, är det många rader kan du behöva ändra i rullistan Förslag enligt beskrivning ovan. För att välja verifikationens alla rader kan du klicka direkt i den översta rutan. Klicka på Bild om du vill se fakturan. Det går att spara ner fakturan, skriva ut den och zooma för att få bilden större. Kom ihåg att skriva ner vilket konto fakturan är bokförd på och vilken typ av inköp det är (dator, AV-utrustning, forskningsutrustning etc). Dessa uppgifter behöver du i nästa steg för att kunna ange en korrekt benämning på anläggningen som du skapar, och för att välja rätt anläggningsgrupp.

4 GÖTEBORGS UNIVERSITET sid 4 (14) Kontrollera att verifikationens alla rader är valda. Klicka sedan på Nästa steg. Du kommer nu till flik 2 Anläggningsregistrering. Klicka på Lägg till i rutan under Fasta upplysningar anläggningar för att få fram en registreringsrad. Knapparna Lägg till och Ta bort som finns under Avskrivningsböcker används inte på GU eftersom det endast finns en avskrivningsbok.

5 GÖTEBORGS UNIVERSITET sid 5 (14) När du har klickat på Lägg till under Fasta upplysningar får du fram en registreringsrad. Under Anläggning står det NY. Tabba förbi denna ruta och fyll i Beskrivning. Ange en så utförlig beskrivning som möjligt, så att det är lätt att identifiera anläggningen vid inventering etc. Exempel: HP EliteBook 830 G5 Plus GU, dator eller 3D-skrivare Asiga Pico2 HD 27 UV Tabba vidare till Anl.grupp. I rullistan finns de anläggningsgrupper som GU använder. Välj den anläggningsgrupp som matchar kontot och typen av inköp, i detta exempel konto och anläggningsgrupp 1DATOR. Om du väljer anläggningsgrupp med fel begynnelsesiffra, får du felmeddelande när du ska spara. Se även lathunden Anläggningsgrupper. För kostnadsförda inventarier konto 5610 och 5660 används alltid anläggningsgrupp 5KOSTN.

6 GÖTEBORGS UNIVERSITET sid 6 (14) Fältet Huvudanläggning används om flera anläggningsnummer ska knytas till varandra. Om inget huvudanläggningsnummer anges blir anläggningen automatiskt sin egen huvudanläggning. Om du redan har registrerat en anläggning tidigare som ska vara huvudanläggning så registrerar du alltså det anläggningsnumret här. Om du missar att fylla i fältet Huvudanläggning så skickar du ett ärende till ekonomisupporten för komplettering. Från anläggningsdatum är samma som fakturadatum och behöver oftast inte ändras. Endast om avskrivningarna ska starta längre fram i tiden så måste du ändra Från avskrivningsdatum i Fasta upplysningar på översta raden. Från avskrivningsdatum påverkar när avskrivningarna kommer att starta. Avskrivningarna börjar nästkommande period sett från detta datum. OBS att Från avskrivningsdatum i denna rad under Avskrivningsböcker aldrig ändras manuellt! Slutligen kontrolleras att anläggningen får rätt livslängd. För flera anläggningsgrupper finns ett föreslaget alternativ. Livslängden anges i månader, tillåtna värden är 36, 60, 84 eller 120 månader (dvs 3, 5, 7 eller 10 år) i enlighet med GUs riktlinjer, se lathund Anläggningsgrupper.

7 GÖTEBORGS UNIVERSITET sid 7 (14) Skapa flera anläggningar av en faktura/en verifikation Det är möjligt att av en faktura skapa två eller flera anläggningar. När du har angett Beskrivning och Anl.grupp tabbar du vidare till Val.belopp och anger det belopp som avser den första anläggningen. Klicka sedan på Lägg till under Fasta upplysningar för att få fram en ny rad. Fyll i enligt ovan, dvs Beskrivning, Anl.grupp och tabba vidare till Val.belopp. Klicka sedan på pilen längst ut till höger. Kontrollera benämning, anläggningsgrupp, livslängd och val.belopp för respektive anläggning. Klicka på en av raderna under Fasta upplysningar anläggningar för att se dess livslängd under Avskrivningsböcker.

8 GÖTEBORGS UNIVERSITET sid 8 (14) Spara slutligen registreringen genom att klicka på Spara längst ner till vänster i registreringsbilden. Exempel med en anläggning skapad från en faktura Exempel med två anläggningar skapade från en faktura

9 GÖTEBORGS UNIVERSITET sid 9 (14) Efter att du sparat får du ett meddelande Genomfört med ett transaktions-id och ett anläggningsnummer. Kom ihåg att anteckna anläggningsnumret så att du kan gå vidare och registrera övriga uppgifter i anläggningsreskontran. Klicka på OK. Om du glömmer anteckna anläggningsnumret så kan du söka fram det via Sök anläggningsnr per anv under Rapporter, se nedan. Du kan söka på ansvar, användare eller uppdaterat, dvs det datum då du registrerat anläggningen. Klicka på Sök.

10 GÖTEBORGS UNIVERSITET sid 10 (14) Du får då fram den eller de anläggningar som du har registrerat: Nu har du fått ett anläggningsnummer och ska vidare till anläggningsregistret för att fylla i Nyttjande, Lån och Övriga uppgifter. Anläggningsregistret når du via menyn enligt nedan, klicka på Anläggningar. Redovisning => Anläggning => Anläggning => Anläggningar

11 GÖTEBORGS UNIVERSITET sid 11 (14) Mata in anläggningsnumret som du fick när du sparade registreringen i Skapa anläggningar från fakturor i rutan Fälthjälp och tabba ur. Du kommer då till anläggningsregistret för just denna anläggning. I flikarna 1-6 kan inga ändringar göras. Flikarna Nyttjande, Lån och Övriga uppgifter ska fyllas i.

12 GÖTEBORGS UNIVERSITET sid 12 (14) Klicka på fliken Nyttjande. Klicka på Lägg till för att få fram en rad för att ange nyttjandekontering. Fyll i nyttjandekonteringen. Obligatoriska fält är ansvar, verksamhet och procent. Fritt fält är frivilligt. Tryck TAB för att uppdatera ändringar i respektive fält. Om du behöver fler rader, klicka på Lägg till. I rutan där du fyller i verksamhet kan du söka genom att skriva direkt i inmatningsrutan. Om du t ex vill söka fram verksamhet 20 Anslagsfin forskning så skriver du forskning i rutan, då får du bl a upp 20 Anslagsfin forskning och kan välja den.

13 GÖTEBORGS UNIVERSITET sid 13 (14) När du har matat in de värden som gäller för nyttjandekonteringen, klicka på pilen längst till höger för att lyfta upp raden. Nyttjandekonteringen ska alltid vara totalt 100 %. När du är klar med registreringen och nyttjandekonteringen = 100 %, gå vidare till fliken Lån. I fliken Lån anges om anläggningen ska lånefinansieras = Ja, eller ej lånefinansieras = Nej. Lathund Finansiering lån anläggningar hittar du här. Gå sedan vidare till fliken Övriga uppgifter.

14 GÖTEBORGS UNIVERSITET sid 14 (14) I fliken Övriga uppgifter fyller du i alla uppgifter som behövs för att senare lätt kunna identifiera anläggningen, t ex vid inventering. Tänk på att det kanske är någon annan än du som ska göra den årliga inventeringen, därför är det extra viktigt att korrekta och tydliga uppgifter anges här. Information som du lägger in i följande fält återfinns sedan i inventeringsprotokollet: Placering (t ex adress, byggnad, våningsplan, rumsnummer, användare). Inst eget invnr (här kan du ange eget inventarienummer eller annan relevant information) Tillverkningsnr (finns oftast på fakturan) Avtalspart, Fri text 1 och Fri text 2 (ange övrig relevant information som underlättar inventering) Kom sedan ihåg att Spara längst ner på sidan innan du lämnar anläggningsregistret. Sök slutligen fram anläggningen igen i anläggningsregistret och kontrollera så att alla uppgifter är ifyllda och att de är korrekta! Ekonomisupport: